酒店物资采购项目操作流程

1、物资采购项目操作流程一、采购项目的申请1. 部门根据营业情况需要在部门、 库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购； 库 房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。 申购前部门和库房必须认真检查部门 及库房该项目库存量及消耗量。2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目 的储备或替代品。二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买1. 经确认实属必要购买项目， 必须由库房或使用部门填写申购单， 经部门负责人、 库管 员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。2. 酒店所需商品由财务部负责安排采购；3. 采购员应按照申购项目进行采购， 如有疑问可直

2、接与申购部门进行沟通。 在确认无误 后，应按照要求尽快安排采购。 如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如 果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈， 经过对比、 筛选， 并报有关人员同 意后进行采购。 对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购， 但要做好采购监督工 作。4. 供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得 占为私有。5. 对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样 品，供应商报价时必须提供样品或有关资料， 经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。6. 财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立

3、服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况； 对外经常做好市场调查研究， 掌握市场信息； 积极主动向使用部门推荐适路产品及 质优价廉的替代品；积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。7. 所有采购项目择商、 报价必须由财务部在充分准备、 掌握市场行情的条件下择优确定； 使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。 财务部在择商报价中必须认真研究对待； 使 用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合， 对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通 报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。8. 确属疑难采购项目， 财务部应及时与使用部门进行沟通， 研究对策， 必要时可由使用 部门派人一同采购。无力解决的必须及时

4、上报，不得拖延误事。9. 所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。10. 在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪 劣等不合格产品流入酒店。三、采购项目的验收1. 无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货 物。不允许直接将货物交与使用部门。2. 对于不符合采购申请表的采购， 库房人员有权拒收。 供应商或采购人员办理入库验收 手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。3. 库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验 收。4. 在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。5. 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。四、采购项目的结算1. 采购人员零星的采购可以直接支付现金。 但不得超过 1000 元，超过 1000 元的必须办 理转账结算；必须办理现金结算的须经总经理同意。2. 供应商结算的 1000 元以下可以办理现金结算，