物资采购及管理办法

1、物资采购及管理办法物资选购及管理方法一、总那么为加强物资的选购及管理,为使公司的选购工作走上制度化、规范化,合理掌握本钱,加强内部工作协调和进步工作效率,特制定本选购管理制度。二、管理体制1、总公司设立集中选购办公室,由公司总经理挺直监视与管理,全面负责总公司及各分公司的各类物资选购工作。2、各分公司行政部为物资的管理部门。三、管理方法(一总公司选购办公室物资选购管理方法1、选购办公室工作规划(1总结各分公司物资选购规律,每年6月份、12月份形成下半年、上半年物资选购预算规划(选购表单1。(2依据物资选购市场情况,搜集供给厂商信息及资料,每年6月份、12月份分别对各供给厂商进货渠道、供给渠道、

2、物流情况、价格、品质、交期、交量、接洽人等做出比照及评估,提交供给商统计分析表(选购表单2。(3每年6月份、12月份总公司将对选购办公室的各项选购合同档案进展抽查,提交选购合同管理审核报告书(选购表单3。2、选购范围选购物资按类别划分为a类、b类两类,此分类标准由总公司选购办公室统一制定,备案选购分类标准,(选购表单4。3、物资选购方案的编制与申请(1各分公司于每月26日14:00之前将月选购审批单(选购表单5及选购商品申请表(选购表单6以传真和邮件的形式准时报选购办公室审核,逾期不予受理。(2临时选购需填写临时选购单(选购表单7,未能当日转选购办公室审批,次日须准时补交。(3全部物资的选购均

3、由各分公司执行副总及公司总经理签字审核,审核通过后选购办公室方可依据选购预算向财务部借款。3、选购的施行(1选购办公室选购方案通过审核后,立即开展多方询价、比价、议价,根据货比三家的原那么,尽可能挺直与厂家签定供货合同,降低选购本钱。(2对大宗、贵重、批量性的选购可实行公开竞价、招标、产品订货会等方式进展选购(3采纳统一标准的选购合同(选购表单8,严格根据选购流程执行选购合同,合同文本须经总经理审批。(4对于月方案性选购可挺直入各分公司小库,非方案性选购入总公司大库。发票、原始凭证与实物相符方可办理入库手续,并建立仓库管理台账(选购表单9。(5每月2日之前选购办公室分别将物资送达各分公司库内,

4、由各分公司库管员依据实物及发票凭证填写入库单(选购表单10对于不符合规格物资库管员有权回绝承受。4、物资的验收及报销(1选购办公室工作人员须对自己选购物资的价格和品质负责,尽量削减退货、换货等状况的发生。(2选购的物资因非质量问题需要调货、退货时,各分公司应自领取物资起三日之内填写调/退货单(选购表单11交选购办公室予以调货或退货。(3月选购完毕后须一周之内持总经理审批后的费用报销单于财务部办理结算手续。5、其他(1选购办公室应至少每季度对公司用法的各类物资价格及品质进展一次全面考察,准时同供给商调整价格。(2选购办公室必需对全部供给商名片、报价单、合同等资料及样品登记归档并妥当保管,建立完好

5、的供给商货品档案,有人员变动时须将各表单工具完好列入移交。(3定期进展物资仓库的清点及盘点,做到帐实相符、帐证(原始凭证相符进销存报表(选购表单12。(4选购办公室应负责跟进各协作厂商货款的准时签批支付事宜,做好发票的保管核对工作。(二分公司行政部物资管理方法1、实物管理方法(1各分公司物资选购遵照各部门按需上报、行政部依据实际状况总量掌握的原那么进展统计汇总并上报执行副总审批,经执行副总审批后上报总公司选购办公室。(2临时选购由用法部门填写临时选购单(选购表单7经过本部门经理审核,行政部经理审核,上报执行副总审批后,报总公司选购办公室。(3临时选购依据选购物资的紧急状况,在总经理无法马上审批

6、时,执行副总可通过电话在总经理同意后签字审批,采购完毕后补办相关审批手序。选购办公室须对每月的临时选购物资种类、规格、价格、事由进展单独统计,以总结临时选购发生规律。(4各部门每月24日上报下月办公用品选购明细,经部门经理审核,25日由行政部统一汇总,上报执行副总审批后于26日下午14:00之前将审批后选购审批单(选购表单5、选购商品申请表(选购表单6以传真或邮件的形式报总公司选购办公室。(5各部门文员根据行政部下发的各部门领取物资通知单(选购表单13中所列工程领用,并负责统计本部门办公用品实际安排状况。(6库管员负责办公用品的出入库,于月末进展实物盘点后,由库管员汇总并编制当月进销存报表(选

7、购表单12,上报行政部经理并抄送财务部。(7库管员协作财务部进展一年2次的办公用品的库盘点,盘点时间为每年的6月和12月,并提交仓库盘点报告书(选购表单14(8对盘盈,盘亏状况,报总经理批准后调整帐目;其中由于涉及库管员工作失误所造成的损失由其个人担当全部责任,同时提交仓库盘亏责任书(选购表单15。2、库房管理a、入库(1全部物资均应由库管员检验前方可入库。(2办理入库手续时,对比物资与相关单据所列的品名、型号、规格是否相符,不符合要求物资库管员有权回绝承受。(3库管员物资入库后发觉问题,应于3日内反应选购办公室并填写调/退货单(选购表单11,未准时报告处理的,该物资视为合格。(4全部入库物资

8、由库管员用法一式多联的入库单(选购表单10造册登记。b、出库(1凡持各部门经理审批的出库单(选购表单16可以领吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部料出库。2供领双方在确认出库物资的品种，规格，数量和质量后，均应在一式多联的出库单选购表单16上签字，各联分送有关部门。3物资领取人于物资出库时发觉问题，未准时当场处理的，该物资视为合格。45物资出库提运过程中，制止物资领取人随便进入库房。紧急事项见行政部经理审批的出库单选购表单16。a类物资需由执行副总审批前方可领取。c、保管12345物资品种，规格，体积，重量等特征打算堆码方式及区位。库房物资堆放整齐，平稳，分类清晰。储物空间分区及编号，标示醒目，朝外，便于盘存和领取。仓储物资出库应遵照先进先出原那么堆放和提取。库管员应加强对库房日常防火、防盗，防潮、防漏、防虫等工作，留意清洁卫生，定期施行平安检查。67库房严禁吸烟，非库房人员，未经同意，不准入内。对盘点出的过期、变质不能用法物资应准时处理并分清责任。8库管员岗位调动时，由交接双方及监交人员办理清册移交及必要的物资清点。6吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部附：1、选购审批程序2、选购办公室应定期向总经理提交的表单工具选购表单1：选购预算规划选购表单2：供给商统计分析表选购表单3：选购合同管理审核报告书选购表单4：选购分类标准选购表单5：选