access报表设计PPT教学课件

1、1上节回顾 Access（4）窗体 自动创建 分割窗体 多个项目窗体 向导（单表、多表） 设计视图（主窗体）第1页/共43页 注意问题： 窗体名称和标题的区别 窗体名称列在导航窗格中的名称 标题 在窗体的标题处显示的文字上节回顾窗体名称窗体标题第2页/共43页上节回顾 标签和文本框的区别 标签-在窗体实际运行时，不可改变其内容 文本框-在窗体实际运行时，可以让用户输入内容标签文本框第3页/共43页上节回顾 窗体属性及主体节区属性 窗体属性：窗体背景图片设置记录选择器导航、滚动条、添加新记录等设置背景图片第4页/共43页上节回顾 窗体属性及主体节区属性 主体节区属性： 背景色第5页/共43页上节

2、回顾页面页眉与窗体页眉区别 页面页眉可以在打印预览时在每个页面上显示 窗体页眉在整个窗体中只显示一次第6页/共43页 注意问题： 窗体中字段不小心被删除后的重新添加上节回顾第7页/共43页上节回顾 注意问题 窗体格式 纵栏表 表格 数据表 主子窗体 数据透视表 图表第8页/共43页第五讲第五讲 ACCESSACCESS报表报表第9页/共43页10一、报表 报表主要用来对数据表中的数据以各种格式输出（如分组后进行汇总统计、是否显示明细记录等）及对整个表的数据进行统计（在报表页脚处添加统计计算字段，如计数、求和、求平均等）。 报表结构 页眉页脚是层层嵌套的第10页/共43页报表和窗体的区别 工作目

3、的不同 窗体：用于数据输入 报表：完成数据输出 计算方式不同 窗体：根据单个记录或所有记录进行计算 报表：除此以外，还可以针对记录分组进行计算 报表除了不能进行数据的输入之外，可以完成窗体的所有工作第11页/共43页12一、报表 报表视图 设计视图 布局视图 报表视图 打印预览视图 报表分类 纵栏式报表 表格型报表 图表型报表 标签型报表主要商业报表第12页/共43页13一、报表 报表创建方法 自动创建报表 利用向导制作报表 报表设计视图创建报表 空报表 标签报表 第13页/共43页14利用向导制作各类报表 示例1. 统计所有同学的奖学金总计报表 按下面样张，取学生表的除党员、照片和备注字段之

4、外的6个字段； 以专业编号的降序排列，专业编号相同的再以姓名的升序排列； 布局：表格； 方向：纵向； 主体内容字号为10； 调整布局及文本对象的宽度； 出生日期的显示方式为长日期； 在报表未尾统计出所有同学的奖学金总计，货币格式，不要小数位，并加上3磅蓝色的虚线； 报表名称：奖学金总计。 注意：报表太长，只显示了开头、中间部分数据和结尾。 第14页/共43页15示例1 1报表的开头的显示报表页眉报表页眉第15页/共43页16示例1 1报表的第1010页部分显示页面页眉页面页眉第16页/共43页17示例1 1报表的末尾显示报表页脚报表页脚观察和总结：报表页眉和页脚的位置和出现的次数？ 页面页眉和

5、页脚的位置和出现的次数？第17页/共43页第18页/共43页第19页/共43页报表的修饰第20页/共43页21添加统计计算字段的方法 将文本框加在“报表页脚”下面，并在文本框中添加公式， 如： 计 数： =count ( 学号 ) 求 和： = sum ( 成绩 ) 求平均： = avg ( 成绩 ) 最大值： = max ( 成绩 ) 最小值： = min ( 成绩 ) 小数位数的设置： 在字段上点鼠标右键属性。（注意常规数字格式是不能设置小数位数的。） 第21页/共43页22还要注意的地方 注意在向导中排序和设计视图中排序与分组按钮的区别： 在向导中排序：排序字段会提前； 在设计视图中排序

6、与分组 按钮：不会改变显示的次序。 注意报表页眉、页脚与页面页眉、页脚的区别： 报表页眉：打印预览时显示在报表开头，只显示一次 报表页脚：打印预览时显示在报表末尾，只显示一次 页面页眉：打印预览时每页页眉处都显示 页面页脚：打印预览时每页页脚处都显示 第22页/共43页23示例2统计各专业的平均奖学金 要显示明细记录和汇总； 注意数据的显示格式； 报表名称：统计各专业奖学金报表。 注意：下面各图都只显示出部分结果，表示中间还有数据未显示。 请观察和总结红框内对象的特点？分组明细明细第23页/共43页24注意字段选择不同的区别 （1）直接取学生表中的专业编号、学号和奖学金字段。请看例2.1 （2

7、）取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。这时会有两种情况 通过专业表查看。请看例2.2 通过学生表查看。请看例2.3第24页/共43页25例2.1直接取学生表中专业编号等字段 直接取学生表中的专业编号、学号和奖学金字段。 报表向导中就直接按照专业编号分组了，但是显示出来的是专业编号，而不是专业名称。 说明在报表中的分组是按实际存储的值显示出来的。 请注意所取字段是什么？ 请观察和总结红框内对象的特点： 分组显示的是哪个字段？ 汇总的是哪个字段？ 请问这和示例2想得到的报表结果相符吗？第25页/共43页26例2.2通过专业表查看 取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字

8、段。通过专业表（主表）查看 专业名称会自动提出来自动分组 第26页/共43页27通过专业表查看（续） 要点： 按照专业表中主键的次序显示； 汇总的是两个表(学生表、专业表)相关联的关系字段：专业编号； 请注意所取字段是什么？显示的顺序是什么？ 请观察和总结红框内对象的特点： 分组字段是哪个？ 按哪个字段汇总的？ 请问这和示例2想得到的报表结果相符吗？第27页/共43页28例2.3通过学生表查看 取专业表中的专业名称字段、学生表中的学号和奖学金字段。通过学生表查看q再对专业名称分组手工分组 第28页/共43页29通过学生表查看（续） 要点： 按照专业名称的升序显示； 汇总的就是分组的字段。 请注

9、意所取字段是什么？显示的顺序是什么？ 按哪个字段汇总的？ 请问这和示例2想得到的报表结果相符吗？选取专业表的专业名称，通过学生表查看，按专业名称分组第29页/共43页30选取不同字段的总结 总结1： 分组的字段只能显示出实际存储的值，不能显示通过查阅向导做的显示值。 方法1方法2第30页/共43页选取不同字段的总结方法3选取专业表的专业名称，通过学生表查看，按专业名称分组第31页/共43页32选取不同字段的总结（续）自动分组手工分组第32页/共43页33选取不同字段的总结（续） 总结2：手工分组通过主表显示，自动分组排序按分组字段的汉语拼音升序按主表中的主键排列顺序显示汇总汇总显示字段就是分组

10、字段两张表相关联的关系字段第33页/共43页34示例3. 统计各门课程成绩 注意选择正确的字段和设定正确的查看方式 有Sum、Avg的显示 只要汇总（不要显示明细记录） 计算汇总百分比。 注意报表细节设置：报表标题阴影框的添加；汇总边框取消；分组划线的添加；报表最后总计前划线的添加；报表最后总计的数据显示格式。 报表名称为：统计各门课程成绩。第34页/共43页35报表开头显示第35页/共43页36报表末尾显示第36页/共43页37课堂练习 完成课堂示例13； 创建如下图所示的学生成绩报表，名称：学生成绩表。有平均值、最大值的显示，加上一条横线，注意数据的显示格式。（注意下图只是显示了部分结果） 第37页/共43页38课堂练习（续） 创建如下图所示的奖学金报表，名称：奖学金报表。按性别升序排列，报表末尾有最大值、最小值的显示，加上一条横线，注意数据的显示格式。（注意下图只是显示了报表开头、结尾部分结果） 第38页/共43页39课堂练习（续） 报表开头：q报表末尾：第39页/共43页40思