大学项目管理论

1、大学项目管理论文复旦大学图书馆期刊回溯项目管理关键词民国期刊期刊回溯项目管理资源整合与利用期刊回溯是图书馆业务之一，是一个集编目、典藏加工、馆藏组织、储藏管理、剔旧和捐赠于一体的复杂工程，通常具有数量大、工序多、时间紧等特点。在现有条件下，图书馆越来越倾向于将一些基础的、可控的、可量化的和有操作规范的工作从整体业务中抽取出来，交由外部专业单位完成，从而达到节约成本、弥补人力匮乏、提高工作效率和优化人员配置的目的田。因此，对大批量期刊的回溯往往需要采取外包的方式。正如中山大学图书馆程焕文馆长所说：尽管学术界，尤其是图书馆界，对图书馆业务外包还存在不同的看法，然而图书馆业务外包已成为一种无法阻挡的

2、发展趋势。1 期刊回溯项目管理项目管理是指管理者为完成某个特定的项目，在有限的资源约束下运用系统的观点、方法和理论对项目涉及的全部工作进行有效的管理。项目具有相对独立的特点，而项目管理则具有系统性和综合性的特点。复旦大学图书馆在整个回溯项目管理中提炼出外包管理、质量控制、加工对象管理和进度控制四个关键点，有效地完成回溯工作。第二，质量控制。质量控制是回溯工作完成质量优劣的关键。项目管理人员要提前制定明确的质量要求和工作规范作为质量控制的依据 ; 还要及时准确地掌握项目的完成情况，发现问题后及时与工作人员进行沟通，确保回溯信息数据准确无误。回溯工作最终体现为信息数据，因此信息数据是否完整和准确是

3、评判回溯工作完成效果的重要标准。信息数据包括期刊入藏的条码号、给定的期刊排架号、馆藏地、馆藏状态等。只有实物和数据完全对应才算真正地完成好回溯工作。第四，项目进度控制。工作进度掌握得当才能使回溯管理项目高效流畅地运转起来。工作进度太快，工作中易出纰漏错误，要不断地弥补修正，反而降低了工作效率 ; 工作进度太慢，工作人员容易懈怠，工作效率不高，影响项目正常运转。四个“关键点”的实施效果直接影响回溯项目的效果。抓好这四个“关键点”就可以把回溯项目管理得井井有条，使每个环节都能按部就班地完成，达到最理想的工作效果。2 复旦大学图书馆民国期刊回溯项目外包实践2.1 项目的准备在项目准备阶段，主要完成以

4、下几个方面的工作：(1) 摸清民国期刊的基本情况根据本次摸底，基本掌握馆内收藏民国期刊的情况：包括期刊种类、数量、学科范围、收藏年代等，大致收藏有民国期刊 4000 余种，单本 ( 包括合订本和单册)16000 多册，其中包括东方杂志、文学界、大中华等一批具有重要影响力的刊物。(2) 甄选外包公司在掌握民国期刊的基本情况并明确回溯目标之后，馆内首先主动查找符合要求的外包公司，并对这些公司进行资质分析，包括考虑外包公司的财务、人力资源、信誉、管理控制、工作效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件。然后根据分析结果，向资质好的外包公司发出邀标函。最后由图书馆组织招标，请收到邀标函的外包公司

5、参与竞标，再从各应标公司中挑选外包经验丰富、有良好的方案策划且价格合理、能满足本馆回溯工作多方面要求的外包公司承担外包业务。(3) 制定回溯项目的测试方案以及论证可行性(4) 制定具体回溯项目方案民国期刊回溯工作的具体方案包括工作流程以及每个流程的工作要求，其中包括编目、核实添加馆藏、粘贴条码、插入磁针、期刊归架等要求，这些内容都将作为工作中质量控制的内容和标准。(5) 审阅并签订回溯外包合同赔偿问题、解决合同争议的方式等。2.2 项目的具体实施与质量监控2.2.1 民国期刊回溯工作的具体内容在具体实施阶段，民国期刊回溯包括编目记录、添加馆藏、增加条形码、添加磁针和期刊入架等四个环节。第一个环

6、节是编目记录和添加馆藏。复旦大学图书馆民国期刊馆藏录入以实物为准，馆藏的民国期刊实物原先只是按种类排放，在回溯工作前要先将所有期刊按照卷期年的先后顺序依次排列，然后在系统中查重数据，根据实际情况套录CAMSS录或国图记录编目，再按照本馆的编目规则修改记录，最后根据整理好的馆藏数据，将每种期刊的合订本或者没有做成合订本的单册信息依次添加到馆藏系统。第二个环节是增加条形码。为了准确地定位民国期刊的各项信息，与其他类型的中文期刊区分，便于在系统中查找和抽调相关数据，准确掌握民国期刊的馆藏情况，图书馆对民国期刊馆藏条码做出特别规定：条码号由 14 位组成，第一到第四位是民国期刊种类区分号，用“MGQ”

7、K( 民国期刊四字的首字母)表示，中间 9位是流水号，末位是校验码。第三个环节是添加磁针，磁针的插入主要是为加强对期刊的流动管理。第四个环节是期刊入架。复旦大学图书馆民国期刊排架号统一采用“乙”开头，可以在 OPA臻统中准确辨识，并方便在系统中查找统计民国期刊的各类数据。期刊入架根据每种刊物的排架号和卷期年月的时间先后顺序从小到大的顺序排列。发现同刊异号、异刊同号或排架号有明显错误时，及时收回重新进行回溯整理。2.2.2 民国期刊回溯工作遇到的问题(1) 编目规则问题复旦大学图书馆编目记录主要套录自 CALIS和国图，两家记录在规则上有一定的差别，图书馆结合两家记录和实际情况，制定出符合馆内需

8、要的规则。遵照客观著录的要求，民国期刊编目采用繁体字著录，外包人员必须做繁体转化工作，这个工作很考验外包人员的态度和耐性。有些不常见的繁体字经常容易输人错误，项目管理人员在质量控制时特别关注这一问题的处理。(2) 多种不同名刊装订在一起由于各种原因，馆内所藏许多民国期刊的装订不规范，经常出现若干本不同名期刊装订在一起的情况，给添加馆藏带来了很大的麻烦。这一问题最好的解决方法是，拆分合订本，但是这样极易损坏本已老化严重的期刊，因此工作人员采取做多条记录跟一个馆藏的方式，以尽量减少对期刊的损害。(3) 同一种刊有多个排架号外包工作人员对民国刊不了解，遇到这种情况经常会添加多条重复记录，回溯时管理员

9、需要认真判断具体情况采用正确的排架号，然后删除重复记录并修改错误内容。(4) 影印版问题出于出版和保护的目的，解放后，国家刊印多种影印版的民国期刊。这种情况原版和影印版不能使用同一条记录，必须另做新的记录，并要求区分排架号。但因馆藏中原版和影印版混排，做编目和馆藏时容易忽略这个问题，项目管理员及时地补充了影印版期刊的工作方法并且指导外包人员如何区分和添加记录。(5) 刊物出版项不明确(6) 重复记录问题民国期刊回溯项目聘请了 5 位工作人员同时做记录。因一些期刊卷期非常多，出现了几个工作人员同时做到一种刊的情况，这种情况容易造成重复记录。项目管理员及时提出同种期刊应先归架，然后再统一由一位人员

10、完成的解决方案。在质量控制时也特别监控这一问题，尽量避免在系统中产生大量的冗余数据。2.2.3 民国期刊回溯工作的质量控制在整个回溯项目中，项目管理员始终把质量控制放在第一位。图书馆利用数据管理系统对外包人员的工作进行数据质量监控，及时纠正和修改有问题的记录。为了配合这项工作，图书馆为回溯外包人员在系统中开设了专门的工作账号，项目管理员可以根据每个账号调取回溯的相关数据，检查套录记录的准确性和录入馆藏的完整性，这样便于对数据进行及时的质量监控。项目管理将质量控制分为三个不同的阶段：项目前期，考虑外包工作人员对工作的熟悉程度，实施逐条逐本检查，出现问题认真总结，避免再出现类似问题。项目中期进行抽

11、检，外包工作人员每做好一批数据后交给项目管理员抽检是否合格。结项前总量抽检，即任务全部完成后，以全部数据为准抽检合格率，以确保整个项目高质量地完成，同时也可以为检查是否履行合约内容提供准确的依据。项目管理对错误问题的处理也制定了严格的处理标准，错误率不得超过3%。错误率低于3%时，按错误内容进行逐条修改处理并根据合同要求扣除项目款; 错误率超过3%时，整批数据退回重新加工，并以该批数据款的10%作为违约金扣除。2.3 项目验收项目结束后，项目管理员根据回溯工作的实际情况，总结汇报情况，撰写验收报告，包括回溯外包的管理状况、回溯目标的完成情况、出现问题的处理情况等等。最后检验各项指标后结算归档。 3期刊回溯项目管理工作的经验总结第四，不断地补充更新工作规范细则。回溯经常会面临许多问题，涉及到馆藏建设的方方面面，比如：回溯后的期刊收藏在哪里，如何收藏?利用率低的期刊如何处理，是否剔旧?剔旧后的期刊如何处理，是捐赠还是报废，标准是什么 ?回溯期刊缺刊如何弥补，如何保证收藏的连续