用友软件操作流程.doc

1、用友软件操作流程（新建年度帐、年度结转步骤）准备工作：在执行年度数据结转前应完成以下基础准备工作：1、确保所有数据已经录入完毕；2、所有凭证都已正确记账；3、年终结转正确完成；12 月结帐；4、 UFO 报表已经正确生成；5、本年度数据备份完成；操作步骤（1） 12 月结帐后，进入“系统管理 ”点击：系统 注册 管理员（选择该帐套主管如：demo，会计年度：2007） 确定（图 1）图 1（2）注册后 “年度帐（ Y ）”菜单呈黑字可使用，点击：年度帐（Y ） 建立（ C） （确认 “会计年度 ”为 2008 年）点击：确认（图2、 3、 4、 5）图 2图 3图 4图 5 确认建立 2008

2、 年度帐吗选择：是（ Y） 稍后会提示：建立年度2008 成功（ 3）成功建立 2008 年度账套后，点击：系统 注销 再点 “注册 ” 管理员（选择该帐套主管如： demo ，会计年度： 2008） 确定（图 6）图 6（4）注册后 “年度帐（ Y） ”菜单呈黑字可使用，点击：年度帐（Y ） 结转上年数据（T ） 总帐系统结转（W ） 提示：马上将 2007 年数据结转到 2008 年吗点确认（图7、8）图 7图 8稍后出现下面窗口，注意看 “错误结转科目数 ”是不是 0，没问题就点击：退出（图 9） 结转步骤完成。图 9（5）试算期初余额是否平衡。操作如下：点击总账，原来的003 账套号不

3、变，“会计年度 ”选择 2008 年，进入总账后点击：系统初始化 录入期初余额 试算或对账。如果试算结果平衡，如果期初不需改动即可进行2008 年的凭证录入。另：如需增加、 修改、 删除会计科目， 可将该科目的期初余额消除， 再进入 “会计科目 ” 界面中进行增加、修改、删除等。修改后录入该科目或下级科目的期初余额，再进行试算或对账。账务软件用友 U8 年度结转若干问题2010-09-03 16:401 对已经启用的模块进行本年度12 月份的记账和结账工作。注意 ： 工资系统 12 月份不需要做月末结账操作，工资系统年度结转后再把总账结账，再结转总账系统。? 固定资产 12 月结账前如果不需要

4、生成凭证，请到批量制单中把记录删除。? 库存结账前要整理现存量。? GSP 质量管理不进行年终结转处理，而是进行封账处理。? 总账上年做银行对帐后要做核销，否则下年的银行对帐期初中包括已经勾对过的数据，造成银行对帐期初与上年期末的余额调节表不符。 ? 做好帐套备份。创建新年度账。进入 “系统管理 ”，以 账套主管 的身份注册登陆，选择将要进行结转的账套并选择 2003 年度，选择 年度账 -建立 菜单，来创建 2004 年年度账。建账过程中，系统将会创建新年度数据库， 然后把上年度的基础档案写入到新的数据库中 2 在年度结转操作之前，把补丁包中的补丁全部安装。 2 在 建立完新的年度账后， 不

5、要急于对新年度账中的基础档案进行调整和删改（包括客户档案、供应商档案、会计科目、存货档案等），等彻底进行完年度结转后，再到新年度账中对需要调整的基础档案相关信息进行调整。否则会造成后续的“年度结转 ”时出现错误提示，或年度结转后数据出现错误。3 创建年度帐成功后，以 账套主管 的身份注册登陆该账套的2004 年度，在 “年度帐 ”菜单下选择 “结转上年数据 ”。2 2 总账结转时需要把系统日期改为下一年度。2如果客户、供应商往来在总账中核算，在进行总账系统结转时会出现以下提示：请选择 “个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账的结转方式 ”：1.选择按 余额方式 进行结转（系统只将该往

6、来账按个人、客户、供应商的余额结转至下年） 2. 选 择按 明细方式 进行结转 （系统会将该往来账按个人、 客户、供应商的明细余额结转至下年） 结转前一定要做往来两清 （两清时条件一定要选择正确如： 是按项目 或按票号相同等，因为多数期初的错误是因为两清错误问题导致），否则结转的记录太多， 而且容易造成新年度期初余额客户往来总账与明细账错误。 结转完毕后， 请检查结转后的期初余额与上年该往来账期末余额数据是否一致。2 各个模块结转完成都会提示结转成功，总账会提示正确结转科目数与错误结转的科目数以及各个科目所结转的余额。4 结转完成后的工作。850和 851 版本要求结转后存货要进行期初记账工作

7、，记账前可以调整存货和库存的期初余额，存货期初记账后可以进行存货库存的期初对帐。850 和 851 版本库存从存货核算取期初数的功能只有第一年启用时才能使用；年度结转上年后，取数功能不能使用，系统自动结转期初数据。问题处理SQL部分n总账结转若遇提示 “是使用后的第一年度，不用结转”，调整系统时间为新年度2004年再做即可。n850和 851版本存货管理：1.结转上年后，是期初记账前的状态，因此只有明细账、发出商品明细账中有数据，总账、计价库没有数据。 用户可在期初数据中看到结转下来的期初数据，用户可修改。期初记账后不能修改。结转期初按照仓库+存货 +存货科目进行结转 ,该存货上年若使用多个科

8、目生成凭证则分别汇总结转到下年。2.将存货未记账的采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单结转到下一年度的收发记录表中。3.分期收款发出商品业务：如果分期收款发出商品的发货单未结算完毕或已结算完毕但对应的销售发票还有未记账的单据，则将发货单及对应的销售出库单和发票结转到下一年度。可在存货期初中查询。4.如果用户选择委托代销记账依据为发货单+发票，如果委托代销发货单未结算完毕或已结算完毕但对应的销售发票还有未记账的单据，则将发货单及对应的销售出库单和发票结转到下一年度。可在存货期初中查询。5.跌价准备余额结转：将所有的跌价准备单按仓库+存货 +科目汇总，将本次计提

9、金额的合计减去相同仓库相同存货相同科目的本次冲回的合计，作为余额结转下年。n 850 和 851 版本库存管理： 1. 结转上年后，库存是期初记账前的状态，用户可修改期初数据，期初数据审核后就不能修改了。 2. 期初数据是将现存量表中非批次管理且非出库跟踪入库的存货的结存， 结转到下年度的收发记录表中，作为 34 号单据并打上库存期初标志。 3. 批次管理存货：各批次入库日期为本年度的批次管理的存货： 如果下年度没有出库的入库批次， 将有结存的各批次，按照相同批号的各批次按批号 +失效日期 +供应商汇总作为一条期初数据结转（单据日期、单据号等信息取相同批号有结存的入库日期最大的那批）。下年度已

10、经出库的入库批次按原单据结转，结转下年后打上审核标志，不允许修改。4. 出库跟踪入库的存货：入库日期为本年度的出库跟踪入库的存货，如果有结存则对应的出、 入库单结转到下年度作为期初； 如果入库日期为本年度的出库跟踪入库的入库单下年度已经出库， 则直接将入库单结转到下年度， 结转下年后打上审核标志，不允许修改，对应的出库单结转到下年度，不作为期初数据。5. 库存在上年录入的下年度单据将原样结转到下年。 6. 库存帐表查询中如果原来是按单据类型 34判断的地方都要改为按库存期初标志进行判断。n 对于未出完库的销售发货单或发票，则将销售系统中所有未出完库的销售发货单及发票全部结转下年。 采购未完成的

11、直运销售发票 （已采购数量销售数量）及其对应的采购订单、销售订单结转到下一年度。；销售未完成的直运采购发票（已销售数量采购数量） 及其对应的采购订单、 销售订单结转到下一年度。nupdate gl_accvouch set coutno_id=null where iperiod=21 andiperiod= 0n821 应收应付系统结转年度出现未知错误0 解决方案： 1、维护工具使用此工具必须对已建立新年度数据库的数据操作才有用（例如2003 年转 2004 年，要求有 2004 年年度帐套）。在数据库服务器上执行该程序，然后点刷新，会显示所有本机的用友数据库。选择需要检查的帐套的2003

12、年度数据库，点检验，可以检查应收付数据中基础档案不存在于档案表的情况。（包括科目，存货档案，客户，供应商，部门和人员档案）。点检查AP_DETAIL ，会出现 Ap_detail 表不能为空的字段为空的记录数据。可能为空的字段包括cinvcode（存货编码），cDWcode（客户或供应商编码），cDeptcode（部门）， cPerson（人员）。 2、更正修复方法存货编码（ civcode）为空 更新语句（应收系统对应的销售发票）：UPDATE Ap_Detail set cInvCode=,iBVID= From SaleBillVouch aINNER JOIN SaleBillVouc

13、hs b on = Where =and = and = orIs Null or iBVID=0 or iBVID is null) and iFlag3更新语句（应付系统对应的采购发票） UPDATE Ap_Detail set cInvCode=,iBVID= From purBillVouch a INNER JOIN purBillVouchs b on = Where =and = and = orIs Null or iBVID=0 or iBVID is null) and iFlag33、cvouchtype 和 ccovouchtype 中 R0 或 P0写成 RO 或 P

14、O 的情况检查语句 select cvouchtype from ap_detail group by cvouchtypeselect ccovouchtype from ap_detail group by ccovouchtype如果执行显示出现2 个类似 R0或P0，或者有不存在于ap_vouchtype中的单据类型，就说明存在这种情况。更正语句 update ap_detail set cvouchtype=R0 where cvouchtype like R%update ap_detail set cvouchtype=P0 where cvouchtype like P%upd

15、ate ap_detail set ccovouchtype=R0 where ccovouchtype like R%update ap_detail set ccovouchtype=P0 where ccovouchtype like P%4、ap_detail表与 salebillvouch 表中同一张发票的客户编码不同导致。查找语句： select as 发票类型 , as 发票号 ,ISNULL, 0) as 发票表中客户编号 , asap_detai表中的客户编号from (salebillvouchs s1 join salebillvouch s on =join ap_de

16、tail a on =where = and = and ISNULL, 0)修正语句： update ap_detail set = from (salebillvouchs s1 join salebillvouch s on =join ap_detail a on = where = and = and and =arACCESS 部分 结转失败主要是体现在采购系统、库存系统、存货核算系统三个模块上。以采购系统结转失败居多， 从支持部接收到的数据看， 基本上都是数据错误造成的结转失败。“购销链 ”结转失败的典型错误及相应解决方法：原因： n供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项重复；

17、由于擅自开库修改数据，死机等原因造成数据库（）混乱；自行修改、增加、删除过原数据库表的字段、属性；数据库表中主关键字、查询丢失等； n 由于删除过基础档案，而相应的数据表中（收发记录主子表、库存总账表、存货明细账表、存货总账表）仍存在有此档案的数据记录，造成数据不匹配。针对以上情况可以如下解决： 1、对于基础档案重复的情况，请用检查重名工具检查记录并进行修改。 2、对于数据库混乱、修改过数据库属性请使用工具检查数据库的合法性，对错误的记录进行调整。 3、对于数据不匹配的情况，需要在基础档案中先添加缺少的记录。 4、利用 access新建个空的数据库。从数据库种导入所有的表到新建的数据库中，从数

18、据库中导入所有的查询到新建的数据库中。重新建年度帐，用新建的数据库进行结转。在进行年度结转的过程中，请不要随意终止年度结转任务（尤其是Access版本），否则在未 清空年度数据库 的情况下再次结转年度数据， 就有可能造成数据的重复结转。对于大数据库的情况，建议升级到U8 版本中进行结转。 针对 ACCESS 版本产品新年度总账系统中的凭证、账簿打印错误的解决方法如下：一：未建立新年度帐的用户，请用access97打开数据库 （）中的 UA_ToNextYear 表，先将 iNo 字段做升序排列，然后填加如下记录iNo= 最大号码 +1,cTblId=GL_MYBOOKTYPE,cTblName

19、= 账簿套打格式 然后保存退出该数据库，再建立新年度帐应可。二：已经建立新年度帐的用户， 用 access97打开所用的新年度帐的数据库， 通过 access里的导入外部数据的功能，将所用帐套的上一年度的数据库中的 “GL_MYBOOKTYPE表导入到所用的新年度数据库中（注意：先将新年度数据库中的“ GL_MYBOOKTYPE更改为其他名称）应可。补充说明 1.有部分用户存在这种情况：在建立完新年度账后，财务部分需要在 2004 年度账中运行，而业务部分由于在 2003 年度中尚未完结， 会依然在 2003 年中进行。此时若在 2003 年度新增基础档案（如客户档案、供应商档案等）或修改调整

20、了以前的基础档案，也会导致 “年度结转 ”时出现错误提示。所以，此种情况下一定要注意在上年新增或调整的基础档案一定也要在新的年度账中进行增改。.850 和 851 版本 12 月结账时库存所有的单据必须全部审核，可以用 sql 语句在数据库中填写审核人，但是需要考虑库存选项中修改现存量时点。年度结转步骤 ：1对已经启用的模块进行本年度12 月份的记账和结账工作。注意：工资系统 12 月份不需要做月末结账操作，工资系统年度结转后再把总账结账，再结转总账系统。固定资产12 月结账前如果不需要生成凭证，请到批量制单中把记录删除。库存结账前要整理现存量。GSP 质量管理不进行年终结转处理，而是进行封账

21、处理。总账上年做银行对帐后要做核销，否则下年的银行对帐期初中包括已经勾对过的数据，造成银行对帐期初与上年期末的余额调节表不符。做好帐套备份。创建新年度账。 进入“系统管理” ，以账套主管 的身份注册登陆，选择将要进行结转的账套并选择2003年度，选择年度账- 建立菜单，来创建2004 年年度账。建账过程中，系统将会创建新年度数据库，然后把上年度的基础档案写入到新的数据库中在年度结转操作之前，把补丁包中的补丁全部安装。在 建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行调整和删改（包括客户档案、供应商档案、 会计科目、存货档案等） ，等彻底进行完年度结转后，再到 新年度账中对需要调整的基础

22、档案相关信息进行调整。否则会造成后续的“年度结转”时出现错误提示，或年度结转后数据出现错误。3 创建年度帐成功后，以账套主管的身份注册登陆该账套的上年数据”。2004 年度，在“年度帐”菜单下选择“结转总账结转时需要把系统日期改为下一年度。如果客户、 供应商往来在总账中核算，在进行总账系统结转时会出现以下提示：请选择 “个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账的结转方式”：1.选择按余额方式进行结转（系统只将该往来账按个人、客户、供应商的余额结转至下年）2.选 择按明细方式进行结转（系统会将该往来账按个人、客户、供应商的明细余额结转至下年）结转前一定要做往来两清（两清时条件一定要选择正

23、确如：是按项目或按票号相同等，因为多数期初的错误是因为两清错误问题导致），否则结转的记录太多，而且容易造成新年度期初余额客户往来总账与明细账错误。结转完毕后，请检查结转后的期初余额与上年该往来账期末余额数据是否一致。各个模块结转完成都会提示结转成功，总账会提示正确结转科目数与错误结转的科目数以及各个科目所结转的余额。4 结转完成后的工作。850 和 851 版本要求结转后存货要进行期初记账工作，记账前可以调整存货和库存的期初余额，存货期初记账后可以进行存货库存的期初对帐。850 和 851 版本库存从存货核算取期初数的功能只有第一年启用时才能使用；年度结转上年后，取数功能不能使用，系统自动结转

24、期初数据。问题处理SQL 部分总账结转若遇提示“是使用后的第一年度，不用结转”，调整系统时间为新年度2004 年再做即可。850 和 851 版本存货管理：1.结转上年后，是期初记账前的状态，因此只有明细账、发出商品明细账中有数据，总账、计价库没有数据。用户可在期初数据中看到结转下来的期初数据，用户可修改。 期初记账后不能修改。结转期初按照仓库+ 存货+存货科目进行结转,该存货上年若使用多个科目生成凭证则分别汇总结转到下年。2.将存货未记账的采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单结转到下一年度的收发记录表中。3.分期收款发出商品业务：如果分期收款发出商品的发货

25、单未结算完毕或已结算完毕但对应的销售发票还有未记账的单据，则将发货单及对应的销售出库单和发票结转到下一年度。可在存货期初中查询。4.如果用户选择委托代销记账依据为发货单+ 发票，如果委托代销发货单未结算完毕或已结算完毕但对应的销售发票还有未记账的单据，则将发货单及对应的销售出库单和发票结转到下一年度。可在存货期初中查询。5.跌价准备余额结转： 将所有的跌价准备单按仓库 + 存货 +科目汇总， 将本次计提金额的合计减去相同仓库相同存货相同科目的本次冲回的合计，作为余额结转下年。850 和 851 版本库存管理：1.结转上年后，库存是期初记账前的状态，用户可修改期初数据，期初数据审核后就不能修改了

26、。2.期初数据是将现存量表中非批次管理且非出库跟踪入库的存货的结存，结转到下年度的收发记录表中，作为34 号单据并打上库存期初标志。3.批次管理存货：各批次入库日期为本年度的批次管理的存货：如果下年度没有出库的入库批次，将有结存的各批次，按照相同批号的各批次按批号+失效日期 + 供应商汇总作为一条期初数据结转（单据日期、单据号等信息取相同批号有结存的入库日期最大的那批）。下年度已经出库的入库批次按原单据结转，结转下年后打上审核标志，不允许修改。4.出库跟踪入库的存货：入库日期为本年度的出库跟踪入库的存货，如果有结存则对应的出、入库单结转到下年度作为期初；如果入库日期为本年度的出库跟踪入库的入库

27、单下年度已经出库，则直接将入库单结转到下年度，结转下年后打上审核标志，不允许修改，对应的出库单结转到下年度，不作为期初数据。5.库存在上年录入的下年度单据将原样结转到下年。6.库存帐表查询中如果原来是按单据类型34判断的地方都要改为按库存期初标志进行判断。对于未出完库的销售发货单或发票，则将销售系统中所有未出完库的销售发货单及发票全部结转下年。采购未完成的直运销售发票（已采购数量销售数量）及其对应的采购订单、销售订单结转到下一年度。；销售未完成的直运采购发票（已销售数量采购数量）及其对应的采购订单、销售订单结转到下一年度。update gl_accvouch set coutno_id=nul

28、l where iperiod=21 and iperiod= 0821 应收应付系统结转年度出现未知错误0 解决方案：1、维护工具使用此工具必须对已建立新年度数据库的数据操作才有用（例如 2003 年转 2004 年，要求有 2004 年年度帐套） 。在数据库服务器上执行该程序，然后点刷新，会显示所有本机的用友数据库。选择需要检查的帐套的2003年度数据库，点检验，可以检查应收付数据中基础档案不存在于档案表的情况。（包括科目，存货档案，客户，供应商，部门和人员档案）。点检查AP_DETAIL ，会出现Ap_detail 表不能为空的字段为空的记录数据。可能为空的字段包括cinvcode（存货

29、编码）， cDWcode（客户或供应商编码），cDeptcode（部门），cPerson（人员）。2、更正修复方法存货编码（ civcode）为空更新语句（应收系统对应的销售发票）：UPDATE Ap_Detail set cInvCode=,iBVID= From SaleBillVouch aINNER JOIN SaleBillVouchs b on = Where =and = and = orIs Null or iBVID=0 or iBVID is null) and iFlag3更新语句（应付系统对应的采购发票）UPDATE Ap_Detail set cInvCode=,iB

30、VID= From purBillVouch a INNER JOIN purBillVouchs b on = Where =and = and = orIs Null or iBVID=0 or iBVID is null) and iFlag33、 cvouchtype 和 ccovouchtype 中 R0 或 P0 写成 RO 或 PO 的情况检查语句select cvouchtype from ap_detail group by cvouchtypeselect ccovouchtype from ap_detail group by ccovouchtype如果执行显示出现2

31、个类似 R0 或P0，或者有不存在于ap_vouchtype 中的单据类型， 就说明存在这种情况。更正语句update ap_detail set cvouchtype=R0 where cvouchtype like R%update ap_detail set cvouchtype=P0 where cvouchtype like P%update ap_detail set ccovouchtype=R0 where ccovouchtype like R%update ap_detail set ccovouchtype=P0 where ccovouchtype like P%4、

32、ap_detail 表与 salebillvouch 表中同一张发票的客户编码不同导致。查找语句：selectas 发票类型, as 发票号,ISNULL, 0) as 发票表中客户编号, as ap_detai表中的客户编号from (salebillvouchs s1 join salebillvouch s on =join ap_detail a on =where = and = and ISNULL, 0)修正语句：update ap_detail set = from (salebillvouchs s1 join salebillvouch s on =join ap_deta

33、il a on = where = and = and and =arACCESS 部分结转失败主要是体现在采购系统、库存系统、存货核算系统三个模块上。以采购系统结转失败居多， 从支持部接收到的数据看， 基本上都是数据错误造成的结转失败。“购销链”结转失败的典型错误及相应解决方法：原因：供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项重复；由于擅自开库修改数据，死机等原因造成数据库（）混乱；自行修改、增加、删除过原数据库表的字段、属性；数据库表中主关键字、查询丢失等；由于删除过基础档案，而相应的数据表中（收发记录主子表、库存总账表、存货明细账表、存货总账表）仍存在有此档案的数据记录，造成数据不匹配。针

34、对以上情况可以如下解决：1、对于基础档案重复的情况，请用检查重名工具检查记录并进行修改。2、对于数据库混乱、修改过数据库属性请使用工具检查数据库的合法性，对错误的记录进行调整。3、对于数据不匹配的情况，需要在基础档案中先添加缺少的记录。4、利用 access新建个空的数据库。 从数据库种导入所有的表到新建的数据库中，从数据库中导入所有的查询到新建的数据库中。重新建年度帐，用新建的数据库进行结转。在进行年度结转的过程中，请不要随意终止年度结转任务（尤其是Access版本），否则在未清空年度数据库的情况下再次结转年度数据，就有可能造成数据的重复结转。对于大数据库的情况，建议升级到U8 版本中进行结转。针对 ACCESS 版本产品新年度总账系统中的凭证、账簿打印错误的解决方法如下：一：未建立新年度帐的用户，请用access97打开数据库（）中的UA_ToNextYear 表，先将iNo 字段做升序排列，然后填加如下记录iNo= 最大号码 +1,cTblId=GL_MYBOOKTYPE,cTblName=账簿套打格式然后保存退出该数据库，再建立新年度帐应可。二：已经建立新年度帐的用户，用access97打开所用的新年度帐的数据库，通过access里的导入外部数据的功能，将所用帐套的上一年度的数据库中的“GL_MYBOOKTYPE表导入到所用的新年度数据库中（注意：先将新年度数据