浅论项目会议的组织与管理

1、论项目会议的组织与管理会议是正式沟通的渠道，项目经理可以通过会议安排工作，解决 问题，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。在项 目实施过程中看到，组织得当的会议往往都能富有成效，同时能够让 项冃内部及项冃各个利益相关方获得沟通和理解的机会。但是组织差 的会议却很有可能收效甚小甚至无效，反而浪费了参会人员的时间。 过多的无效会议，不仅仅会造成人工成本的浪费，同时还会在一定程 度上损害员工的工作积极性。顾名思义，会议是集会来商议问题，是组织结构缺陷的一种补救 措施，在一个臻于完美的组织结构，组织内部人员均与职务相匹配， 大家各司其职，应该是没有任何会议的。我们之所以要开会是因为要 集

2、思广益，依靠彼此合作才能完成某一个特定的工作。但是会议并不 是解决问题的常规做法，所以会议过多就得考虑是否是组织结构设计 出现问题。在我个人认为会议是存在一定的成本的：会议成本=员工 每小吋的平均工资的2倍*2*参加开会人数*会议吋间（小吋）*n （n 大于等于1）。平均工资的2倍是因为劳动产值要高于平均工资，而 乘以2是参加会议了就必须要中断自己正常进行的工作，所造成的损 失要以2倍来进行计算，而n是一些不确定的因素，例如由于开会所 造成的员工积极性降低，降低工作效率等。因此开会人数越多，时间 越长，会议成本就越高。因此会议组织要得当，与会人员态度要谨慎, 这样会议效果才能凸显出来。在项目实

3、施过程中，肯定会需要组织各种各样类型的会议，参加 会议的人员的态度也有区别，有些人员讨厌开会，开会时总会抱怨“怎 么又开会，一天到晩就没玩没了的开会，我都还有一大堆的事情还没 有做完”，而有人则非常的喜欢开会，能借用会议从别人的讨论中获 得自己需要的信息，能给同事留下印象，或者通过开会凸显自己的重 要性，或者开会也成为一部分人逃避工作的最可行的替代方式等等。 在紧锣密鼓的工作中，如何能使得会议开得卓有成效呢？这值得项目 领导团队深思。在项目运行过程中最常见最主要的会议应该分成三类：项目情况 评审类会议、项目问题解决类会议及项目技术评审类会议。无论是哪 种形式的会议，都必须要求会议召开人或者会议

4、主持人要做好充分的 准备及采取各种措施，确保会议能圆满及有效。首先要做好会议前的准备：会议准备工作通常是项目会议取得成效的关键，会议前的准备主 要包括以下几个细节：1、开会之前首先要明确开会的议题，明确开 会的真正目的。只有明确会议的议题与目的，会议才是富有灵魂的会 议。但是很多会议，特别是有些所谓的例会，与会者通常都不知道会 议的议题是什么，将要讨论什么内容。在参加这样的会议时，与会人 员在会前都无法做好充分的准备，这将带来会议效率的低下。更有甚 者，例会时并无可需耍讨论的事宜，上司为了显示自己的领导地位， 例行组织全体人员开会，每次例会所讲内容相差无儿，所讲内容又杂 又多，更无会议中心主题

5、可言，这样的会议不仅无效，同时会让下属 心中产生会议疲劳，让下属厌倦会议，造成不良的效果。2、明确所 需要的参加会议的人员，并确保他们都知道会议的议程。有些领导喜 欢会议室里是座无虚席，这样能给他们带来一种权利的感觉，同时有 些下属也喜欢参加会议，这让他们会觉得是加权的待遇。但是会议是 为了解决问题，讨论事宜所召开的，会议也存在着一定的成本，所以 参加会议的人数应该控制在能解决问题的最少人员，坚持仅邀请会议 所需人员的原则。同时应该将会议目的、会议议程，会议时间安排及 发言情况预先让与会人员知道，这样能防止会议跑题偏题，节省会议 时间。3、会议时间、地点要预先通知到每个参加会议人员，应该尽 量

6、避免即时通知即时开会，以免参会人员不能即时参加会议或者无法 参加会议。在一些重要的会议上，会议地点与时间选择是很重要的， 在有高层或者利益相关方参加的会议时应该尽量经过所有参会人员 的同意。4、制定出合情合理的会议制度，例如开会期间手机调成震 动状态，无特殊情况不能离开不能接听电话，不能在私底下窃窃私语 等等。其次要做好会议期间的管理：在会议期间要，要营造出公平、公正、民主、友好、协作的会议 氛围，鼓励所有参会人员能各抒己见畅所欲言，同时会议组织者要合 理控制时间。要使得项目会议能卓有成效，应该遵守以下几个原则：1、按照既定的时间开会，不能因某些个人的迟到推延会议开始时间。2、合理控制会议进程，控制会议进程不是一个容易的事情，这需要 会议紧扣主题，合理控制参会人员的发言时间，会议期间语言应该简 明扼要。3、鼓励与会人员发表自己观点，参与讨论，并迅速作出结 论。4、做好会议总结，对于会议上的每个议题都应该要有结论，没 有结论的会议那是失败的会议，无效的会议。5、做好会议纪要，并 将会议决定的责任落实到个人。为了确保会议决定能够得到落实，明 确责任人及制定反馈的时间也是很有必耍的。再次，要及时对会议所得到的信息进行评估，以免信息反馈失真 或者虚假信息等造成决策上的失误。会议是为了完成