浅谈电大学生档案的管理_档案管理

1、浅谈电大学生档案的管理_档案管理论文导读:：一环，由于电大学生的生源类型和普通院校有很大区别，他们多是在职人员或社会青年，所以对他们的档案管理往往不够重视、不够规范，以致给学生管理工作造成了许多不利的影响。本文结合多年的工作实际，对如何加强电大学生的档案管理进行了一些探索，从存在的问题入手，提出了解决问题的对策和途径。论文关键词：电大学生档案，档案管理，对策广播电视大学是一所以在职人员或社会青年为主要培养对象的现代远程教育机构，由于参加学习的人员对学习的需求各不相同，往往给人们的印象就是为了一纸文凭，似乎学生档案可有可无，从而在一定程度上忽略了电大学生的档案管理工作。然而，作为档案管理人员，我

2、们应当清楚地认识到，电大学生的档案管理工作是电大学生管理工作的重要组成部分，是学生学习、成绩记载、操行考核、综合评定以及学业完成等各个方面的客观记载，是学校管理学生的重要手段档案管理，是学生所在单位选拔、使用和考核人才的重要依据，是学生就业、择业的重要参考，也是学生人生经历，特别是学习经历的重要文书载体。这就决定了电大学生档案管理工作的严肃性和重要性。一、电大学生档案管理存在的问题1学生档案的收集整理缺少规范。电大学生档案是由各个职能部门在学生学习期间逐步形成的，首先是招生部门，收集学生的原始资料，如学生的基本信息、资格审核、入学考试及成绩、录取资料（录取名册，录取通知书）等；在学生的学习期间

3、，管理员负责收集、管理学生的学习情况、操行考核以及有关学生资料的收取等；学籍部门是学生档案的核心管理部门，负责管理学生的课程成绩、实践环节成绩、毕业审核、毕业资料报批、各类资料归档等。由于学生档案始于分散，管理者对档案资料重要性认识的不足，档案内容缺乏统一规范，保存方法方式缺乏合理规范，加之报表表样规格不一，书写随意，学生鉴定千篇一律，所以经常出现资料缺失和档案资料五花八门等不规范的现象论文开题报告范文。2学生档案的查阅、借阅、送达等环节不健全。由于学生在校期间的档案资料处于分散管理状态，平时缺乏分类和整理，使得这些档案资料在较长时间内成为一堆被闲置的“杂物”，这样，一方面不利于查阅和借阅档案

4、管理，另一方面也使教师和管理人员缺少了一个了解学生的重要途径；以致在学生完成学业以后，学生档案迟迟不能整理归档，延误档案资料及时送达学生所在单位或移交人事代理机构。3学生档案的管理体制和管理制度不健全。学生档案应该是一个学生在校期间各种表现的一个完整的集合体，虽然档案资料的来源不同，但是，由于处于某一时段管理档案资料的部门或人员，相互之间缺乏联系和沟通，缺乏应有的制度、规范和标准，就使电大学生的档案资料在很长时间里处于一种分散和零乱的状态，不能完整成型，以致造成整理和归档的困难，甚至不时出现学生档案遗失和遗漏等不良后果。二、加强电大学生档案管理的对策和途径1狠抓电大学生档案管理的制度建设。电大

5、学生的档案管理工作应当有一套行之有效的管理制度。首先，应建立归档材料的收集制度，从学生进校伊始，职能部门的工作人员就应该按照要求，详细收集学生入学的相关资料，这些资料是学生档案中不可或缺的原始资料，也是最容易遗失的资料，所以丝毫不能马虎，必须按照收集制度给予完善；其次，要建立严格的交接制度档案管理，在档案资料转交给学生管理部门，或档案管理人员变动时，应办理严格的移交手续，接收学生资料的部门和工作人员，应对这些资料进行登记、分类、造册、建档，对缺少的资料应及时告知学生或下传部门予以补齐；第三，应建立按期录入制度，在学生学习期间，随时将有关资料，如课程成绩、操行考核、奖惩情况等详细载入学生档案里，

6、学生档案管理者应当对学生的档案资料负责，对违反规定者应给予处理，使学生学习期间的档案管理始终有章可循，规范完整；最后，应建立送达制度，在学生完成学业时，应当按照程序，认真核对、封装，及时将学生档案送达学生所在单位，或经过学生同意，将档案移送给人事代理部门。2认真做好组织机构和管理人员落实工作。要使电大学生的档案管理做到制度化、规范化档案管理，必须做到组织落实、人员落实、设施落实。实践表明，组织机构的落实是制度落实的落脚点，是实施制度化、规范化管理的有力保障，在一定的组织体系下，可以随时对学生档案资料的管理状况进行查验、监督和问责；而人员落实则是按照专人专管的原则，把管理范围进行分解，落实到人，

7、使每个人的管理职责明晰，以避免由于交叉管理或人员调动而带来的资料遗失、遗漏；设施落实就是要配置专用的档案存放设施，确保档案资料分类、存放和归档安全、妥善、有序，以保证档案资料的归档和整理质量。3开展档案管理人员的业务培训，强化师生的档案管理意识。通过宣传和培训，使学生档案管理部门和档案资料管理人员提高对学生档案管理工作的认识，提高管理人员的责任意识，提高管理人员的管理水平论文开题报告范文。同时，应当和学生保持经常的联系，指导学生认真填写有关表格资料，督促学生按照规范上报需待进入档案的材料。4加强电大学生档案管理的现代化水平。随着信息化时代的到来，办公现代化已经得到了极大的普及。由于电大学生的类别、专业以及学籍异动等情况较为复杂，使得档案内容和数量剧增，管理难度随之加大档案管理，传统的手工操作已经远远不能适应现代化改革的需求。这就要求我们必须借助现代化手段来进行学生档案的管理，这也是时代对我们电大人提出的新的要求。电大学生档案的管理部门和管理人员，要与时俱进，转变观念，更新管理意识，勇于实践，勇于创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理的现代化，即信息化、规范化和标准化，积极开发实用、