会计信息系统（第五版）课件：第3章 总账管理子系统

1、会计会计信息系信息系统统总账管理子系统总账管理子系统第第 3 3 章章汪刚制作1学习目标学习目标汪刚制作知识目标知识目标了解总账管理子系统的功能结构明确总账管理子系统与其他子系统的关系、项目目录设置、总账控制参数设置掌握总账管理子系统的应用流程掌握会计科目设置、凭证类别设置、期初数据录入掌握填制凭证、修改凭证、审核凭证、凭证记账、凭证记账簿查询、出纳管理操作掌握自动转账及结账操作能力能力目标目标能结合企业实际，进行会计科目设置、凭证类别设置、期初数据录入能结合企业实际，进行填制凭证、修改凭证、审核凭证、凭证记账、凭证记账簿查询、出纳管理能结合企业实际，进行自动转账及结账汪刚制作目录目录 第一节

2、第一节 总账总账管理管理子系统子系统应用基础应用基础 第二节第二节 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 第三节第三节 总账总账管理子系统日常业务处理管理子系统日常业务处理 第四节第四节 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理初始初始设置设置凭证管理凭证管理出纳管理出纳管理账簿管理账簿管理辅助核算辅助核算管理管理月末处理月末处理一、一、总账总账管理子系统的功能结构管理子系统的功能结构汪刚制作二、二、总账总账管理子系统应用流程管理子系统应用流程汪刚制作三、三、总账总账管理子系统与其他子系统的关系管理子系统与其他子系统的关系汪刚制作汪刚制作目录目录 第一节第一节总账总账管理子系统概述

3、管理子系统概述 第二节第二节 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 第三节第三节 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 第四节第四节 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理一、会计科目设置一、会计科目设置（一）会计科目设置的原则（一）会计科目设置的原则l 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。l 会计科目要保持相对稳定保持相对稳定。l 设置会计科目要考虑各子系统的衔接要考虑各子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的

4、核算科目设置为末级科目。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（二）会计科目编码方案二）会计科目编码方案科目代码应输入全码全码，即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。科目代码必需具有唯一性， 即每一个会计科目有而且只有一个代码来代表。科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分适合计算机识别和分类处理类处理。科目代码应简单明了简单明了，便于操作人员记忆和使用。科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽量减少尽量减少位数位数，以免增加输入和运算的工作量，增加出错的可能性。考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高，科目代码还应具有一定的扩展性扩展性，以便需要时能够灵活对科

5、目进行增删。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（三）会计科目辅助核算设置三）会计科目辅助核算设置汪刚制作科目编码科目编码科目名称科目名称科目编码科目编码科目名称科目名称1122应收账款1604在建工程112201北京石化公司160401 工程物资112202天津销售分公司16040101办公楼1221其他应收款16040102宿舍楼122101差旅费应收款6602管理费用12110101王坚660201办公费12210102李默66020101 A部门122102私人借款66020102 B部门12210201王坚 12210202李默 一、会计科目设置一、会计科目设置（三）会计科目辅助

6、核算设置三）会计科目辅助核算设置汪刚制作科目编码科目编码科目名称科目名称辅助核算辅助核算1122应收账款客户往来1221其他应收款 122101差旅费应收款个人往来122102私人借款个人往来1604在建工程 160401工程物资项目核算66602管理费用 660201办公费部门核算一、会计科目设置一、会计科目设置（三）会计科目辅助核算设置三）会计科目辅助核算设置汪刚制作优势：优势：1、大大优化会计科目的设置。2、带来更多辅助核算管理和查询功能。一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计

7、科目设置的内容 科目编码l全编码l必须唯一l按其级次的先后次序建立l一级科目编码必须符合现行的会计制度。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内四）会计科目设置的内容容 科目名称l本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。l科目中文名称和英文名称不能同时为空。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容 科目类型l分为：资产、负债、共同、所有者权益、成本、损益。l科目大类代码“1=资产”，“2=负债”，“3=共同”、“4=所有者权益”，“5=成本”，“6=损益”

8、l系统可以根据科目编码自动识别科目类型。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容 账页格式l金额式l外币金额式l数量金额式l外币数量式汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容 助记码l用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。l助记码不必唯一，可以重复。l汉语拼音首字母。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容 科目性质（余额方向）l增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。l只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的

9、相同。l已有数据的科目不能再修改科目性质。汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容辅助核算l五种：部门部门核算核算：收入费用类个人个人往来往来核算核算：其他应收款客户客户往来往来核算核算：应收账款、应收票据、预收账款供应供应商往来商往来核算核算：应付账款、应付票据、预付账款项目核算项目核算：在建工程、收入成本类l一个科目可同时设置两种专项核算l辅助核算必须设在末级科目上汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容外币核算l用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称l一个科目只能核算一种外币汪刚制作一、

10、会计科目设置一、会计科目设置4. 会计科目设置的内容会计科目设置的内容 数量核算l用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。l计量单位可以是任何汉字或字符。如：公斤、件 、吨等汪刚制作一、会计科目设置一、会计科目设置（四）会计科目设置的内容四）会计科目设置的内容 其他核算l日记账：库存现金、银行存款l银行账：银行存款汪刚制作汪刚制作指定会计科目修改和删除会计科目增加会计科目030201（五）五）会计科目设置的功能一、会计科目设置一、会计科目设置一、会计科目设置一、会计科目设置汪刚制作u例题例题设置明细会计科目。操作路径： 基础档案财务会计科目（五）会计科目设置的功能五）会计科目设置的功能

11、操作演示一、会计科目设置一、会计科目设置汪刚制作u例题例题指定“1001库存现金”为现金科目；指定 “1002银行存款”为银行科目。操作路径：基础档案财务会计科目（五）会计科目设置的功能五）会计科目设置的功能操作演示二、二、凭证凭证类别设置类别设置l 五种类别：记账凭证收款、付款、转账凭证现金、银行、转账凭证现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证自定义凭证类别汪刚制作 借方必有 贷方必有凭证必有凭证必无无限制二、二、凭证凭证类别设置类别设置l 限制类型：汪刚制作二、二、凭证凭证类别设置类别设置汪刚制作u例题例题 设置凭证类别。 操作路径：基础档案财务凭证类别操作演示三、三、 外币外币

12、设置设置l 币符及币名l 汇率小数位l 折算方式直接汇率：“外币汇率=本位币”间接汇率：“外币汇率=本位币”l 外币最大误差l 固定汇率与浮动汇率汪刚制作操作演示四、四、项目项目设置设置汪刚制作u例题例题 设置项目目录。 操作路径：基础档案财务项目目录。 可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。四、四、项目项目设置设置1.定义项目大类：即定义项目核算的分类类别。如增加“产品类”项目大类。汪刚制作操作演示四、四、项目项目设置设置2.指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科

13、目只能指定一个项目大类。汪刚制作操作演示四、四、项目项目设置设置3定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。如将产品类项目大类进一步划分为：自制产品和外购产品。汪刚制作操作演示四、四、项目项目设置设置4定义项目目录：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。汪刚制作操作演示五五总账总账管理子系统的参数设置管理子系统的参数设置1凭证页签制单控制l 制单序时控制l 支票控制l 赤字控制l 可以使用应收受控科目凭证控制l 现金流量科目必录现金流量项目l 自动填补凭证断号l 凭证录入时结算方式及票据号必录凭证编号方式汪刚制作五、五、总账总账管理子系统的参数设置管理子系统的参数设置2.

14、 账簿页签 用来设置各种账簿的输出方式和打印要求等。3. 凭证打印l 合并凭证显示、打印l 打印凭证页脚姓名4. 预算控制 根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务发生进行 控制汪刚制作五、五、总账管理子系统的参数设置总账管理子系统的参数设置5.权限页签l 制单权限控制到科目l 制单权限控制到凭证类别l 操作员进行金额权限控制l 凭证审核控制到操作员l 出纳凭证必须经由出纳签字l 凭证必须经由主管会计签字l 允许修改、作废他人填制的凭证l 可查询他人凭证6. 会计日历页签7其他页签汪刚制作五、五、总账总账管理子系统的参数设置管理子系统的参数设置汪刚制作u例题例题设置总账控制参数。操作路

15、径：总账设置选项 操作演示六、六、总账总账管理子系统的期初数据录入管理子系统的期初数据录入1. 期初期初数据数据的内容的内容l 期初数据：期初余额和和累计发生额l 年初建账（1月建账）年初余额=期初余额l 年中建账（212月建账）年初余额期初余额年初余额=期初余额+(-)1月到建账月份前的累计发生额 5月初 +(-) 1月4月的累计发生额汪刚制作六、六、总账总账管理子系统的期初数据录入管理子系统的期初数据录入2. 录入期初数据录入期初数据录入形式：l无辅助核算科目期初余额录入l有辅助核算科目期初余额录入注意事项：l末级科目的余额可以直接输入。l非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上

16、汇总而得。l科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。l科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。l红字余额输负数。l 3. 进行试算平衡进行试算平衡汪刚制作汪刚制作u例题例题 输入“库存现金”科目的期初余额。 操作路径：总账设置期初余额 六、六、总账总账管理子系统的期初数据录入管理子系统的期初数据录入操作演示汪刚制作u例题例题 输入“其他应收款”科目的期初数据。 操作路径：总账设置期初余额 六、六、总账总账管理子系统的期初数据录入管理子系统的期初数据录入操作演示汪刚

17、制作u例题例题 进行期初余额的试算平衡。 操作路径：总账设置期初余额 六、六、总账总账管理子系统的期初数据录入管理子系统的期初数据录入操作演示汪刚制作目录目录 第一节第一节 总账总账管理子系统概述管理子系统概述 第二节第二节 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 第三节第三节 总账总账管理子系统日常业务处理管理子系统日常业务处理 第四节第四节 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理汪刚制作第三节第三节 总账管理子系统日常业务处理总账管理子系统日常业务处理 出纳管理出纳管理凭证管理凭证管理账簿查询账簿查询一、一、 凭证凭证管理管理01020304050607080901020304

18、0506070809填制凭证填制凭证常用凭证常用凭证凭证汇总凭证汇总凭证查询凭证查询修改凭证修改凭证删除凭证删除凭证凭证复核凭证复核凭证记账凭证记账冲销凭证冲销凭证汪刚制作1 填制凭证填制凭证汪刚制作表头表头l凭证类别：选择输入l凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号l凭证日期：默认登录系统时的业务日期l附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数1 填制凭证填制凭证汪刚制作表表体体l摘要：每个记录行都要有摘要、不能为空直接输入或选择常用摘要l会计科目：必须选择末级科目可输入科目编码、名称、助记码；也可选择输入若科目为银行、外币、数量、辅助核算科目，则需输入相应其他信息l金额：保持借贷平衡红字金额输入

19、负数1、填制凭证填制凭证汪刚制作u例题例题 填制一张普通凭证。 操作路径：总账凭证填制凭证 操作演示汪刚制作u例题例题 填制一张带辅助核算信息的凭证。操作路径：总账凭证填制凭证 1、填制凭证填制凭证操作演示l 无痕迹修改未审核凭证：直接修改（区别辅助核算信息和其他信息的修改）已审核凭证：取消审核，再修改已记账凭证：取消记账（ctrl+H)、取消审核，再修改本月已结账：取消结账（ctrl+shift+F6) 、取消记账、取消审核，再修改l 有痕迹修改已记账凭证：红字冲销法、补充登记法本月已结账：l本月修改：取消结账，红字冲销法、补充登记法l下月修改：红字冲销法、补充登记法汪刚制作2 修改凭证修改

20、凭证操作演示3 删除凭证删除凭证l 条件：未审核凭证l 步骤：作废凭证整理凭证汪刚制作操作演示4 凭证复核凭证复核汪刚制作出纳签字出纳签字（非必须）l前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目l出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字主管签字（非必须）l前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”换操作员出纳签字4 凭证复核凭证复核汪刚制作审核凭证审核凭证（必须）l所有凭证必须审核后才能记账。l审核人与制单人不能是同一人。l凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。l凭证既可以单张

21、审核，也可以成批审核。l如果设置了凭证审核明细权限的话，审核凭证还会受到明细权限的制约。汪刚制作u例题例题 以账套主管“刘宁”的身份审核“收0001”号凭证。 操作路径：总账凭证审核凭证 4 凭证复核凭证复核操作演示5 凭证记账凭证记账汪刚制作前提l期初余额试算平衡l凭证已审核l上月已经结账过程l选择记账凭证l系统自动检验记账凭证l数据保护l正式记账次数l每月多次汪刚制作u例题例题 对全部已审核凭证进行记账。 操作路径：总账凭证记账 5 凭证记账凭证记账操作演示记账应注意的事项：记账应注意的事项：l 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。l 未审核凭证，不允许记账。l 上月末

22、结账，则本月不允许记账。 l 取消记账调出“恢复记账前状态”菜单l操作：期末-对账，ctrl+H取消记账（恢复记账）：l恢复到最后一次记账前状态l恢复到月初状态（账套主管）汪刚制作5 凭证记账凭证记账激活菜单示取消记账一、一、 凭证管理凭证管理6冲销凭证对象：已记账凭证方式：手工编制、系统自动编制7凭证查询丰富灵活的查询条件联查明细账、辅助明细及原始单据8凭证汇总9设置常用凭证10设置常用摘要11设置明细权限汪刚制作操作演示二、二、 出纳管理出纳管理汪刚制作出纳签字日记账查询登记支票簿银行对账1 出纳签字出纳签字汪刚制作l 前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科

23、目中制定了现金总账科目和银行总账科目2 日记账日记账及资金日报表的查询打印及资金日报表的查询打印汪刚制作银行存款日记账2现金日记账1资金日报表32 日记账日记账及资金日报表的查询打印及资金日报表的查询打印汪刚制作u例题例题 查询库存现金日记账。 操作路径：总账出纳现金日记账 操作演示3 支票登记簿支票登记簿汪刚制作l 前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理l 支票领用l 支票报销操作演示4 银行对账银行对账 录入银行对账期初数据 录入银行对账单 银行对账 方式：自动、手工 条件：必要条件：方向相同、金额相等 充分条件：结算方式+票号一致 查询打印余额调节表 核销银行账 长期未达账项审计汪刚制

24、作4 银行对账银行对账汪刚制作u例题例题 录入银行对账期初数据。 操作路径：总账出纳银行对账银行对账期初录入 操作演示4 银行对账银行对账汪刚制作u例题例题 录入银行对账单数据。 路径：总账出纳银行对账银行对账单操作演示4 银行对账银行对账汪刚制作u例题例题 自动银行对账。 操作路径：总账出纳银行对账银行对账操作演示4 银行对账银行对账汪刚制作u例题例题 查看工行存款余额调节表。 操作路径：总账出纳银行对账余额调节表查询操作演示明细账发生额余额表序时账总账日记账多栏账0102030405061. 基本会计账簿三、三、 账簿查询账簿查询汪刚制作个人核算 部门核算项目核算客户和供应商核算2. 辅助

25、核算账簿三、三、 账簿查询账簿查询汪刚制作三、三、 账簿查询账簿查询汪刚制作u例题例题 查询部门多栏明细账。 操作路径：总账账表部门辅助账部门多栏明细账操作演示汪刚制作目录目录 第一节第一节 总账总账管理子系统概述管理子系统概述 第二节第二节 总账管理子系统初始设置总账管理子系统初始设置 第三节第三节 总账总账管理子系统日常业务处理管理子系统日常业务处理 第四节第四节 总账管理子系统期末处理总账管理子系统期末处理第四节第四节 总账管理子系统期末业务处理总账管理子系统期末业务处理 汪刚制作123自动转账自动转账对账及试算平衡对账及试算平衡期末结账期末结账一、一、自动自动转账转账汪刚制作1、转账分

26、类、转账分类外部转账：外部转账：其他子系统向总账子系统传递的凭证l工资：工资费用分配，相关费用计提l固定资产：固定资产增减变动、计提折旧l应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备l应付款管理：应付款发生、支付l存货核算：采购入库、销售出库内部转账（自动转账）内部转账（自动转账）：在总账子系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证l费用的分配、分摊和计提l税金的计算l成本费用的结转l期间损益的结转一、一、自动自动转账转账2. 自动自动转账的步骤转账的步骤 （1）定义凭证模板 （2）生成记账凭证3自动自动转账转账应注意应注意的问题的问题 （1）生成自动转账凭证前，先将相关凭证记账 （2）注意生成自动转账凭证的顺序 （3）生成的自动转账凭证仍需审核生成的自动转账凭证仍需审核记账记账4自动转账的类型自动转账的类型 （1）自定义转账 （2）销售成本结转 （3）汇兑损益结转 （4）对应结转 （5）期间损益结转汪刚制作（1）自定义转账）自定义转账l 含义：含义：由用户自己来利用自定义转账功能来定义凭证模板最灵活的自动转账l 定义内容：定义内容：凭证类别摘要会计科目金额来源公式汪刚制作汪刚制作u例题例题 定义自动转账凭证模板。 业务：按短期借款期末余额的9%（年利率）计提短期借款利息 借：财务费用/利息支出(660301) JG() 贷：应付利息(2231) QM(2001，月，贷)*0.09/12