合同管理办法

1、合同管理办法第一章 总 则 第一条 为规范中铁十八局集团有限公司厦门第二西通道(海沧隧道)工程A2标段项目经理部及所属各单位的经济行为，强化合同管理工作，增强合同管理意识，依据中华人民共和国经济合同法等法律法规，结合集团公司有关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于中铁十八局集团有限公司厦门第二西通道(海沧隧道)工程A2标段项目经理部与外部单位间订立的外部劳务用工、物资（设备）购销、承担加工、物资运输、财产租赁、保险、专项借款、劳动加工及其它经济合同。第二章 合同管理机构和职责第三条 管理机构中铁十八局集团有限公司厦门第二西通道（海沧隧道）工程A2标段项目经理部成立合同管理领导小组，项目经理任

2、组长，书记、总工程师、副经理任副组长，成员由项目部各部室负责人组成。项目部计划部具体负责经济合同日常管理工作。负责所属有关经济合同管理工作。组 长：高海东副组长：柴元四、冀大禹、邹坤华、郑平、范旭阳成 员：郭彦兵、曹明杰、闫卫军、武晓平、唐鸿武第四条 职责分工1、合同管理领导小组（1）宣传贯彻执行国家、股份公司、集团公司有关合同及合同管理的法律、法规和规章制度。对项目部及所属各单位经济合同的签订、履行、变更、解除、奖罚进行审定、审批、考核。（2）负责制订项目部合同管理制度，负责合同管理的日常工作，对所属单位间合同纠纷的调解和裁决。2、计划部（1）牵头组织对项目部及所属各单位与外部单位所签订的经

3、济合同文本的评审工作。（2）管理各类合同文本及资料，建立合同档案和台帐，对本项目的所有经济合同监督管理。（3）对项目部对外经济合同提供咨询支持。（4）参与项目部对外重大经济合同的论证、起草、谈判和签订工作。（5）负责制订与发布主要合同示范文本。（6）承办其他有关合同管理的工作。3、各业务部门（1）协调部：负责办理土地租用及房屋拆迁等有关合同。（2）试验室：负责办理测试仪器及相关设备的购销合同。（3）财务部：负责财产保险合同、融资租赁合同、借款合同的洽谈、签订、履行、变更、解除和管理，参与涉及重大资金的各类合同的谈判和履行，并监督履行情况。（4）物资设备部：负责承揽合同（定作部分）、物资设备买卖

4、合同、运输合同、租赁合同、保管合同、仓储合同、委托合同（货物部分）的洽谈、签订、履行、变更、解除和管理，并参与融资租赁合同的签订。（5）所属各单位：负责办理本单位职权范围内或项目部指定办理的有关合同。（6）其他经济合同由归口业务部门负责办理。第三章 合同的审查和签订第五条 各单位对外签订经济合同应以公司及项目部编制下发的合同范本为准，可根据工程项目实际情况进行适当调整。订立合同应符合相关法律法规，做到条款清楚，责任明确，特别是计量计价、付款方式、质量验收标准、权利义务、违约责任、纠纷解决等条款要清楚、规范。第六条 项目部签订的经济合同，由分管业务部门的副组长牵头，归口业务部门具体承办，合同文本

5、、订立方式经项目部合同管理小组会审通过后，由归口部门负责办理。严格执行合同评审程序，归档整理，接受公司定期或不定期审查。第七条 负责办理合同的各部门和单位必须及时收集整理与合同有关的协议、会议纪要、签证、证明材料、单据、信函、电报、电话记录、录音、录像、照片等资料，存档备案，妥善保存，为清算、索赔补差、合同纠纷处理提供原始凭据。第八条 合同审批程序项目部签订的经济合同审批程序为：在分管副组长的领导下，归口部门进行合同洽谈，并将洽谈结果及时向组长汇报，接受组长指示起草合同文本项目部合同管理领导小组组织评审完成项目部合同评审表报公司合同评审按公司评审意见修改合同完成合同会签。所有经济合同须经公司合

6、同管理领导小组评审通过后，方可签订。第九条 经济合同签订后，合同办理单位应及时将合同副本一份、四联合同评审表、项目部合同评审表送公司法律事务部进行登记，并据以检查履行情况；未按照本办法进行合同审批程序的经济合同，相关部门有权拒绝 执行，由此造成的经济损失由合同经办单位领导和经办人承担。第十条 重大经济合同订立必须报公司相关业务部门审查。第十一条 计划部牵头组织对本单位所有经济合同立项、审查、订立、执行、考核等工作，对经济合同建立合同台帐和档案。第十二条 订立合同必须遵守国家的法律法规，符合国家的方针政策。坚持平等互利、诚实守信，做到条款齐全，责任明确，手续合法，严防订立无效合同。第十三条 业务

7、部门经项目部授权并代表项目部对外签订合同时，必须了解对方的法人资格和履约能力，及时进行可行性调研，严禁盲目承诺、超越授权范围签约。第十四条 物资、设备合同的订立需掌握工程进度、财务（资金）收支计划，以及物资商品库存、市场行情、对方履约能力等，并确定采购计划、订货品种、规格、数量及其他内容。 第十五条 合同按1-XX-20XX-海沧隧道工程-1-0XX。其中第一项为项目名称“1公司”；第二项为“合同类别编码”,第三项为年份；第四项为项目部名称，第五项为工程公司公章，第六项为合同编号。例如：项目部第一份租房合同合同编号为：1-ZL-2016-海沧隧道-1-001。第四章 合同用章管理第十六条 合同

8、用章管理1、项目部及所属各单位对外签订的建设项目有关合同或协议，须加盖公章，合同用章须严格在授权范围内使用。2、合同用章做到专人专管，严格印章使用，所有用章均需由经办人员报批，经主管领导签字同意后方可使用，并建立使用台帐。未经主管领导签字同意的任何合同都不得加盖合同用章，禁止未经批准携带合同用章外出签订合同。3、签订的正式合同文本必须加盖骑缝章。4、非合同文稿及空白纸张不得盖合同用章。第五章 合同的履行第十七条 各部门和所属单位都要严格履行合同，及时掌握合同履行情况。第十八条 各类购销合同严格按程序文件验货，如发现对方违约，应及时将处理意见通知财务部门以便按期办理部分拒付或全部拒付业务，同时应

9、在合同规定检验期内通知对方。需要索赔的应在合同规定索赔期内提出，逾期将追究有关人员责任。第六章 合同的变更和解除第十九条 与建设单位合同变更：当设计变更、工程变更、洽商的内容超出合同约定工程范围和造价范围时，项目部合同管理领导小组应组织项目部领导及相关部门、所属单位负责人和相关人员，针对变更情况参照本规定有关条款进行评审会签，并完成合同修订（变更）评审记录，报公司合同授权批准人审批后方可变更。第二十条 项目部或各单位承办合同的变更或解除，必须由承办单位或部门提出意见，经本级合同管理领导小组核准后，同签约方进行协商，在接到对方同意变更或解除合同的通知时，应在十五天内答复对方，达成一致意见时必须签

10、署书面协议，不得单方修改、废止或随意口头变更或解除合同。合同变更或解除后，承办单位或部门应及时通知项目部计划科和合同管理领导小组。第二十一条 对方违约要按规定索取违约金，造成经济损失的要向对方索取赔偿金。由于我方违约造成经济损失的，要对有关责任人员进行追究处理。第二十二条 项目部所属单位间合同纠纷，应报项目部合同管理领导小组调解裁决；项目部外部合同纠纷，应由合同双方进行协调解决，协调不成，须报公司计划部，由合同管理领导小组研究决定处理意见。第七章 合同监督与档案管理第二十三条 合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。项目部及所属各单位应当建立健全相应的合同监督检查制度。公司计划部定期组织开展

11、合同检查。第二十四条 合同检查的主要内容：（一）合同管理制度执行情况；（二）合同管理档案、台账建立情况；（三）合同的签订与履行情况；（四）合同纠纷的处理情况；（五）合同管理人员情况；（六）对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。第二十五条 项目部将合同管理作为对部门或各单位及人员的考核内容。因违反合同管理规定造成经济损失的部门和个人，要承担相应的责任。第二十六条 项目部及所属各单位建立合同管理台帐和档案，收集整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。第二十七条 合同档案主要包括下列资料：（一）合同洽谈笔录、会议记录；（二）对方当事人的法人营业执照（或证书）等副本复印

12、件；（三）对方当事人的法定代表人或合同主办人员的资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；（四）我方授权委托书的原件或复印件及批准文件；（五）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件，有关担保文件；（六）双方签订、履行、变更索赔、解除合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听资料；（七）关于合同可行性、合法性的书面审查、会签、批准意见；（八）合同正本或副本及变更、解除合同的书面协议；（九）登记、签证、公证等文书资料；（十）标的物的验收记录、商检证明、检验报告、鉴定结论；（十一）交接、收付标的物和款项的原始凭证复印件；（十二）处理合同纠纷达成的协议书、调解

13、书、依照法律程序产生的调解书、仲裁书、判决书等法律文书及其他诉讼文书；（十三）合同台帐及其他与合同订立、履行、变更、解除及纠纷处理有关的资料。第八章 奖惩规定第二十八条 项目部及所属各单位在合同管理中，有下列行为的应按有关规定予以处分或罚款，构成犯罪的移交司法机关处理。（一）违反规定授权或超越授权范围擅自签订合同的；（二）未按规定程序进行审查、会签，拒不改正，造成恶劣影响或经济损失的；（三）发生合同纠纷不及时报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响的；（四）拒绝配合合同检查或谎报、瞒报本单位合同管理情况的；（五）借工作之便收受贿赂、假公济私的；（六）采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签

14、订合同的；（七）违反规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于我方的合同。第二十九条 本办法由项目部计划科负责解释，自发布之日起执行。附件：1、项目部对公司经济合同审批流程图2、项目部经济合同审批流程图3、项目部合同评审表4、公司合同评审表 中铁十八局集团有限公司厦门第二西通道（海沧隧道）工程 A2标段项目经理部项目部对公司经济合同审批流程图分管领导及归口业务部门洽谈合同项目部合同管理领导小组组长项目部合同管理领导小组组织评审起草合同文本按评审意见修改合同，完成合同会签未通过公司评审通过公司评审汇报指示达成协议完成项目部合同评审表项目部经济合同审批流程图主办单位负责洽谈合同项目部

15、完成项目部合同评审表，填写公司合同评审表项目部合同管理领导小组组织评审起草合同文本项目部按公司评审意见修改合同未通过项目部评审通过公司评审通过内部评审达成协议本级合同管理领导小组组织评审未通过内部评审完成合同评审表，签订合同 其他经济合同返回公司完成合同会签填写项目部合同评审表合同评审表合同编号：合同名称 乙方单位 合同主要内容 主办部门意见评审人员意见工程部安质部设备部物资部财务部副经理总工程师项目书记领导审批意见注：合同主管部门注意要修改相应评审部门评审编号：合同评审表申请单位（公章）：厦门第二西通道（海沧隧道）工程A2标项目经理部 合同编号：合同名称 合同分管部门 申请单位评审人员合同主

16、要内容 评审意见申请单位领导意见 签名：年 月 日公司合同分管部门评审意见 签名：年 月 日公司财务部门评审意见 签名：年 月 日公司合同主管部门评审意见 签名：年 月 日印章管理部门意见 签名：年 月 日领导审批意见 签名：年 月 日用印申请用印名称时间经办人备注第一联：合同主管部门留存评审编号：合同评审表申请单位（公章）：厦门第二西通道（海沧隧道）工程A2标项目经理部 合同编号：合同名称 合同分管部门 申请单位评审人员合同主要内容 评审意见申请单位领导意见 签名：年 月 日公司合同分管部门评审意见 签名：年 月 日公司财务部门评审意见 签名：年 月 日公司合同主管部门评审意见 签名：年 月 日印章管理部门意见 签名：年 月 日领导审批意见 签名：年 月 日用印申请用印名称时间经办人备注第二联：合同分管部门留存评审编号：合同评审表申请单位（公章）：厦门第二西通道（海沧隧道）工程A2标项目经理部 合同编号：合同名称 合同分管部门 申请单位评审人员合同主要内容 评审意见申请单位领导意见 签名：年 月 日公司合同分管部门评审意见 签名：年 月 日公司财务部门评审意见 签名：年 月 日公司合同主管部门评审意见 签名：年 月 日印章管理部门意见