世纪家园酒店采购中的问题与对策研究

1、1世纪家园酒店采购中的问题与对策研究摘 要采购为各行各业提供必要物资，是其提供服务的前提条件，因此它的重要作用毋庸置疑。随着行业竞争的日趋激烈，采购职能也面临着与以往不同的境遇和挑战。同时，采购成本占据了产品成本的半壁江山。因此，加强采购管理就具有重要的意义。本文在采购及采购管理相关理论的基础上，以世纪家园酒店为例，剖析其采购的现状，发现世纪家园酒店物资采购中存在采购工作缺乏计划性、采购人员权力监督不够、采购订单不规范、缺乏对供应商的管理等一系列问题。在此基础上，提出了完善世纪家园酒店物资采购的措施和完善世纪家园酒店采购付款的措施，前者包括制定采购计划和采购预算、加强对采购与验收环节的控制、加

2、强供应商的管理等；后者包括采购付款的风险控制、采购付款的关键控制点、应付账款控制、会计稽核和对账控制。关键字：采购；采购管理；问题；对策1目 录摘 要I1绪论12 世纪家园酒店采购的现状22.1酒店供应情况分析22.2酒店需求情况分析23 世纪家园酒店采购存在的问题43.1采购工作缺乏计划性43.2审批环节多，效率低43.3采购人员权力监督不够63.4采购订单不规范63.5缺乏对供应商的管理64应对世纪家园酒店采购中问题的措施74.1应对世纪家园酒店采购物资问题的措施74.1.1制定采购计划和采购预算74.1.2分级授权，提高采购效率74.1.3职责分工，提高职工素质84.1.4加强对采购与验

3、收环节的控制84.1.5加强供应商的管理94.2应对世纪家园酒店采购付款的措施94.2.1付款风险控制94.2.2找到采购付款的关键控制点94.2.3应付账款控制114.2.4会计稽核和对账控制115 结论11致谢12参考文献13H公司采购中的问题与对策研究1绪论采购为酒店业提供必要物资，是其提供服务的前提条件，其重要程度毋庸置疑。而近年来，随着我国经济的迅猛发展，旅游人次的增加和商务活动的频繁发生，酒店行业成为了当代生活中不可或缺的一部分。酒店行业也出现了发展迅猛的态势，酒店数目众多。另一方面，国际酒店集团纷纷入驻中国市场，从而进一步加剧了行业的竞争局面。在这种形式下，我国传统酒店面临着前所

4、未有的生存压力，发展日益艰难，在纷乱的竞争中如何提高酒店的管理水平和核心竞争能力成为了中国每个酒店关注的焦点。虽然，在不同类型、规模的酒店中，采购采购成本所占产品成本的比例不同，但是它却直接与酒店资产运作效率和才财务管理水平挂钩。采购成本控制是企业发展对采购管理的要求，采购成本的减少能够减轻企业现金流压力，降低产品生产成本、提升利润空间，增强企业市场竞争力。越来越多的酒店已经意识到这一点，试图建立良好的采购管理系统，并建立了相应的制度和措施。由于观念的局限性以及设计、实施中的一些问题，采购管理的实践并非一帆风顺，现代酒店业采购中还存在着一系列的问题，比如采购订单不规范、采购人员权力监督不够、缺

5、乏对供应商的管理等等。这些问题迫切需要解决，以切实提高我国酒店业的管理水平。2 世纪家园酒店采购的现状2.1酒店供应情况分析随着我国经济的发展，酒店数量空前盛大。据中国旅游统计年鉴统计，从2010年到2014年，中国经济型酒店数目的增长速度非常惊人，截止到2014年的第三季度，我国仅经济型酒店数量达75万间，同比增长36%。2014年第一个季度末，仅七天连锁酒就有1924家门店已开业，并还有624家直营和加盟店在筹划当中，而且每年保持15%的幅度。从这些数据可探知，中国的酒店业总数量多，甚至出现了供过于求的态势。下表3.1显示了2008-2014年间武汉四星级酒店平均房价、出租率、平均每件客房

6、收入情况：表1 武汉四星级酒店平均房价、出租率、平均每件客房收入2008200920102011201220132014平均房价(元/间夜）310.19328.56332.12344.14350.23355.89387.64出租率（）74.8470.2667.8963.7659.4556.5852.09平均每间客房收入（元/间夜）232.03224.78220.45219.44206.64201.39200.98从表1看出，武汉星级酒店的平均入住率呈现下降的态势，但平均房价还是上升的。入住率之所以降低就是因为酒店供应的数量多，使得其客源处于不饱和的状态。2.2酒店需求情况分析旅游业的发展和经济

7、增长是酒店需求的影响因素。近年来，我国旅游的人次保持在30亿左右，且每年还保持着15%的增长率。下图1显示了中国居民旅游人次及增长率。数据来源：广发证券发展研究中心图1 中国居民旅游人次及增长率5H公司采购中的问题与对策研究数据来源：广发证券发展研究中心图2 国内旅游收入和增速从图1可以看出，2010年后，城镇居民旅游人数增长率大幅度提高。虽然农村居民的旅游人数增长率有下降的态势。但是前者的上升幅度远远能够弥补后者的下降幅度。我国居民旅游人次的增长率在增加，出游人次在增加。并且图2中国内旅游收入和增速都是上升的态势。数据来源：中国数据统计年鉴图3 2008-2014年世纪家园酒店过夜人数 世纪

8、家园酒店是成立于2005年，是一家商务型连锁酒店，通过标准化、简洁、舒适的酒店住宿服务，使大众商务以及休闲旅行宾客收获温馨、便捷的住宿体现。图3可知，世纪家园酒店过夜人数在不断的增长。而世纪家园酒店只是全国的一个代表，那么可推测全国过夜人次也应该在增加，所以对酒店的需求也在不断的增长。H公司采购中的问题与对策研究3 世纪家园酒店采购存在的问题当前，我国酒店在数量上由开放初期的短线制约到目前供给相对过剩，但是，整体经营的状况并不乐观，存在着各种各样的问题需要完善。比如，世纪家园酒店在物资采购上就存在着采购工作缺乏计划性、审批环节多，效率低、采购人员权力监督不够、采购订单不规范、缺乏对供应商的管理

9、等问题。而采购业务又影响着酒店的服务质量、成本控制、最终利润和投资回报率等，可见采购的重要性。因此，有必要探析其现状及存在的问题。3.1采购工作缺乏计划性采购计划是整个采购工作的起点，它的缺乏将会导致采购的盲目性。以酒店采购为例，什么时候采购、采购数量的多少完全由管理人员的经验和主观判断。这种不科学的判定方式往往会导致储存物资过剩或者不足，前一种情况既浪费了资源，过多物资因为过了保质期而被丢弃，又占用了世纪家园酒店大量的流动增加，同时增加了世纪家园酒店的管理成本，掩饰了酒店存在的各种各样的问题；后一种情况使用部门的正常使用和服务质量。另一方面，对于新增和更换物资而言，现实操作中存在着计划外采购

10、或者零星采购，这无形中增加了世纪家园酒店的采购成本，增大了采购风险。3.2审批环节多，效率低为了相互监督，减少作弊等行为的发生，世纪家园酒店像中国其他行业一样，实施的是多环节审批制度。不可否认，多环节审批确实有它的优势所在，但是同样也带来了效率降低、推卸责任、审批环节流于形式等弊端。在世纪家园酒店采购上，首先由物资需求部门提出申请，然后由部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准等相关部门审批。如果其中一个人出差或者审批不通过，则意味着审批申请等待或者重来，大量的时间都花费在了这种流程上。而当前，我国还是处于纸质版的申请阶段，这意味着请购单流转周期被延长了。所

11、以，审批效率的低下是不言而喻的。从前面可知，一次成功的采购是多人配合的结果。但是同样可能出现，某一种采购物资过剩，数量是经过多个审批人同意的；采购不足造成使用部门无法满足客人的要求时，发现原来是由于众多审批人没有时间审核签字。这种相互推诿也就屡见不鲜了。世纪家园酒店物资采购业务要经过部门经理审查、部门总监同意、总经理批准，而这些中高层管理者远不及于此。在高压的工作氛围下，极有可能出现只签字而不审核。即使总经理能耐下心来仔细审核，但是他又不清楚当前需要采购什么或者采购的最佳数量是多少。此刻的多环节审核，只是止于流程的形式。3.3采购人员权力监督不够虽然，世纪家园酒店采购设置了多环节审批，但是对采

12、购人员权力的监督极弱。以新鲜蔬菜为例，厨师长每天列出蔬菜的采购清单后，采购员通过各种方式获取主要供应商的供货价格，然后从中选择一个合适的供应商。或者在长期的工作中，采购人员有自己固定的供应商。最后，采购人员将被选供应商的供货价形成每日菜单，经过采购经理的审批后便可形成订单。从订单形成的过程来看，大部分都是由采购人员一手操作，采购记录也是由他自己填写，透明度低，完全存在着他与供应商狼狈为奸的情况。虽然，他有可能受到采购经理的约束，但是极其匮乏采购部以外的人的监督。3.4采购订单不规范从上面的订单形成中可看出，一般类别的订单都是采购人员通过电话等方式直接向供应商下订单，从来没有相关合同签订的过程。

13、这种不规范的采购订单虽然能够提高采购效率，但是风险极高。因为当供应商有一个更大的客户，并且该客户给出的价格较高，那么在物资数量有限的情况下，供应商往往会选择最先满足大客户，失约于与之口头订立采购订单的酒店。另外一个方面，由于没有规范的采购订单，收货部门在收货时难以对物资数量、质量加以把握，容易与供应商发生争执。3.5缺乏对供应商的管理当前，我国产业的竞争已经由传统的企业与企业的竞争转变为了供应链与供应链的竞争。但是，世纪家园酒店业对于供应商的管理聚焦于交易活动，运用多头竞争来获取最低的物资价格，除此之外，再无其它交际。这样做，短期内，虽然酒店的物资采购价格低；但是长期来看，每次都要经历报价、询

14、价、还价等来回的谈判降低了采购效益，增加了采购成本，在当前的竞争环境中处于劣势。总体来说，这方面的不足表现为信息闭塞、对供应商的考核不科学、与供应商缺乏长期合作关系。世纪家园酒店业采购的过程是酒店与多家供应商博弈的过程。世纪家园酒店为了降低供应商的竞争筹码，往往会可以的保留一部分信息，比如这批物资本是加急采购，但采购人员却不表示出来。另外一方面，多家供应商为了能够在此次竞标中获中，也会选择保留自己的部分底牌，不让酒店知晓。这种双方信息都不对称的博弈，增加了交易的风险。世纪家园酒店对于供应商选择是随机的，根本没有有意的留存供应商的供货质量、交货期等情况，这就意味着世纪家园酒店没有相应的供应商供货

15、能力的评估体系。这种情势下，增加了采购人员方法选择工作量，无数次的比较。同时，有不良记录的供应商可能再次被选中，再次给世纪家园酒店提供质量差的物资或者延期交货，带来更大的损失。缺乏科学的供应商的考核，世纪家园酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以真正把握好货物的质量。世纪家园酒店与供应商的关系还停留在买卖的阶段，为了争夺眼前的利益不断的压低对方，从而不利于合作伙伴关系的确立。这有可能造成供应商紧先用质量好的物资满足合作伙伴的需求，为用稍次的物资满足临时交易酒店的需求，这就影响了世纪家园酒店业对采购的质量控制。各种矛盾和争议频繁发生，既浪费时间又浪费精力。同时还增加了采购的不确定性。12

16、H公司采购中的问题与对策研究4应对世纪家园酒店采购中问题的措施采购的过程包括采购物资和采购付款，所以，应对世纪家园酒店采购中问题的措施包括应对世纪家园酒店采购的措施和应对世纪家园酒店采购付款的措施两个方面：4.1应对世纪家园酒店采购物资问题的措施对于世纪家园酒店物资采购存在的问题，本文相应的提出了世纪家园酒店物资采购的内部控制措施，以期完善世纪家园酒店的物资采购，措施包括制定采购计划和采购预算、分级授权，提高采购效率、职责分工，提高职工素质、加强对采购与验收环节的控制、加强供应商的管理。4.1.1制定采购计划和采购预算采购计划是世纪家园酒店工作的基石，越来越多的酒店意识到了它的重要性。根据第三

17、部分剖析的采购计划中存在的问题，本文认为可以从以下几个方面着手进行改进：第一，缩短采购周期，每日编制采购计划；第二，提高库存管理水平；第三，根据原材料的季节性和价格趋势，适时、适量采购。就第一方面而言，有些生鲜食材保存周期短且需求量大，比如海鲜、鸡鸭鱼肉等。对于这些食材，各部门负责人每晚都要凭借经验和第二天的订餐情况填好请购单。然后交予采购人员，采购人员再与供应商联系，确定采购价格后由相关人员审批签字，才能进入购买阶段。就第二方面而言，对于客房用的物品则是按月采购或按季度采购。这些可存放物资的采购适合大规模经济批量采购，因为有库存成本、采购成本制约着。就第三方面而言，蔬菜的季节性比较强，所以需

18、适时、适量采购。4.1.2分级授权，提高采购效率在第三部分，分析了采购的审批环节过多，降低了效率，且审批多流于形式。针对这一现状，本文提出分级授权的策略。相应的设置采购部总监、采购部科长、采购人员，且每个岗位有两个人。那么可以根据采购金额和供应商分成不同的等级，然后分权授给采购部总监或者采购部科长，如采购金额少于万元以下，采购部科长有最终的审批权。这样做的好处是各个部门的总监、科长真正了解、熟悉本部门的需求情况，真正实现监督职能。同时，酒店实行的年度考核计划可以约束部门总监、科长的行为，他们也不敢有乱用职权的举动。这既减轻了采购部总监的工作量，有提高了采购效率。4.1.3职责分工，提高职工素质

19、员工能创造出超额价值，是任何行业的宝贵财富。当前世纪家园酒店业采购部门出现的问题有：有些采购人员选择不当、采购人员在采购中存在以权谋私。就采购人员选择不当而言，有些采购人员凭借裙带关系进入采购行业，但是其采购能力不强，与供应商沟通能力差，信息甄别能力差等，无形中增加采购成本。同时又依仗过硬的裙带关系，不按采购流程办事，造成对不上账的现象发生。就采购人员在采购中存在以权谋私而言，因为供应商是由采购人员决定，询价也是由其记录，从而为其暗箱操作提供了空间。面对这些问题，可采取的措施有：精选采购人员、做好监管措施、职责分工、定期进行员工培训、设立绩效考核制度、建立重视成本的企业文化。就精选采购人员而言

20、，不用与上级领导有关系的人；不用在别处做过采购，来后又百般要求做采购的人；不用有过不良记录的人。就做好监管措施而言，首先实行心理监控，让其知道暗箱操作的严重后果；然后，一岗位至少安排两个人，相互监督；最后，让其它部门和采购部门互相监督。就职责分工而言，请购和审批一定不能是一个人；询价和确定供应商不能是同一个人；采购合同的定立和审核不能是同一个人；采购、验收和相关记录不能是同一个人；付款的申请、审批和执行不能是同一个人。就定期进行员工培训而言，既能掌握最新的采购方法，又能吸取别人的经验，从而提高自身专业素养。就设立绩效考核制度而言，定性与定量的方法相结合，定量考核涉及采购物资质量的优劣、数量盈缺

21、、价格高低等客观指标，既公正又有说服力。就建立重视成本的企业文化，成本与世纪家园酒店利润直接挂钩。4.1.4加强对采购与验收环节的控制采购的物资直接决定着后期服务的质量。因此，必须加强对采购与验收环节的控制，可以从以下几个方面着手：第一，由各部门、仓库和财务部门相互配合，确定最优采购批量；第二，规范采购信息的传递；第三，网上建构采购信息平台；第四，重视物资验收环节。就第一个方面而言，最优采购批量既能减少流动资金的占用，又能降低仓储费用、管理费用。就第二个方面而言，不同部门可能对某一种物资都有需求，只是该物资在不同的部门用处不同，不清楚的描述，导致采购人员没有明确的采购标准。为了解决这一问题，可

22、以提前对每一种物资编号，就能避免由于请购表述不清采购失误的发生。就第三个方面而言，既能增加采购的透明度，又能实现酒店业的实时采购，减少库存，有利于与供应商形成长期的合作伙伴的关系。就第四个方面而言，采购物资的检验是控制质量的最后一个关键点，库房根据采购申请表来检验物资，对不符物资有权拒收。成功入库的物资，由库房开具入库单，然后将入库单交给采购人员。这一系列的过程有利于实现购买、收货和使用三个环节的相关人员相互监督，相互合作。4.1.5加强供应商的管理在供应商管理方面，可采取的措施有：第一，规范合格供应商的审核程序；第二，设立供应商激励与淘汰以及竞争机制。关于规范合格供应商的审核程序，可以采用定

23、量的审核方式，既能保证公正性，又能为世纪家园酒店选择最恰当的合作搭档。定量审核的指标有：价格、信誉、质量、交货期、结算条件、服务质量。关于设立供应商激励机制，对于保持长期的合作关系，激励机制非常很重要，世纪家园酒店可以大批量的从优质的供应商那里采购物资。关于设立供应商淘汰机制，供应商最好不要从一而终，让它们要有一种竞争的压迫感，既有利于物资流动，也有利于供应商实时保持创新精神。关于设立供应商竞争机制，既能迫使供应商严格要求自己，又能为自身留出退路，以免供应商坐地起价的情况发生。4.2应对世纪家园酒店采购付款的措施采购中必然要进行付款，而采购付款的不当会促使酒店遭受财物的双损失，所以应对世纪家园

24、酒店采购付款的措施有：付款风险控制、找到采购付款的关键控制点、应付账款控制、会计稽核和对账控制。4.2.1付款风险控制通常，采购发生后，面临着为采购付款，但是付款的时间点把握不准也会给世纪家园酒店带来风险，如果在受到采购物资之前就把钱付给供货商，那么可能发生钱货俱损的风险；还有可能供应商迟迟不发货，使得世纪家园酒店出现物资缺乏的风险。因此，为了控制一系列的采购付款风险，在采购付款中应可坚持的原则有：职权划分明确、合理的审批制度、建立完善的供应商档案管理体系。4.2.2找到采购付款的关键控制点付款业务是采购业务不可分割的组成部分，付款的关键控制点在于应付账款和应付票据付款业务控制、预付账款的付款

25、业务控制和资金支付控制。以下将会详细阐述应付账款控制的控制，此处就不再阐释。关于预付账款的付款业务控制和资金支付控制，预付款是世纪家园酒店在采购之前向供应商支付定金，目的是为了建立良好的业务关系和获得优惠。为了较好的管理预付账款，可以单独的设置预付账款账户。预付款的关键控制点的主要的内有：授权审批控制、业务程序控制、预付账款的记录控制。关于授权审批控制，合同是支付预付款的依据，预付账款的支付必须纳入采购预算控制的范围，并且得到财务部门预算主管的批准。关于业务程序控制，企业应该制定预付账款业务的执行程序，规定预付账款业务的主要流程和相应的控制内容。关于预付账款的记录控制，企业收到采购商品后，会计

26、人员应该及时根据采购商品金额冲减企业的预付账款余额，并进行会计记录与核算。4.2.3应付账款控制应付账款是世纪家园酒店应该支付给供应商的采购账款。会计人员要对这些支付款项的发票进行严格的控制和审核，检查交易的真实合理性，防止采购资金的滥用。应付账款的控制包括：职务分离控制、应付账款的账簿控制、对现金折扣的会计控制、应付账款的对账控制等等。关于职务分离控制，应付账款的记录职务要独立于采购、验收和请购等职务以及付款执行职务，杜绝暗箱操作、狼狈为奸的现象发生。关于应付账款的账簿控制，应设立应付账款的总账和明细账，且每个月内部审计人员都要对总账和明细账进行核对。关于对现金折扣的会计控制，对于供应商给予企业的提前付款现金折扣，企业的会计部门要进行重点控制。4.2.4会计稽核和对账控制每逢会计期末，会计部门都应该向供应商索取采购、应付账单，并将对账单和应付账款的明细账进行核对，发挥其内部审计的职责，以确保账目的一致性。当发现总账与明细账不一致或者其它问题时