PPT及简报汇报技巧[共30页]

1、成成 功功 的的 简简 报报 技技 巧巧 成功的简报技巧 壹、何谓简报壹、何谓简报 贰、什么时机与场合举办简报贰、什么时机与场合举办简报 参、简报时容易发生的错误参、简报时容易发生的错误 肆、简报的准备肆、简报的准备 1 目次目次 壹、何谓简报 信息复杂泛滥的时代，在限定时间以内，利 用图文并茂、简单、易懂的可视化文书数据 向对方（听众）传达正确无误的信息的一种 方式。 2 -个人对团体进行沟通的一种方式个人对团体进行沟通的一种方式 说明：简报能力是现代人必需具备的能力说明：简报能力是现代人必需具备的能力 贰、什么时机与场合举办简报 上级主管单位想了解下属单位业务推展状况上级主管单位想了解下属

2、单位业务推展状况 幕僚人员针对特定议题提出建议幕僚人员针对特定议题提出建议 项目小组、工作圈成员对问题解决提出整体报告项目小组、工作圈成员对问题解决提出整体报告 营销人员利用简报促使订单早日决定营销人员利用简报促使订单早日决定 外赛参访利用简报加速了解状况外赛参访利用简报加速了解状况 3 -为达成某种目的，需向个人或团体说明时为达成某种目的，需向个人或团体说明时 说明：完成上级赋予任务后，可利用简报技巧性表达努力之处说明：完成上级赋予任务后，可利用简报技巧性表达努力之处 参、简报时容易发生的错误 目的与方向无法契合对方需求的层次目的与方向无法契合对方需求的层次 架构松散缺乏逻辑中心思想架构松散

3、缺乏逻辑中心思想 时间分配不均匀，开始缓慢、结论仓促时间分配不均匀，开始缓慢、结论仓促 紧张、不流畅、缺乏说服力紧张、不流畅、缺乏说服力 内容创意不足，层次浅或未能切中主题内容创意不足，层次浅或未能切中主题 4 一次失败的简报可能导致全盘皆输一次失败的简报可能导致全盘皆输 说明：照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊；容易失败说明：照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊；容易失败。 肆、简报的准备 决定简报架构方向与目的决定简报架构方向与目的 内容规划与架构设计内容规划与架构设计 简报时间分配与掌握简报时间分配与掌握 视觉文书制作视觉文书制作 发表发表 简报的结束与反省简报的结束与反省 5 准备的步骤

4、准备的步骤 决定简报架构方向与目的 您想传达什么您想传达什么 为什么非作此次简报不可为什么非作此次简报不可 对方需求层次为何对方需求层次为何 目的单一，否则会模糊焦点目的单一，否则会模糊焦点 目的多种无法一次完成时应分次处理目的多种无法一次完成时应分次处理 6 方向与目的正确之后再决定内容方向与目的正确之后再决定内容 说明：设立正确目的是成功简报的第一步。说明：设立正确目的是成功简报的第一步。 决定简报架构方向与目的 听众背景、年龄、地位、人数之了解听众背景、年龄、地位、人数之了解 对于内容论述理解能力高低之掌握对于内容论述理解能力高低之掌握 习惯用语，专业术语之表达应特别说明习惯用语，专业术

5、语之表达应特别说明 7 听众背景掌握听众背景掌握 说明：沟通成功要素是以对方立场来思考出发。说明：沟通成功要素是以对方立场来思考出发。 演绎论之应用 问题如何发现问题如何发现何时何地何时何地 为什么会发生为什么会发生问题意识问题意识 真正的原因是什么真正的原因是什么人、制度、人、制度、 组织、系统组织、系统 8 起起背景提起背景提起 演绎论之应用 为什么非解决不可为什么非解决不可危机、成本危机、成本 问题的假设是什么问题的假设是什么 9 承承问题的说明问题的说明 演绎论之应用 对策可以解决混杂问题的理由为何？对策可以解决混杂问题的理由为何？ 对策叙述应以数据数据左证对策叙述应以数据数据左证 对

6、策应符合实用性、低投资成本对策应符合实用性、低投资成本 对策之质量水平与完成期限、效益评估亦对策之质量水平与完成期限、效益评估亦 须列入须列入 10 转转提出对策提出对策 说明：对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑说明：对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑 演绎论之应用 整体效益评估最吸引人注意整体效益评估最吸引人注意 优缺点及悬念事项亦应提到优缺点及悬念事项亦应提到 对他人之协助一并致谢对他人之协助一并致谢 行动展开之担当负责人亦须明示行动展开之担当负责人亦须明示 11 合合行动展开，结果优缺点行动展开，结果优缺点 说明：效益评估应实实在在，不可扩大说明：效益评估应实实在在，不可扩大 简

7、报时间分配与掌握 时间总长度以时间总长度以3030分钟以内为限分钟以内为限 总时间之总时间之80%80%作为简报内容报告，作为简报内容报告，20%20%作为听众作为听众 提问讨论提问讨论 页数以页数以15152020页左右为宜页左右为宜 结束前结束前1 12 2分钟利用机会提醒听众将进行提案讨分钟利用机会提醒听众将进行提案讨 论或即将结束论或即将结束 12 说明：听简报注意力在说明：听简报注意力在1015分钟即开始下降，总结最后分钟即开始下降，总结最后35 分钟又再度升起分钟又再度升起 视觉文书制作 视觉文书传达的能量是听觉的视觉文书传达的能量是听觉的3030倍倍 图形化数据图形化数据可将复杂

8、信息简单化，使听众集可将复杂信息简单化，使听众集 中注意力中注意力 可强化演示者说服力及逻辑力可强化演示者说服力及逻辑力 有创意，有趣文件令人欣赏有创意，有趣文件令人欣赏 13 使用视觉文书有什么好处使用视觉文书有什么好处 说明：黑白不如彩色，数字、文字不如图表，繁琐不如简单说明：黑白不如彩色，数字、文字不如图表，繁琐不如简单 视觉文书制作注意点 整体性排列组合容易看整体性排列组合容易看，但是图表太多混在但是图表太多混在 一起将会有反效果一起将会有反效果，反白手法影印数据时容易反白手法影印数据时容易 造成不清楚造成不清楚。 颜色搭配上不要超过三种颜色搭配上不要超过三种，绿色、黄色绿色、黄色等等

9、弱弱 色系不易看清楚色系不易看清楚。 14 使听众都有相同的理解使听众都有相同的理解 说明：太过于依赖图形文书将容易曲解原意说明：太过于依赖图形文书将容易曲解原意 图形图表的制作 1. 1.内容细目表达所占的百分比率可使用之图形内容细目表达所占的百分比率可使用之图形 15 数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法 说明：图形制作方法可参考说明：图形制作方法可参考QC七大手或新七大手或新QC七手法等相关资料七手法等相关资料 饼图柱形比率图 图形图表的制作 比较或表现某一期间内，各项目间数值之差异值可比较或表现某一期间内，各项目间数值之差异值可 使使 用

10、之图形用之图形 16 层别柱形图复合柱形图 图形图表的制作 表现某一期间，某一项目随时间所产生之变化，可使用之图形表现某一期间，某一项目随时间所产生之变化，可使用之图形 17 推移图（折线图）浮动柱形图 tt 图形图表的制作 问题真因之重要优先级可使用之图形问题真因之重要优先级可使用之图形 18 柏拉图 100% 图形图表的制作 了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形 19 X 图形图表的制作 了解问题与原因之特性关系可使用之图形了解问题与原因之特性关系可使用之图形 20 特性问题 要因 鱼骨图 要因 要因要因 图形图表制作 作为计划行程管理可使用

11、之图形作为计划行程管理可使用之图形 21 推移图（折线图）箭线图（PERT) 123589 46 3 图形图表制作 从混乱情况中理出头绪，可使用以文字为主的新从混乱情况中理出头绪，可使用以文字为主的新QCQC 七大手法七大手法 22 亲和图关连图 图形图表制作 针对目的与手段以系统方式找寻的方法针对目的与手段以系统方式找寻的方法 23 目的 手段 手段 目的 发表 设法营造出听众热烈参与发表会之气氛设法营造出听众热烈参与发表会之气氛 海报张贴，发表者数据简介，会场灯光与场地大海报张贴，发表者数据简介，会场灯光与场地大 小都会影气氛塑造小都会影气氛塑造 进行导言、开场白时先行问候及自我介绍进行导

12、言、开场白时先行问候及自我介绍 简要说明会场设施及希望配合事项简要说明会场设施及希望配合事项 24 建立听众对你的看法与感受建立听众对你的看法与感受 发表 各项器材事前检查并练习操作各项器材事前检查并练习操作 让听众都能清楚地看到银幕让听众都能清楚地看到银幕 掌控灯光亮度，并注意不可将灯光全部息灭掌控灯光亮度，并注意不可将灯光全部息灭 会场电源位置，冷气空调温度及风向应舒适会场电源位置，冷气空调温度及风向应舒适 噪音事先查明并调整避免之噪音事先查明并调整避免之 25 发表准备发表准备 发表 发表者站立姿势以两腿分立手臂自然，避免将手放在口袋或发表者站立姿势以两腿分立手臂自然，避免将手放在口袋或

13、 交叉双手于胸口交叉双手于胸口 目光要面对听众并以自然方式扫描听众目光要面对听众并以自然方式扫描听众 发表者要自信，并以我们为代表，不可产生不确定语句发表者要自信，并以我们为代表，不可产生不确定语句 发表语调与速度不时改变，以讲求戏剧性效果，强调时发表语调与速度不时改变，以讲求戏剧性效果，强调时 放慢，激情时加快放慢，激情时加快 发声比音量重要，较容易感动他人发声比音量重要，较容易感动他人 26 发表练习发表练习 发表 练习时深入体会发表的感觉并熟悉它练习时深入体会发表的感觉并熟悉它 如果发表过程中说溜嘴、讲错了，应马上订正重述如果发表过程中说溜嘴、讲错了，应马上订正重述 多利用比喻或对比式说明将较易于将气氛带入高潮多利用比喻或对比式说明将较易于将气氛带入高潮 利用停顿时机整理思路，但应继续保持目光接触利用停顿时机整理思路，但应继续保持目光接触 简报结束应明白告之是否有交流提问时间简报结束应明白告之是否有交流提问时间 27 发表练习发表练习 发表 表达欢迎提出问题表达欢迎提出问题 利用提问题确认是否明白简报内容重点利用提问题确认是否明白简报内容重点 回答问题时绝不可