联席会议 20141212

1、南方医科大学团学组织联席会议顺德校区团工委办公室目录活动申请与管理物资借用监察事项活动申请与管理3活动及教室审批2活动及教室申请1概况概况活动申请与管理主要包括活动申请、场地借用申请、教室借用申请的审批和管理。活动及教室的申请活动部分教室部分 活动申请流程活动申请要求宣传申请要求摆摊申请要求活动注意事项场地注意事项教室申请流程教室申请要求注意事项活动部分一、活动申请流程注：院级组织直属单位意见需辅导员审批二、活动申请要求（一）活动名称：活动名称在20字以内（1个字母也算1个字），以免系统报错，导致该项目无法提交。（二）活动时间：活动起始前27天递交活动申请。活动总时间跨度不得超过30天。活动开

2、始时间以本活动中最早活动的（包括前期宣传）起始时间为准。（三）活动地点：标明活动具体地点，如：篮球场A1 ，不能为“顺德校区”等过于模糊的范围。 （四）活动组成：子活动处添加整个活动的组成，比如初赛、预赛、决赛等；后续场地、教室申请均基于这些子活动，请务必注意。（五）活动需附资料：1.一般活动需附上策划书；2.校外活动需上交老师带队证明（带队老师签名、联系方式及表明其了解活动详情和承诺带队的文字表述）以及安全预案。3.定向越野或其他游走类活动需附路线图（标明地点、路线和行走顺序），安全预案和老师的责任担保书。4.经费来源为商家赞助的活动需附赞助协议书（标明赞助单位、赞助金额、对赞助商的回馈方式

3、及双方签字、盖章或手印）。5.策划书以word形式上传，其余附属资料用纸质版拍成照片之后，以pdf的形式上传。 三、宣传申请要求（一）宣传方式：1.地标宣传只有在使用综合馆或国际会议厅作为活动场地时才能使用，其余一律不得使用。如有违规，取消该单位本学期举办活动的资格；2.一个活动最多只能挂一条横幅，且挂的方式尽量美观。 （二）起止时间：需分别注明海报和横幅悬挂或张贴的起止时间。横幅悬挂时间不得超过7天。（三）宣传清理：宣传所用物品需在活动结束后两天内清除完毕。 （四）宣传内容：若横幅和海报都有则在海报内容旁边加括号写上横幅内容。要求注明横幅的所有内容，包括标点符号。成品横幅中商家信息不得超过横

4、幅总内容的1/3。 （五）横幅悬挂地点：1.陶然轩二楼或得月桥（如需悬挂在陶然轩，须在活动通过审核后自行与食堂管理人员协商）；2.体育类活动可悬挂于室外体育场；3.禁止在树上悬挂横幅。（六）所有活动均不得使用教室进行宣传。只可用放在四栋楼梯口的白板进行宣传。（七）宣传过程中，不得在学校派发宣传公司的宣传资料，只允许在活动简介传单中标识赞助商公司名称作为回馈公司赞助的方式。四、摆摊申请要求可申请时间（摆摊的时间写明起始和结束时间，然后在备注里写明摆摊的具体时间）： 上午：10:4512:45 下午：4:006:00注意：此处申请摆摊后，切勿在后面的场地申请中再次申请场地用作摆摊。五、活动注意事项

5、（一）各学院团委、学生会或科协在提交活动申请后，请及时告知本学院顺德校区辅导员登录系统并审批该活动。（二）活动立项为整个活动申请后续操作的基础。后续的场地申请，物资借用，均基于总项目立项。（三）后续场地申请基于总活动立项中的子活动，每个子活动都可以添加多个场地。（四）总项目立项完成后，需要选中这个项目然后点击上方菜单的“点击送审”，即进入待审核状态。填写完毕但不点击送审，该项目状态即为“已保存，待送审”，此时该项目并未进入审批链，请务必注意。（五）校外人员入校需校外人员入校登记备案表，填明校外人员履历并找教学办欧阳祝华主任审批，以取得校外人员进校资格凭证。（六）校外活动结束后需递交纸质版回执至

6、校团委办公室。校团办将随机抽取几份近期的校外活动带队证明，询问负责带队老师是否亲自参与。（七）活动审核通过后，请前往校学生会办公室领取系统生成的活动信息确认表格（该表格加盖学生会公章方能生效，且两页表格均需盖章；该表格包含活动的所有信息，复印有效，手写无效）。（八）成功举办的活动必须在活动结束后的1天内提交活动总结、活动照片，可以提交活动新闻稿，否则无法提交下一个活动申请。（九）各级审核通过后，系统默认该活动已成功举办。若活动因特殊原因取消需向校学生会办公室或校团委办公室递交活动取消申请书，申请作废该活动。申请书必须加盖该组织或其主管部门的公章或由辅导员签字。六、场地注意事项（一）无宣传活动的

7、教室申请现已独立于活动场地申请。（二）允许申请场地的判定条件：1.活动处于“已保存，待送审”的状态。2.该项场地申请被拒绝后按要求修改，并重新提交了场地申请。（三）申请场地时，请正确选择子活动，比如：初赛教室，半决赛学术厅，决赛综合馆。如图：（四）修改场地申请、删除场地申请仅在活动处于“已保存，待送审”状态时可以操作。（五）场地送审在首次提交场地申请时不可用，当且仅当场地申请被拒绝时再次提交场地申请，可使用该功能单独送审被拒绝的场地。（六）场地类型：1.顺德一般教室（春华堂、秋实堂）；2.顺德特殊场地（综合馆、文化广场、操场（足球场）、室外篮球场、室外羽毛球场、室外排球场、室外网球场、室外毽球

8、场、饭堂门口（春草园方向）、饭堂门口（得月桥方向）、陶然轩一楼、陶然轩二楼、陶然轩三楼、宿舍一楼天井、春华堂中间空地、行政楼门前广场、行政楼一楼停车场、校东门马路、图书馆西侧、图书馆门口空地、紫荆坛前门口（靠近行政楼）、碧云桥、牡丹亭、兰亭、景湖（西）、景湖（东）、游泳馆）；3.顺德会议室（国际会议厅、紫荆坛）。（七）各类场地申请及使用陶然轩（饭堂）：门口提供摆摊宣传。使用内部地方请选择陶然轩（一楼、二楼或三楼）。如需用电，待活动审批通过后自行与饭堂管理人员协商，不得私自接用饭堂电源。公共场地（如宿舍一楼天井、春华堂中间空地、图书馆西侧、图书馆门口空地等）：需顾及其他同学的学习和休息。不得在睡

9、眠时间在宿舍天井举行影响学生休息的活动。不得在图书馆或自习室附近举行影响学生学习的活动。室外体育活动场：各类室外体育场已进行编号，提交活动申请时需注明编号。根据申请提交至校团委办公室的时间先后顺序进行借用。国际会议厅： 国际会议厅只提供学术性活动，晚会或比赛等活动不得借用；申请前需与管委会老师沟通；各校级组织及学院组织每学期只能借一次。综合馆：1.运动场地：需提前与管理综合馆的老师协商好时间；在上课时间和周末原则上不借用综合馆运动场地；2.舞台：须将呈批件上传至系统，各校级组织及学院组织每学期只能借用一次（品牌活动除外）。固定场地：由于一些社团或组织的性质及其活动的要求，需长期借用某一场地作为

10、日常训练使用。为避免其长期重复申请，需填写日常训练场地申请表（固定场地的申请须在开学初递交，申请批准后校团委办公室和管委会将不定期进行对使用情况和场地维护情况的监察）。若活动审核未通过，各组织不得擅自举办活动。一经发现，取消该组织本学期举办其它活动的资格。教室部分一、教室申请流程发表审核交表交表时间：提前2-7天提交教室申请表，在每晚21:30前提交完毕校学生会办公室发放系统生成的活动信息确认表格审批时间（如超过审批时间提交，一切后果自行承担）：每晚20:30-21:30校团办审批，次日上午教管中心审批（教管中心只在每周一和周五审批，周六周日教管不上班，请各单位及时提交申请表）二、教室申请要求

11、（一）申请单位名称：校级组织可以填写到部级，院级组织不得填写到部级。（二）申请人数：80-250人（80-150为小教室，150-250为大教室），上座率必须达到75%以上，不得虚报人数。一经发现，严肃处理。（三）申请时间： 时间白天晚上周一到周五原则上不借出18:30-21:30周六原则上不借出18:30-21:30周日8:30-11:3014:00-17:3018:30-21:30（四）设备使用：教室内计算机和无线咪可以使用，但投影仪只能在本校老师参加的情况下使用。（五）若有主讲人，需在申请表上注明其姓名和身份。若主讲人为校外人员，需附校外人员入校证明（入校证明以pdf格式拍照上传）。（六

12、）凡借用事由（活动内容）发生变更，必须提前一天重新提出借用申请。三、教室申请注意事项（一）教室申请分为两类：1.单独申请教室并无宣传活动。这类单位可以直接在非活动场地申请中申请教室，不需申请活动。教室申请表审批通过后由校团委办公室导出，并加盖孙俊川老师的章方能生效。2.在活动中申请教室。这类单位注意，如申请的活动和教室有任意一项未审批通过，则两类申请表均会被打回。（二）如需申请不同时段的教室，可在一个总活动内建立多个子活动，在每个子活动中标明不同的时间。（三）学院点名的教室由教室管理员申请。（四）各院级组织（如学生会、团委、科协、青协等）开展的全体大会、公文培训大会等须自行与辅导员协商，利用每

13、周点名大会后的时间进行，不得以任何形式单独申请教室。（五）商业性的活动（例如：口译讲座、留学生培训等）申请不经过校团委办公室，直接由商家和教管方面协商。（六）已经申请固定教室的社团无特殊情况不得再申请临时教室。（七）教室不能用作举办歌舞比赛、见面大会等非学术交流的活动。（八）申请秋实堂教室，由申请单位直接向负责秋实堂的老师申请。（九）申请表联系人一定要为活动负责人，方便教管联系。（十）使用教室应在规定的时间内结束，并整理好教室（麦要进行充电），注意关闭电源，门窗。以上事项一旦违规，一经查出，不得再申请教室！活动审批流程活动审批注意事项教室审批流程教室审批注意事项活动及教室的审批文本文本文本文本

14、活动审批流程一、活动审批链院团委院团委审批流程院青协审批流程（院团委青工部或社会实践部申请需要校青协审批的活动时使用）院团学组织院团委审批流程院青协审批流程（申请需要校青协审批的活动时使用）其它组织均为系统默认审批流程二、活动审批链的选择（一）院团委可选择“院团委审批流程”和“院青协审批流程”。“院青协审批流程”用于院团委青工部或社会实践部申请需要校青协审批的活动时使用。（二）有的学院是团学组织，申请活动时需要校青协审批则选择“院青协审批流程”，不需要时同样选择“院团委审批流程”，暂时没有单独设立团学组织审批流程。团学组织所属用户组划归到院团委。（三）除了院团委，团学组织，其余组织的审批链均为

15、系统默认，不可选择。请各组织根据自身需要核实本组织所属用户组，确认系统用户名是否正确。如有问题报校团委办公室，申请修改。活动审批注意事项（一）审批时间： 校青协、科协、社联：18:3019:30 校会办 ： 19:30-20:30 校团办 ： 20:30-21:30 管委会 ： 次日上午（二）审批时应注意相关内容：举办时间，场地，宣传方式等是否符合要求，相关材料（策划书，校外活动的带队证明，安全预案等）是否完整（详见活动申请要求）。如无特殊情况，不接收纸质版材料。教室审批流程各组织、社团校团委办公室教管中心教室审批注意事项（一） 审批时间 ：校团办：20:30-21:30 教管中心：每周一和周

16、五（二）审批时应注意相关内容：单位名称格式，时间（请申请教室的组织或社团自行计算好时间，确保能及时申请到教室），活动性质，申请人数，教室设备借用情况是否符合教室申请要求，是否已申请固定教室。（三）教室审批在非活动场地审批中操作。 附：（一）审批者要在规定时间内及时审批。（二）审批信息必须填写清晰准确： 1.同意申请，请直接填写姓名（为了方便下一级审批者查看资料），如：校团办季帅 ；2.拒绝申请，可以不用填写审批者信息，直接填写拒绝理由 。如下图所示：物资借用12可借用物资物资借用流程概况34物资借用注意事项（附：塑料凳借用注意事项）概况校团委办公室物资组主要负责校团委办公室的物资借出和回收等方

17、面的相关事宜。可借用物资 2个有线麦克风2个麦架150张塑料凳4个小排插音响组（综合馆）物资借用流程音响借用流程提前七天将物资借用申请表交提前七天将物资借用申请表交到校团委办公室到校团委办公室借用申请通过后接到通知到借用申请通过后接到通知到校团委办公室拿表校团委办公室拿表活动前借用组织联系活动前借用组织联系综合馆老师借取音响综合馆老师借取音响活动结束后一天内归还借用音响活动结束后一天内归还借用音响物资借用注意事项1.所有物资的使用范围仅限顺德校区内，校外活动不予借用。2.借用有线麦等设备需要提前一周来校团委办公室登记。3.所借物资（音响除外）得到批准后，借用方于活动前一天19:3021:30期

18、间到校团委办公室搬运所借物资，妥善保管，并于活动结束后一天19:3021:30期间将物资归还到校团委办公室。 4.借用方搬运物资时需提供押金。单独借用若干个有线麦及麦架需要100元押金。没有押金一律不予借用。5.如果活动当天是雨天，则不予借用设备。若有特殊必要借用情况，则物资借用方需要提前准备大圆伞，以便遮盖物资，保证物资的无损。6.借用方在搬运物资过程中请务必小心，尤其在上下坡路段和搬运物品上下车时。对于贵重物品的搬运请更为谨慎。7.活动过程中请爱护所借设备，若物资是因为人为原因损坏，借用方则需承担一切损失，并且该学期不得再借用校团委设备。8.借用方在使用借用物资期间，若物资出现丢失或损坏等

19、异常，需及时与校团委办公室的相关人员说明情况，否则将取消其一学年的借用资格。9.校团委办公室每星期借出音响不超过两次，如有多个团学组织同时借用，则根据提交申请表时间予以审批或自行协调。特殊活动则可破例借用。10.各校级组织、社团每学期可借用两次音响，超过两次不予以借用；各学院的各团学组织每学期各可借用一次，超过一次不予借用。11.若各组织发现某组织有严重违反团委办公室物资借用规定的情况，可向团委办公室物资组成员提出投诉，若情况属实，提出投诉的组织可优先借用团委办公室的物资一次。12.办公室的物资借用和搬运必须得到办公室物资组成员的同意，擅自搬运者，一经发现，取消其一学年的借用资格。塑料凳借用注

20、意事项1.借用人可于周一至周五19：3021：30到校团委办公室登记借用塑料凳子，其余时间一概不受理；2.所借物资得到批准后，借用人于活动当天到足球场仓库搬运所借物资，借用人妥善保管，并于活动结束后24小时内将物资归还；3.塑料凳子每周最多只能借两次，超过两次则不予以借用。特殊情况除外；4.所有的塑料凳子只限借用于文化广场的相关活动，其他活动不予借用；5.借用方去搬运物资时，需要准备押金。借用1150张塑料凳子需押金100元，没有押金一律不予借用；6.归还塑料凳子时，借用人务必联系团委办公室物资组人员进行验收和登记，否则按未归还处理;7.对逾期归还或损坏塑料凳子的组织或社团，团委办公室将做出相

21、应处理。监察事项124精品活动监察例会监察概况35学校相关规定的执行情况监察举报投诉体制6活动总结概况1.工作制度：监察组常任理事人员由顺德校区校团办监察小组出任,每周进行例行监察工作与特殊监察工作,监察活动由监察组人员和其它校级组织推荐人员组成监察队伍进行。2.义务：坚守工作原则,监察工作及监察人员将不会泄露任何组织或活动须保密的内容,各项评比方式、评比结果及奖惩措施透明公开。例会监察1.监察组于周日抽选本周接受监察的校级组织，并通知该组织。2.监察组除定期对团学组织进行例行监察外，还会不定期对团学组织进行突击检查。例会监察流程图抽取本周接受监察的团学组织团学组织并对其进行通知监察评分将录入

22、并记入团学组织档案团学组织例会上进行监察评分精品活动监察1.开学初向各团学组织发放通知，接受各组织精品活动推荐报名。2.团学组织在进行活动申请时，若为精品活动，需在活动申请表的活动名称后注明“精品”二字。3.监察组会监察所有参与精品活动评选报名的活动，并依据相关标准评分，学期末公示排名前十名。注：非精品活动我们将依据活动进程及结果对活动进行监察，定期对团学组织进行例行监察、不定期对团学组织进行突击检查。活动突击监察流程图活动举办方需及时进行活动申请（需按时递交，校外活动需要完整的安全预案、带队证明）监察人员到活动现场对活动进行监察校团委监察组抽取活动进行现场监察学校相关规定的执行情况监察1.教室使用方面：（1）不允许在教室内进行任何形式的宣传，不可在课前或课间宣传活动（需用到春华堂四栋一楼展示板需详细写明）。（2）未向校团委办公室申请不可私自改动教室使用时间。（3）教室内投影仪除本校老师讲座类活动使用(需在教室申请里写明并获得批准)，其余组织个人不得使用。（4）团学组织申请的教室严禁非法集会、任何盈利性活动、商品推荐或变相商品推荐、歌舞晚会类活动。（5）活动期间教室使用上座率须达到75%以上且活动后需及时清理教室内的装饰和黑板上的所写内容。（6）以上情况有违反规定者取消本学期教室申请资格，但若认错态度诚恳，递交检讨、取得教室管