流程优化培训课件-(0209)PPT课件

1、 3 活动活动活动活动 活动活动 连接方式连接方式 输出输出 输入输入 若干活动若干活动 （供应商）（供应商）（客户）（客户） 创造价创造价 值值 流程的五特征流程的五特征 u 可以被准确衡量的投入； u 可以被准确衡量的产出； u 可以被准确衡量的品质； u 可以被准确衡量的成本； u 可以被准确重复的过程。 流程的特征流程的特征 流程的流程的六要素六要素 u输入（资源） u输出（结果） u活动 u活动的连接方式（结构） u顾客 u价值 流程的基本认识流程的基本认识 流程梳理的方法流程梳理的方法 工作计划安排工作计划安排 1 2 3 目录目录 .界定流程范围界定流程范围 .梳理流程的业务活动

2、梳理流程的业务活动 绘制流程图绘制流程图 流程描述流程描述 是否达到是否达到 目标要求目标要求 结束结束 修改方案修改方案 是是 否否 .合理设置流程环节合理设置流程环节 流程流程梳理的步骤梳理的步骤 步骤一：界定流程的范围步骤一：界定流程的范围 工作任务：明确流程所规范的业务活动，确定流程的起点和重点工作任务：明确流程所规范的业务活动，确定流程的起点和重点。具体包括： u 流程起点的输入是什么？流程的终点是什么？ u 流程的目的是什么？ u 流程输入及输出物事什么？ u 流程涉及的部门或者岗位包括哪些？ Q1.2.1部门计划制定 Q1.2.2资源准备 Q1.2.3目标落实 Q1.2.4其他

3、Q1.1.1经营环境分析 Q1.1.2经营目标确定 Q1.1.3目标分解 Q其他 一级流程 二级流程 1.1经营计划确 定 1.3经营计划落实 检查 1.2经营计划部 署 Q1.3.1经营信息收集分析 Q1.3.2目标差距分析 Q1.3.3绩效考核 Q1.3.4其他 三级流程 1.4经营计划调 整 1.战略管理2.经营管理4. IT管理3.绩效管理5. 物流管理6. 其他 工作思路：工作思路：对公司的业务活动进行逐层分解，从业务类型到业务活动。 工作成果：流程清单工作成果：流程清单 举 例 步骤二：梳理流程的主要业务活动步骤二：梳理流程的主要业务活动 1、目标拟 定 2、经营计 划大纲 3、经

4、营方 案设计 公司审核目标分解方案下发 工作方法：工作方法： 1、通过观察、人员调查、工作经验总结等方式梳理该流程所需要的业务活动； 2、对业务活动按照发生的先后秩序进行排列，并用箭头连接，形成流程框架。 流程调查表流程调查表 流程起点：流程起点： 董事会提出年度经营目标 流程存在的目的：流程存在的目的： 规范公司经营计划及目标制定的过程，提高经营目标的可操作性 流程终点：流程终点： 输出年度经营计划及目 标文档，下发各部门 输入：输入： 董事会提出的年度经营目 标 关键活动：关键活动：输出：输出： 年度经营计划文案 上游流程：上游流程： 无 下游流程：下游流程： 年度经营计划及目标调 整管理

5、流程 辅助信息：辅助信息： 公司战略规划 行业市场调研报告 经营分析报告 ITIT信息：信息： 经营信息收集管理系统 管理制度：管理制度： 经营信息管理制度 部门工作计划管理制度 1、目 标拟 定 2、经 营计 划大 纲 3、经 营方 案设 计 公司 审核 目标 分解 方案下发 流程所涉及业务活动梳理工具流程所涉及业务活动梳理工具 举 例 1、提出目标 2、讨论目标 1、公司经营 计划大纲 2、部门大纲 3、汇总审批 1、经营方案 设计 1、总经理审 核 2、董事会审 批 1、经营目标 分解 2、部门经营 计划 3、汇总审批 1、部门落实 步骤三：合理设置流程环节步骤三：合理设置流程环节 1、

6、目标拟 定 2、经营计 划大纲 3、经营方 案设计 公司审核目标分解方案下发 什么是流程的环节？什么是流程的环节？ 流程的环节就是该流程所要经历的业务活动，各环节具有时序性和独立性。环节也可以分解，但环 节的时序不能打乱。 如何合理设置流程的环节？如何合理设置流程的环节？ 如何缩短流程运行周期如何缩短流程运行周期如何减少流程环节如何减少流程环节需要重点关注的环节需要重点关注的环节 u将串行活动变成并行活动 u调节各环节的地理位置，或导入IT 应用； u根据控制对象金额的大小，进行分 层授权审批； u将不同环节的串行审批变成并行审 批。 u去除不重要活动，减少流程步骤； u合并内部的界面（环节）

7、； u将需要客户参与的流程活动尽量整 合在一起； u同一职位承担多项工作； u取消重复审批点； u操作级、重要活动编制操作规程； u需要审核及监督的节点 u流程中的决策点； u根据发生错误的机率来决定检查、评 审点设置的必要性； u用以强化控制的关键点、规避风险的 关键点需设置环节。 举 例 步骤四：画流程图步骤四：画流程图 流程的基本逻辑关系流程的基本逻辑关系 同一时间发生的同一活动时的排列同一时间发生的同一活动时的排列 XOR: 一个或另一个，但不是全部 发生 OR: 一个或另一个, 或者两者, 信息流可能发生 (和/或) AND 两个信息流都一定发生 课程申请 记录登记 登记信息 X X

8、O OR R 拒绝登记接受登记 接受拒绝 信息 拒绝信息 拒绝信息 接受信息 决策环节的逻辑关系决策环节的逻辑关系 003A部门经营计划大纲 003B部门经营计划大纲 002公司经营计划大纲 006部门经营计划 004公司经营计划 005审核 不通过 通过 存在多种情况的逻辑关系存在多种情况的逻辑关系 003部门经营计划大纲 004经营环境调查 002公司经营计划大纲 同一时间发生的不同活动时的排列同一时间发生的不同活动时的排列 项目数据库/存档 单文档/文件 执行程序 签合同 决策环节 离页 起始、终止程序 多文档/文件 流程需展开的相关流程 表示流程动作或 信息的流动方向 流程图的标识流程

9、图的标识 1、每个活动用一个方框表示，用词 组表示活动内容；活动框根据时间 顺序排列； 3、不同角色在同时完成一个活动的 时候采取并列的方式 4、用决策符和返回符号表示返工的 情况 步 骤 技术研发部其他部门工程管理部 开始 提出经 营目标 否 审批 结束 董事会 是 综合管理部门总经理 讨论经 营目标 参与讨论经 营目标 确定经 营目标 编制年度经 营计划大纲部门年度 经营计划 大纲建议 编制部门 经营计划 大纲建议 编制部门 经营计划 大纲建议 审核汇 总 审批 否 编制年度 经营计划 审核汇 总 编制年度经 营计划 审核汇 总 审核 审批 经营计划 下发执行 是 是 是 否 否 1 2

10、3 4 5 6 7 8 9 10 2、不同角色在同一时间完成不同活 动的时候采取并列的方式，但用不 同的序号表示； 流程的基本逻辑关系示例流程的基本逻辑关系示例 流程图示例：经营计划制定管理流程流程图示例：经营计划制定管理流程 举 例 步骤五：流程描述步骤五：流程描述 流程描述的原则：流程描述的原则： l有明确定义的开端和结束 l有输入必有输出 l在整个企业组织中“流动” l不局限于单一的功能和部门 流程描述的内容：流程描述的内容：“5W1H” 例：经营计划及目标拟定管理流程描述表例：经营计划及目标拟定管理流程描述表 流程名称和编号流程名称和编号流程负责人流程负责人 经营计划及目标制定管理流程

11、公司总经理 综合管理部经理 各部门负责人 描述描述 规范公司经营计划及经营目标的拟定及分解 驱动事件驱动事件 开始事件：董事会提出经营目标 事件结束流程：经营计划及目标下发各部门 附加事件：经营环境调研 输入输入项目（项目（ITEMS）和来源）和来源 董事会提出经营目标 输出输出项目（项目（ITEMS）和客户）和客户 年度经营计划及目标文案下发 举 例 流程单元流程单元流程单元负责人流程单元负责人 提出经营目标 讨论经营目标 各部门提出经营大纲 部门经营大纲审核、汇总 编制公司年度经营计划及目标文案 公司年度经营计划及目标文案审批 各部门编制部门年度经营计划及目标文案 各部门年度经营计划及目标

12、文案审批 文案下发执行 董事会提出目标 总经理组织讨论、综合管理部参与 各部门负责人拟定部门经营计划大纲 总经理审核、董事长审批 综合管理部汇总 总经理审核、董事长审批 部门负责人负责编制本部门文案 总经理审批 综合管理部下发 流程目标流程目标业务风险业务风险 年度经营计划及目标拟定科学、合理，出台及时各部门目标与公司战略目标有差异 各部门之间协调不及时 关键控制点关键控制点成功的标准成功的标准 公司目标提出 部门目标提出 部门之间的协作 接上页 例：经营计划及目标拟定管理流程描述表（续）例：经营计划及目标拟定管理流程描述表（续） 举 例 15 涉及部门涉及部门涉及部门涉及部门涉及部门涉及部门

13、责任职位责任职位重要输出重要输出说说 明明 流程名称：流程名称：管理部门：管理部门： 适用范围：适用范围：流程编号：流程编号： 流程目的：流程目的：版本：版本：V1.0 模版 流程模板流程模板 流程名称：流程名称：经营计划及预算编制流程管理部门：管理部门：综合管理部 适用范围：适用范围：适用于清泉水业技术研发项目管理流程编号：流程编号：A-01-01 流程目的：流程目的：规范经营计划及预算编制审批程序，确保预算目标落实版本：版本：V1.0 举 例 步 骤 技术研发部其他部门工程管理部 开始 提出经 营目标 否 审批 结束 董事会 是 综合管理部门总经理 讨论经 营目标 参与讨论经 营目标 确定

14、经 营目标 编制年度经 营计划大纲部门年度 经营计划 大纲建议 编制部门 经营计划 大纲建议 编制部门 经营计划 大纲建议 审核汇 总 审批 否 编制年度 经营计划编制年度经 营计划 审核汇 总 审核 审批 经营计划 下发执行 是 是 是 否 否 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 责任职位重要输出流程说明 董事长 总经理/综合 管理部经理 综合管理部经理 各部门经理 综合管理部经理 总经理 董事长 综合管理部经理、 各部门经理 总经理 董事长 各部门经理 经营目标 公司年度 经营计划 大纲 公司年度 经营计划 1、集团董事会会根 据公司战略目标提出 年度经营目标； 2、公司总经理组织

15、各部门人员讨论； 3、综合管理部根据 讨论结果起草经营计 划大纲； 4、各部门根据公司 经营计划大纲起草部 门经营计划大纲建议； 5、综合管理部审核 后汇总； 6、公司总经理审核、 董事长审批各部门经 营计划大纲建议； 7、各部门根据经营 计划大纲建议起草部 门经营计划文案； 8、综合管理部审核 汇总； 9、公司总经理、董 事长审批； 10、综合管理部印发 经营计划。 流程的基本认识流程的基本认识 流程梳理的方法流程梳理的方法 工作计划安排工作计划安排 1 2 3 目录目录 下阶段工作内容与安排下阶段工作内容与安排 序号工作内容责任人 1组建流程优化小组 2拟定流程清单 3讨论、修订流程清单 4填写流程信息调查表 5整理流程信息调查表 6编制流程草案 7讨论、优化流程草案 8流程试运行 9流程优化、固化 具体工作计