我国酒店企业内部控制存在的主要问题及对策

1、我国酒店企业内部控制存在的主要问题及对策企业管理我国酒店企业内部控制存在的主要问题及对策张群(湖南湘投阳光集团;湖南 ,长沙 ,410000)由内部牵制发展而来的内部控制是衡量现代企业管理的重要标志,通过实践我们得出这样的结论:得控则强 ,失控则弱 ,无控则乱 .而较其他行业而言,作为我国朝阳产业的酒店业,较少计划经济色彩,更早形成了按照以竞争为核心的市场经济规范运作的局面 .酒店服务的多样性,差异性,不可存储和与消费同时性等特点,较一般工业制造企业的管理控制加大了难度系数.为了减轻管理压力 ,吸收国际先进经营理念和管理经验 ,完善内部控制体系是现代酒店绝对不能缺省的工作重点.笔者希望结合自己

2、的工作经历就酒店企业内部控制要素做一些较为细致的分析,以期能够给处于激烈竞争中的众多国内酒店提供有关内部控制方面的启示.一,内部控制的概念及其发展控制就是操作 ,管理 ,指挥和调节 ,当这种控制在组织内部实施时,就是通常意义上的内部控制.内部控制是由内部牵制发展而来 ,内部牵制是账户和程序组成的协作系统 ,这个系统使得员工在从事本身工作时 ,独立地对其他员工的工作进行连续性的检查 ,以确定其舞弊的可能性,其主要特点是以任何个人或部门都不能单独控制任何一项或一部分业务权利的方式进行组织上的责任分工,每项业务通过正常发挥其它个人或部门的功能进行交叉检查或交叉控制 .COSO 报告将内部控制分成为五

3、个部分 ,即 : 控制环境 ,风险评价 ,控制活动,信息与沟通 ,内部监督 ,这也是现代内部控制的基本概念 ,即 :内部控制是董事会,经理阶层和其他员工实施的 ,为实现提高业务活动的效果与效率,增强财务报告可靠性及有关法律法规的遵从性等目标所提供合理保证的一个过程.二,内部控制在我国酒店经营管理中的现状及问题分析有调查表明我国的企业尤其是国有企业,内部控制尚处于较低阶段 ,只是具有某些基本的内部控制操作 ,而疏于内部控制制度建设 ,在控制环境 ,控制措施和内部审计等方面还比较薄弱 .酒店企业也不例外,综观我国酒店内部控制机制的现状 ,存在的这种问题很多 ,有些酒店虽然建有内部控制制度但却不能有

4、效实施 ,造成酒店舞弊现象严重 .主要问题可以概括为以下几个方面 :(一 )控制环境基础薄弱控制环境是内部控制的一个重要组成部分 ,它直接影响着内部控制观念,组织形式和质量 ,是整个内部控制框架的基础.酒店控制环境包括酒店管理人员的品行,操守 ,价值观 ,能力素质 ,管理人员的管理哲学 ,经营观念 ,酒店的各种规章制度,信息沟通体系 ,业绩评价机制等.我国酒店业在这方面的问题非常严莺,主要表现在 :1.酒店管理层内部控制意识薄弱.在我国 ,相当一部分酒店特别是中小民营企业未制订完善的,成文的内控制度,有的酒店即使已经制订出相应的内控制度,但大多也只是停留在”写在纸上 ,贴在墙上一给人看 ”的表

5、面文章上 ,制度的落实方面问题很多 ,酒店在这种缺乏加强内部控制原动力的前提下 ,很难取得好的效果.2.组织机构职能设置缺乏横向定位.酒店在组织机构设置中,比较重视纵向间的权利与义务关系,而对横向间的协调缺乏足够的重视 ,导致同级各部门问缺乏必要的交流 ,信息沟通不灵敏,协调性差 .笔者曾任职的一家酒店,采购部门与餐饮部门在物资采购价格,供应的及时性等方面不能很好地配合,双方各持己见 ,餐饮部认为他们既要讲究出品质量又要服务及时,还要控制成本 ,希望采购部能及时采纳他们的意见 ,而采购部反映餐饮部参与了菜品采购的询价定价,如果他们不提出质量标准 ,需要紧急采购也不及时通知,采购部又如何配合 ?

6、针对这一情况 ,笔者建议酒店重新合理细化有关采购流程,并建议相关领导每周组织召开采购协调会,有关问题在会上形成共识,很好地解决了这个问题.虽说部门之间存在矛盾是正常的 ,但如果不能及时沟通协调而引发内损 ,酒店的管理会大打折扣 ,进而会影响到酒店的服务质量和效益 ,所以说 ,内部沟通通畅是内控执行的重要基础 .3.酒店激励与约束机制不健全.例如国有酒店对酒店总经理考核大多是象征性的 ,对他们无法构成压力,多数酒店领导人还不能负起自主经营,自负盈亏的责任来,一旦出了问题仍由国家来承担损失.为满足利己的欲望,有些经营者不会重视内控建设 ,甚至有意忽略或阻挠,反过来又加重了酒店制度的不健全,形成恶性

7、循环 .4.酒店的人事机制与文化建设没有引起足够的重视.酒店是劳动密集型企业,雇佣人员特别是一线员工相对其他行业门槛较低 ,如果不经过正规的专业教育 ,不形成一套完善的培训,待遇 ,业绩考评及晋升机制 ,不培育积极向上的价值观,不倡导爱岗敬业 ,开拓创新 ,团队协作的企业文化,职工的胜任能力和诚实正直性值得怀疑,即使有良好的内控设计也会因执行者的能力不强或道德败坏而达不到应有的效果 .(二 )控制措施不力企业常见的控制措施有:不相容职务分离控制 ,授权审批控制,会计系统控制 ,财产保护控制 ,预算控制 ,运营分析控制和绩效考评控制等.酒店内控环节的失灵,往往是由于酒店经营者忽视对酒店内控系统进

8、行适时风险评估,未对存在的风险采取有效控制措施从而造成损失.笔者通过对湖南某酒店集团下属酒店内审案例进行分析 ,将存在的问题概括如下:1.不相容职务分离原则概念淡化所谓不相容职务,即如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务,如出纳与稽核及相关账目的登记工作,采购与付款审批,经办销售业务与回款及会计记录等等.在内控意识不强的酒店,设置岗位的时候往往忽视了内部牵制这一概念,例如笔者曾检查一家涉外度假型酒店财务岗位企业家天地 ?031企业管理的设置情况 ,此酒店业务基本是接待旅行社团队 ,出租率很高 ,为简化财务核算工作,其销售与收款的账务处理是前台定期将账务打包成

9、一个人民币总数转入后台财务,后台财务系统不体现客户明细 ,也未记录外币原值 ,而专门指派一人负责核对账单,记录明细账并与旅行社对账 ,收款 .这样的岗位设置明显缺乏内部制衡 ,给人制造舞弊空间 .有的酒店特别是规模较小的酒店,由于管理人员少 ,在成本效益原则下,要设计一个尽善尽美的内部控制体系不太可能,管理者如果不能很好地权衡其中的利弊,往往会酿成大错.例如笔者曾审计某酒店集团下属的一家度假山庄,该山庄规模不大,效益也欠佳 ,为了提升效率 ,饱和管理人员的工作量 ,整个山庄的客房 ,餐饮只设一个收银点 ,并划归前厅部管理 ,收银员除收款外还兼开发票 ,管理消费账单等工作 ,结果形成账单 ,发票

10、多次遗失,财务无从核对也收不到款却又鞭长莫及的混乱局面.2.会计控制系统存在盲点.目前我国大部分酒店主要是依靠财务管理来实现内部控制,但就我国目前酒店财会内部控制的现状来看,仍存在若干问题 .(1)收人控制方面我国目前酒店收入控制的水平及管理意识参差不齐 ,收入控制制度不健全 ,目前大部分酒店前台收银跟后台财务使用的不是同一个软件系统,如果不及时核对账目很容易出现差错或舞弊现象,笔者曾经审计一家酒店时就发现过前台财务核算系统与后台财务应收账款长期有几十万元差异的情况 ,审计时发现 ,前台系统不能提供消费明细 ,终因牵涉时间太久,前台收银员早已历经变换而无法核对,致使明知账务不符却没法处理 .餐

11、饮收银方面 .目前我国大部分酒店还是使用手工点菜单,南于单据管理流程不严或缺乏严格的监督程序,往往会出现串通舞弊的跑单现象.(2)应收账款的管理我国酒店业管理者基本认识到及时回收应收账款的重要性 ,因为酒店是服务行业,签单消费的协议客户比较多 ,虽然有些酒店也常常评估客户的信用度并据此设定签单额度 ,但实际执行起来一般很难平衡这种关系 ,由于控制不到位,前期回收信用032?ENTREPRENEURWORID很好的客户有时反而出现坏账呆账的可能性更大 .对于应收账款的清收,大多数酒店都采取了措施 ,如酒店财务部一般都设有专人清欠 ,在一定程度上起到了催收作用,但也常常因为与业务部门沟通脱节而效果

12、不佳 .(3)资产管理方面酒店财产多而杂,大部分酒店都把资产管理列为酒店财务管理的重点,但在实际执行过程中 ,往往却因控制漏洞而产生差错 .笔者曾遇到这样一起案例,某酒店在执行节能测试时发现柴油购进与消耗存在巨大缺口 ,经多方取证调查查明原因是购进验收环节把关不严给供货商制造了舞弊的空问 ,对方采用暗藏机关致使计量表读数虚大 ,而我们的验收员却从未认真核实过油库存量 ,收货有缺失 ,而使用与保管环节又未及时核对进而掩盖了漏洞,致使漏洞越来越大 ,几年下来造成了严重的经济损失 .在资产管理方面,酒店财务大多把眼光放在一级库的管理,而对吧台 ,厨房 ,楼层等由营业部门掌握的二级库以及直拨料(即不入

13、库直接消费的物品)往往注意较少,酒店物资管理出现问题 ,却往往是在这些环节 .笔者曾经在盘点一家酒店布草时,发现楼层小仓库积压有大量未开封客房布草 ,经测算有的已经够此酒店 2 3 年的用量 ,而查其财务库存账却没有存余反而显示在不断购进,查明原因是财务一级库领出布草销账后转入了由管事部管理的小仓库 ,财务疏忽了对管事仓的后续跟踪核对 ,加之楼层服务员更换频繁,竟一直将这堆布草处于了置若罔闻的位置,形成长期大量积压 ,这种存货管理的脱节造成了资金的极大浪费.另外 ,查酒店消费出现假烟假酒等也大都出现在二级库管理环节 .3.预算控制 ,绩效考核趋于形式.预算控制是企业财务管理中一项重要的管理工具

14、 .国际酒店在经营过程中已普遍运用预算控制管理的办法,国内酒店也做预算 ,但预算做的很粗,只不过是在年底根据上级下达的营收指标,利润指标 ,房均收益 ,费用水平核算一下,并且接受预算指标大多讨价还价,尽量压低预算指标,年终向上级交差了事,实际执行起来从不看预算,使计划 ,预算只是走走形式 ,到年底多是超额完成任务 ,绩效考核更是走走过场 .(三 )缺乏有效的监督机制,内部审计职能弱化我国已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系,而为了规范企业内部控制 ,财政部等五部委近几年先后发布了企业内部控制基本规范和企业内部控制配套指引,并制定了企业内部控制规范体系的实施时间表,但如此重视的内

15、部监督环节,监督效果却不尽人意,酒店企业也是如此,究其原因 ,笔者分析如下 :1.内部审计组建的非自愿性.我国很多酒店没有设置内审部门,有的即使设置了 ,主要也是在行政干预的基础上发展起来的 ,带有很浓厚的行政命令色彩,而这种过多依靠行政干预建立起来的内部审计机构很难受到酒店重视,由此而组建起来的内部审计很难发挥其应有作用.2.独立性不够 .内部审计作为内部控制的再控制 ,本身就应从第三者的立场上客观公正地对企业的经济监督进行再监督,它的地位应当是超然独立的 .而目前酒店对内审部门是界定在 ”在本酒店主要负责人直接领导下 ,独立行使内部审计监督权 ,对本酒店领导负责并报告工作. ”说明内部审计

16、只是服务于酒店负责人.这就造成内部审计既不能监督上司,也不能监督同级 ,因为酒店内部各职能部门都是在酒店负责人的直接领导下,其各项经营行为尤其是重大行为大多是在酒店总经理的授权下进行的 ,是总经理意志的直接体现.在这种情况下内部审计又如何开展工作呢?基于以上两点 ,内部审计无法在地位上实现超然独立 ,其工作范围大大受限 ,也很难赢得威信 .3.重审计监督 ,轻服务建设 .内部审计是适应企业的内在需要设立的,其生存和发展的关键在于它能为企业加强内部管理,提高经济效益服务 .而实际中酒店内部审计大都忽视了防错防弊这一职能 ,强调”事后监督 ”的多 ,提倡 ”事前 ,事中监督 ” 的”服务 ”少 .

17、这也是阻碍内部审计发挥作用的重要思想因素 .4.责权不对等 .权利 ,义务与责任对等是内部控制的基本原则之一.而目前特别是国有酒店内部审计制度中明确内部控制机构既代表国家执行行政监督职责,又要为酒店领导加强经营管理,提高经济效益提供服务 .这种理论上的双向服务机制将内部控制机构经济责任和义务确定得大于其实际的功能和拥有的权力,只能把内部控制机构置于一个两难的境地,于是产生了两个极端 : 有些人将自己等同于酒店负责人的行为工具,处处依酒店负责人旨意行事 ,而有些则由于工作不好开展而心灰意冷或充当好人,使内部审计形同虚设.三,加强酒店内部控制的对策(一 )优化内部控制环境优化内部控制环境首先要严格

18、规范法人治理结构 ,强化管理者的内控意识及高层的控制职能 ,合理设置组织架构,从所有者的立场出发 ,不但要明确股东会,董事会,监事会和经理层的责权 ,并且要在这一组织框架下合理设立满足酒店经营所需的职能机构 ,机构的设置应有利于提升管理效能 ,并保证信息通畅流动,应体现职责分工,相互制约的原则 .酒店企业内部各部门的多数工作不可能由个人独立完成,所以设置结构和岗位时要注意上下工序间的自动制约和检查关系,纵向与横向的监督关系 .其次要完善人力资源管理制度和激励约束机制 ,营造积极向上的企业文化氛围.酒店各级管理者,从总监到各部门经理再到主管 ,领班 ,都必须树立内部控制优先的理念 ,重视内部控制

19、制度的建立和执行,注意在执行过程中以身作则,这样才会使一线的员工在示范作用的带动下更好的发挥能动性 ,完成各部门的控制目标.同时 ,各层管理者要注意对员工素质的培养,落实培训计划 ,并注意在工作中对员工进行严格要求 ;要制定具体的标准和措施确保员工具备与岗位要求相适应的道德标准和专业胜任能力 ,使从上到下的每个人都有明确而具体的职权范围和工作责任,做到人人有专责 ,事事有人管 ,办事有标准 ,工作有检查 .并以此评定勤绩,再以勤绩确定奖罚 ,从而提高每个人的责任心和工作效率 .(二 )评估风险 ,强化控制措施酒店应围绕内部控制目标,定期或不定期对内部环境,业务流程进行全面评估,准确识别面临的风

20、险,并采取有效措施.1.不相容职务分离控制酒店在确定职权和岗位分工过程中,应根据不相容职务相互分离原则的要求,对各职能进行科学合理分解,明确各个岗位的权限和相互关系,尽管某些控制会影响工作效率 ,但如果可能会避免整个企业面临更大损失 ,此时仍应实施相应控制.2.加强全面财务控制,把握关键控制点根据上述酒店财务管理薄弱环节,笔者建议对如下关键点采取控制措施:(1)收款环节的控制在酒店引入或改造软件系统时 ,将财务软件的兼容性纳入控制重点 ,设计核对 ,检查严密的软件控制环境,化解前后台账务脱节的矛盾 ,使前台操作随时在财务的监督之下 .有条件的酒店餐厅引入智能点菜机,通过无线网卡与计算机收银管理

21、系统进行无线数椐交换 ,实现从点菜 ,起菜到顾客结帐全过程自动化,有效控带串通舞弊情形.使用手工点菜单的建议单据归口管理,登记领用 .财务的日审夜审在审核收银报表时要注重这项内容的核对.(2)应收账款的控制酒店应根据实际情况不断完善应收账款催收管理制度 ,科学合理地明确相关责任人的权责及奖惩措施 ,细化管理流程 ,定期评定客户信用 ,合理设置信用额度 ,严格控制超额度签单消费.酒店有关领导定期组织财务部门及相关业务部门召开信用催收会 ,将催收情况和账龄分析在会上进行讨论 ,沟通 ,减少坏账呆账风险.(3)资产管理控制酒店财务应加强对二级库 ,直拨料 ,易耗品的监管 ,要将二级库纳入财务管理的范畴 ,制定定期全面盘点核对制度 ,将各种舞弊现象扼杀在萌芽状态 ,以保证酒店财产的安全 .3.预算控制落到实处酒店应采用全面预算控制,以实现一定利润为目标 ,用货币形式对酒店经营活动进行全过程全方位预算控制,以损益预算为中心建立全面预算体系,包括损益预算,营业收入预算 ,销售预算 ,成本费用预算,工程改造预算 ,物资采购预算 ,人力资企业管理源预算 ,现金预算 ,资产负债预算等 .预算的执行和日常监控由酒店财务部负责 ,要求财务部随时汇报预算执行情况 ,每天都有销