工程档案管理实施方案

1、南京二期工程档案管理实施方案为认真贯彻落实二期工程建设档案管理办法和二 期建设工程竣工文件编制办法，强化对项目文件的过程控制 能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正 做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同 步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特 制定以下具体实施方案。一、总体思路坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责” “管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事 后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理 工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使 项目档案

2、管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落 实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。并以项目 档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更 好地为项目建设与管理服务。二、档案管理组织体系及职责档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障， 组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。二期工程档案管理组织体系分为三级:（一）档案管理工作领导小组领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长， 各处室主要负责人为成员。主要职责为：全面部署和领导推 进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管 理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验 收等。（二）档案管理工作办公

3、室档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构， 设在指挥部办公室，下设档案室。指挥部办公室主要负责人 为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管 理员为成员。主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工 作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度， 组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检 查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工 作等。（三）项目部档案管理工作小组项目档案管理实行项目法人负责制。各施工、监理项目 部进驻现场后必须及时成立档案管理工作小组，项目经理任 组长，分管经理和档案管理员为成员。主要职责为：学习落 实指挥部颁发的档案管理制度，制定

4、项目部档案管理制度， 落实档案管理实施工作，事先建立档案文件体系并确保文件 及时归档，配合开展各项检查工作并及时整改，完成竣工文 件组卷及自审，协助进行档案专项验收工作等。每个项目部 必须设专职档案管理员 1名，并根据工程量的大小配备足够 数量的档案管理专兼职人员。要求选派责任心强、有一定工 作能力和经验的人员承担档案管理工作，项目部应建立激励 机制，给予称职的档案管理员一定的报酬和奖励。档案管理工作领导小组将定期和不定期地召开工作会 议，听取档案管理工作办公室的汇报，研究部署档案管理推 进工作。档案管理办公室定期召开工作会议、经验交流会议 和专题研讨会议，总结推广好经验、好做法，分析研究档案

5、 管理面临的问题，并制定对策措施。项目部档案管理工作小 组定期召开工作会议，检查档案管理实施工作落实情况，并 及时向档案管理工作办公室上报总结报告。三、档案管理制度体系档案管理制度体系是档案管理运行的重要载体和基础， 制度体系须充分体现完整性、实用性和指导性。二期工程档 案管理制度体系分为二个层面：（一）指挥部层面档案管理制度体系指挥部需重点抓好以下几个部分的职责和制度的建立、 修改和完善：1、档案管理工作领导小组、档案管理工作办公 室职责；2、档案管理员工作职责；3、档案管理办法；4、竣 工文件编制办法；5、档案管理实施方案；6、培训交流制度； 7、监督检查和整改制度； &考核奖惩制度；9、

6、档案专项验 收制度；10、其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项 管理制度。（二）项目部层面档案管理制度体系施工、监理项目部需重点抓好以下几个部分的职责和制 度的建立、修改和完善：1、档案管理工作小组职责；2、组长（项目经理）、分管经理、档案管理员工作职责；3、档案工作流程和管理制度；4、自检制度；5、考核奖惩制度；6、 其他与档案工作全部流程相关联和配套的各项管理制度。指挥部对修改完善后的制度将以文件形式下发，项目部 修改完善后的制度须在进场后的15日内报档案管理工作办公室备案审查。项目部须组织相关人员开展学习研讨活动， 让每一个相关人员都能熟悉了解所在岗位的档案管理职责、 档案工作流程、

7、相关管理制度规定和责任要求。档案管理工作办公室和各项目部需建立档案管理制度体 系更新完善制度。一方面，当国家相关法律法规发生调整变 化或上级提出新的相关管理要求时，当项目部组织结构、管 理模式等发生调整变化时，都需对档案管理制度体系及时进 行更新完善；另一方面，制度体系也必须在运行实践中不断 加以补充、修订和丰富完善。四、档案管理运行体系档案管理运行体系是档案管理相关制度能否落实的关 键，运行体系须充分体现针对性、全面性和强制性，涵盖档 案工作的各个环节。二期工程档案管理运行体系包括六个方 面：（一）通过合同约束强化档案管理工作指挥部在编制招标文件时，以建设项目档案工作质量与 工程实体建设质量

8、同等重视、目标要求一致、考核措施一致 为原则，将严谨、规范、科学地开展档案管理工作作为体现 投标人管理水平的重要组成部分纳入特殊条款中，并在评标 分值设置中占有一定比重，以此强化投标人对档案管理工作 重要性的认识。建立档案保证金制度，在招标文件和合同中明确规定建 设项目档案保证金条款和数额，以及返还条件。要求监理项 目部把档案管理工作纳入监理工作程序和内容，既监理工程 质量，同时也监理项目档案质量。（二）加强档案管理培训指导和交流15各项目部对指挥部下发的档案管理制度须及时组织学 习，并深刻领会。档案管理工作办公室在项目部进场后的 日内将组织开展集中培训活动，分管经理和档案管理员必须 参加。培

9、训内容包括国家、省市、行业有关档案管理法律法 规和指挥部颁布的各项制度，竣工文件结构划分、编制要求 和组卷格式，档案工作实施方案等。培训方式采取授课和交 流相结合的方式，根据实际需要，聘请档案管理专家传授知 识和经验，并进行互动交流。培训时间以参加培训人员掌握 档案管理工作要点，能正常开展档案管理工作为止。要求参 加培训人员积极准备，认真听课，大胆提问，确保培训活动 达到提高档案管理人员业务能力的效果。项目部在档案工作实施过程中遇到问题和难题时，须及 时与档案管理工作办公室联系，档案管理工作办公室将及时 给予指导。同时，档案管理工作办公室需增强主动服务意识， 经常深入项目部进行调研，组织交流活

10、动，释疑解惑，并推 广好经验、好做法。鼓励档案管理人员参加档案管理机构举办的培训班、学 术讲座、学术会议，开展业务调研和考察，并将新规定、好 方法及时反馈档案管理工作办公室，以便进一步提高项目档 案管理整体水平。（三）建立项目档案“预立卷”制度“预立卷”是指项目实施前，按照规定的归卷条款建立系 列卷盒，并将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入 相应卷盒的工作。实行“预立卷”制度，可以预见性地做好平 时文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，极大地减轻项目 后期文件整理组卷和归档工作量。“预立卷”的关键在于按照相应的法规和标准确定文件结 构体系。指挥部颁布的竣工文件编制办法明确了竣工文件分 为工

11、程准备阶段文件、招投标文件、监理文件、施工文件、 竣工图、竣工验收文件、科研文件等七个部分，并确定了部 分、卷、册、分册、辑等五级结构体系及编号。按照文件结构体系及编号，档案管理工作办公室承担工 程准备阶段文件、招投标文件、竣工验收文件、科研文件等 四个部分文件的卷盒建立工作，施工项目部承担施工文件、 竣工图等二个部分文件的卷盒建立工作，监理项目部承担监 理文件的卷盒建立工作。由于项目施工标段较多，标准不一、文件复杂，因此竣工文件编制办法中对施工文件、监理文件、竣工图等文件的 结构分解只到“册”层级。要求施工项目部按照文件结构体系 和编号，根据实际情况，在进场后的1个月内完成施工文件和竣工图文

12、件结构体系的向下分解和编号，建立相应系列卷 盒，明确每个卷盒内的文件名，并及时报监理审核、档案管 理工作办公室审定。同理，要求监理项目部完成监理文件结 构体系的向下分解和编号，建立卷盒，报档案管理工作办公 室审定通过后执行。档案管理员对办理完毕的文件须及时进行收集、登记、 整理，并归入相应的卷盒中。档案管理工作办公室将对卷盒 的建立和平时归卷情况进行指导和检查，项目经理须将档案 管理工作纳入日常管理工作中。在归卷运行中，项目部可根 据实际情况对预立卷类目进行调整，但调整后的类目须报档 案管理工作办公室审定批准。（四）推行项目档案“首件制”项目档案“首件制”是指通过对首件案卷完整性、准确性 和系

13、统性的确认，发挥首件案卷的示范作用，带动、推进和 保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首件 案卷标准。各项目部通过执行 “预立卷”制度，在整理、归卷形成完 整的首件案卷并完成自检后，报监理和档案管理工作办公室 审核、审定。档案管理工作办公室在审查首件案卷符合竣工 文件编制办法中的编制要求后， 签发首件案卷确认书。如 不符合要求，则提出整改意见并给予指导，项目部完成整改 后，再报监理和档案管理工作办公室审核、审定。确认后的 首件案卷，作为其他案卷的归卷样本。（五）强化项目文件的过程检查和竣工文件的分级审查 档案管理员在收集、整理项目文件时，必须强化自检力 度，发现问题及时处理，确保归

14、卷文件符合编制要求。施工 项目部提交的工作报告中必须包含归卷文件自检结果。监理 项目部须将对施工项目部归卷文件的检查纳入日常监理范 围，发现问题及时下达整改通知书，每月提交的监理报告除 包含本部门归卷文件自检结果外，必须说明对施工项目部归 卷文件的检查结果。档案管理工作办公室每月组织一次专项 检查，根据需要邀请外部专家参加，检查内容包括：项目部 组织体系运行情况，管理制度执行情况，归卷文件的及时性、 准确性和规范性，问题整改落实情况等。对检查中发现的问 题下达整改通知书，检查结果通报各项目部。施工文件、竣工图等竣工文件审查实行“四级审查制”，即 施工单位自审、监理单位复审、指挥部审查、竣工验收委员 会终审；监理文件实行“三级审查制”，即监理单位自审、指挥 部审查、竣工验收委员会终审；其他竣工文件实行“二级审查 制”即指挥部自审、竣工验收委员会终审。在指挥部审查通 过后，各项目部须及时向指挥部移交全套案卷。在竣工验收 委员会终审前，指挥部将邀请专家对项目档案进行预验收， 并召开档案工作专项会议，查漏补缺，及时整改，确保竣工 档案真实、准确、完整。（六）严格考核奖惩制度各项目部须建立分级管理的档案责任制考核奖惩制度， 将考核奖惩工作常态化，考核结果应与相关责任人的荣誉和 经济利益挂钩。指挥部档案