第三章文书的体式与稿本

1、文书工作与档案管理 了解文书的体式，掌握文书的格式与要求。了解文书的体式，掌握文书的格式与要求。 掌握份号、紧急程度、发文机关标识、发文字掌握份号、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、成文日期、附件、主题词、抄送号、签发人、成文日期、附件、主题词、抄送机关、正本、副本等概念。机关、正本、副本等概念。 掌握文书各组成部分的主要内容，熟悉文书主掌握文书各组成部分的主要内容，熟悉文书主体的撰写要求。体的撰写要求。2 21 13 3一、文体的分类名称名称含含 义义文体文体是是 “ 为适应不同的交际需要而形成的语文体为适应不同的交际需要而形成的语文体式式” 。有各种不同的分类，一般分为政论文体、。

2、有各种不同的分类，一般分为政论文体、科学文体、文艺文体、公文文体等科学文体、文艺文体、公文文体等文书文书文体文体 是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。它是一种兼有议论文、说明文、成的语文体式。它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文记叙文的一般特点的应用文政论文体：政论文体：以议论为主，靠逻辑思维取胜以议论为主，靠逻辑思维取胜科学文体：科学文体：用专门术语，多用说明，强调缜密性用专门术语，多用说明，强调缜密性文艺文体：文艺文体：综合的表达方式，以形象性取胜综合的表达方式，以形象性取胜公文文体：公文文体：兼用议论、说明、记叙，

3、强调实用、庄重兼用议论、说明、记叙，强调实用、庄重邓小平同志视察南方的讲话文文 体体表表 述述文书文书在表述时用在表述时用“南方讲话南方讲话”文艺作品文艺作品 “有一位老人在中国的南海边画了一个圈有一位老人在中国的南海边画了一个圈” 香港1997年回归祖国文文 体体表表 述述公公 文文表述为表述为“香港回归祖国香港回归祖国”文艺作品文艺作品“香港回家香港回家” 公文文体是一种兼有文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文议论文、说明文、记叙文三种表达方式三种表达方式和一般特点的应用文体。和一般特点的应用文体。 首先，文书要有适当的议论，但不需要作过多的专门议论；首先，文书要有适当的议论，但不需要作过

4、多的专门议论； 其次，文书要说明一定的事实，但不需要对不必要的细节作其次，文书要说明一定的事实，但不需要对不必要的细节作过多的说明；过多的说明； 再次，文书不在于具体记叙事实，而是为了说明一定的问题，再次，文书不在于具体记叙事实，而是为了说明一定的问题，文书的叙事必须简明、朴实。不作过多的描述。文书的叙事必须简明、朴实。不作过多的描述。（P83 P83 例文例文） 文书文体的三种表达方式在各个文种的使用中，侧重点文书文体的三种表达方式在各个文种的使用中，侧重点是不同的。有些以说明为主，有些以议论为主，有些是叙述、是不同的。有些以说明为主，有些以议论为主，有些是叙述、说明、议论兼而有之。说明、议

5、论兼而有之。 命令、批复、议案多以说明为主（表彰性的除外）。命令、批复、议案多以说明为主（表彰性的除外）。 决定、指示、通知多以议论、说明为主。决定、指示、通知多以议论、说明为主。 通报、报告、请示等则多是叙述、议论、说明兼而有之。通报、报告、请示等则多是叙述、议论、说明兼而有之。一、文书格式的含义、范畴与类型文书格式 就是文书的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。（二）公文格式的范畴公文格式文面格式内容格式文面格式：文面格式： 指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标和标识规则，包括版面安排、字体型号

6、、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。内容的结构。 公文文面格式从适用的范围来看有三种类型，公文文面格式从适用的范围来看有三种类型， 其使用也有不同的要求。其使用也有不同的要求。 1. 1. 行政公文格式行政公文格式（是指国家行政机关使用的法定性通用公文格式，即国家行政机关规定（是指国家行政机关使用的法定性通用公文格式，即国家行政机关规定的法定性公文种类使用的规范化、标准化公文格式）的法定性公文种类使用的规范化、标准化公文格式） 2. 2. 专用公文文本格式专用公文文本格式（指行政职能机关和专业管理职能部门在管理工作

7、中所制发的一些专指行政职能机关和专业管理职能部门在管理工作中所制发的一些专用公文规范的文本形式）用公文规范的文本形式） 3. 3. 一般文章式公文格式一般文章式公文格式机关公文撰制的主要法律法规依据机关公文撰制的主要法律法规依据 1国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 2中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 3关于实施关于实施国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法涉及的几个具涉及的几个具 体问题的处理意见体问题的处理意见 4党政机关公文格式（党政机关公文格式（GB/T 9704-2012） 5中共中央办公厅公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表 6国务院公

8、文主题词表国务院公文主题词表 7中华人民共和国国家通用语言文字法中华人民共和国国家通用语言文字法 8标点符号用法（标点符号用法（GB/T 158341995） 9出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995）机关公文撰制的主要格式要求机关公文撰制的主要格式要求 组成公文格式的各个要素看组成公文格式的各个要素看 有三大部分组成：有三大部分组成： 一是正文内容部分一是正文内容部分 二二是附加标记部分是附加标记部分 三是其他格式安排部分三是其他格式安排部分 & （1）公文用纸主要技术指标：）公文用纸主要技术指标： 60 g/m80 g/m胶版印刷纸或复印纸胶版

9、印刷纸或复印纸 纸张白度为纸张白度为85%85%90%90% 横向耐折度横向耐折度1515次次 不透明度不透明度85%85% pH pH值为值为7.57.59.59.5 A4 A4纸张纸张A4型公文用纸型公文用纸页边及版心尺寸页边及版心尺寸（P344 附录二）附录二）（P338 附录二）附录二） 261mm351mm& （2 2）字体字号）字体字号& （3 3）行数、字数）行数、字数、文字颜色、文字颜色正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字（特殊（特殊情况可适当调整）情况可适当调整）每面排每面排2222行行每行排每行排2828字字无特殊说明，文字颜色均为黑色无特殊说明，文字颜色

10、均为黑色& （4）印刷要求印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。v 装订要求装订要求：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成四角成90，无毛茬或缺损。，无毛茬或缺损。v 骑马订或平订的公文应当：骑马订或平订的公文应当：v a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允处，允许误差

11、许误差4mm；v b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；v c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为距离为3mm5mm。v 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。合、包紧、包平、不脱落。 & （4）页码）页码：4号半角号半角白体阿拉伯数码标识，白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘之下一至于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条行，数码左右各放一条一字线，一字线距离版一字线，一字线距离版心下边缘心下边缘7mm。单页页

12、。单页页码有空一字，双页页码码有空一字，双页页码左空一字。左空一字。&（5）分割线）分割线：发文字号：发文字号之下之下4mm处居中，与版处居中，与版心等宽，首条分隔线与心等宽，首条分隔线与末条分割线用粗线（末条分割线用粗线（0.35mm）,中间中间分割线用分割线用细线（细线（0.25mm）课堂作业 自行用word设置一份标准的公文版心外格式。（5分钟） 项目简介000001000001京政发20129号北京市人民政府关于改革和北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知完善市对区转移支付制度的通知各区人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 为深入贯彻落实国务院关于改革和完善

13、中央对地方转移支付制度的意见(国发201171号)精神，结合本市实际，。附件：1.国务院关于改革意见 2.财政部关于改革意见 2012年9月13日抄送：抄送：市档案局，市经贸委。北京市人民政府办公厅2012年9月15日印发版版头头主主体体版版记记机密机密1010年年加急加急北京市人民政府项目简介000001000001京政发20129号北京市人民政府关于改革和北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知完善市对区转移支付制度的通知各区人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 为深入贯彻落实国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见(国发201171号)精神，结合本市实际，。附件

14、：1.国务院关于改革意见 2012年9月13日抄送：抄送：市档案局，市经贸委。北京市人民政府办公厅2012年9月15日印发版版头头主主体体版版记记机密机密1010年年加急加急北京市人民政府1. 表明文书的法定权威和信息源；表明文书的法定权威和信息源；2. 确定文书的处理缓急和安全要求；确定文书的处理缓急和安全要求；3. 为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。1. 传达行文意图；传达行文意图；2. 表明文书的生效时间和法律凭据；表明文书的生效时间和法律凭据；3. 表明行文关系和主送范围。表明行文关系和主送范围。1. 提供主题检索标识；提供主题检索标识；2

15、. 确定复本送达范围；确定复本送达范围；3. 提供公文印制责任者、时间等。提供公文印制责任者、时间等。一版头部分二主体部分三版记部分版头部分版头部分份号：公文印制份数的顺序号，它是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。版头部分是标识公文保密程度一种标志；保密期限是对公文秘密等级的时效加以规定的说明。版头部分紧急程度：是对公文送达和办理时间的要求。版头部分定义：发文机关志表明公文的作者，它是发文机关制作公文时使用的规范格式的文件版头，通常称“文头”。版头部分如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布。版头部分发文字号：是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。主要

16、由发文机关代字、年份和序号组成。版头部分签发人：是指在上报的公文中批准签发的领导人姓名。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。 如果签发人为多人的，按照发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排。一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。注意，此时，发文字号跟最后一行前发文对齐，而不是跟上面对齐。注意：一般规定，上行文或重要的下行文须标注签发人。上行文必须标签发人，如请示、报告等。 课堂作业北京市人民政府办公厅发一份关于印发大气污染防治等专项责任清单的通知，该通知是2016年13号文件，秘密等级为秘密，保密期限为半年，此文件为特急文件，该文件需要印制十份。请你用word

17、按要求完成该公文的版头部分。（10分钟） 一版头部分二主体部分三版记部分项目简介000001000001京政发20129号北京市人民政府关于改革和北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知完善市对区转移支付制度的通知各区人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 为深入贯彻落实国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见(国发201171号)精神，结合本市实际，。附件：1.国务院关于改革意见 2012年9月13日抄送：抄送：市档案局，市经贸委。北京市人民政府办公厅2012年9月15日印发版版头头主主体体版版记记机密机密1010年年加急加急北京市人民政府主体部分主体部分标题：是对公

18、文中心内容的高度概括与提炼，是整个公文内容的总括，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，通常称为公文标题的“三要素”。一般不加标点符号（除法规名称要加书名号外）红色反线下空两行，2号小标宋体字。分一行或者多行中心排布（梯形或者菱形），回行时，词义完整、排列对称、分行时不要把各行上下对齐成等长，间距恰当，有美感。主体部分主体部分公文标题的某些要素在某些情况下可以省略：省略发文机关名称,只写事由和文种。一是一些法规性公文。二是电报、专题会议纪要。以上两种在引用时都应加上发文机关。省略事由，只有发文机关和文种。有些文件内容单一，正文部分文字较少，使人一目了然。省略发文机关和事由。有些多见于公布和张贴

19、性的公文，如机关的通报、启事、公告、通告等。为了张贴时醒目。但任何情况下，文种不能省略。主体部分主动机关：又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的主要受理机关。使用全称或者规范化的简称、或者同类型机关的统称，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列。同性质或同级的机关之间用“、”，不同性质或级别机关之间用“，”最后一个机关名称后标全角冒号“；”。编排与标题下空一行，居左顶格，回行时仍顶格。3号仿宋主体部分主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文的，应当将主送机关名称移至版记。一是下行公文，除批复文以外，一般有两个以上的主送机关。级别越高覆盖面积广，主送机关就越多。二是向上

20、级机关的请示只写一个主送机关，不要多头、越级主送三是公布性文件，如通告、公告、命令、对象是全体公民，可不写主送机关。主体部分正文是公文的主体和核心，表述公文的具体内容，叙述文件所要表达的思想，体现发文机关的意图，施工文最重要的组成部分。公文的首页必须展现正文。正文号仿宋体、一般每版22行、每行28个字。一般由原由、事项、要求。用数字表示多层次结构序数：一级标题用“一、一、”黑体，二级标题用“（一）（一）”楷体，三级标题用“1.1.”仿宋，四级标题用“（1 1）”仿宋.主体部分附件说明，即公文附件的顺序号和名称。它是用以说明和附注在公文正文之后的有关文件材料的名称和件数。附件，即具体的附件文件和

21、材料。附件说明为正文下空一行，左空两字。用号仿宋标出“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应用阿拉伯数字，名称后不加标点符号。主体部分附件与正文一起装订：附件应当另面编排。并在版记之前，附件二字及附件顺序号用号黑体顶格编排在版心左上角第一行。附件的标题居中编排在版心第三行。附件的顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。附件不能与正文一起装订：应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。主体部分发文机关署名，即在正文或附件说明之后，右下方适当位置署名发文机关名称，它是公文作者标志。署名应署发文机关的全称或者规范化简称；应与成文

22、日期和印章配合协调、美观排列。正文（或附件说明）下空1行，右空2字，编排发文机关署名。在发文机关署名下一行编排成文日期。首字与发文机关署名首字右移2字。如发文日期长于发文机关署名，应当是成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编排主送机关署名，其余依次向下编排。主体部分主体部分主体部分主体部分主体部分一版头部分二主体部分三版记部分版头部分项目简介000001000001京政发20129号北京市人民政府关于改革和北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知完善市对区转移支付制度的通知各区人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构： 为深入贯彻落实国务院关于改革

23、和完善中央对地方转移支付制度的意见(国发201171号)精神，结合本市实际，。附件：国务院关于改革意见 2012年9月13日抄送：抄送：市档案局，市经贸委。北京市人民政府办公厅2012年9月15日印发版版头头主主体体版版记记机密机密1010年年北京市人民政府加急加急版头部分课堂作业修改 北京市人民政府办公厅发的一份关于印发大气污染防治等专项责任清单的通知请你用word按要求完成该公文的主体和版记的修改。（10分钟） 文书稿本是指文书的文稿和文本。文书稿本是指文书的文稿和文本。对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类：对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类： 一类是从稿本的性质和作用上去区

24、别、称呼它，一类是从稿本的性质和作用上去区别、称呼它，如草稿、定稿、正本、副本等；如草稿、定稿、正本、副本等； 另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼它，另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼它，如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。 公文形成前期所产生的文字材料公文形成前期所产生的文字材料（一）草稿 草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。始稿件。 草稿有以下特点：草稿有以下特点： 第一，尚未定型。草稿永远处于未定型状态；第一，尚未定型。草稿永远处于未定型状态； 第二，非正式、无效力。它不

25、属于正式文件，第二，非正式、无效力。它不属于正式文件，不具备现实执行效用。不具备现实执行效用。 草稿按其文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、草稿按其文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。征求意见稿、修改稿、送审稿。定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。 定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿。定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿。根据定稿印制成的文件称为文本。文本主要有：根据定稿印制成的文件称为文本。文本主要有： （一）正本、副本（一

26、）正本、副本 1. 1. 正本正本 正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有三个特点：正本具有三个特点：第一，根据定稿制作，凡不根据定稿制作的都不是正本；第一，根据定稿制作，凡不根据定稿制作的都不是正本；第二，发给主送机关，非此不算正本；第二，发给主送机关，非此不算正本；第三，具有实际效力，具有行政或法律的作用。第三，具有实际效力，具有行政或法律的作用。这三个特征紧密联系，不可分割，只有同时具备这三个这三个特征紧密联系，不可分割，只有同时具备这三个特征的稿本，才能称为正本。特征的稿本，才能称为正本。 2. 2. 副本副本副本是指公文形

27、成之后，由于实际工作的需副本是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生许多增殖或变态文本，这要，往往使正本文件发生许多增殖或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。 副本又称抄本。副本的内容如果是与正本全副本又称抄本。副本的内容如果是与正本全文相符的，统称为副本。如果只是正本的部分内容，文相符的，统称为副本。如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节录副本。则称为摘录副本或节录副本。 副本的作用是代替正本供传阅、参考和备查使副本的作用是代替正本供传阅、参考和备查使用。用。关于正本和副本的使用，目前主要有三个问题关于正本和

28、副本的使用，目前主要有三个问题值得研究：值得研究：第一，是正本、副本不分；第一，是正本、副本不分；第二，是发文往往只有一份正本，没有副本，第二，是发文往往只有一份正本，没有副本，这样，上级机关在处理文件时就要转圈传阅（上级这样，上级机关在处理文件时就要转圈传阅（上级机关亦没有复制副本），这势必拉长文件的运转周机关亦没有复制副本），这势必拉长文件的运转周期；期；第三，是上级机关下发的文件（指发文对象是第三，是上级机关下发的文件（指发文对象是一个机关）只有一个机关）只有1 1份正本，没有副本。份正本，没有副本。 公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留

29、在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。 存本是根据正本印制甚至是与正本同时印制存本是根据正本印制甚至是与正本同时印制出来的，除印章和签署外，具有正本所有的文件出来的，除印章和签署外，具有正本所有的文件格式和附加标记。格式和附加标记。 试行本：试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。其明显标志是在标题后用圆括号注明其明显标志是在标题后用圆括号注明“试行

30、试行”字样。字样。暂行本：暂行本：指发文机关一时来不及制订供长期执指发文机关一时来不及制订供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，在暂行期内具有法定效力。其明显标志是在标题中在暂行期内具有法定效力。其明显标志是在标题中或标题后注明或标题后注明“暂行暂行”字样。字样。 同一份文件，有时也有两种以上文字的文本。同一份文件，有时也有两种以上文字的文本。公文稿本辨析公文稿本辨析文稿文稿 文本文本 草稿草稿定稿定稿 正本正本副本副本存本存本 规范性文书的正本还规范性文书的正本还有暂行本、试行本、有暂行本、试行本、修订本等形式。修订本等形式。稿本稿本外形特征外形特征作用作用效用效用归档与否归档与否草稿草稿没有生效标识；没有生效标识；常标有常标有“讨论稿讨论稿”、“草稿草稿”等等字样字样供讨论、征供讨论、征求意见求意见、修改审核、修改审核不 具 备 正不 具 备 正式 文 件 效式 文 件 效用用一般不需要一般不需要归档保存归档保存定稿定稿有生效标识：签有生效标识：签发或会议讨论或发或会议讨论或批准批准制作正本的制作正本的标准依据标准依据具 备 正