商务信函写作格式公函.doc

1、商务信函写作格式公函2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的您好、别来无恙 ; 思怀式的久不通信，甚为怀想、去国半载，谅诸事顺遂等 ; 赞颂式的新春大吉、开张大吉等; 承前式的上周曾发一传真件，今仍具函，为事，贵公司月日赐函已悉等等。不分对象，不论内容，一律以您好为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于; 顷闻、顷悉、顷获; 欣闻、欣悉、欣逢、值此，以及据了解、据报、据查实等一系列公文用语，以提领全文。 ( 在称呼下面另起一行，前空两格 !)3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可

2、以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。( 在启词下面另起一行空两格。 )4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展。又如再次表示衷心的感谢或代向公司其他同志问候等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉，或肃此专呈、肃此奉达，也有特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅，以及承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不第1页共4页胜荣幸、不胜感激等等。( 过渡一下更符合礼仪规范)5、祝颂词书信的最后，写祝颂词

3、是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如特此函达，即希函复。同时写表示祝愿或致敬的话，如此致敬礼、敬祝健康等。祝语一般分为两行书写，此致、敬祝可紧随正文，也可和正文空开。敬礼、健康则转行顶格书写。6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如老王、小王、小李、张主任、赵经理等，而要完整地写成部主任张金水、公司经理王富成或者公司办公室秘书李倩、部业务员刘震等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊

4、对象，署名后应有具名语，如谨上、谨呈、敬述等，以表示对受件者的尊重。 ( 通常中文信函写在结尾后另起一行 ( 或空一、二行 ) 的偏右下方位置，但一般 E-mail 商务信函也可靠左 ) 以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。7 、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。 ( 写信日期般写在署名的下一行或同一行第2页共4页偏右下方位置。 )商务信函范文本厂已迁移到上述地址, 特此通知。IinformyouthatIhavenowremovedmyf

5、actorytotheaboveaddress.我方已在本市开设贸易与总代理店, 特此通知。同时 , 恳请订购。Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.本公司于 5 月 1 日将改为股份有限公司 , 特此奉告。Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stMay.本公司股东年会 , 将于 3 月 1 日在银行家俱乐部召开, 特此函告。NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankersClubonMar.1.今天我们已付给R.S. 先生 120 美元 , 特此告知。BythisweinformyouthatwehavetodaypaidMr.R.S.$120.通过这些渠道 , 他们会发来甚