水利单位档案管理制度

PAGE水利单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强水利单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利事业发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本水利单位及所属各部门、各项目组在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作由单位统一领导，实行综合管理部门归口管理与各部门、项目组分级负责相结合的管理体制。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的内容完整、准确反映工作实际，保持档案之间的有机联系，同时保障档案的实体安全和信息安全。3.便于利用原则。以方便利用为出发点，对档案进行科学整理、编目和存储，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责对单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，定期检查档案工作情况，及时解决存在的问题。3.集中统一管理本单位各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、数字化等基础工作，确保档案质量。4.组织开展档案信息资源开发利用工作，编制档案检索工具和参考资料，为单位各项工作提供档案信息服务。5.负责档案库房、设备设施的建设、维护和管理，确保档案实体安全。6.组织档案工作人员业务培训，提高档案人员素质。7.负责向同级档案行政管理部门报送档案工作情况和统计报表，接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。（二）各部门、项目组职责1.负责本部门、项目组在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理规定，定期向综合管理部门移交应归档的档案，并协助综合管理部门做好档案整理、编目等工作。3.负责本部门、项目组档案的日常管理和利用工作，建立健全档案借阅、归还等登记制度，确保档案安全。4.对本部门、项目组兼职档案员进行业务指导和培训，提高兼职档案员业务水平。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，遵守本单位档案管理制度，履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、数字化等具体工作，确保档案整理规范、编目准确、保管安全。3.积极开展档案信息资源开发利用工作，为单位各项工作提供优质高效的档案信息服务。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.反映本单位水利规划、设计、建设、管理等各项业务活动的文件材料，包括项目前期文件、可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、合同协议、施工过程文件、工程验收文件等。2.本单位在行政管理、党群工作、人事管理、财务管理、资产管理等方面形成的文件材料，如公文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务报表、资产登记等。3.本单位开展科研项目、技术创新、学术交流等活动形成的文件材料，包括科研课题立项文件、研究报告、实验数据、学术论文、获奖证书等。4.本单位在对外交往中形成的文件材料，如合作协议、往来信函、接待记录等。5.其他具有保存价值的文件材料，如照片、录音、录像、电子文件等。（二）收集要求1.各部门、项目组应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料收集及时、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。3.对重要文件材料应进行原件收集，如确需收集复印件的，应注明原件保存处，并加盖原件保存单位公章。4.收集的电子文件应确保其格式规范、内容完整、元数据齐全，并按照规定进行存储和备份。（三）归档期限1.项目文件材料应在项目完成后[X]个月内归档。2.行政管理、党群工作、人事管理、财务管理、资产管理等方面的文件材料应在次年[X]月底前归档。3.科研项目文件材料应在项目验收后[X]个月内归档。4.其他文件材料应在形成后及时归档。（四）归档程序1.各部门、项目组兼职档案员对收集的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类，剔除不需要归档的文件材料。2.对整理好的文件材料进行装订、编页、编目，填写归档文件目录，确保目录清晰、准确。3.将编目好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上注明档案类别、年度、保管期限等信息。4.各部门、项目组兼职档案员定期将整理好的档案移交综合管理部门，办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按机构（部门、项目组）分类，最后按保管期限分类。2.保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年。（三）整理要求1.对归档的文件材料进行系统排列，去除金属物，破损的文件应进行修复或复制。2.按照规定的格式和要求编制档号，档号应反映档案的分类、年度、保管期限等信息，确保档号的唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、题名、日期、文号、页数、备注等项目，目录应清晰、准确，便于查找和利用。4.对电子文件应进行元数据采集和整理，建立电子文件目录数据库，确保电子文件与纸质文件的一致性和关联性。五、档案的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案工作人员以及相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定应从文件材料的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，确定档案的存毁，并填写档案鉴定表。4.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经单位领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案使用寿命。4.建立档案保管统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，并定期向上级主管部门报送统计报表。（三）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，逐步对重要档案进行数字化处理，建立档案数字化副本。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。3.建立档案数字化数据库，实现档案信息的快速检索和利用。七、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位相关的档案，需经本单位领导批准。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅、借阅档案，需按照相关法律法规办理手续。（二）利用方式1.查阅档案。查阅人员可在档案查阅室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案。借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、涂改、污损档案，按时归还档案。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、查阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、期限等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，定期进行整理和归档，作为档案统计和分析的依据。八、档案的保密（一）保密制度1.加强档案保密工作，制定档案保密制度，明确保密责任，确保档案信息安全。2.档案工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案应严格保密。3.对档案查阅、借阅场所应进行严格管理，防止无关人员进入，确保档案信息不被泄露。（二）保密措施1.对档案库房、查阅室