文档中心管理职能概述

1、中国管理资讯网 文档中心管理职能概述（草案） 公司以全新零售业经营方式着眼于顾客的利益，提供最低的价格，开架式服务，一站式购物和舒适的休闲环境。公司每日要处理大量的以经营、服务为主体的文档，并进行集中统一的管理，因此，档案工作使以保证公司机密和档案的调阅利用构成了公司基础工作的一个重要部分，成为维护公司经济效益，合法效益和历史真实面貌的一项重要工作。 公司的档案是由管理部文档中心实行集中统一管理，文档中心的具体管理职能表述如下：1、 文件的编号和整理，文档中心应对汇总后交管理部的所有文书文件进行编号，并分类记录，整理（如文件类别、撰写部门名称流水号、表单版本等）。通过对收、发文件的编号及整理，

2、实行对文档统一管理，便为文件的归档打下了基础。2、 文件的归档。（1）、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的有长远利益价值或在相当时间内需要考查的档案，均按照公司（归档材料类目表）所列内容全部移交公司管理部文档中心。（2）、归档时，案卷标题应简明确切，便于查找和利用。（3）、凡公司在活动中已经形成并办理完毕或完成后告一段落应归档的各类档案，由各职能部门收集、整理、保存，并开列“档案移交清册”，向公司档案室移交。文书档案，在第二年六月底归档。科技档案由项目负责人审定后归档。其中，基建档案，按竣工年度、季度、月度归档；设备档案，由开箱验收后归档；科研档案，由课题完成后归档。凡加盖公司公章、合同

3、章的各种合同，签约实行及时归档，即在盖章的同时，留正本一份归档。通过对文件的编号，整理以及归档，完整、真实、准确的反映了公司各项活动的内容和历史过程，保持了各类文档之间的历史联系，便于文档的调阅，为公司更好的做各项工作奠定了基础。二、收、发文件格式规范管理： 文档中心应对公司各类收、发文件的格式进行规范管理，对不合规范者予以纠正。具体规范概述如下：1、 文件编号顺标示文件类别、撰写部门编号、流水号、表单版本等。2、 文件封面统一使用文件封面之标准用纸，视文件内容，选用成横式。3、 文件内容如涉及公司机密如配方、技术操作手册及专利或know how等，应在文件封面标示为机密文件，否则按一般文件标

4、示，并按标准文件管理程序规定管理。4、 根据文件内容需要，确定标准文件用纸及相应的文件修正履历表： （1）、文件内容在两页内，需选用横式或直式之单页标准文件用纸及同版式之文件修正履历表。 （2）、文件内容在两页以上，需选用横式或直式之多页标准文件用纸同一版式之文件修正履历表。5、 文件目录、附件及作业流程等部分均建议按统一格式。三、复印机及纸张的使用管理 复印机作为行政办公用品，归公司管理部人事行政使用和管理，具体又由人事行政课下属的文档中心负责管理，具体使用和管理办法如下：1、 各部门复印文件必须派专人负责。一次复印在10张以下，由课长签字同意后交文档中心登记后复印；一次复印在1020张须由

5、部门经理签字同意后方可进行复印；凡20张以上的复印必须由店长批准。使用时注意爱护，如中途发生故障，应及时报告人事行政谭联系专业人员进行维修。2、 复印机使用后，须按“节能键”，以便节约用电。3、 对擅自使用复印机及复印私人文件的员工将进行违纪扣分，如造成机器损坏，将由使用人负责赔偿。4、 人事行政课每月定量发给各部门所需打印和复印纸张，并作好记录。如部门使用不够，须由部门提出书面申请，并写明原因。非正常使用造成不够，由部门自行解决。各部门复印文件的将纳入本部门办公费预算内。5、 复印及打印的纸张力求两面使用，应尽量利用纸张边角，禁止私用纸张。四、文档的保管1、 文档和管理。（1） 建立与健全各

6、项档案管理制度，并列入公司的规章制度与经济责任制体系。（2） 各类档案必须编制目录等检索工具。存放档案必须有符合防火、防湿的专用箱柜。同时，定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐实相符。（3） 保管档案必须有专门的库房或档案柜，并且力求做到有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染措施。库房内不准堆放任何杂物，也不许带进食物。（4） 制订档案室、库房的安全保密制度和档案调阅管理办法，以确保档案的安全保管。（5） 建立由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的档案签定小组，并制定档案密集划分、保管期限签定及销毁以及档案开发利用效果等进行登记与总结。（6） 公司档案室将需要由有关档案馆长期和永久保存的档案，做好移交手续。凡档案室人员工作调动时，必须事先办理好各类档案设备的移交手续后，方可办理人事调动手续。2、 资料的保密。依据公司的保密原则，公司内部实行信息分享，我们在分享信息的同时同有义务对外界保守公司秘密，由文档中心管理的重要文件，更须保密。 （1）、有保密要求的文函，要指定专人负责保管。 （2）、文档中心的工作人员若有岗位变动时，应将（3）、文档中心工作人员应严守公司秘密，发现他人泄露公司秘密，应立即采取补求及措施，避免或者减轻损害后果。3、 档案的调阅。档案的调阅是为充分发挥五、档案信息开发利用