初中学籍管理中的信息处理技巧doc

1、初中学籍管理中的信息处理技巧 (南安乐峰中学 吴连辉) 摘要：当前，“福建省普通初中新课程管理系统”推广使用已有三年了，它实现了电子学籍的网络化管理，特别是一些报表的自动生成和打印，很大程度上提高了管理人员的工作效率，但在日常管理中，我们会发现使用xcel作为辅助性操作仍然是必须的，比如初一新生学籍档案导入到系统之前的模板是xcel格式；比如分班之前的班级学生花名册作为过程性电子档案我们必须自己保存，以方便查档使用；比如贴有毕业相片的初中毕业生花名册系统暂时没有提供，须基层学校自己设计，本文根据上述四个问题并结合自己几年来操作经验展开论述，总结了在Excel平台下，利用替换法、合并法和转置等若

2、干信息处理手段，达到避繁就简，举重若轻、提高管理效率的目的。 关键字：学籍管理 信息处理 替换 合并 标志位 工作表附件 转置一、初一新生电子建档信息采集技巧1、使用替换法快速录入信息从纸质档案到电子建档，须录入的数据项还是比较多的，在这些数据项中有相同的部分，也有不同之处，但认真总结，就能发现其中潜藏的规律性，对于有规律的部分，除了用填充柄可以完成之外，还有一些可以用替换或合并来避繁就简、举重若轻来完成录入工作。下面举三个例子加以说明。录入性别 性别只有两种情况：“男”或“女”，我们可以不必录入文字，可以先用数字来表达，如用“1”表示“男”，用“2”表示“女”，在具体录入时只需录入数字，完毕

3、之后，选择性别这列，点击“编辑”菜单中的“替换”，把数字替换成文字化的性别，这就完成了性别的录入。录入家庭住址 一般地，初中校的生源大多来自于本招生辖区的各个自然村，具有相对固定性，我们亦可以用数字化来标志它，我以本乡镇为例，我校的招生辖区下有7个自然村，比如用“ 1”表示“炉中村”， 用“ 2”表示“炉山村”， 用“ 3”表示“潭边村”， 用“ 4”表示“福山村”， 用“ 5”表示“湖内村”， 用“ 6”表示“炉星村”， 用“ 7”表示“飞云村”，若有外来工子女则直接文字录入，同理，在录入家庭住址栏时，只需录入数字，录入完毕，再选择整列，点击“编辑”菜单中的“替换”，再次把数字还原为文字。无

4、可置疑，这大大地提高了工作效率。2、使用合并法录入身份证号码 根据闽教基20074号文件精神，身份证号码是学籍信息中的一项重要内容，在全省范围内，具有区别考生的功能。但是身份证号共18位，较长、录入时易出错，观察18位身份证号，显而易见，一般地，本县区内考生的前6位是一样的，中间8位是出生年月日，如果能够从出生日期这一列中调用，就不必重复输入，所以我们找到一种快捷的方法，只需输入身份证号最后四位，再合并前六位和出生日期，身份证号采集就完成了。 举例说明：如图1，在Excel工作表中，分别用三个单元格D3、E3、F3表示身份证号的前六位、出生日期、最后四位，G3表示完整的身份证号，合并的过程用连

5、接符“ &”，具体在G3中录入公式：=D3&E3&F3，就可以完成合并。 （图1） 但这只是草稿，还必须再重新建立一列，作为正式的身份证号，因为G3列带有公式，而且过程性的这些列可以删除，以免影响工作表空间，具体操作，复制G3列，再点击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”选择“数字和值格式”这一选项，其它新生用填充柄方式来进行批量操作完成。二、设立标志位-便于学籍异动类型筛选 为了完整记载学籍异动情况，便于异动类型的筛查、分类、整理，我们可专门增加一列，用以存放异动类型，但使用文字表述的异动不利于工作表的简单化和美观。常见的学籍异动有辍学、转学、借读、休学、就读中职班等，还有一些临界状态，比如尚未辍

6、学、处于流生动员之中的未到位学生，对于上述情况均可使用阿拉伯数字1到9，或者字母来分别标志对应变动类型。这样做直接的受益在于： 1、便于统计学年度学生变动情况和相应对象花名册的构建；2、便于统计每一届学生的三年变动情况，更快捷地统计三年巩固率；3、便于做好流生对象的筛选和组织流生复学工作。三、建立工作表副本保存分班之前班级花名册 在学年初，由于辍学等原因会造成班生数不均衡，学校往往为了平衡班生规模而进行重新分班。但分班之前的班级花名册，除了纸质档案之外，在电子档案中如何完整的保存下来呢？举例说明，如2010级学生由初一自然升级到初二，由于班生数不均衡且差别较大，我们在分班操作之前，先把初一的“

7、学籍”工作表作为一个完整的附件存在另一个工作表之中，具体操作为：点击“学籍”工作，按右键，选择“移动或复制工作表”，在新窗口中点击“建立副本”，这时候在会工作表后面出现“学籍2”工作表，我们再按右键“重命名”，把“学籍2”文件名改为“初一学籍”，这就完成了分班之前的学籍保存。现实中，这样做有利于若干年之后的校友信息编辑和联系。四、使用转置操作-顺利制作毕业生花名册南安乐峰中学2011届初中毕业生信息表姓名学号性别出生年月毕业证号身份证号籍贯潘小红C0821360171女9509C1121360001350583199509158724南安潘志荣C0821360014男9507C11213600

8、02350583199507038331南安黄煌城C0821360186男9406C1121360003350583199406268373南安潘婷婷C0821360176女9406C1121360004350583199406258642南安黄福元C0821360217男9508C1121360005350583199508208638南安潘文婷C0821360023女9511C1121360006350583199511048647南安潘蜜凤C0821360110女9411C1121360007350583199411088641南安潘婷婷C0821360227女9602C11213600

9、08350583199602208626南安潘滨滨C0821360225女9512C1121360009350583199512238362南安潘伟明C0821360170男9410C1121360010350583199410278312南安传统的毕业生花名册都使用手工书写，然后贴上毕业生相片，作为毕业生档案加以保存。为了摆脱手工书写的繁琐和得到工整的电子文，又由于在“福建省普通初中新课程管理系统”中并没有提供可贴毕业照片的毕业生花名册，因此我们必须自己设计Excel电子表格化的初中毕业生花名册。毕业生信息是以行为单位进行列表的（如图2），而初中毕业生花名册是以列为单位进行列表，（如图3）因

10、此我们必须把行形式变为列的形式，Excel转置操作可以达到这一效果。 （图2）福建省南安市乐峰中学初中毕业生花名册 填表人： 2011年7月30日填姓 名潘小红潘志荣黄煌城潘婷婷黄福元学 号C0821360171C0821360014C0821360186C0821360176C0821360217性 别女男男女男出生年月95099507940694069508籍 贯南安南安南安南安南安毕业证书号C1121360001C1121360002C1121360003C1121360004C1121360005身份证号35058319950915872435058319950703833135058

11、3199406268373350583199406258642350583199508208638姓 名潘文婷潘蜜凤潘婷婷潘滨滨潘伟明学 号C0821360023C0821360110C0821360227C0821360225C0821360170性 别女女女女男出生年月95119411960295129410籍 贯南安南安南安南安南安毕业证书号C1121360006C1121360007C1121360008C1121360009C1121360010身份证号350583199511048647350583199411088641350583199602208626350583199512238362350583199410278312（图3）具体操作步骤如下：1、选定图2中的学生名单信息；2、单击编辑菜单中的“选择性粘贴”；3、选择“转置”操作，按确定；4、每次选定5个学生，把相应名单粘贴到图3的单元格之中；5、进行单元格边框等修饰补充工作。总之，Excel提供了直观快捷的方式，让繁琐的信息处理变得条理化、有序化，对于基础性工作表