论如何做好档案保密管理与利用

1、论如何做好档案保密管理与利用 摘 要：档案资源在社会发展中占有重要的地位，由于档案资源本身所具有的价值和作用，使得其必须要进行保密管理，这样才能够保障档案资源的可靠性和真实性。而为了能够使得档案资源可以发挥出其真正的租用，就要对其进行合理的利用。由于档案资源是一种社会资源，这种资源需要在得到保护的同时，也要进行合理的开发和利用，这样才能够有效的实现资源信息的共享，使得档案资源为人们所充分利用。本文就主要针对如何做好档案保密管理与利用进行了简要的分析，仅供同行交流。 关键词：档案；保密管理；利用 社会的进步以及经济的发展，使得人们注重意识到档案的重要性，对档案进行深入的开发和保密管理，是目前档案

2、管理工作中的重点内容。如果能够做好相应的档案保密管理与利用工作，不仅能够有效的保障党和国家的利益，还能够实现对档案资源的共享，进一步的推动社会的发展。因此，需要重视对档案的保密管理和利用，采取积极有效的方法，促进档案保密管理与利用工作的发展，实现档案管理工作的可持续发展。 1 做好档案密级的调整工作 1.1 针对具有各类密级的档案在进行保管的过程中，档案的密级并不会保持不变，其在一定因素的影响下，还是会出现密级的改变，而发生的密级改变情况通常是降密、解密以及升密这三种情况。而密级的变化也需要依据保密法规定的内容来进行，为了使得档案密级调整工作可以顺利的展开，就需要对该工作进行有效的宣传，并且要

3、不断的提升对其的认识程度，针对其中的重点问题进行有效的解决，合理的制定解密划控的时间，按照档案中涉及到的内容以及保密规范的要求，进行档案密级的合理调整。在展开密级调整工作的时候，需要相关的保密部门能够加大监督的力度，对保密档案进行有效的彻查，确定档案的保密级别，将档案进行科学的分类，依据档案开发利用的标准，对保密档案进行更为规范化的管理。 1.2 针对具有保密内容的档案，要进行系统的管理 在对档案进行密级调整的过程中可以了解到，在过去，针对档案进行保密管理时，往往会将具有保密内容的档案和没有保密内容的档案进行混合管理，这样就会很容易出现机密档案资源泄露问题。针对这种问题在解决的时候，需要严格的

4、采用分段治理法，针对已经成卷的档案可以保持不变，但是在查过的过程中，只提供内容而不提供含有保密内容的原档案；在对外进行档案利用的时候，需要对不涉及对外利用的保密档案进行严格的密封管理。在未来的档案管理工作中，需要将一般机密档案以及绝密档案进行有效的区分，并且将其进行单独保存，这样可以有效的解决档案混搭管理的问题，从而可以有效的保障档案中机密文件的安全，同时这样的方法也可以使得档案密级的调整工作可以顺利的开展。 另外，要构建一个密级编制目录，或者针对保密性档案设定专门的卡片，将涉密的档案按照涉密等级单独的存放于一个地点，实施科学的管理，从而保障涉密档案的安全，有效防止涉密信息的外泄。 2 档案利

5、用监督 要想使得档案保密管理工作可以有效的开展，就需要对档案利用进行有效的监督，对档案利用实施监督，可以及时发现档案利用时所存在的问题，消除各种不良的档案保密行为，这样就可以使得档案的完整性以及安全性得到最大限度的保障，而就档案利用监督这一层面来说，其在实施的过程中，主要包括以下内容： 2.1 制度建设 针对档案进行利用的时候，其需要遵照一定的规章制度，而就档案利用制度来说，其主要包括的内容就是阅览制度、外界制度以及相关的复制制度等多项制度。这些制度都是依据档案利用的具体情况所建立的，利用人员的不同，会使得利用范围也出现不同，而利用范围的不同，就需要采用不同的档案利用审批手续，依据相关档案利用

6、制度的要求，对档案实施利用，可以有效保障保密性档案的完整性和安全性。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。 2.2 监督措施 在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。 3 进一步做好档案开放中的保密工作 一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错

7、误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。 3.1 做好档案的审查工作 审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。 3.2 做好档案的解密工作 保密档案是有等级的，其划分等级是根据保密法规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。 4 档案管理人员的职责

8、4.1 档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 4.2 提高绝密档案管理人员的素质 绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止秘密的泄露。 结束语 综上所述，档案与社会的发展有着密切的关系，档案资源的合理利用可以有效的推动社会的发展，而档案的保密管理可以使得国家以及党的利益安全得到最大限度的保障。因此，需要相关的档案管理部门，加大对档案的保密管理工作，合理的开发和利用档案资源，实现档案资源的优化共享，从而发挥出档案资源应用的真正作用，以推动档案管理工作的可持续发展。 参考文献 1张垭磊.浅谈如何做好档案保密管理a.煤炭企业档案管理优秀论文集（20