QP-01 文件和资料控制程序

1、文件编号: QP-01版本：A 版次:01页 次: 共5页文件和资料控制程序文件和资料控制程序文件编号: QP-01 版本：A 版次:01 制(修)订日期:2008-11-11 生效日期:2008-11-11 文件总页数: 5页修订记录:版本/号修订原因修订日期修订页次修订人A/00初稿2008-01-29 /李好 A/01修订6.2.1相关内容2008-11-11第二页李好编写:审核:批准: 1. 应用范围：1.1 本程序应用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制（包括外部提供的有关文件和资料）。2. 参考文件：无3. 定义：QM 质量管理手册QP 质量管理程序MI 工作指引FC 流程图WI

2、 作业指导书QR 质量记录OC 组织架构图4. 职责：4.1 文控中心：- 负责文件和资料的发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录。4.2 管理者代表：- 负责审批文件和数据的发放范围。- 确认及审批质量管理手册、质量管理程序、工作指引。- 组织对现有体系文件进行定期评审。4.3 各部门：- 负责相关文件的编制、确认以及使用保管。5. 资历及培训：不适用6. 程序：6.1 文件和资料的分类6.1.1 质量管理手册、质量管理程序和相关的工作指引、工艺文件；6.1.2 产品文件（包括作业指导书WI、生产流程图等）；6.1.3 外来文件（包括国家/国际标准，法律法规，客户质量要求QR等）；6.1

3、.4 其它类（包括组织架构图、管理方案等）。6.2 文件和数据的编号6.2.1 文件和资料的编号由文控中心制定，其具体编号如下：文件种类 文件编号 (1) 管理手册 ED/QM-01(2) 管理程序 QP-* 表示从01开始的流水号表示质量管理程序 (3) 工作指引 MI-*-* 表示从01开始的流水号表示部门代号，如DCC=文控中心 表示工作指引(4) 作业指导书 1) 生产指导书 WI-产品型号- * 表示从001开始的流水号 2) 检验指导书 WI-QA- * 表示从001开始的流水号 3) 其它作业指导书 WI-部门代号-0(或1或2)* 表示从001开始的流水号“0” 为设备操作说明

4、(如:WI-QA-0001)“1” 为做线指导书(如:WI-R&D-1001)“2” 为修理指导书(如:WI-R&D-2001)(5) 质量记录 QR-*-*表示从01开始的流水号表示部门代号，如DCC=文控中心表示质量记录(6) 流程图 FC-部门代号-*(流水号)(7) 外来文件 客户质量要求: QR-产品型号-*（流水号）其它以客户编号为准(8) 组织架构图 OC-部门代号-*(流水号)（9）项目技术文件 参考项目编号管理办法6.2.2 发行版次的规定：6.2.2.1质量体系文件的版本号及修订状态：文件第一次制定之原版为A/00表示，A版表示第一版，00表示未修订，A/01表示第一次修订

5、，依次类推至A/09。如文件更改内容较多或文件修订状态最大数超过9时，则文件升版，依次类推AZ版；6.2.2.2 如文件经过更改, 则版本/版次也必须跟进；6.2.2.3 生产指导书除外，如生产指导书更改某页，则改被改页之版次（如整份更改，则版本号全部更换）；生产指导书的版本状态可在生产指导书的页码版本清单中查询6.2.2.4 其它受控文件之版本号如无特别说明，则按以上6.2.2.1-6.2.2.2执行；6.2.2.5外来文件之版本号以管理者代表签名日期为依据。6.3 文件和资料的编写与审批6.3.1 质量管理手册由文控中心编写，管理者代表确认，董事长批准；6.3.2 质量管理程序文件由相关部

6、门编写，其部门负责人确认，管理者代表批准；6.3.3 工作指引由相关部门编写，其部门负责人审核，管理者代表批准；6.3.4 产品文件(包括作业指导书WI、生产流程图等)由相关部门编写，其部门负责人审核，其中心经理批准；6.3.5 外来文件由管理者代表签名认可。6.4 文件和资料的发放6.4.1 相关文件和资料交管理者代表批准后，由文控中心根据文件总目录复印相应份数，在加盖红色“受控文件”印章后，进行统一发放，且在发放的文件和资料上注明副本编号；文件领用人应在文件/资料收发登记表上签收。6.4.2外来文件交管理者代表批准后复印并盖上红色“受控文件”印章，分发给管理者代表指定的直接相关部门；接收部

7、门需在外来文件收发登记表上签收。6.4.3 电子文件需作计算机网络发放的，文控中心在电子文档收发登记表上登记，并通知相关部门人员，相关部门人员签收后，只能使用计算机系统部门提供的密码才能打开并使用该文件。6.5 文件和资料的更改、增加6.5.1 文件和资料需更改或增加，须向文控中心领取并填写文件更改申请单或文件申请单, 由部门负责人签名确认方可执行；审批跟6.3执行。 6.5.2 质量管理程序的更改, 其版本版次需相应更新; 质量管理程序的相关质量记录的更改, 其版本号亦需相应更新, 但不需与质量管理程序的版本版次保持一致, 可独立更改，相关质量记录的发行版次状态反映在质量记录总目录上。6.5

8、.3 在文件更改过程中, 其文件编号不变。6.5.4 文件的更改由该文件所属部门执行, (除特别指定外) 其它部门无权更改。6.5.5 经审批后的更改文件，交回文控中心，由文控中心对照文件总目录按照6.4.1进行发放，同时收回相应的作废文件。6.6 文件和资料的领用和复印6.6.1 文件由于丢失或损坏或其它情况（如提供给客户、供方或认证机构等） 需申请领用时, 所需部门应填写文件申请单，经部门负责人审校签名及管理者代表批准后方可领用。文控中心按照6.4.1进行发放，同时收回相应的作废文件并销毁。6.6.2根据实际情况（包括因工作需要提供给公司以外的供货商、认证机构、政府部门或有关单位的文件和数

9、据），受控文件需要复印时，由所需部门填写文件申请单，注明复印原因及用途，经部门负责人审校签名及管理者代表批准后方可复印；文控中心按文件申请单要求，用原稿进行复印，并在复印件上盖上红色“参考文件”章，记录在文件收发记录表登记本上，由所需部门相关人员签收。6.7 文件和资料的保存、作废和销毁6.7.1 所有文件和资料的原稿由文控中心统一长期保存，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件，其中质量手册程序文件的修改状况还应登记在文件修订履历表中；外来文件在分发给相关部门后，由文控中心盖上红色“受控文件”印章长期保存，文件应有序的加以保存以便存取和查阅。6.7.2 文控中心收回的所有作废文件，在签收登记

10、本上找回当时的文件发放记录，用红笔注销后销毁；在作废文件的原稿上盖上红色“作废”章，由文控中心保存。6.7.3 文控中心负责编制并及时更新文件总目录，以反映版本的最新状况。6.7.4 其余的作废的副本文件和资料由文控中心收回后作废并销毁。 6.8 文件和资料的借阅6.8.1 文件借阅只能在文控中心查看，不可外借 (除特别指定外)。 6.8.2 如需外借, 须填写文件申请单，由部门负责人签名后交文控中心, 文控中心在文件借阅记录表上登记，交借用人签收并使用；所有外借的文件和资料，应使用后尽快归还文控中心，并作归还记录。6.9 文件和资料的管理6.9.1 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外

11、借；确保文件的清晰、整洁和完好。6.9.2 公司内部运作及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应的体系文件。6.9.3 每年的12月份由管理者代表组织对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修订并再次审批；审查完成后文控中心出 年度质量管理体系文件审查状况表。6.10 印章的管制6.10.1 受控文件之发行印章为红色“文控中心”字样, 一般盖在文件右上角, 每张受控文件都须盖印。6.10.2 作废文件盖上红色的“作废”章。6.10.3 参考文件盖上红色“参考文件”章。 6.10.4 非受控文件盖上红色“非受控文件”章。6.10.5 文件发出时盖印不可遮住文件的内容，尽量盖往文件空白处。6.10.6 文控中心应将印章妥善保管，不可借予他人使用。7. 相关文件：电子文档管制办法WI-40101项目编号管理办法WI-401028. 相关记录受控文件清单 QR-DCC-01；文件修订履历表 QR-40101； 文件更改申请表 QR-40103； 受控文件/资料分发/回收登记表 QR-40104