高校人事管理信息的思考与实践

1、    高校人事管理信息的思考与实践    摘 要：本文对高校人事管理信息系统建设现状进行了分析，阐明了网络系统建设的必要性，研究了高校人事管理系统的构建结构及管理方式，介绍了系统设计方法及功能特点。 关键词：人事信息管理系统，高校，网络 一、构建人事信息综合网络系统的必要性 1机构改革后人事管理整体化的需要 高校机构改革中不同地域的几所学校合并及校内部门的合并，使得人事管理职能集中，相对来说管理起来应尽量减少程序，整个工作要形成向心力，凝聚力。日常管理工作归拢，合并，减少程序的突破方式应是应用现代化管理手段。虽然

2、目前人事部门建立了具有一定应用程序的管理系统和数据库，但各职能科室的信息在概念、范围和内涵各不相同，由于人事工作各方面内容有很大的相关性，需要能够互通有无，而以前工作方式处于分散状况，容易造成数据采取不全面，或者重复工作较多，极为繁琐不便。因此，有必要建立人事管理局域网络系统，使人事部门各科室对人事管理软件进行共同操作，保持数据的一致性、完整性和时效性，实现信息资源的共享，使规范的管理透过网络深入人事的业务和管理流程，理顺工作关系，提高工作效率。 2进一步提高人事管理工作服务质量，实现管理水平创优目标的需要 人事管理工作中，要完成相当数量的职工情况及人事政策法规的查询工作，

3、一般是职工直接到办公室或通过电话查询，使人事工作者在这些常规性的查询及相关政策法规的解答上花费大量时间，不利于工作效率的提高及人事研究工作的深入进行。人事管理网络系统将包括人事工作中涉及的职工的历史状况和现状，对人事政策法规的宣传具有积极的作用，而且对高校校园网的建设、办公自动化建设具有重要意义。 3保证人事数据资料安全性的需要 高校校园网的开通及应用无疑对高校管理有极大的促进作用，并为各类信息的搜寻提供了方便。目前申请上校园网的形式一般都是单机上网。人事部门由于对外宣传和查询的需要，大部分机器申请上网，这些机器中有的带有组织，人事管理系统。虽然这些管理系统在平时维护时是通

4、过口令(密码)进入，但经测试，在熟悉计算机应用的情况下任何人都可以不经过口令而直接进入系统，可查阅、修改相关数据。如果建立了局域网将有效地解决这一问题。网络可明确用户的使用权限，防止非法用户的攻击性破坏，保证整个系统的安全。此外还能防止公用网上病毒对计算机的侵蚀。 4满足相关部门对人事部门工作信息的需要 高校质量保证体系需要实现各部门对有效文件的管理，通过计算机管理可实现人事政策法规、规章制度中作废文件的及时更换，保持文件的有效性，为查询提供准确的文件资料。校园信息港、校园一卡通系统的建立，对人事部门工作信息提出了明确要求。 5实现领导利用人事信息进行决策的需要&

5、#160;人事处局域网的建立，将实现人员情况、政策情况的实时更新，信息资源共享，将设立校长专线，校领导及人事处领导可随时查阅和掌握人事工作情况，动态，可进行人事信息的处理和快速传输，有助于为领导决策提供全面的参考信息，实现学校人才资源的有效开发和管理。 二、人事管理系统的基本结构及管理方式 1网络基本结构图 2管理方式 目前，我国大部分高校和企事业单位人才人事管理还处于静态的基于传统报表的档案管理阶段，这种管理方式显然不适应当今社会迅速发展的要求，迫切需要进行彻底的改革，引入internetintra net技术，对人力资源进行综合开发和管理。为此，我们

6、结合高校人事管理的特点，对学校人事信息化建设进行总体规划并加以实施，研制开发高校人事管理信息系统(web版)，支持浏览器web服务器模式下的数据查询浏览和数据录入等功能。实现了信息动态维护。系统中的信息需要进行信息维护，如果采用手工定期更改已变信息会有两个方面的不足：一是没有及时修改或手工修改带来的人为误差，都会造成信息不准确。二是由于需要维护的信息量较大需要设定专人或多人来完成信息维护工作，大大降低了软件的水平，为了避免这种情况的再发生，在系统中增加信息动态维护功能使计算机能自动即时准确地完成信息维护。 “系统”把学校的在职职工从入校到调走或退休全过程中相关的信息用计算机进行管理。

7、根据工作实际，进行信息流动处理保证信息处理的及时、有效、安全。首先，当一个人员的基本信息项有所变更时，不仅要对其基本表数据进行修改而且要修改其相应的历史记录。其次，与实际的流程相对应，在需要有责任人认定的地方，系统都要根据登录用户的身份，记录下操作人的姓名。第三，当变动的人员信息与工资发放有关时，系统自动向劳资科传递信息以便劳资科工作人员进行下一步的处理。第四，当一个人员从学校离开时，人事科的操作人员不是简单地将此人的信息删除，而是向相关科室发出信息，待相关科室的后续工作完成后，系统自动将此人的信息从在职人员的表中删除，放入减离人员的表中以便今后查询。 管理方式主要采取全处信息按职责

8、分类管理与各科室委托专人维护相结合的模式，各科室的工作人员帐户都放入自已的组中，通过对用户组的赋权使每个工作组对自己管理的信息表和信息项有操作权，对其它一些表只有查询权，对相关的存储过程有执行权。具有单独的授权修改权限，其他部门及人员把他们放人公共用户组中，如校内信息服务系统中的用户如财务处等单位用户只赋给查询部分人事表的权力。通过明确职责及任务，有利于形成内部监督，加强内部管理，提高整体工作质量，对于各单位的人事干事，我们建立了一个系级用户帐号，提供给他们规定的操作权限。 三、系统的功能与特点 横向功能上，“系统”按照工作流程和管理方式进行设计，其主要子系统及功能如下：&

9、#160;1用户管理：系统允许用户建立多个用户帐号，对于不同部门的不同用户可以有不同的操作权限和操作范围。这样有利于保证系统的安全性，便于按实际业务分工进行管理，真正做到自己的数据自己维护，自己负责，从而明确每个人的权、责、利。 2人事科管理子系统：是提供给人事科工作人员使用的系统，也是整个人事系统中最主要的一个子系统。包括组织机构、编制、人员的管理。 3劳资管理子系统：包括日常工资管理、离退休职工管理。 4职称管理子系统：是人事处职称办工作人员的工作界面，除对各类人员的职称变动进行管理处，主要用于每年一度的职称评审和年度考核工作。 5师资管理子系统：是

10、人事处师资办工作人员的工作界面，主要用于各类人才工程、基金资助情况、出国出境情况、学历学位情况，博士后基本情况的管理。 6院系级人事管理子系统：是各院系人事干事的工作界面，一方面用于基本的人事管理工作，如查询本单位人员的人事信息向人事处提交人事信息的变动情况等，另一方面可以向人事处各职能部门上报各类人员名单，如：提职称名单、院内教职工岗位变化情况等，还可以接收人事处发送过来的各类人员名单和通知等。 纵向功能上突出网络信息管理系统的特点，包括： 1网上接收； 2网上查询政策法规，对本单位中心数据库进行数据查询等； 3实现网上办公，进行文件的网上收

11、发和传输。 系统的特点有： 1支持微软网络环境下客户机服务器模式的人事信息管理； 2支持基于internetintranet的浏览器web服务器模式的人事信息管理； 3易于构建人事信息库管理和发布的web站点； 4缓解远程查询时结构不一致的问题。 系统由于采用先进的web技术，创建人事信息web站点，利用浏览器方式完成数据的录入、领导查询、通用查询，统计报表浏览等功能。做到合理地组织发布信息内容，让浏览者能够快速、准确地检索到要找的信息。系统实现了人事管理工作的信息化，通过internetintranet进行网上办公，彻底摆脱了原有的手工录入、手工查询、手工制表，手工统计等繁重的劳动。系统通过建立中心数据库，录入我校近8000余人的基础信息，并预先设置了人事工作中用到的所有表格，还规范了行业标准，明确了基础数据的来源，并对工作程序进行了优化。高校教职工人事信息网建立使我校人事管理从事务管理转变为职能管理，在职能管理过程中全部应用了网络技术。校本部将数据下发到各校区和基层单位，各校区人事办接收数据，并根据自身的实际情况在指标体系中，添加自己的指标集和指标参数，设定数据