专访中国Excel第一人韩小良老师(上集).doc

1、专访中国Excel 第一人韩小良老师（上集）如果要精通使用Excel ，开始阶段没有什么窍门，就是要不断的强化学习、强化练习、不断应用，也就是3 个字：学、练、用。学习 Excel要分三步走：规则、技能、应用。第一步：规则。要深入了解 Excel 的各种规则，因为这些规则不了解和掌握的话， Excel 就会被用的一团乱糟，最终也就变成了一个高级计算器。学习 Excel 就好比学开车，第一堂课就是学交规，而 Excel 的第一堂课也是要学“E 规”。在每次培训课上，我并不是马上就介绍函数什么的，在前一个半小时基本上都是在给大家介绍 Excel 的基本理念和规则。你一定要牢记，了解 Excel 的

2、这些理念和规则是多么的重要！E 规之一：要区分Excel 的两个表格：基础表格和报告表格。基础表格是保存最基本数据的，要设计成数据库，千万不要弄出了很多合并单元格，弄出了多行标题，更不要把几种不同的数据保存在一列。永远要记住：基础表是做数据管理的，其设计的原则就是：表格的结构要越简单越好。下面的几个表格就是一个大多数人最喜欢设计的表格类型：多行标题、多列标题、合并单元格、在列上重复保存数据、不同数据保存在了一列等等。但是，要对这种表格的数据进行深入分析，或者进行数据引用，却是比较麻烦的。一句话：不科学不规范的基础表格， 是一切问题的根源，很多人在使用 Excel 时，把自己修炼成了这样的“至高

3、”境界：“没有困难创造困难也要上”；“简单问题复杂化”！图7 不规范表格：合并单元格图 8 不规范表格：不同类型的数据保存在一个单元格图 9 不规范表格：合并单元格、空行、小计、多行标题报告表格是数据分析的结果，是给别人看的分析报告，表格里面所有的数据不是手工输入的，而是公式自动计算出来的结果。报告表格设计的基本原则就是：越清楚越好。我见过这样的“分析报告”：结构逻辑混乱、问题描述不清，最后就是连自己都不知道这份报告是要给领导说什么了。一个完整的、有说服力的分析报告，至少要有以下几部分组成：报告的大标题，分析报表（表格） ，结果图形化（图表、动态图表） 。下图就是我在 9 月 10 日的文章中

4、，就给出了如何根据员工基本信息数据做属性分析报告，如下图。图10 员工属性分析报告E 规之二：要正确处理Excel 的三个数据。在 Excel 单元格保存的数据， 无非就是三种数据： 文本、日期 /时间、数字。但是，很多人在处理这些数据时，就是根据个人的喜好和习惯开始乱来了。比如，在输入姓名中随意加空格（还振振有词的说：为了让每个人的姓名对齐，这样多好看啊）；在输入日期时， 输成了这样的格式： 2014.9.25 ，20140925 ， 9.25 （回答是：一直习惯这样输了），其实，这些输入的数据都不是日期，而是文本，这样的日期是不能计算的。试想，如果你设计的是一个合同管理表格，要计算合同到期

5、日，要做合同的提前提醒，这样的“日期”数据将会让你止步不前。日期在 Excel 里是一种特殊的数字，是一个序列号，1代表 1900 年 1 月 1 日，2 代表 1900 年 1 月 2 日，依此类推。 2014 年 9 月 25 日对应的数字就是 41907 。正因为日期是数字，才能进行各种计算。试想，你输入的是文本型的日期，如何计算呢？如何知道合同到期没？如何提前提醒？ Excel 函数和公式是没有眼睛的，是认不出来这样的“日期”的。下面给介绍一个修改表格中非法日期的极其使用的小技巧：分列法。下图中的入职日期基本上都是非法日期，这些日期都无法用来进行计算。 修改这些非法日期的具体步骤如下。

6、图 11入职日期基本上都是错误的步骤 1：选择 A 列。步骤 2：执行“分列”命令，打开“文本分列向导”对话框，单击 2 次“下一步”按钮，到“步骤之3”中，选择“日期”选项按钮，并在右侧的日期格式下拉列表中选择一个与工作表单元格日期匹配的格式，如下图。图 12 选择“日期”选项按钮，并选择对应格式步骤 3：单击“完成”按钮，就得到真正的日期， 如下图。图 13 得到正确日期忠告：当你发现很多函数用不上时，要找基础表格的原因，不要认为函数很难学。第二步：技能。在每次培训课上，我都会给大家说：Excel 最难学的不是函数，而是逻辑和思路。前几天在广州给企业财务人员上跳出财务看管理：财务经理的Ex

7、cel 数据分析之道公开课，有几个学生问我：怎样才能快速掌握100 个函数啊？我问他们：为什么要学这么多函数？哪个老师给您说要学习100 个函数？你用得上这么多函数吗？其实，学习函数的主要难点是逻辑思维， 是思路。当掌握了 Excel 的基本技能后，剩下的就是要结合实际问题、实际表格，深入研究问题的解决思路，找出解决方案了。而就具体函数而言，掌握20-30个就够用了。对于咱们HR 人员来说，掌握10-15 就行了。没必要学那么多函数。说实话，函数这个东东，不用就会忘记。但是，训练出的逻辑和思路却是永远都不会忘记的。学习 Excel 要掌握的主要技能包括：逻辑思维能力（对数据的理解和思考）分类汇

8、总能力（数据归纳计算分析）数据查找引用能力（数据归集和链接）数据多维分析能力（数据透视表）分析结果呈现能力（分析图表）与管理软件高效整合应用能力（自动化数据分析模版）具体到 Excel 的技能方面，主要是三大核心技能：函数透视表图表经常有人问我，韩老师，我们应该学那些函数呢？回答如下是，不超过 30 个函数：逻辑判断函数： IF、AND 、OR 、IFERROR 、ISERROR分类汇总函数：COUNTIF 、 COUNTIFS 、 SUMIF 、SUMIFS 、 SUMPRODUCT查找引用函数：VLOOKUP 、 MATCH 、 INDEX 、INDIRECT 、OFFSET文本函数： L

9、EN 、 LEFT 、 RIGHT 、 MID 、 TEXT日期函数： TODAY 、EDATE 、 DATEDIF你可以结合自己的工作，把这些函数中最常用的、最重要的几个熟练掌握应用。比如，如果你是做员工信息管理的，就需要重点掌握IF 、COUNTIF 、 COUNTIFS 、SUMPRODUCT、 VLOOKUP 、 MATCH 、 INDEX 、LEFT 、RIGHT 、MID 、TEXT 等。如果你是主管薪酬的，下面的几个函数就必须牢牢掌握了：IF 、VLOOKUP 、MATCH 、INDEX 、INDIRECT 、SUMIF 、SUMIFS 、 SUMPRODUCT。如果你是做合同管

10、理的，几个日期函数和判断函数就要熟练运用了。函数和公式是 Excel 的核心。函数本身就是公式。 但是，对于具体的工作和问题，我们需要综合使用函数来解决问题。因此，学习函数的重点不是函数本身， 而是函数的各种应用。不论是用什么函数，我们最后要的都是一个公式。大家自己先想一想：什么是公式？公式的规则是什么？在 Excel 里，有几种常见的运算？如何合理设置公式中单元格的引用方式？如何正确快速输入嵌套函数？等等，这些基础又基础的 Excel 知识，却被很多人遗忘了。数据透视表是Excel 的一个非常强大的高效数据分析工具。透视表的应用非常广泛，从简单的分类汇总，到大数据的深度多维分析，到大量工作表

11、的快速汇总，甚至日常工作中的核对数据，都可以利用透视表快速实现。在每次利用Excel 提升人力资源效率公开课以及内训课上，我都会给学员介绍如何利用透视表对员工信息表、薪酬表进行深度分析，如何快速汇总分析 12 个月的工资表，如何快速核对社保和公积金，等等。下面的报表就是利用透视表所做的员工属性分析报告、 工资分析报告， 12 个月工资表汇总分析报告，以及核对社保的对比表。这些案例和应用，都在我一本书里有详细的介绍： Excel 高效人力资源管理从入门到精通 （实用案例版），中国铁道出版社出版。 图 14 透视表应用： 员工属性分析报告图 15 透视表应用：工资分析报告图 16 透视表应用： 1

12、2 个月工资表汇总分析报告图 17 透视表应用：核对社保 第三步：应用。学习 Excel 的目的是应用，也就是用来解决实际问题，也就是为企业高效管理提供整体解决方案。比如如何设计台账，如何分析数据，如何编制分析报告。很多人也买了几本书，也每天都在折腾Excel 表格，也掌握了几个函数和工具，但是，对于稍微复杂点的表格，就无从下手了，没有半点头绪，不知道该怎么做。 其实， Excel 的精髓是逻辑和思路 （这个是我一直特别强调的） ，但是思路从何而来？公式如何做？请大家牢记以下三句话： “表格结构决定思路，思路决定函数，函数决定公式。”使用 Excel 的第一步是设计标准规范的基础表，然后才是利用函数公式进行各种计算分析，编制各种分析报告。 Excel 的最高应用境