实训-Excel基本操作

1、1 打开方式：双击、开始菜单、新建、最近文档2.界面与基本概念（下图）1、工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿，其扩展名是.xls 工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，其个数原则上仅受限于内存。 新建第一个工作薄的默认名：book1.xls。 2、工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有65 536行、256列。 工作表由工作表标符区别，如sheet1、sheet2工作薄与工作表的关系3 3、行号、行号 工作表由65 536行组成，每行的编号称为行号4、列标 工作表有256列，用于区别各列的英文字母称列标5、单元格、活动单元格 工作表中

2、的网格，它用列标和行号定位。如A1就表示列第行对应的单元格6 6、编辑栏、编辑栏 用于显示、修改活动单元格的内容用于显示、修改活动单元格的内容7 7、全选按钮、全选按钮 用于选定整个工作表所有的单元格。1、直接启动xcel将建立book1.xls2、建立近似于以前工作薄 打开原来的工作薄，立即将其另存为新工作薄3、根据模板建立工作薄 可选择“新建工作簿”任务窗格中的“本机上的模板”选项，Excel将会弹出一个列有许多模板的对话框工作表行、列操作选择行、列 选择单行：用鼠标单击要选择的行号连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号列的选择方

3、法同行的选择法。按住Shift单击行号2、3就选中了！ 删除行、列删除行、列 插入行、列插入行、列 调整行高调整行高 调整列宽调整列宽把鼠标移到行号把鼠标移到行号3的的下边线上，当指针变下边线上，当指针变成一个黑色成一个黑色“十字架十字架”时，按下并拖动鼠标时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该左键，就可增、减该行的行高行的行高把鼠标移到把鼠标移到G列的右边列的右边线上，当指针变成一个线上，当指针变成一个黑色黑色“十字架十字架”时，双时，双击鼠标左键，击鼠标左键，G列的宽列的宽度就会自动进行调整以度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字显示出那些被遮住的字隐藏行或列 格式行隐藏 格式列隐藏 通过

4、VB属性设置，可实现局部区域隐藏（见下）只允许选择某些单元格(见例) 例：只能选到A1:B10范围 工具宏VB编辑器(视图打开属性窗口)（07版在开发中的代码） 工作表中，属性ScrollArea：A1:B10但是Excel不会记忆该项设置，当再次打开该工作簿时，ScrollArea属性将被重置，用户必须重新设置ScrollArea属性才能限制工作表中的滚动区域，解决方法是使用代码在工作簿打开时对ScrollArea属性进行设置，双击Thisworkbook对象，弹出代码框选择open 操作中加入下面的代码。 注意：要存为宏运行文件才可（o7版另存为运行宏的工作薄xlsm），同时下次启动要启动

5、宏Private Sub Workbook_Open()Sheet1.ScrollArea=B4:H12End Sub代码解析：工作簿的Open事件，在打开该工作簿时设置Sheet1工作表的滚动区域为“B4:H12”单元格区域。如果需要取消滚动区域的限制，可以将ScrollArea属性值设置为空，如下面的代码所示。 Sheet1.ScrollArea = P62操作过程： 先在B1单元格输入公式A1+5 点击A1单元格，右键“设置单元格格式”，保护菜单下取消“锁定” 打开“工具”“保护”“保护工作表”，只选“选定未锁定的单元格”（07版要审阅菜单）用同样的方法可对前面的单元格进行限定选择要选取

6、消，才能下单选，再勾选上保护保护工作表与保护工作薄的不同，工作薄只能对“结构”与“窗体”保护。 （密码可设也可不设）Excel的常见数据类型（注意数值与文本的对齐区别方式） 数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 Excel数值型数据的取值范围功能功能最大限制最大限制数字精度数字精度15 位位单元格中可键入的最大数值单元格中可键入的最大数值9.99999999999999E307最大正数最大正数1.79769313486231E308最小负数最小负数-2.2250738585072E-308最小正数最小正数

7、2.229E-308最大负数最大负数-2.2250738585073E-3081、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后 2、输入数值 （1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3，数值过大会自动转为科学计数；列宽不够显示“#”号（2）负数的输入： -234，(234)，-12e2（3）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4 （ 注意中间空格）；百分数直接输入（4）货币数据的输入:￥123，$213、输入文本 字符文本应逐字输入 数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。 输入文本32，可输入： =“32” 或输入：32

8、如在同一个单元格要输入多行文字，按ALT进行换行 文本形式的公式，要通过“插入”|“对象”菜单命令 如22221),(xexf4、输入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入 输入当前日期按Ctrl+; ; 输入当前时间ctrl+shift+; ; 格式方法是选择“格式”|“单元格”|“数字”|“日期”5、输入公式(后再详细介绍) 公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（）开始。 例如在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示111、复制相同数据 建立具有相同数据的不同工作表，可用复制方法。 某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。 注意：也可

9、以按Shift键同时选择三个表，进行相同的输入复制一班表头2、填充复制相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。（1）在）在G2中输入中输入“计算机通信计算机通信”，然，然后后Enter。（2）单击）单击G2，G2右右下角会出现黑色小方下角会出现黑色小方块，它就是块，它就是填充柄。填充柄。（3）向下拖动填充柄，向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填拖过的单元格都被填入了入了“计算机通信计算机通信” 。 3、用Enter输入相同数据 设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、系都是相同数据。（1）选中）选中F2：F11（2）输入：）输入：JK001（3）

10、按按Ctrl+Enter 可用同样方法输入可用同样方法输入C、G列数据列数据1、复制输入连续的编号 连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。 比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。 输入右图A列的学号 （1）在）在A2输入输入 1003020101 在在A3输入输入1003020102（2）选中）选中A2：A3（3）向下拖动）向下拖动A3单元格的填充柄。单元格的填充柄。2 2、填充产生连续编号、填充产生连续编号 填充序列方式适用于输入较多填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。的连续编号数据。 比如要输入电话号码：比如要输入电话号码：663

11、321240663328000663321240663328000，如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。 在第一个单元格中输入起始号在第一个单元格中输入起始号码码 选择选择“编辑编辑”| |“填充填充”| |“序列序列”菜单菜单命令。命令。 在在ExcelExcel弹出的弹出的“序列序列”对话框中对话框中指定指定“列列” 在步长中输入在步长中输入1 1 在终止值中输入最后一个号码。在终止值中输入最后一个号码。3、利用自定义格式产生特殊编号 人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。1、选中要输入保险号的区域、选中要输入保险号的区域2、选择、选择“格式格式”|“单元格

12、单元格”菜单命令。菜单命令。3、选中、选中“自定义自定义”4、输入自定格式：、输入自定格式：p00-000-0000用自定义格式输入大数字编号 当在单元格中输入一个位数较多的数值时（比如超过15位的整数），Excel会自动将输入的数据显示为科学记数法，这可能并不符合我们的需要。 产生这种问题的原因是数值精度问题，Excel的默认精度是15位，如果一个数值的长度超过15位，则15位之后的数字都被视为0。 这种位数较多的大数字编号，可以用自定义格式进行输入用自定义格式输入大数字编号 建立右图所示的电话用户档案，其中身份证号为18位，且前15位全部相同。 若直接输入，不仅数据多，且要出错，比如在G4

13、输入Excel会显示为5.1021E17 解决方法是定义G列保存身份证号的单元格的自定义格式为或者是改成字符类型）设置自定义格式后，只需要输入身份证的最后4位编号 选中D2单元格，选择 “格式”|“单元格”菜单项 “类型”文本框中输入： 5102141960123000001、用&运算符组合数据 “&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“12345678” 设下图E列数据由C、D列数据组合

14、而成。 在E2中输入公式=C2&D2，然后向下复制！2、用&和文本函数的结合 &常和文本函数left、right、mid等合用，这几个函数都很简单，其调用语法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左边的n个字符；比如left(1234,2)= 12 right截取text文本右边的n个字符；比如right(1234,2)= 34 mid从text的第n1字符开始，取n2个字符；比如MID(1234,2,2)= 233、用&和文本函数的结合案例 某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位（全长18位），后接电话

15、号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快建立缴费帐号。 在I3输入公式“=Right(G3,15)&H3” ，然后向下填充复制该公式到I列的其余单元格 1、下拉列表的适用范围 项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。 例如：某校教师档案如右图所某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据示，其中的职称列数据只能从只能从“讲师、教授、讲师、教授、副教授、助教副教授、助教”中选择。中选择。这类数据用下拉列表输这类数据用下拉列表输入，方便而准确。入，方便而准确。2、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列表的

16、单元格区域。（2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。（3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授” 1、查找输入的意义 如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。2、IF函数的应用 IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。 IF函数的调用形式如下：IF(IF(条件式条件式, ,条件正确时函数的取值条件正确时函数的取值, ,

17、条件错误时函数的取值条件错误时函数的取值) ) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”， 而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而389,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，则该函数的结果是“A”； 如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”； 如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没

18、有！）给该函数。3、IF函数查找转换案例 某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。 在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500) 公式含义分析单元格B3输入数据，在D3中输入公式，使80B390时在D3显示“良好”，其他数值不显示4、Vlookup函数查找 Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。 VLOOKUP函数的用法如下： VLOOKUP（x, table, n, r） 其中，x是要查找

19、的值，table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x） n是table中待返回的匹配值的列序号。 r可以取0或1，当r为0时，该函数将进行精确匹配查找； 当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找。5、Vlookup函数查找案例（1）问题描述：某移动公司更换了新系统，使原有的部分电话号码不能使用，同时又新增加了许多电话号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（电话号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的电话号码和新增加

20、的电话号码则需要重新建立用户档案 （2）帐号查找过程 在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式，并向下复制此公式。旧帐号是原来的旧帐号是原来的工作表工作表B列是从旧列是从旧帐号的帐号的B列列找到的数据找到的数据单元格的相对引用地址，例：在单元格中输入：B3，向下填充单元格混合引用地址，例：在单元格输入B$3向下填充单元格绝对引用地址，例：在单元格输入$B&3向右向下填充1、数据序列的含义 序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。2、Excel内置序列 对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，在输入

21、这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。 3、自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。 案例某大学中有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些名字 。将这组数据定义为自义序列。建立方法（1）选择“工具”|“选项”|“自定义序列”。（2）在“选项”对话框的“输入序列”中依次输入序列内容。（3）建立输入）建立输入序列后，输入第序列后，输入第一项，即一项，即“计算计算机学院机学院”后，通后，通过填充复制就能过填充复制就能产生其它各项内产生其它各项内容。容。自定义春、夏、秋、冬序列 对