Interlib系统在期刊管理工作中的应用与思考

1、    interlib系统在期刊管理工作中的应用与思考    摘要：本文结合工作实践，介绍了interlib集群管理系统期刊子系统的功能特点，以及该系统在期刊管理工作中的实际应用。关键词：interlib系统，期刊管理，应用1.前言interlib图书馆集群管理系统是由广州图创计算机软件开发有限公司和东莞图书馆联合研制的新一代的图书馆自动化系统，在技术上采用bs（浏览器服务器）模式多层体系结构，基于j2ee体系标准进行开发设计，用户端不需要安装任何软件即可实现所有图书馆业务工作。它作为资源共建共享新的实现形式，通过internet网络或城域网络将区域内

2、各图书馆联合起来，组成一个区域性的虚拟图书馆群，将图书报刊、电子文献、随书光盘、视音频资料、专题数据库、网上信息等多种资源整合起来予以揭示，提供区域内图书馆的联合采编、图书的通借通还、电子文献的全文传递、文献资源共建共享、书目联合查询等功能，从而建立了一个区域图书馆群的电子化、数字化、网络化的立体信息空间，同时通过开放的多层结构，达到与国内外其它图书馆资源共享与协作的目的，真正意义上实现图书馆群的资源管理和业务协作。本人作为我馆的期刊子系统的管理人员，经过一年多的试验操作与实际使用中，对interlib的期刊子系统有一些感性认识和理性思考，本文谈谈自己的体会。2.interlib期刊子系统的功

3、能2.1.动态marc定义在参数设置中实现对相关参数进行设置，是运用interlib期刊子系统做好期刊管理工作的基础。interlib期刊子系统的参数设置主要有marc参数设置和期刊参数设置。interlib系统的marc定义是动态的，可以满足多种marc格式在同一系统并存。因此，在系统管理模块里的marc参数设置栏下要先设置一种marc类型为中文期刊；编辑期刊marc字段；设置期刊marc索引定义；编辑期刊marc录入模板。interlib系统书目数据录入采用marc模板管理，设有编目模板、简单编目模板、采访模板；期刊编目人员可按个人习惯选用详细编目或简单编目不同编目形式进行书目数据录入；在

4、对期刊作预订处理增加新的记录时，可根据预订信息利用采访模板编辑新的书目数据，内容简单，操作便捷，待新刊到馆时再利用编目模板直接添加相关书目信息。此外，模板管理内还设有字段生成配置和定长字段模板分段配置，即编目时，在录入某一信息后，系统根据设置的字段生成配置，可以自动生成相关内容的字段，如根据200d（并列正题名）自动生成510a（并列题名）。而双击定长字段编辑框，系统会弹出marc定长字段编辑网页对话框，在框内选择或修改有关内容。这种marc编目模板管理，简化了操作程序，减少了编目人员的工作强度，使期刊编目操作方便快捷。期刊参数设置包括预订参数设置、采编参数设置、出版周期管理等。在预订下一年期

5、刊需先在预订参数设置栏内设置订购年份、预算代码和书商代码等订购信息；编制期刊书目记录时需先在采编参数设置栏内设置marc类型、书目控制区号和当前z3950地址；在出版周期管理栏内编辑出版周期代码。2.2.以流程化的处理方式对期刊2.2.1.预订管理interlib期刊子系统的期刊预订管理提供预订处理、直接预订、荐购处理及批续订功能。期刊预订处理包含以下4种方式：查重预订传统的预订方式，依据纸张征订目录在系统中查询需要预订的期刊记录后进行“订购”，订购操作界面由书目查看、预订表单、预订信息列表和馆藏信息列表4部分组成，在书目查看栏内通过点击“荐购信息”，可以查看到读者在网上对该刊的推荐信息。若未

6、查询到需要预订的期刊记录，则单击“新刊预订”，在采访编辑模板框内根据订购信息录入一条新的简单的期刊书目记录，再做订购处理。征订目录预订，也称期刊批次预订，是根据书商提供的电子征订目录，逐条浏览的进行预订处理。首先在期刊征订目录内新增一条目录信息，再把书商提供的征订目录通过系统提供的实用工具转换成marc格式，并在征订目录接收栏内把数据接收到新增的征订目录名下。系统在接收征订目录时会自动查重处理。具体操作时，先要选择需要预订的征订目录批次，然后逐条浏览征订书目及其预订信息，进行预订处理。直接预订与查重预订方式类似，是对纸张征订目录开展预订处理的功能。不同之处在于：（1）为了尽量方便用户操作，系统

7、按照订购号排序列出总书目库所有的期刊信息，可以在书目列表中直接选取需要预订的期刊进行预订处理，减少了查询书目记录的过程。值得一提的是，interlib系统的订购号的排序系统做了特别处理，排序方式按照“数字”方式，与邮局发行的征订目录排序方式相同，符合实际使用习惯，方便操作。（2）直接预订仅仅进行期刊的预订和续订等操作，不能查看读者的荐购信息。批续订是指对上一年已经订购的期刊全部查询出来，一次处理全部续订完成。但由于期刊价格变化、出版周期变化、停刊等原因，会影响批续订结果的准确。因此，只能对当年预订的期刊与上一年预订的期刊变化较少的，如“人大复印资料”，可采用批续订处理。具体操作时，应先对不再订

8、购的期刊做停订处理，再将发生变化的期刊的变化情况反映到订购信息中，作续订处理，最后，单击“全部续订”将余下的需要续订的刊全部续订，从而简化预订操作。2.2.2.记到处理记到处理是期刊子系统中最常用的功能。interlib系统的现刊记到管理包含预订记到和直接记到两种方式，对多来源、多类型的期刊均可进行记到处理。对经过预订处理的期刊采用预订记到，预订时系统根据预订信息默认生成记到记录，记到时只需选择相应期处理，简捷方便。而对如交换、赠送等没有预订直接到馆的期刊系统提供直接记到功能，即在第一次记到时增加记到年信息，系统根据记到年生成记到记录，再做记到。操作界面有“年备注”、“分配地点”等信息；用不同

9、颜色块示意未记到、到馆、未到齐、装订、催缺、推迟出版、催不到、停刊、退款、丢失等不同记到状态项；对偶有合刊、增刊、附件等，可随时增加或插入一个记到格；设置应到时间，可对未到馆期刊及时催缺；记到格显示着卷、份数、总期等信息，记到时一目了然。此外，为了更便捷的做好现刊记到，提高记到工作的效率，interlib系统设置了光笔记到功能，即直接用光笔读取期刊的issn条形码，完成记到。2.2.3.装订与验收处理装订处理是将图书馆下架期刊装订成册，形成合订本。interlib系统中装订处理有两种，一种是记到装订，即根据记到信息装订形成合订本；一种是合订本装订，即直接增加装订的合订本信息。前者更能如实地反映

10、期刊装订卷期和缺失情况。interlib系统的期刊装订功能是在记到处理界面内实现的。按ctrl键后复选需要装订成一册的记到格，按鼠标反手键，单击“装订”，界面弹出记到装订对话框，录入有关装订信息，单击“保存”，完成一册合订本的装订处理。如果一种期刊需要装订成多个合订本，则要多次重复选择不同的记到格，进行多次的装订处理操作。验收处理是将装订回馆的期刊合订本与系统中的装订信息进行核对，如果合订本发生变化，则需要修改系统中的装订信息，使之与真实情况相符。经过验收处理的期刊可以每种分别交送，也可以按批交送。2.3.实现期刊流通，提高期刊利用率在interlib系统中，期刊的流通分为过刊流通和现刊流通，

11、过刊装订成册贴条码后流通方式与图书一样。现刊外借是方便读者阅读和使用期刊文献，提高期刊利用率的行之有效的方法。interlib系统的专项借阅功能为之提供了很好的平台。任何一本经过记到处理的期刊都可依据其issn代码或其它标识实现现刊流通，且操作简捷，借阅统计功能完善。2.4.重视荐购处理，更好地服务于读者读者荐购是了解读者需求、提高期刊利用率的有效手段，interlib期刊子系统利用自身的优势为我们提供了读者网上期刊荐购功能。系统可以接收外部不同格式的征订数据生成征订目录发布于网上，读者通过web方式在网上进行期刊的荐购，读者荐购信息可以在专门模块处理，也可在预订时系统自动处理，所荐购期刊预订

12、后系统发邮件通知读者。系统为读者进行网上期刊荐购提供了足够的自由度，而期刊订购人员也应重视读者的推荐订购，重视荐购信息的处理。3.interlib期刊子系统优越性及存在的问题interlib系统作为资源共建共享新的实现形式有很多优越性，具体体现在期刊子系统，表现为：（1）各成员馆期刊数据库合并后，系统会自动进行数据整合。这样，原来因人为因素使期刊书目数据录入不完全的，经整合后变得完整，而对没有建立期刊数据库的分馆可直接利用总数据库数据，录入本馆馆藏内容并进行日常期刊管理。（2）可以促进馆际协作协调，减少资源浪费。在预订期刊时可以采取统一订购的方式，也可以各分馆各自订购的方式。在期刊预订界面既能看到本馆对某种期刊的订购情况，也能反映所有成员馆对该刊订购情况，从而方便地区成员馆之的采购协作协调。（3）读者可以通过intemet查询本地区各馆的期刊馆藏信息，并可以网上荐购自己所需要的期刊。（4）可以实现期刊在区域内图书馆间的通借通还。interlib期刊子系统有很好的灵活性和适用性，但实际操作中还存在一些问题有待解决