时间管理：用四象限规划自己的时间

1、时间管理：用四象限规划自己的时间 合格的企业管理者，必需懂得如何利用时间和精力把重要的事情放到前面做。 在北大光华管理学院的一节课上，一个教授把一个大口的玻璃瓶放在桌上，告知学生们一起做个试验。首先在玻璃瓶里装满鸡蛋大小的石块，他是一块一块放进去的，直到瓶子装不下才停止。教授问学生们：“瓶子装满了吗？”学生都回答说满了。 教授笑了一下问：“是真的满了吗？”说完，他拿出一袋小石子，把这些小石子倒进了瓶子里，直到瓶子装不下了。教授再问学生：“现在满了吗？”有些学生说：“满了。”有些学生说：“还没有满。” 接着，教授又拿出一袋沙子，渐渐地倒进了瓶子里，沙子到了瓶口，瓶子又装不下了。教授还是重复那个问

2、题：“现在满了吗？”当然，一部分学生回答：“满了。”另外一些人回答：“还没有满。”最终，教授拿出一瓶水倒进去，直到水流了出来。试验结束了，大家都若有所思。 教授说：“人的生命是有限的，就犹如这个瓶子，它能放进去的东西是有限的。假如我们没有将生命和工作中最重要的事情这些大石块事先放进去，那我们的一生就有可能铺张在没有意义和价值的小事情上。假如人的生命空间里布满了小石块和沙子，是多么悲哀的事情!” 时间就像流水，逝去难回头。那么，如何将有限的时间用在有意义和有价值的事情上呢？那就需要进行有效的时间管理。在日常生活和工作中，管理时间应着眼于工作。但工作与工作又有不同，并非都是同等紧急、同等重要。因此

3、，我们可以依据事情的紧急程度和重要程度对工作进行分类。 第一类，依照工作的紧急程度划分。有些工作特殊急迫，刻不容缓，自然应当优先处理。然而有些工作则是不怎么急迫或不紧急的，就可以另行支配时间去处理。特别明显，优先顺序原则就是急迫的在前、不急迫的在后。所以，在工作时应集中精力与时间把紧急工作做好，不太紧急或者根本就不紧急的工作就可以不做。假如是一名管理者，不妨授权或委托他人去做。 第二类，依照工作的重要程度划分。对于重要的工作要投入较多的时间和精力，对于不太重要或不重要的工作则临时不必去做，或只投入很少时间去做。很明显，这一类的优先顺序原则就是重要者在前、不重要者在后。所以，工作时应集中精力与时

4、间做好重要工作，不太重要以及那些根本就不重要的工作就可以不做，或授权他人去做。 那么，怎样明确工作的重要性和紧迫性呢？可以参考下文列出的指导性原则。 重要性，指必需完成的，假如不完成，就会有严重影响的事情。 非重要性，指那些即使没做完，也不会产生严重后果的事情。 紧迫性，是指当天工作的要点，不能有丝毫拖延的事情。 非紧迫性，指什么时候做都可以，不会产生严重后果的事情。 当然，在实际工作中，每项任务都既有紧急程度的差异，同时也有重要程度的差异。因此，打算优先次序就要综合这两个维度来考虑，即优先次序重要性×紧迫性。 依照这两个维度，工作可以被分为四类：位于第i象限，指那些紧急又重要的工作

5、；位于第象限，指那些重要但不紧急的工作；位于第象限，指那些紧急但不重要的工作；位于第象限，指那些不紧急也不重要的工作。 第i象限：紧急又重要的事情。 “紧急”的含义是必需连忙就要做的事情，而“重要”则意味着对公司、部门或者个人有重大影响的事情。在现实生活中，有不少是既紧急又重要的事情，比如处理客户埋怨和投诉、老总命令限时提交的工作报告、家人病重住院等。这类事情都是不但紧急而且重要，人们必需暂缓手头的事情而连忙去处理，否则就会影响自己正常的工作与生活。假如由于拖延而令事情变得更为急迫，就会得不偿失，或者变得更加被动。 无论在什么情形下，紧急而又重要的事都是最重要的事情，并且是当务之急。它们有的是

6、完成事业或实现目标的关键环节，有的可能与自己的生活息息相关。相比其他事情而言，它们更值得列入优先顺序。除非这些事情都得到合理、有效的解决，人们才有可能顺当地连续其他工作。 第ii象限：重要但不紧急的事情。 现实生活中往往有许多重要但不紧急的事情，这类事情常常并不是最急迫的，但是关系到企业或个人的长远发展。有的或许与自己的抱负有关，有的或许与自己的工作或学习的长期规划有关。例如：某项专业技能培训，一篇一直想写的文章，自己的健身计划，想要做的年度健康检查，起草合作意向书等。这些都很重要，但却可以拖延一定的时间，并非紧急。 一般来说，重要的事情都支配有较充分的时间，在一定的时间内可以完成。然而，假如

7、人们每天忙于琐碎且次要的事情，反而把重要的事情搁置或推迟，那么这一象限的事情就早晚会变得既重要又紧急，成为第i象限的工作。是否有能力处理好这些事情，在某种程度上反映了一个人对人生、工作目标与进程的推断能力。因为这些事情都是常常遇到的，虽然重要却又不是需要马上完成的。 第iii象限：紧急但不重要的事情。 人们常常会遇到很紧急并且需要连忙去处理的事。例如：你正忙于处理很重要或者在计划之内的事情，一位朋友却打来电话，你没有找到适当的借口来推辞，只好跟他聊了聊。这一聊竟然花掉了珍贵的半个小时时间，耽搁了手上的事情。类似的状况还有可能是：为下属解决问题。比如上司找你了解工作，下属却不停地请示工作让你做打

8、算，以及会议争论、客人来访等。 上述事情都显得比较紧急但并不重要，应归入次优先的顺序中。假如没有预先支配优先次序，就有可能会把一些紧急的事情也当成了重要的事情来处理，本末倒置。大多数人的习惯都是根据事情的“紧急程度”来打算行动的优先次序，而没能首先衡量事情的“重要程度”。假如有人每天把80的时间与精力都用在了“紧迫的事”上，确定会导致工作效能的下降。 假如期望有效地解决这个问题，就要兼顾紧急和重要程度，将每天需要处理的事情划分成三个层次。“必需”做的事，就是最为急迫的事；“应当”做的事，就是有点儿急迫的事；“可以”做的事，就是不急迫的事。 在大多数状况下，越是重要的事越不紧迫，例如规划长远目标等。然而，成功人士是不会让这些不紧迫但重要的事被看似“紧急”的事延迟或耽搁的，因为他们懂得做要事而非做急事的