QW1质量管理体系文件编写指引

1、文件号：QW4.2.3-1-1质量管理体系文件编写指南版效日為:B生效日期：2005.10.11目的规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容，确保其规范性和协 调性。2适用范围适用于本公司质量管理体系文件的编写。3职责3.1管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。4工作规程4.1 总要求4.1.1质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调， 各级体系文件之间也要相互协调。4.1.2质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单 扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时 出现和使用。4.1.3遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件，应保证在实

2、 际工作中能完全做到。4.2文件编写和格式4.2.1 编写管理者代表负责组织相关人员编写质量管理体系文件。4.2.2编码方法质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法，见文件编 码规定。4.2.3版面格式4.2.3.1 纸张a）质量管理体系文件（不包括书面记录）都采用 A4纸（21.0 X 29.7 厘米）排版单面打印；b）实际工作中书面填写的记录表格采用A4纸（21.0 X 29.7厘米），内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下，可双面印刷填写。4.2.3.2 面页（以质量手册“封面及批准页”为例，程序文件和作业指导 书类似）封面及批准页西安立丰物业管理有限公司质曰亠 量手册文件

3、号: 版本号： 生效日期：LKPM/QM编制：审核：批准：（盖“受控文件”印章）4.2.3.3 正文质量体系文件采用Microsoft Word作为排版软件。a）页边距（单位：厘米）质量手册、程序文件和作业指导书上4.0 ;下2.5 ;左2.5 ;右2.5 ;装订线0;页眉1.0 ;页脚1.5表格上2.0 ;下2.0 ;左2.0 ;右2.0 ;装订线1.0 ;页眉1.5 ;页脚1.5。b）页眉示意图（见本页页眉，表格无页眉）包括CI，文件标题（黑体小二号），文件号、版本号（修改码）和生效 日期（幼圆体小五号），以及页眉分隔线。c）页脚示意图（见本页页脚，表格无页脚）“第x页 共x页”页码（黑体

4、五号），以及页脚分隔线。d）字体小标题（如“1目的”）：黑体四号字体，行间距24磅，首行缩进1厘米，两端对齐； 文本：宋体四号字体，行间距22磅，首行缩进1厘米，两端对齐； 表格标题黑体三号（字数少时可用小二号）；表格内文字一般用宋体小 四号，行间距0磅；文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五 号。流程图或其它非纯文本内容：一般文字用宋体，其它只要表达清楚、版面美观整洁统一，不作 具体要求。4.2.4章节编号a）文件章节编写采用阿拉伯数字编排，女口1; 1.1 ; 1.1.1 ;依次表示。b）章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排如 a）;b）; c）;表示。c）在a）、b）、

5、c）中如仍需分段叙述，则用“”表示。4.2.5 正文结构a）质量手册：章节按 GB/T19001:2000 idt 09001:2000 标准描述的 质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下：“ 1总则”描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用；“ 2概述”对过程或活动的简单描述，可参照下文“ b）程序文件”“ 4程 序”；“3支持文件”支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。b）程序文件：对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制： “ 1目的”一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定 此程序）；“ 2适用范围”此程序适用于那些范围的活动，指出开展此项活动

6、所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。“ 3职责”规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限 （包括哪个 部门协调配合）。“ 4程序”按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤， 明确规定5W1HWhy要达到什么效果； What:做什么；Who由谁来执行； When在什么时候做； Where：在什么地方做；How具体怎样做； 应采用的材料、设备、文件等； 如何进行控制； 应保留的记录；应注意的例外特殊情况。（必要时辅以流程图）第12页41页文件号：QW4.2.3-1-1质量管理体系文件编写指南版效日為:B生效日期：2005.10.1“ 5相关文件和记录”开展此项活动应形成的报告、 必须应用的记录、表格等，可附 上表样或只注明其编码和名称。c）作业指导书：编写时应坚持“最实际，最有效”的原则，使其具有良好的可操作性。形式与“ b）程序文件”基本相同，只是“ 4程序”改为“ 4工作规程”；更加详细描述具体操作，适用于工作现场实际操作指导。d）记录表格：作为质量管理体系实施和保持的证据，表格应整洁美观统一，便于填 写，原则上在其作业指导书上有填写说明，而且应