秘书实务之会见会谈与签字仪式

1、商务活动l会见会谈会见会谈l签字仪式签字仪式l庆典活动庆典活动l开放参观活动（开放参观活动（6月月19日日7月月2日）日）l新闻发布会新闻发布会学习目的学习目的 1 1、了解会见会谈、签字仪式、庆典活动、企、了解会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容；业开放参观活动、新闻发布会的内容；2 2、熟悉会见会谈、签字仪式、庆典活动、开、熟悉会见会谈、签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作；作；3 3、掌握会见会谈、签字仪式、庆典活动、企、掌握会见会谈、签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。业开放

2、参观活动、新闻发布会的操作程序。教学重点与难点1 1、教学重点、教学重点会见会谈的准备与操作；会见会谈的准备与操作；签字仪式的准备与操作；签字仪式的准备与操作；庆典活动的准备与操作；庆典活动的准备与操作；开放参观活动的安排与方案。开放参观活动的安排与方案。新闻发布会的筹划与操作。新闻发布会的筹划与操作。2 2、教学难点、教学难点签字仪式的准备；签字仪式的准备；庆典活动的准备；庆典活动的准备；开放参观活动方案的拟订；开放参观活动方案的拟订；新闻发布会的筹划；新闻发布会的筹划；项目训练。项目训练。1、会见会谈、会见会谈 案例导入：案例导入：广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就 “中韩合作本科

3、预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。 项目任务项目任务：请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。 会见的概念 会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下 。 会见的具体概念尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者在君主制国家在外交上 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。 会见的种类会见的种类会见的种类礼节性的会见实质性的会

4、见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张会谈会谈 会谈会谈是指双方或多方就某些重大的政是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。谈判、会商。会谈会谈的内容较为正式，专业性较强，的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指在企业中主要指商务谈判和业务会商商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别会见、会谈的区别1

5、 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2 2、功能不同：会见主要是为了加强双、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。方的关系，处理事务。会谈会谈就是指双就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了交换意见，为了谋求共同利益或契合谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。双方利益而互相磋商的行为和过程。 会见与会谈会见与会谈的基本程序的基本程序 迎接迎接致辞、赠礼、合影致辞、赠礼、合影会见或会谈会见或会谈记录记录结束结束 会见

6、与会谈准备会见与会谈准备1 1、收集对方的相关资料、收集对方的相关资料对方求见的目的对方求见的目的对方的求见对象对方的求见对象对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征等特征对方参加会见的人数、姓名、职务等。对方参加会见的人数、姓名、职务等。主要求见人的详细资料主要求见人的详细资料 2 2、 通知主方参加会见和会谈的人员通知主方参加会见和会谈的人员 通知主方接见人通知主方接见人 通知主方陪同人员通知主方陪同人员 通知主谈人通知主谈人 通知其他会谈人员通知其他会谈人员 3 3、了解会见与会谈的地点和时间、了解会见与会谈的地点和时间（1 1）会见的地点和时间）会

7、见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。会见的时间根据会见的性质来定。 （2 2）会谈的地点和时间）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。会谈的时间安排应先征求对方的意见。 4 4、通知对方、通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主

8、方的接送方式了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。谈的具体日程。 5 5、场所的布置及座位安排、场所的布置及座位安排（1 1）场所的布置）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜会谈桌上有时需放置双方标志旗帜( (如果

9、是如果是涉外谈判，应摆放两国国旗涉外谈判，应摆放两国国旗) )，现场可放置，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。座。 （2 2）会见与会谈的座次安排）会见与会谈的座次安排 会见会谈的座次安排会见会谈的座次安排 会见会谈时应遵循会见会谈时应遵循“主左客右主左客右”的原则，即的原则，即客人坐在主人的右边客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。涉外会见还应有译员。如下图所示：如下图所示：记录记录译员译员主客主客主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员译员译员主客主客 主人主人客方人员客方人员主方人员主方人员 双边（方）会谈的座次安排双边（方）会谈的座

10、次安排 双方会谈一般将谈判桌排成双方会谈一般将谈判桌排成长方形长方形，双方各坐，双方各坐一边，一边，主方位于背门一侧主方位于背门一侧，或进门后的，或进门后的左侧左侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右右高左低高左低排列。排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。置对方语种的座位卡。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 正门正门客方客方主方主方13576421246753 译员译员 主宾主宾 译员译员 主人主人（一）（一）（二）（二）三方（边）会谈时方形会谈

11、桌的安排 三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下三方会谈时方形会谈桌的安排多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排 多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下。 多边会谈时的环形圆桌环形 椭圆桌和方形会谈桌的安排空间空间空间空间空间空间合影图合影图5444554444455444213444561-主人主人 2-主宾主宾 3-第二主宾第二主宾 4-客方人员（或客方人员（或主客插排）主客插排）5-主方人员主方人员 6-摄影师摄影师会见会谈技能训练项目会见会谈技能训练项目 广东白云学院国际合作中心与韩国的湖南大学就 “中韩合作本科预科课程项目”经过充分的协商，双方合作意向明确。为

12、了进一步协商合作办学的具体事宜，双方拟定于今年6月20日在广东白云学院举行会谈仪式。 请代替学院国际合作中心为这次的会谈提供方案，并模拟会谈过程。 2 签字仪式2.1 2.1 签字仪式的准备签字仪式的准备 1 1文本的准备文本的准备 (1)(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。这是文本准备的前提。 (2)(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语

13、言文字，签字文本应该双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。 (3)(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。有于签字后由各方或交专门的机构保存。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。与格式印制若千副本。 (4)(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。和副本。(5)(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前

14、，先在签字文本上一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，文本一经签字便具有法盖上双方的公章，文本一经签字便具有法定效力。定效力。 2 2商定参加人员商定参加人员 (1)(1)签字人。签字人员要符合以下条件：签字人。签字人员要符合以下条件： 具有法定资格。具有法定资格。 规格相等。规格相等。 (2)(2)领导人。签字各方也可以派出身份较领导人。签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。意规格大体相等。 (3)(3)致辞人。一般由签字各方身份最高的致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或人分别致

15、辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。协调机构的代表致贺词。 (4)(4)主持人。主持人一般由主办方派有一主持人。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。定身份的人士担任。 (5)(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。员，各方人数应当大致相等。 (6)(6)助签人。助签人的主要职责是在签字助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。字之处。 (7)(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办式的鼓动和宣

16、传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。单位或双方单位的部分群众代表参加。 (8)(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。单位派记者参加签字仪式。 3 3布置签字厅布置签字厅 (1)(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。 一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的除了必要的签字用桌椅外，其

17、他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。桌，桌上最好铺设深绿色的台布。 (2)(2)签字桌椅。签字桌椅。 双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。色的台呢。 桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。多桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。子，由各方代表依次签字。 涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的

18、右边。序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。 多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。按事先商定的顺序排列。 签字桌上可放置各方签字人的席卡。签字桌上可放置各方签字人的席卡。 涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。 (3)(3)准备签字用具。包括待签的合同文本以及签准备签字用具。包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。字笔、吸墨器等文具。 (4)(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时国旗的摆放。与外商签署

19、涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。还需在签字桌上插放有关各方的国旗。 (5)(5)参加人员位置。按有关礼遇高低的确定好参加人员位置。按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。各方代表的座次。 (6)(6)讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。 (7)(7)会标。由签字双方名称、签字文本标题和会标。由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式签字仪式”织成。织成。 (8)(8)香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。举香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小行小 型酒会，举杯共庆会谈成功。型酒会，举杯共庆会谈成功。签字现场签字现场客方人员客方人员主方人员

20、主方人员客方助签人客方助签人主方助签人主方助签人客方主签人客方主签人主方主签人主方主签人文本文本文本文本吸墨水器吸墨水器吸墨水器吸墨水器小国旗小国旗笔笔笔笔大门大门1.2 1.2 签字仪式的程序签字仪式的程序进入签字厅、就位进入签字厅、就位签署合同文本签署合同文本交换合同文本交换合同文本举杯庆祝举杯庆祝合影留念合影留念2 2 庆典活动庆典活动 开业庆典开业庆典 1 .1 .准备工作准备工作 1 1）、做好宣传工作）、做好宣传工作 2 2）、拟定邀请宾客的名单）、拟定邀请宾客的名单 3 3）、拟定议程表）、拟定议程表 4 4）、拟好致辞和答辞）、拟好致辞和答辞 5 5）、布置场地）、布置场地 6

21、 6）、安排接待工作）、安排接待工作 7 7）、准备贵宾留言册）、准备贵宾留言册 8 8）、准备馈赠礼品）、准备馈赠礼品 2、仪式过程仪式过程 1 1）、）、 签到签到 2 2）、）、 接待接待 3 3）、）、 剪彩剪彩 4 4）、）、 致辞致辞 5 5）、）、 节目节目 6 6）、）、 参观、座谈或聚会参观、座谈或聚会 7 7）、）、 赠送纪念品赠送纪念品3 3、开业庆典活动程序、开业庆典活动程序主持人主持人宣布宣布开始开始介绍介绍主要主要来宾来宾 本单位本单位领导领导致辞致辞征求意征求意见，总见，总结经验结经验组织组织来宾来宾参观参观安排安排文艺文艺演出演出 上级上级领导领导 或嘉宾或嘉宾

22、致辞致辞宣读宣读贺信贺信贺电贺电庆典场景案例导入：2010年校园开放日公告 各位考生、家长：各位考生、家长： 应广大考生和家长的要求，我校定于20102010年年6 6月月1919日日77月月2 2日日（每天上午9:00-13:00）举行校园开放活动。一、活动内容一、活动内容 1.高考填报志愿指导会； 2.介绍学校办学特色、招生专业、毕业生就业等情况； 3.举办学生作品展； 4.开放图书馆、体育馆、学生宿舍、实验实训大楼等场（室）。 二、来校交通二、来校交通 1. 校园开放活动期间，每天早上9：30，安排校车在广州市解放北路以太广场接送学生和家长来校；参观结束后（下午1：00），安排校车送学生

23、和家长返回以太广场。 2. 自行驾车的学生和家长可以从不同线路-进入广清高速公路-江高出口-即可到达学院门口。三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网（http:/ 热忱欢迎学生、家长和社会各界人士来校参观、交流。 广东白云学院 2010年6月3日 （广东白云学院校园网（广东白云学院校园网2010年年6月月9日）日）开放参观活动开放参观活动 一、拟订订开放参观活动的方案一、拟订订开放参观活动的方案 开放参观活动的方案开放参观活动的方案1、确定开放参观活动的主题主题 开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所

24、要达到的目的和希望取得的效果。 常见的开放参观活动议题有： （1）扩大组织的知名度，提高美誉度； （2）促进组织的业务拓展； （3）和谐组织与社区的关系； （4）增强员工或家属的自豪感。 2、安排开放参观的内容，参观的内容一般包括： （1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。 （2）现场观摩，让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织的科技开发（实验）中心；组织服务、娱乐、福利、卫生等设施。 （3）参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑至参观者的需要和兴趣。 3、选择开放参观的时机

25、 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。 4、确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。 5、选择参观路线 参观路线的选择要求做到： （1）能引起参观者的兴趣； （2）能保证参观者的安全； （3）对组织正常工作干扰小。 以上三点要综合考虑。2 2、准备与接待工作、准备与接待工作1 1、确定开放参观的项目、确定开放参观的项目(1)(1)组织的展览室；组织的展览室；(2)(2)生产设备和工艺流程；生产设备和工艺流程；(3)(3)厂区环境；厂区

26、环境；(4)(4)员工的教育与培训设施；员工的教育与培训设施；(5)(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施 2 2、开放参观活动的操作流程、开放参观活动的操作流程准备宣传小册子准备宣传小册子放映视听材料放映视听材料观看模型观看模型引导观摩实物引导观摩实物征求意见征求意见中途休息服务中途休息服务赠送纪念品赠送纪念品3 3、秘书的职责、秘书的职责 (1)(1)准备内容：准备内容： 准备与寄发请柬；准备与寄发请柬； 为来宾准备休息服务处；为来宾准备休息服务处； 准备介绍材料；准备介绍材料； 准备特殊的参观用品，如卫生服、准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；安全

27、帽等； 准备茶水饮料；准备茶水饮料； 准备赠送的礼品和纪念品。准备赠送的礼品和纪念品。 (2) (2)接待服务与要求：接待服务与要求：来宾到达后热情引导接待；来宾到达后热情引导接待；放映视听资料时认真解说；放映视听资料时认真解说；参观过程中为来宾做向导；参观过程中为来宾做向导；做好招待来宾的餐饮服务；做好招待来宾的餐饮服务；耐心解答来宾提出的各种问题；耐心解答来宾提出的各种问题；做好欢送工作。做好欢送工作。3 3 开放参观活动开放参观活动 3.2 3.2 拟订活动方案拟订活动方案 1 1确定主题确定主题 常见的主题有：常见的主题有： (1)(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；扩大组织的知名度，

28、提高美誉度； (2)(2)促进组织的业务拓展；促进组织的业务拓展； (3)(3)和谐组织与社区的关系；和谐组织与社区的关系； (4)(4)增强员工或家属的自豪感。增强员工或家属的自豪感。 2 2安排开放参观的内容安排开放参观的内容 参观的内容一般包括：参观的内容一般包括： (1)(1)情况介绍，事先准备好简明生动、情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。印刷精良的宣传小册子。 (2)(2)现场观摩，让参观者参观现场。现场观摩，让参观者参观现场。 (3)(3)实物展览，参观组织的成果展览室；实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。可以陈列资料、模型、样品等实物

29、。此外，参观活动内容的确定还要考虑此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。到参观者的需要和兴趣。3 3选择开放参观的时机选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。庆典、社区节日等。4 4确定邀请对象确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、

30、媒体记者等。导和专家、媒体记者等。 5 5选择参观路线选择参观路线 参观路线的选择要求做到：参观路线的选择要求做到： (1)(1)能引起参观者的兴趣；能引起参观者的兴趣； (2)(2)能保证参观者的安全；能保证参观者的安全； (3)(3)对组织正常工作干扰小。对组织正常工作干扰小。 以上三点要综合考虑。以上三点要综合考虑。 6 6策划宣传工作策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。行介绍。7 7做好解说及接待准备做好解说及接待准备 (1)(1)挑选并培训导游或解说人挑选并培训导游或解说

31、人员；员； (2)(2)制作并寄发请柬；制作并寄发请柬； (3)(3)设立接待服务处；设立接待服务处； (4)(4)准备特殊的参观用品；准备特殊的参观用品； (5)(5)准备礼品或纪念品。准备礼品或纪念品。项目任务：为2010年校园开放日提供开放参观方案及模拟活动过程各位考生、家长：各位考生、家长： 应广大考生和家长的要求，我校定于20102010年年6 6月月1919日日77月月2 2日日（每天上午9:00-13:00）举行校园开放活动。一、活动内容一、活动内容 1.高考填报志愿指导会； 2.介绍学校办学特色、招生专业、毕业生就业等情况； 3.举办学生作品展； 4.开放图书馆、体育馆、学生宿

32、舍、实验实训大楼等场（室）。 二、来校交通二、来校交通 1. 校园开放活动期间，每天早上9：30，安排校车在广州市解放北路以太广场接送学生和家长来校；参观结束后（下午1：00），安排校车送学生和家长返回以太广场。 2. 自行驾车的学生和家长可以从不同线路-进入广清高速公路-江高出口-即可到达学院门口。三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网三、为做好接待准备工作，请有意来校参观的家长和学生通过广州招考网（http:/ 热忱欢迎学生、家长和社会各界人士来校参观、交流。 广东白云学院 2010年6月3日 （广东白云学院校园网（广东白云学院校园网2010年年6月月9日）日）4

33、 4 新闻发布会新闻发布会 4.1 4.1 新闻发布会的准备工作新闻发布会的准备工作 新闻发布会又称记者招待会，它是政府、新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发活动。新闻发 布会是组织与公众沟通的例布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其准备工作客观报道的行之有效的手段。其准备工作 包括如

34、下：包括如下：1 1、确定被邀请记者的范周、确定被邀请记者的范周 该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。围、影响来决定。 2 2、确定时间和场所、确定时间和场所 确定日期，一是要及时；二是应当避开重确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。大会议、社会活动。 记者招待会在何处举行，要根据会议的主记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。题来确定。 3 3、确定主持人和发言人、确定主持人和发言人 记者招待会一般由公关部门负责人或办公室记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主任、秘书长等 主持。主持。 4 4、准备发言材料和布置会场、准备发言材料和布置会场 资料包括会议程序、领导人的发言材料，资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。认识和感受等方面的文字资料。 会议要选择交通便利、安静而无噪音，有会议要选择交通便利