办公自动化设备使用与维护课件第24讲

1、第二十四讲 使用传真机使用传真机 传真机的基本操作包括文稿的发送、接收和复印。发送与接收传真是 在两台传真机之间进行的，而复印则是在本机上进行操作。 1准备工作准备工作 新的传真机在首次使用之前要进行一些必要的设置，设置的内容有： 时间与日期、发送方传真号码和名称、音量等。 （1）设置时间和日期 首先按【设置】键，显示屏会显示第一个菜单“传真号码/名称”；然 后按【 】键或【 】键，在显示屏上找到“时间/日期”设置选项， 按下【确认】键予以确认；按【 】键，显示屏会提示，进入时间日 期编辑状态，再按【确认】键予以确认；显示屏又会提示，输入时间 和日期，这时就用数字键盘输入时间与日期。输入的方法

2、是：先输入 日期，然后输入时间，输入完成后，显示屏上会出现你输入的时间与 日期；如果没有错误，可以按【确认】键进行存储。以后在收发传真 的时候，就会准确的记下当时的时间和日期，并且打印在传真件上。 （2）设置发送方传真号码和名称 首先按下【设置】键，显示屏上显示第一个菜单“传真号码/名称”；再次按【确认】 键，显示屏上显示“传真号码”；再按【确认】键，显示屏提示要输入传真号码，例 如输入：“8253815”，这时显示屏上会显示出已输入的传真号码，再按【确认】键进 行确认；如果需要加长途区号，在输入了区号后，可以按“#”号键，加入“-”杠。也可 以用【 】键或【 】键加入空格，然后再输入传真号码

3、，这样在传真号码前就加上 了长途区号；最后按【确认】键确认就可以了。 传真号码设置完后，显示屏就会提示输入名称，例如我们的名称是“贵州电子信息职 业技术学院”，我们可以用数字键盘输入缩写字母“GZEIC”，再按【确认】键进行确 认。 在输入名称时，有时候相连的两个字母，在同一个键上，比如“AB”，无法输入怎么办 呢？只要在输入第一个字符“A”后，再按【 】键，把光标移动到下一位，再输入字 母“B”就行了。 如果在设置中，输入错了数字或字母怎么办呢？修改的方法是：按【 】键或【 】 键，将光标移动到错误的字符下面，然后输入正确的字符，就修改过来了。再按【确 认】键存储到传真机内。 如果是字符输入

4、多了怎么办呢？可以按【 】键或【 】键，将光标移到多余的字符 下面，再按【删除】键，把多余的字符删除，最后按【确认】键进行确认。 （3）设置音量 调节振铃音量：在待机模式下，按【 】键或【 】键，可以调振铃音量的大小。 显示屏上会有显示，从大到小共分成四级：3、2、1、0，0为关闭铃音。比如选择第2 级，选择好后，按【确认】键进行存储。 调节喇叭音量：按【免提拨号】键，就出现这样的声音，要调节喇叭声的大小，可 以按【 】键或【 】键，显示屏上有所显示，从小到大共分3级，调节合适后，按 【确认】键进行存储。 设置报警音量和按键音量：先来设置报警音量，按【设置】键，再按【 】键，直 到显示屏上显示

5、“音量设置”，再按【确认】键，显示屏上显示“报警音量”，再按 【确认】键，屏幕上显示“开”，再按【 】键或【 】键，显示屏会显示“开”或 “关”的提示。我们选择“开”以后，按【确认】键存储。报警声就打开了。在报警 音量设置完成后，显示屏会提示你设置按键音量，设置方法与设置报警音量是一样的。 （4）检查发送文件纸张的质量 为了避免卡纸，发送的传真文件纸张，不能有折叠和破碎，太小、太薄、太厚的纸张 不宜发送。文件纸张尺寸不同时，不能同时发送。另外还要注意，要把文件上的别针、 订书钉等去掉。传真的文件每次最多不能超过二十张。如果传真的文件超过了二十张， 超过的部分，需要等传真文件发出去几张以后，再添

6、加在发送文件的上面。 （5）检查文件的分辨率与对比度 用标准的打印件发传真时，一般不需要调整。如果文件的字迹比较模 糊，纸又发黄，就要调整分辨率和对比度。调整的方法是：在放入文 件后，可以连续按【分辨率】键，显示屏上会显示： “标准”（STANDARD）：用于普通大小文字、清晰度适中的文稿。 “精细”（FINE）：用于印刷或打印文字较小、模糊发虚的文稿。 “超精细”（SUPER FINE）：用于文字非常小、清晰度很差的文稿。 “照片模式”（PHOTO）：用于带有照片、图画等的文稿。 调整对比度时，可以连续按【对比度】键，显示屏上会显示“正常”、 “加深”、“变浅”或“照片”四种模式供选择，调整

7、好后就可以发 送了。 2发送传真发送传真 发送传真的方法通常有四种：自动发送传真；通话后发送传真； 预约发送传真后通话；定时发送传真。 （1）自动发送传真 在接收件方传真机处于自动接收传真的状况下，将要发送的文件文字 面朝下放到传真机发送件输入口处，传真机会自动地将文件吸入；然 后拿起话筒或按下【免提】键，再拨通对方的传真号码；当听到对方 的信号后，按【开始】键，文件很快就发送出去了；当听到传真机发 出【嘟】一声响后，表示最后一页发送成功。 如果对方占线，屏幕上会出现“再试重拨”，询问你是否需要重拨， 如果需要，就按【确认】键。传真机就会每隔三秒钟重拨一次，最多 重拨两次。如果不需要再重播就按

8、【停止】键。屏幕上显示“停止发 送，退出文件”。传真机就会把文件自动退出了。 （2）通话后发送传真（手动发送传真） 检查机器是否处于“准备好”（READY）状态。 放置好发送原稿（文字面朝下）。 摘取话机手柄，拨通对方电话号码并等待对方回答。 双方进行通话，通话结束后，接收方按【开始】键。 当发送方听到接收方的应答信号时（细小、尖锐的长 鸣音），发方按【开始】键，文稿会自动进入传真机，开 始发送文件。 挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则会有 出错信息显示，此时应重发；若传输成功，此时将会显示 “成功发送”信息。 （3）预约发送传真后通话 如果需要在发送或接收传真后，与对方通话。就可以在

9、发送传真时，按下 【通话预约】键。这时屏幕上会显示语音请求。这样当传真收发完成后，铃 声就会响起，这时就可以拿起话筒与对方通话了。 （4）定时发送传真 发送传真也可以预先设定时间，方法是： 先将文件存入传真机里。 按【高级功能】键，显示屏上会显示“广播”菜单，再按【 】键，直到 屏幕上出现“延迟发送传真”菜单，再按【确认】键予以确认。 输入传真号码和名称，按【确认】键确认。 输入预定的发送时间，输入完成后，显示屏上也会有所显示，最后按【确 认】键。这样要发送的文件就被存储了。等到了预定的时间，传真机就会自 动地把文件发送出去。 如果要取消定时发送，就按【高级功能】键，再按【 】键，直到屏幕上出

10、 现“取消定时发送”，按【确认】键，屏幕上就会显示你要取消的预约发送 传真的时间和号码。再按【确认】键，显示屏会问你是否确定要取消定时设 置，最后再按【确认】键确认，这样就把定时发送设置取消了。 3接收传真接收传真 接收传真经常使用的方法有三种：人工接收传真；自动接收传真； 用外接分机接收传真。 （1）手动接收传真（人工接收传真） 接收传真前，先要连续按【接收模式】键，把传真机调整到“电话模 式”。这样当发送方来电话时，只要你拿起话筒应答，当听到对方传 真信号时，按下【开始】键，放回电话，就能接收到传真了。 （2）自动接收 接收传真前，先要连续按【接收模式】键，直到显示屏上显示“自动 模式”。

11、这样当发送方来传真时，传真机就会自动回应，接收传真件。 （3）用外接分机接收传真 如果在外接分机上收到来传真的电话时，只需要按分机上的“*9*”三 个键，这样就可以在另一个房间里遥控传真机，接收传真了。 4复印文稿复印文稿 （1）文稿复印的一般方法，其操作如下： 第1步：调整引导板的宽度，调节至适合文稿的实际尺寸。 第2步：将要复印的文稿放到原稿引导板上，并向进口移动文稿，文 稿正面向下插入（最多15页），直到传真机抓住文稿并发出一次“哔” 声为止。 第3步：选择合适的清晰度和对比度，请反复按【】或【】键， 选择需要的清晰度以得到良好的复印效果。 第4步：按下【复印】键，开始复印。 在进行文稿

12、复印时，可以设置清晰度的不同选项，不同参数设置含义 如下： “精细”：用于印刷或打印的文字较小的文稿。 “超精细”：用于文字非常小的文稿。 “照片”：用于带有照片、阴影图画等的文稿。 “图文”（带文字的照片）：用于包含照片和文字的文稿。 （2）放大文稿，其操作如下： 第1步：插入文稿，然后按【复印】键。 第2步：按【 】键。 第3步：反复按【】键，通过一次改变5%的放大率，从“105%”至“200%” 中选择。 第4步：按【开始】键。 （3）缩小文稿，其操作如下： 第1步：插入文稿，然后按【复印】键。 第2步：按【 】键。 第3步：反复按【】键，通过一次改变5%的缩小率，从“50%”至“95%

13、”中 选择。 第4步：按【开始】键。 （4）复印指定份数的文稿，其操作如下： 第1步：插入文稿，然后按【复印】键。 第2步：输入要复印的份数，最多99份。 第3步：按【开始】键，否则本机将在20秒内开始复印。 5传真机使用注意事项传真机使用注意事项 为了更好地使用设备，延长传真机的使用筹命，并能保持良好的使用 效果。在使用传真机的过程中，要注意以下几个方面： （1）不宜频繁地开机和关机以免缩短传真机使用寿命。 （2）不宜过多地复印稿件以免减小感热记录头寿命。 （3）不宜在高温、高湿、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用以免影 响图文质量。 （4）不宜使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量。

14、（5）合上纸舱盖的动作不宜过猛以免结构变形器件损坏。 （6）发送稿件上不宜有硬物（如装订针、大头针等）以免引起故障。 （7）稿件上墨迹或胶水未干不宜发送以免污染扫描玻璃影响质量。 （8）传真热敏纸记录的文件不宜长期保存以免资料损失。 （9）不宜随意更换电源线以免影响安全。 （10）传真机有故障不宜自己修理以免错上加错。 9.4 维护与保养传真机维护与保养传真机 1传真机的日常保养传真机的日常保养 必要的维护与保养，才可以最大程度延长传真机的使用寿命，并能保 持良好的使用效果。为了保持良好的功能，下面列出传真机日常使用 过程中的维护与保养常识。 （1）使用环境 传真机要避免受到阳光直射、热辐射、

15、强磁场、潮湿、灰尘多的环境， 或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学 液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、 雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造 成传真机的损坏。 （2）放置位置 传真机应当放置在室内的平台上，左右两边应和其它物品保持一定的 空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距 离，以方便原稿与记录纸的输出操作。 （3）不要使用非标准的传真纸 劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。 记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间变 短。 （4）不要随意更换电源线

16、传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头，中间1针起保护接地作 用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。 （5）合纸舱盖的动作不宜过猛 传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛， 轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。 （6）不要在打印过程中打开合纸舱盖 打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止 键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真 机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻 则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。 （7）有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干 的

17、稿件不宜发送 这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。 而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量 下降。 （8）不要频繁地开机或关机 这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁 的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会 缩短传真机的使用寿命。经常通电其实是传真机最好的保养方法。 （9）传真机周围不要有大功率的用电设备，不宜在高温、强磁、强 腐蚀性气体的环境中使用 高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对 电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会传送的 图像失真。 （10）不要把传真机

18、当作复印机来使用 重要资料要用静电复印机复印后保存，有人用传真机的复印功能来复印资料， 传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之 一，靠自身发热工作，因应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。 另外热敏传真纸记录的文件不宜长期保存，这是因为传真纸上的化学染料不 稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。因此，对于重 要的、需要长期保存的文件，一定要用静电复印机复印一份长期保存。 （11）传真机忌讳尘土 一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的质量，尘 土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增 加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难， 但也应该尽量避免麻烦；另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短 路故障将是一件很棘手的事情。 （12）定期清洁 要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内 部，原稿滚筒经过一段时间使用后会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁