会议策划要素与策划

1、第四章 会议策划要素与策划要点第一节 会议策划要素明确明确6 6个个W WWho(Who(参加会议的人是参加会议的人是“谁谁”) )What (What (是是“什么什么”类型的会议类型的会议) )When(“When(“什么时候什么时候”开会开会) ) Where(“Where(“在什么地方在什么地方”开会开会) ) Why(“Why(“为什么为什么”开会开会) ) How(“How(“怎样怎样”处理会务工作处理会务工作) )WHO(WHO(参加会议的人是“谁”) )谁来参加会议，邀请多少人，预期人数（例如陪同人谁来参加会议，邀请多少人，预期人数（例如陪同人员、贵宾、传媒代表、海外代表、翻译

2、等）员、贵宾、传媒代表、海外代表、翻译等）演讲人（发言人或主持人以及是否付费）演讲人（发言人或主持人以及是否付费）还有组织团体（个人、专门小组、中介代理）还有组织团体（个人、专门小组、中介代理）WHO(WHO(参加会议的人是“谁”) )利用组织自己的人力资源和设施，在公司内部召开的利用组织自己的人力资源和设施，在公司内部召开的会议会议在外边找地方，由专业会议组织者在外边找地方，由专业会议组织者（PCO=Professional Conference OrganizerPCO=Professional Conference Organizer）承办，）承办，则需准备招标文献则需准备招标文献 若找

3、若找PCOPCO承办会议，建议使用专业协会的会员和已承办会议，建议使用专业协会的会员和已经为实践证明具有承办能力的经为实践证明具有承办能力的PCOPCO。IAPCOIAPCO国际专业会议组织者协会国际专业会议组织者协会ABPCOABPCO英国专业会议组织者协会英国专业会议组织者协会WHAT (WHAT (是“什么”类型的会议) )公司类活动和协会类活动公司类活动和协会类活动管理会议、培训会议或奖励会议管理会议、培训会议或奖励会议某科学或医学领域的新进展会议某科学或医学领域的新进展会议面向交易商和贸易传媒的新闻发布会面向交易商和贸易传媒的新闻发布会有高度参与度的团队活动有高度参与度的团队活动WH

4、EN(“WHEN(“什么时候”开会) )会议策划和准备时间不足的问题常常会出现，会议组会议策划和准备时间不足的问题常常会出现，会议组织者无权参与决策，即便他们的看法很重要。织者无权参与决策，即便他们的看法很重要。如果开会日期比较灵活则有助于拿到更多优惠。如果开会日期比较灵活则有助于拿到更多优惠。开会时间应考虑与会人员的日常工作。开会时间应考虑与会人员的日常工作。WHERE(“WHERE(“在什么地方”开会) )提前确定会议地点，优先考虑交通是否便利。提前确定会议地点，优先考虑交通是否便利。注意：组织者并非最终决定地点的人，只是列出可能注意：组织者并非最终决定地点的人，只是列出可能的地点清单，而

5、由其他人来作出选择的地点清单，而由其他人来作出选择WHY(“WHY(“为什么” ”开会) ) 明确开会的必要性。若以别的方式可以达到同样目的明确开会的必要性。若以别的方式可以达到同样目的则没必要举办会议。（如销售报告、宣传册、新闻报则没必要举办会议。（如销售报告、宣传册、新闻报道等）道等）HOW(“怎样”处理会务工作) 形式和期限是会议召开的重要因素形式和期限是会议召开的重要因素会议期限影响地点的选择、消费标准、住宿要求等会议期限影响地点的选择、消费标准、住宿要求等 扩大参加会议人数的方式：扩大参加会议人数的方式： 视频会议技术、视频会议技术、 卫星会议卫星会议 网络广播网络广播HOW(“HO

6、W(“怎样”处理会务工作) ) 会务工作要充分考虑到活动的组织方式会务工作要充分考虑到活动的组织方式会议组织者还必须对其活动作出风险评估会议组织者还必须对其活动作出风险评估 假设分析法：组织者应该准备紧急事故处理计划，假设分析法：组织者应该准备紧急事故处理计划，一旦发生情况则马上实施一旦发生情况则马上实施（一）工作进度表的制定（以大型国际学术研讨会为例）会前会前规划阶段规划阶段会期会期执行阶段执行阶段会后会后善后阶段善后阶段（二）大会节目设计节目节目设计应考虑的要素设计应考虑的要素学术学术节目研讨模式节目研讨模式节目节目委员会委员的遴选委员会委员的遴选委员委员（主题专业）（主题专业） 召集人（

7、控制与主导）召集人（控制与主导）节目节目组筹备会议议程组筹备会议议程 节目设计应考虑的要素1 1 了解以往节目设计的形态和主题，符合大会及与会了解以往节目设计的形态和主题，符合大会及与会人员的需要人员的需要 2 2 例行会议则需选定名称和主题，列出形式大纲，设例行会议则需选定名称和主题，列出形式大纲，设计时间表计时间表 3 3 注意节目之间的休息间隔，以免与会者过度劳累注意节目之间的休息间隔，以免与会者过度劳累学术节目研讨模式提出问题，以讨论方式进行提出问题，以讨论方式进行问题方式问题方式研习会方式研习会方式圆桌会议圆桌会议借用辅助设备借用辅助设备( (放映设备放映设备 音响设备音响设备) )

8、 模仿对立角色模仿对立角色争议性讨论争议性讨论海报方式海报方式其他节目手法其他节目手法委员作业指南1 1 了解节目委员工作时间和截至日期了解节目委员工作时间和截至日期2 2 如果截至日期无法配合，要立即向召集人和助理报告如果截至日期无法配合，要立即向召集人和助理报告3 3 与演讲人员联系。包括：与演讲人员联系。包括： 获知其全名、地址、电话号码获知其全名、地址、电话号码 告知研讨会进行方式与开会人员的期望，包括主体和纲要告知研讨会进行方式与开会人员的期望，包括主体和纲要 告知酬劳告知酬劳需要讲题大纲与详细文字需要讲题大纲与详细文字 询问哪一天哪一时间邀请他（她）演讲询问哪一天哪一时间邀请他（她

9、）演讲4 4 将完整的任务分配表给节目组召集人与助理人员将完整的任务分配表给节目组召集人与助理人员5 5 如果任务分配表有人和不正确或无法完成每一阶段工作时，要如果任务分配表有人和不正确或无法完成每一阶段工作时，要立即通知节目组召集人和助理人员立即通知节目组召集人和助理人员准备工作簿在第一次筹备委员会召开前寄给委员们，内容如下：在第一次筹备委员会召开前寄给委员们，内容如下：1 1筹备委员会名单及联系方式筹备委员会名单及联系方式2 2委员收费（报名费）和作业规则委员收费（报名费）和作业规则3 3工作人员名单，并简述他们的角色与职责工作人员名单，并简述他们的角色与职责4 4会议的目标和主旨会议的目

10、标和主旨5 5大致简述节目的结构大致简述节目的结构6 6过去几年的宣传资料过去几年的宣传资料7 7过去节目的评估摘要过去节目的评估摘要8 8过去的会议议程过去的会议议程9 9有关酬劳和费用政策或是义务有关酬劳和费用政策或是义务1010会议场地资料和地图会议场地资料和地图1111预计出席人数预计出席人数1212会议日期和过去比较会议日期和过去比较1313会场平面图及会议室容量会场平面图及会议室容量1414当地联络点和资料来源当地联络点和资料来源1515会议预算会议预算1616会议进行方式会议进行方式( (包括每一场包括每一场) ) 1717视听器材资料视听器材资料1818节目相关资料节目相关资料

11、-展览、卷数、节目、旅游、餐饮等展览、卷数、节目、旅游、餐饮等1919详述有关特殊考虑或问题，例如某一天学术研讨会议室没有空等详述有关特殊考虑或问题，例如某一天学术研讨会议室没有空等节目组筹备会议议程1 1介绍筹备委员及工作人员介绍筹备委员及工作人员2 2会议宗旨、目的和主题会议宗旨、目的和主题3 3委员收费方式委员收费方式4 4会议场地使用说明会议场地使用说明5 5主办单位政策。包括：主办单位政策。包括：委员费用申请委员费用申请演讲人酬劳（演讲费和旅费）演讲人酬劳（演讲费和旅费）委员和演讲人免受报名费委员和演讲人免受报名费6 6审视评估摘要，出席人数及过去节目内容审视评估摘要，出席人数及过去

12、节目内容7 7节目形式，包括：节目形式，包括： 大型会议大型会议午餐圆桌讨论午餐圆桌讨论研讨会形式研讨会形式辩论形式辩论形式8 8节目时间表节目时间表9 9演讲者建议演讲者建议1010委员工作分配委员工作分配1111下次会议日期下次会议日期会前规划阶段会前两年半会前两年半会前两年会前两年会前会前1818个月个月会前会前1212个月个月会前会前6 6个月个月会前会前3 3个月个月会前会前1-21-2个月个月会期执行阶段会前三天至会期工作：会前三天至会期工作： 召开记者会召开记者会 工作人员预演工作人员预演 报道相关资料装袋报道相关资料装袋 检视各场布置检视各场布置 各项节目表演彩排各项节目表演彩排 会场桌椅摆设确认会场桌椅摆设确认 报道资料及相关资料进场报道资料及相关资料进场 检视餐饮安排检视餐饮安排 大会正式开始大会正式开始会后善后阶段会后一个月内的会后一个月内的工作工作： 统计报名人数统计报名人数 与饭店核对总住房人数与饭店核对总住房人数 财务结算财务结算 寄发感谢函寄发感谢函 举行庆功宴举行庆功宴 整理大会相关资料并归档整理大会相关资料并归档 召开总结会报告收支情形召开总结会报告收支情形 论文集编撰论文集编撰 薪资清册以备次年初审报所得税薪资清册以备次年初审报所得税 结案结案招标文献内容目标观众以及如何找到他们目标观众以及如何找到他们可能的最终参加人数可能的最终参加人数怎