华为时间管理法

1、2021/3/101 2021/3/102 目录 绪绪 论论 第一章：自省法则第一章：自省法则分析时间的使用方式分析时间的使用方式 第二章：目标法则第二章：目标法则用用SMART标准提高效率标准提高效率 第三章：方圆法则第三章：方圆法则一切按规则做事一切按规则做事 2021/3/103 目录 第四章：四象限法则第四章：四象限法则在正确的时间做正确的事在正确的时间做正确的事 第五章：精简法则第五章：精简法则优化工作流程和细节优化工作流程和细节 第六章：韵律法则第六章：韵律法则让每一分钟都有价值让每一分钟都有价值 第七章：第七章：80/20法则法则把时间用于少数重要的事把时间用于少数重要的事 20

2、21/3/104 绪绪 论论 2021/3/105 课程简介 本课程介绍了华为时间管理七大法则自省法 则、目标法则、方圆法则、四象限法则、精简法 则、韵律法则和80/20法则，并通过案例、经验、 技巧的介绍，对七大法则分别加以解释，引导并 帮助学员总结日常工作中在时间管理上常见的误 区，采取行之有效的处理方法。 2021/3/106 学习目标：学习目标： 1. 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间， 在今后的工作中减少浪费时间现象。 2. 学会制定SMART的工作目标 。 3. 掌握制定有效工作计划的方法和过程。 2021/3/107 第一章：自省法则第一章：自省法则分析时间的使用方式分析时

3、间的使用方式 2021/3/108 问问自己 你经常不吃早餐吗？ 每周你不止一次把工作带回家做吗？ 会出现有时会很紧张，而有时又会觉闲的闷得慌吗？ 你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？ 你的文具总是在你需要的时候不翼而飞吗？ 你是否总觉得计划赶不上变化？ 你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？ 你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？ “没时间”是你的口头禅吗？ 你忘记了重要承诺和约会。 如果你有如果你有5 5个问题回答是肯定的！你就需要学个问题回答是肯定的！你就需要学 习如何有效地进行时间管理！习如何有效地进行时间管理！ 2021/3/109 案例分享：时间特性 时间

4、的独特性 供给毫无弹性： 每一个人都应该去探索如何减少时间浪费，以便有效地 完 成既定目标，延长自己的有效生命。 2021/3/1010 案例分享 时间特性 假设： 有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400，可 是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间 银行就会把你当日未用尽的款项全数删除 这种情况下你会怎么做？ 当然： 每天不留分文地全数提领是最佳选择！ 你可能不晓得 其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是时 间(Time) 每天时间银行会为你在帐户里自动存入86,400秒 2021/3/1011 时间的独特性 无法储蓄： 时间不像其它资源那样可以积蓄储藏。我们都必须消

5、费 时 间，所以无法节流。 2021/3/1012 时间的独特性 无法取代： 任何一项活动都有赖于时间的堆砌。因此，时间是无法 取 代的。 无法失而复得： 时间一旦丧失，则会永远丧失。倘若挥霍了时间，无法 象 失物一样失而复得。 2021/3/1013 令工作更轻松，更富有成效！ 增加成就感！ 更多的时间享受生活！ 啊！时间正啊！时间正 在死亡在死亡 时间供给没有弹性时间供给没有弹性 时间无法蓄积时间无法蓄积 时间无法取代时间无法取代 时间无法失而复得时间无法失而复得 2021/3/1014 如果平均如果平均8080岁寿命岁寿命? 1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 睡眠 小时

6、年 一日三餐 小时 年 交通 小时 年 电话 小时 年 看电视、上网 小时 年 看报、聊天 小时 年 刷牙、洗脸、洗澡 小时 年 休假、白日梦 闹情绪、身体不适 小时 年 ? 2021/3/1015 平均平均8080岁寿命岁寿命 1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13.3年 26.7 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5 交通 1.5小时 2.5年 20 电话 1小时 1.7年 18.3 看电视、上网 3小时 5年 13.3 看报、聊天 3小时 5年 8.3 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6 休假、白日梦 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.33

7、.3 2021/3/1016 认识时间管理 时间管理时间管理 如何面对时间的流失而进行自我的管理，其如何面对时间的流失而进行自我的管理，其 所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未 来做为现在努力的方向，立刻去运用正确的方法来做为现在努力的方向，立刻去运用正确的方法 做正确的事。做正确的事。 2021/3/1017 自自 律律自自 律律 Self Self DisciplinedDisciplined 自自 我我 管管 理理自自 我我 管管 理理 Self Self ManagedManaged 自自 我我 激激 励励自自 我我 激激 励励 Self

8、 Self MotivatedMotivated 自自 我我 学学 习习自自 我我 学学 习习 Self Self LearningLearning 自自 我我 完完 善善 自自 我我 完完 善善 Self Self FulfilledFulfilled “ “ 时时 间间 管管 理理 ” ” 时间管理的定位与价值 2021/3/1018 一起来做个小测试，看看你的时间观念吧！ 2021/3/1019 个人时间观念的测试 编号题 目是否一般 1每天晚上做好第二天工作计划每天晚上做好第二天工作计划ABC 2一觉醒来能及时起来一觉醒来能及时起来ABC 3灵活利用上班途中时间灵活利用上班途中时间AB

9、C 4到了单位立即投入工作到了单位立即投入工作ABC 5从最重要的工作着手做起从最重要的工作着手做起ABC 6必须记录工作日程安排必须记录工作日程安排ABC 7尽量授权尽量授权ABC 8希望一下子做完一项工作希望一下子做完一项工作ABC 9能随时处理的工作就随时处理能随时处理的工作就随时处理ABC 10同时处理几项事务同时处理几项事务ABC 11为了尽早完成当日工作，凡事都竭尽全力为了尽早完成当日工作，凡事都竭尽全力ABC 12 当日的工作当日完成，筹备次日工作并做记录当日的工作当日完成，筹备次日工作并做记录 ABC 2021/3/1020 续 表 编号题 目是否一般 13灵活运用节省时间的各

10、类工具灵活运用节省时间的各类工具ABC 14合理安排休息时间合理安排休息时间ABC 15有灵活运用时间的意识有灵活运用时间的意识ABC 16不花费太多的时间读报不花费太多的时间读报ABC 17充分利用零星时间充分利用零星时间ABC 18尽量打短电话尽量打短电话ABC 19希望尽快结束意义不大的会议希望尽快结束意义不大的会议ABC 20尽量处理不必要的物品尽量处理不必要的物品ABC 21尽早处理掉文件和信函尽早处理掉文件和信函ABC 22尽早收复私人信件尽早收复私人信件ABC 23所有文件的收存场所都有明确规定所有文件的收存场所都有明确规定ABC 24希望尽量少写信函文件希望尽量少写信函文件AB

11、C 2021/3/1021 结果解释 v A偏多 您的时间观念较强。 v B偏多 您的时间观念偏弱，有待加强。 v C偏多 您的中性作风过强，不随意浪费时间，也不太在意时 间。 2021/3/1022 耗时因素分析 1、电话11、没有沟通或沟通不准确 2、不速之客的干扰12、下属的训练和发展不充分 3、会议（预约、没预约）13、拖延、犹豫、做白日梦 4、争吵、发火14、不会说“不” 5、缺乏目标、时间计划、优先计划15、做事不能善始善终 6、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性16、很少交派下属办事 7、无效率的代表、委托人17、员工不足或工作不力 8、做无用的尝试18、闲谈私事过多 9、同一时

12、间，想法、尝试过多19、缺乏自我约束 10、不现实的时间期望20、缺乏协调和团队精神 2021/3/1023 续 表 21、错误的倾听31、怨天忧人 22、缺少反馈32、压力、紧张 23、争议、个人问题 33、不充分的工具与设备 24、忧虑、恐惧、焦虑 34、信息不完全或信息来的太迟 25、不充分的计划、错误的变更 35、不充分的登记系统 26、约会等待时间过长 36、过多的文案工作、邮件、读物 27、记忆本身 37、宠物、外界活动 28、差的记忆 38、不耐烦、办事急燥、草率 29、对结果行为的迷惑 39、不懂该事先做的事 30、疲劳、讨厌 40、对交派下去的工作很少检查 2021/3/10

13、24 使用说明 请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失发 最经常出现、最浪费时间的5个因素！ 1. 2. 3. 4. 5. 2021/3/1025 浪费时间的根本原因还在于你自己！ 2021/3/1026 时间管理误区 之 工作缺乏计划 因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行 动之前多做思考； 不做计划也能获得实效； 不了解做计划的好处； 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失 信心； 不知如何做计划； 误 区 一 2021/3/1027 时间管理误区 之 组织工作不当 职责权限不请，工作内容重复 事必躬亲，亲力亲为 沟通不良 工作时断时续 误 区 二 案例分享：忙人的恶性循环 2021/

14、3/1028 案例分享 忙人的恶性循环 2021/3/1029 时间管理误区 之 时间控制不够 习惯拖延时间 不擅处理不速之客的打扰 不擅处理无端电话的打扰 泛滥的“会议病”困扰 误 区 三 案例分享：拖延商数测验 2021/3/1030 案例分享 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 当被迫从事一项不愉快的决策时

15、，我避免直截了当的答复。 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末 处理它。 2021/3/1031 案例分享 拖延商数测验 我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处 理所面对的困难任务。 10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 “非常同意”评4分 “略表同意”评3分 “略表不同意”评2分 “极不同意”评1分 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。 总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分多于30分，

16、表示你或许已患上严重的拖延毛病。 2021/3/1032 第二章：目标法则第二章：目标法则用用SMART标准提高效率标准提高效率 2021/3/1033 SMARTSMART原则原则 S S-Specific -Specific 具体，不能笼统； M M-Measurable -Measurable 可度量， A A-Attainable -Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。 R R-Realistic -Realistic 现实性，指目标是实实在在的。 T T-Time bound -Time bound 时限，完成目标的期限。 2021/3/

17、1034 制定目标 目标是指 你想或期望通过努力而取得的一个确切的、 明确的结果。 2021/3/1035 聪明的目标：具体 对以下所述具体目标进行评估。这些目标是否详细地表明了期 望达到的结果？请在适当的空格处填上记号。 项目项目太笼统太笼统稍好，还不够具体稍好，还不够具体非常具体非常具体 1a. 1a. 冲洗并清洁这辆汽车冲洗并清洁这辆汽车 1b. 1b. 每周冲洗并清洁这辆汽车每周冲洗并清洁这辆汽车 1c. 1c. 每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外 2a. 2a. 更经常地温习学校的功课更经常地温习学校的功课 2b. 2b. 每天温习我布置的学校功课每天温

18、习我布置的学校功课 2c. 2c. 每天至少花一小时温习我布置的数学功课每天至少花一小时温习我布置的数学功课 3a. 3a. 减少这个部门的材料浪费减少这个部门的材料浪费 3b. 3b. 减少由于变革而造成的包装材料浪费减少由于变革而造成的包装材料浪费 4a. 4a. 减少客户投诉的数量减少客户投诉的数量 4b. 4b. 提高客户的满意度提高客户的满意度 2021/3/1036 聪明的目标：能够衡量聪明的目标：能够衡量 对以下所述的能够衡量的目标进行评估，这些目标是否可计量？是否 有一种比较的方法表示目标已经达到？请在适当的空格内填上记号。 项目能够衡量不能衡量 1 1、对所有的客户提供更好的

19、服务、对所有的客户提供更好的服务 2 2、在、在2424小时内回复每个电子邮件小时内回复每个电子邮件 3 3、须大大减少投诉的数量、须大大减少投诉的数量 4 4、只让工作效率非常高的人员加入、只让工作效率非常高的人员加入 5 5、在目前的基础上，将客户投诉数量减少、在目前的基础上，将客户投诉数量减少5050 6 6、减少更换生产流水线的时间、减少更换生产流水线的时间 7 7、对新产品的建议要比、对新产品的建议要比20012001年增加年增加 20 20 8 8、成为一名更好的团队成员、成为一名更好的团队成员 9 9、在、在20032003年年1 1月月1 1日前开始这个项目日前开始这个项目 1

20、010、使、使101101生产线达到质量免检测生产线达到质量免检测 2021/3/1037 聪明的目标：时间和资源约束聪明的目标：时间和资源约束 对以下有关时间和资源限制的句子进行评估，是否清楚地表示了目标 完成的范围？请在适当的空格处填上记号。 项目有清楚的时间约束约束不清楚或无约束 1 1、下星期、下星期 2 2、下周四中午以前、下周四中午以前 3 3、尽可能快、尽可能快 4 4、星期一上午第、星期一上午第1 1件要作的事情件要作的事情 5 5、今天下班以前、今天下班以前 6 6、20032003年年1212月月3131日日 7 7、不增加人员、不增加人员 8 8、将预算的差异保留在、将预

21、算的差异保留在 2 2以内以内 9 9、在正常的操作流程之内、在正常的操作流程之内 1010、保留所有重要的显示器、保留所有重要的显示器 2021/3/1038 聪明目标的要素聪明目标的要素 找出以下每个聪明目标中的主要的要素： 在2012年7月1日前开发5个新客户、将税前销售额增加到20,000美 元，费用预算控制在5,000美元之内。 表示动作的词语: 可衡量的结果: 时间的约束: 资源的约束: 在2014年12月31日前将市场份额扩大到5，同时广告费用不超过 现在的标准。 表示动作的词语： 可衡量的结果： 时间的限制： 资源的约束: 2021/3/1039 聪明的目标聪明的目标 以下所述

22、是否是聪明的目标，如果不是，请重新改写， 将它们变成聪明的目标。 1、厨房用具的损耗率应被控制在最小限度。 2、在10月1日之前消除现有电脑维护编码软件错误，成本不 超过40个工作小时。 3、在1月1日之前降低正常的营运成本。 4、迅速接听电话，必要时记录留言。 5、在年底前明显降低由于意外事故造成的时间损失。 6、不增加费用的前提下，在6月1日前增加冰箱销售额10。 2021/3/1040 将大目标子目标化 写下一个大目标写下一个大目标 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作 为小目标，即第一层树杈为小目标，即第一层树杈 写出实现每个小目标所需的

23、必要条件及充分条件，写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件， 变成第二层树杈变成第二层树杈 如此类推，直到画出所有的树叶如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，即时目标为止， 才算完成该目标多杈树的分解才算完成该目标多杈树的分解 2021/3/1041 时间计划举例 第第 39 周周工工作作计计划划 姓姓名名：张张虹虹制制订订日日期期： 9月月25日日 事事项项序序号号工工作作事事项项优优先先顺顺序序协协调调人人消消耗耗工工时时完完成成时时间间备备注注 1办理员工档案、学生协议63本周 2三季度考核方案的制定及实施1部门经理6本周 3考核制度的修改3部门经理8本周初稿试行 4中层经理考

24、核的实施2全体6本周 5考核前的培训4部门经理6 6安排对员工的法律培训74周三 7在“大学生就业”上登广告的相关 工作 82本周三 8与交通医院联系复查及帐务结算92本周 9与德勤联系薪资调查一事5部门经理4本周 其其他他 1新员工的上岗培训2周一、周 四 2劳动合同的签订及发放2周五 3 4 2021/3/1042 第三章：方圆法则第三章：方圆法则一切按规则做事一切按规则做事 2021/3/1043 工作方法三段论工作方法三段论 目标目标方法方法行动行动 计划计划 计划是计划是 从目标到从目标到 方法的桥方法的桥 梁梁 2021/3/1044 安排时间计划制定自己的年度、半年、季度、月度、

25、 周工作计划；同时从长期和短期的角度考虑，计划每 天应完成的任务，一次应制定出数周甚至数月的时间 安排。 整体思路：目标任务总体工作计划工作事项 短期具体工作计划。 2021/3/1045 带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你 至少完成了当天的首要任务。 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成 了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要 的调整。 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。 习惯成自然，实践得越多，保持起来就会越容易。 2021/3/1046 利用意料之外的空闲时间： 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间：旅 行延迟、会议取消、约会延迟。这些时间

26、经常会被浪费 掉。要养成利用这些空余时间处理事务的习惯： 5分钟：安排一个约会，写张便条，更新代办单； 10分钟：打一个简短的电话，为某次会议准备议题，阅 读并回复电子邮件，安排即将来临的旅行 ； 30分钟：浏览刊物、杂志和安排每周计划，撰写一份报 告提纲，填写一份开支报告。 2021/3/1047 第四章：四象限法则第四章：四象限法则在正确的时间做正确的在正确的时间做正确的 事事 2021/3/1048 第三象限第三象限 （轻）（轻） 第一象限第一象限 （急）（急） 第四象限第四象限 （缓）（缓） 第二象限第二象限 (重重) 急迫急迫 重要重要不重要不重要 不急迫不急迫 2021/3/104

27、9 干扰，一些电话干扰，一些电话 一些会议一些会议 一些紧急事件一些紧急事件 凑热闹的活动凑热闹的活动 危机危机 急迫的问题急迫的问题 有限期的任务，会议的有限期的任务，会议的 准备事项准备事项 细琐的工作细琐的工作 浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊 无关紧要的信件无关紧要的信件 看太多的电视看太多的电视 准备及预防工作准备及预防工作 计划计划 关系的建立关系的建立 培训，授权，创新培训，授权，创新 急迫急迫 重要重要不重要不重要 不急迫不急迫 2021/3/1050 偏重于第一象限结果：偏重于第一象限结果： 压力压力 筋疲力竭筋疲力竭 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局 2021/3/1

28、051 偏重于第三象限结果：偏重于第三象限结果： 短视近利短视近利 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 危机处理危机处理 轻视目标与计划轻视目标与计划 2021/3/1052 偏重于要第四象限结果：偏重于要第四象限结果： 全无责任感全无责任感 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局 2021/3/1053 结果：结果： 有远见，有理想有远见，有理想 平衡，纪律，自制平衡，纪律，自制 少有少有危机危机 2021/3/1054 第五章：精简法则第五章：精简法则优化工作流程和细节优化工作流程和细节 2021/3/1055 改善工作环境 将所有可

29、以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以 看到的地方 2021/3/1056 管理你的Email 处理 Email 的时间安排 主要还是根据个人特性处理 一般情况下 公务Email处理放在工作时间的两端处理 私人Email放在晚上时间处理 做好Email资料夹的分类 一目了然 分类分项 2021/3/1057 管理你的Email 先问自己以下几个问题 1、你一天花多少时间在看 Email？ 2、你进Email会不会看小说？ 3、你看Email的时间是连续

30、的，还是片断的？ 4、你的Email有没有做分类？ 5、你回信时是边看边回，还是分类集中回信？ 6、你进Email信箱，是先看信还是先发信？ 2021/3/1058 善善 用用 省省 时时 工工 具具 电话 移动电话 E-mail 网址 传真 交通系统 电脑 手提电脑 PDA 语音系统 2021/3/1059 案例分享 混乱的办公室 2021/3/1060 第六章：韵律法则第六章：韵律法则让每一分钟都有价值让每一分钟都有价值 2021/3/1061 韵律原则韵律原则 包括两个方面的内容： 一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义 的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不 强的沟通方式（如e

31、-mail），要适当的与上司沟 通减少来自上司地打扰等； 二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不 要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 2021/3/1062 记录自己日常工作习惯，连续记上一个星期，也许你就发现记录自己日常工作习惯，连续记上一个星期，也许你就发现 了自己的生物钟规律！了自己的生物钟规律！ 注意观察自己，寻找自己生物钟的规律，再根据 生物钟安排自己的工作 掌握自己最有效率的时间 重要的、复杂的放在精力高峰期完成 精力低谷用于处理不重要的工作和休息 逐步形成有自己特性的高效能的工作规律 2021/3/1063 一般来说每天的情况 早上 中午 13:0015:00 下午晚上

32、活力充沛, 冲动与勇气 兼备 (Do) 思考迟顿,适合散心, 放松 (Check) 冷静, 沟通 (Action, Plan) Relax, 人文, （Thinking） 1.处理 EMail 2. 敲定事情 3.给 Leader 方向/画架 构 4.执行进行中的专案 1.面对面 Follow Up 2.沟通与协调 1.思考问题 2.写计划/ Update Follow up进度 3.修正进行中专案 1、写作 2、看书学习 3、交际 2021/3/1064 星期一二星期三四五星期六日 活力充沛, 冲动与勇气 兼备 (Do) 思考迟顿,放松, 沟通 (Check) 冷静, 思考 (Action,

33、 Plan) 1.大型专案布置 2.组内专案布置 3.给予组员做事方向/做 事重点 4.创造议题 1.Follow Up 一二所做 的布置 2.调整, Update 计划 3.议题收尾 4.倾听沟通 1.想想目的是什么? 意义 何在？ 2.有没有办法提升自己的 价值? 3.计划与规划 一般来说每周的情况一般来说每周的情况 2021/3/1065 时间管理的技巧 符合生理周期 了解你的了解你的“兴奋兴奋”和和“低潮低潮”时间段并以此为时间段并以此为 依据制定你每天的工作计划。依据制定你每天的工作计划。 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在 你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则 应放在精力不太旺盛时处理。应放在精力不太旺盛时处理。 2021/3/1066 保持时间的系统性 时间具有系统性时效能才会提高 时间效能的杀手之一就是不重要的琐事 因此 收集日常琐事 学会将日常琐事集中处理的习惯和能力 2021/3/1067 第七章：第七章：80/20法则法则把时间用于少数重要的事把时间用于少数重要的事 2021/3/1068 80/20原则 含义：80%的工作价值来自于20%的工作事项，而 剩下的20%的价值来自于80%的工作事项。 2021/3/1069 80/2