丽水市电子公文交换平台

1、丽水市及各县（市、区）协同办公系统升级改造项目公文交换操作手册丽水市电子公文交换平台用户手册丽水市政府信息中心福建榕基软件开发有限公司二O四年一月目 录1 前言 12 升级说明 12.1 实现公文批量签收12.2 增加公文修改发布范围 12.3 修改联合发文的工作模式 22.4 增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接 32.5 增加与OA系统领导批示模块的对接 33 操作指南 43.1 准备工作43.1.1 硬件配置43.1.2软件配置43.2 系统登录53.3 程序界面53.4 普通公文发布63.5 会议通知的发布113.6 联合发文123.7 公文接收183.8 会议通知的接收203.9

2、 领导批示的接收 213.10 消息反馈223.11 常见问题解答（FAQ） 2311电子公文交换平台以政务网为依托，实现丽水市委、市政府、人大、政协市 直各单位以及各县市区单位之间的电子公文交换。本手册将为普通电子公文交换平台的用户提供操作指南，指导用户了解，并正确使用系统的操作方法。2升级说明2.1实现公文批量签收用户可以在待收公文视图中，勾选要签收的公文，然后点击右上方的签收 公文，实现公文的批量签收。2.2增加公文修改发布范围用户可以在公文发布后，通过修改发布范围增加或取消其中的一些接收单 位。丽水市及各县（市、区）协同办公系统升级改造项目公文交换操作手册-10 -2.3修改联合发文的

3、工作模式用户使用一般公文发布的模式分发联合盖章公文，实现多单位同时盖章2.4增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接用户可以在0A系统会议管理模块中发布会议通知， 当设定接收单位后，会 议通知可以通过公文交换系统下发给各单位。挣也甲僅奇上市玮保禺,手才”肇兰曳手机捋惜席譴迂广玮扳迁恩鸣一檢靳的色欧通？0,噩剜亘收！2.5增加与0A系统领导批示模块的对接用户可以在0A系统领导批示模块中操作【送各单位办理】，系统可以通过 公文交换系统把批示件下发给各单位。3操作指南3.1准备工作在开始使用电子公文交换平台系统管理功能之前， 请确认您的计算机是否满足下列要求:3.1.1硬件配置项目最低配置推荐配置处

4、理器Celeron 500 以上PIII 800内存64M128M硬盘100M500M3.1.2软件配置项目推荐配置操作系统中文 Windows XP、2000、Win7浏览器In ternet Explorer 6.0 以上备注：（1） 在IE中添加本站点为受信任的站点：右击IE属性，选择“安全”选项里的“受 信任”的站点，点击站点按钮，按站点加入即可。（2）建议不使用上网助手与 IE插件等等。（如: 3721、雅虎助手等）3.2系统登录1）确认计算机已正常接入政务网。2） 打开IE浏览器，在地址栏输入相应的公文交换系统的IP地址：如景宁县：http:/gwjh.jn.ls.local登录公

5、文交换平台。如下图所示：用户豎*电DC3）在首次登录的时候建议对页面上的控件进行下载。4）在登录页面上输入相应单位授予的用户名和密码，验证通过后登录电子 公文交换平台。3.3程序界面登录普通电子公文交换平台之后的主页面，如下图:视图按钮：1）待收公文：显示所有未签收的电子公文。2）待处理公文：显示所有已签收但未处理完的盖章或会办文件。3）待跟踪公文：显示所有已发布但未办结的盖章或会办文件。4）已收公文：显示所有已签收的电子公文。5）拟发公文：显示所有已起草还未发布的电子公文。6）已发公文：显示所有已发布的电子公文。7）通知公告：显示各类通知公告，或写反馈消息给指定单位。8）领导批示：显示所有领

6、导批示件的签收、反馈的批示件公文。9）会议管理：显示所有下发会议的签收、反馈的会议通知类公文3.4普通公文发布电子公文登记:1）登录系统后，在拟发公文视图右上角点击【新建公文】按钮，系统生 成一个新的公文登记表单（下图）；公文发布2）详细填写好公文要素信息：（带*号项为必填项）发文字号：如“丽政发20071号”文件标题：文件的标题，此项为必填项。文件添加：上传正式成文的公文（.doc、.ceb等文件格式均可）。附件说明：注释电子文件。主送机关：可通过键盘输入文件主送机关统称，也可以通过点击“选择”按 钮来选取。抄送机关：与主送机关的操作方法相同。主题词：可通过键盘输入主题词，但较为方便的操作方

7、法是点击“提取”按 钮，软件自动从公文标题提取相关的主题词，然后再根据实际情况加以修改。附注说明：填写简要的注释。印发机关：填写印制文件单位。印发日期：点击“选择”按钮，从弹出的日期对话框选取日期。印发份数：填写文件印发的份数。成文日期：填写文件草拟的日期。分发范围：光标移到该栏，自动复制主送机关、抄送机关栏的内容。用户可 根据分发需要，点击“选择”增删单位，但分发单位必须为系统内存在的单位。3）点击【保存】按钮保存此文件，如下图所示：4）点击【盖章】按钮（注意：插入电子公章u盘）系统将自动跳转到添加的那份 ceb正式文件界面如下图所示:1选择公章；2、盖章十二K-* L瞬V 1=忑匚-V|t

8、e-馬* Tw 爭 T g诲.明：1盖章选择公章方案的请示（丽土资旳 地补偿安置方案，请 施*特此批复。1号）悉-经硏究，原则同意该征；安置标准、认真爼织实二O O七年一月十日5）加密：文件格式由.ceb格式转化为.dat格式6）发布公文：直接点击【发布】按钮，文件将自动发送给“分发范围”的相应单位，并保存在已发文件栏。同步发送“消息”到办公助手提醒用户及时收文，如果公文助手不在线，发送“短信”提醒用户及时收文； 反之，没有发布公文，文件将被保存在拟发公文栏。7）查看公文接收情况：在已发公文里，选择文件，并点击【接收情况】可查看相应单位是否已接收。如下两图所示:芒、签收蓄呪签收情况单位名称签收

9、人签收时间8）取消公文发布：在已发文件视图中，选择文件并点击【取消发布】按钮（下图）在弹出的对话框中，输入取消发布的原因，系统将把该原因自动通知给所有已接收该公文的单位，如果没有填写取消原因，该文件则不能被取消发布。丽水市及各县（市、区）协同办公系统升级改造项目公文交换操作手册 取游发尙请输入文件取消发布的原因，系统将把该原固自动通知绪所有 已接收单位.9）修改发布范围：在已发文件视图中，选择文件并点击【修改发布范围】 按钮，在弹出的对话框中，分发范围中可以增加或取消分发单位，然后点击确定。10）重新发布公文件：取消发布公文后，可直接修改相关信息，并保存重新发布。如果不需要发布该文件，直接点击

10、删除按钮【注意】：关于公文要素：公文要素信息中的“发文字号”、“标题”、“正文”和“发布范围” 等带*号的项目为必填项，不得为空，请公文发布单位认真填写。 发文机关名称、发文字号等为常用字段，系统提供输入记忆功能， 第一次填写后，下次登记可通过相应【选择】按钮选择输入内容。 发文机关，即公文的发送机关（如“市发改委”）。发文字号，由机关代字（如“市发改委” ）+发文年号（如“ 2007”） +发文序号（如“ 35”）组成。成文日期，可以通过选择方式输入。3.5会议通知的发布电子公文登记：流程【新建会议通知】-【填写基本信息】-【发布通知】-【接收情况查看】【回复情况查看】21 -具体操作参照普

11、通公文发送。壬阳| y:灘二用葯T左和岀岌岛欖还会边通知i稱治谨师卅吃卢研詰冲间JOW-M-叫 31；刃;_JQ 煤耐區 B1I-JJ S4 Sl;BT；g&緘 s* rj 為丄 M- ir ：E 3 3 x J. HlrTAiJ T D 1 Vj.r - z寸忧工作變也主持人主办单愷期出咱才帕仿気趾仙港监替盹憎常上传阴水市确办工毘系电诂送芝诱跆V匚占圧时言特！查看反馈情况:3.6联合发文【新建公文】-【填写基本信息】-【添加正式公文】-【保存】-【制版】-【A单位盖章】-【转盖章】-【B单位盖章】-【回复给 A单位】-【A单位刷新】- 【加密】T 【发布公文】 T【接收情况查看】1）新建公文

12、2）填写基本信息3）添加正式公文4）保存5）制版6）盖章以上步骤参照普通公文发送7） 选择在【分发范围】选择发布范围B后，点击保存，如图Q Sfc H-_ Jtfr | _| fIB| 胡|豊章公文8）转盖章，点击【转盖章】按钮，如图点击确定，这份文件就发送给“ B单位”：o 您确走要转蓋章f其于职参任免的请示吗言9） B单位盖章1、B单位操作如下：进入公文交换平台，在待收公文一栏中找到需要盖章的信息，一般是 “转盖章XXX ”的消息，点击进入，如图C J 3 D U0*1r Ht MH W* E UH =畀 Hk uaai广百 4常 r u *A 9E干尸毎fflE-t-iz-m a so

13、zMHX3L DHl号r.Ml BUB i.i% 尹“寸導号呼Uli Im膻曰上蠢2i fl M u伺披匸*主丹i 杠ak ez* a前*ai Rutrx -培*品胡R0n.ILf-gj-EE- L9 45 Bft 土立Katsn ewi-x2、盖好章的公文就出现在已发公文里，点击进入，打开ceb文件，盖章已经自动更新。鼻| F I讯召比*齧 虎I 馆*&壬彌St近屯LSHP?1 ISh 时序号年希養*KArTWtiMin li* tiMJiBT - ri . dtt IHOI 誉理宙任驸酹师VIt机污 is*吊*;*S?押却卿3an-S3He 阳.iBitfjftwCi 左布aus砂和E啊垂

14、CPSdl*UJ-B-i4FHIML已r岭隹:ME徒位3、A单位点击盖章完毕，系统将自动新建一份拟发公文。4、A单位打开拟发公文，进行加密、发布，操作同普通公文。5、如果需要B单位、C单位盖章，只需要在新建公文时分发范围中选择两个单位，保 存后点击【转盖章】即可。分发范围3丽水市坏保局丽水市統计局选择3.7公文接收接收电子公文：1）接收电子公文：登陆电子公文交换平台后，在“待收公文”页面，可以 看到所有未签收的电子公文，如下图所示：J X QLIHi査RiHCi宾时*帯油7-百雄好._己集坠立iE m -ss y卯L:誉Bi&BA-ft无lew5&星迎目整工咖1?啊曲九向5SAX_|卓阿窗I隹

15、冲巨Xi他二直 输比日事 * 1192$ 夏沖祎直丈加WRITP) BIUF1E 竜S+rErffR 辛汕岸年尺尸toH：i MirT+rEJFfi*?M4-g-Oi C snHK-1E11 阪需文件恫邑蔭谟为S遅谆帕旨畏;此站丈侔査与35L4-13-Q1 S；：l.乔术环喘司袁齐王送机黄icteW酌注沪辽叩委压克訂有煨uR印发乩持ETHm卽专跡T曲曳冃碉Wfi-0P-3S3）在公文查收页面可以执行下列操作：【签收公文】：单击该按钮，系统会提示签收成功，并可以查看、下载该 电子公文的正文和附件。【解密】：针对.dat文件格式需要解密，其它格式无需解密。【反馈】：在不能正常签收的情况下，可在点击

16、【反馈】反馈不能接收信 息。（通常能签收的文件，不再反馈。）【打印】：红头红章打印有份数限制丽水市及各县（市、区）协同办公系统升级改造项目公文交换操作手册厂為堺芒 匕 打印 aw打印公文发布亘它朗主笔吸g谊宏文机捱剧朮韦晞仅IS測克金文誉帝帀云E能1口玄町；K190E-S3C 291CK482S 71MW5OC30 FJs 1.安布说国3DH-12-Qi 30:00丽术市环惶烏為布瓷临说词jrU-12-nf丽水市财IT；局刚忆【黑章打印】：虚章打印，没有份数限制4）在线查看和下载正文和附件：在线浏览：若计算机上已安装相应格式的正文和附件的阅读软件（如Microsoft Word、apabi R

17、eade等），则用鼠标单击正文和附件，可以实现在线查看；文件下载：用鼠标右键单击要下载的电子公文，选择【目标另存为】 菜单项选择文件存放目录执行【保存】。【注意】：1）在签收电子公文之前，只能查看公文要素信息，不能查看、下载电子公 文的正文和附件内容。2）单击待收公文进入公文浏览界面后，系统将自动向发文单位反馈浏览单 位、浏览时间；执行签收按钮之后，将自动反馈签收单位、签收时间。3.8会议通知的接收流程如下：具体操作参照普通公文接收【待反馈会议通知】-【回复与会人员信息】-【打印】会议通知一*二，时何；三、四，就程1 讨徒卜月上惟卄毘主办单隹；雷肢审主持：曙朮内走甘 出瞎人出處爼豊宙朮币石祐B

18、.f*SAM =秋较憧；B3水市feiSSJ六、A,扎*KM 至 2&H-U-25 10 00way3.9领导批示的接收流程如下：具体操作参照普通公文接收【待收公文】 -【签收】-【查看正文】-【办理反馈】或【申请延期】测试顿导批示吗IftlMHWEstl.时毛響EF! 1*耳旦sail-lz-zl利*1坤2D15-131-I导叶詢丐ani-12-21It na耘岂隹丰-1巾司!TTT8至办徃融扌币論耳23丽水市及各县（市、区）协同办公系统升级改造项目公文交换操作手册电*导批曲总JtT.shL-矶尸掳甘；凱丹讪堆H草申苗曰胡1已潘过3Qli-12-25tert阪力内爲反IZ内宵PHft13P1

19、I4-12-M祥见附件3.10消息反馈查看、接收消息反馈：1）接收消息反馈的入口：点击“通知公告”视图，可以看到所有待收和已收的消息反馈信息2）点击并打开要浏览的一条文档，便可阅读详细内容发送消息反馈:1）在首页中，点击【新建公告】按钮，系统生成一个新的通知登记表单；2）准确填写通知的要素信息（包括标题、发布范围、类型、发布单位和 发布时间，其中发布范围可从系统单位库或自定义群组中选择） 和正文内容;1）执行【保存】按钮；2）执行【发布】按钮，该通知便发送给所选择的发布范围。3）在文件签收后视需要手工执行【反馈】，也可以发布相关反馈信息3.11常见问题解答（FAQ）我为什么不能下载电子公文：原因：电子公文在签收之后才能下载我为什么不能查看文件内容:原因：没有