顺德区档案馆城建竣工档案整理办法

1、顺德区档案馆城建竣工档案整理办法一、顺德区档案馆城建竣工档案分类方案为进一步加强我馆城建竣工档案的管理，统一城建竣工档案实体的分类，实现分类、排列、管理、检索编目的标准化和规范化，提高城建竣工档案的管理水平，更好地为我区建设服务，特制定本方案。1、主体内容和适应范围：本分类方案规定了本馆接收的城建竣工档案分类的依据、原则，分类的方法及类目设置、编号方法。适用于本馆接收的城建竣工档案的分类及编号。2、引用方法：本分类方案是根据建设部办公厅一九九三年颁布的城市建设档案分类大纲（修订稿）建办档1993103号文的标准要求，结合我区的实际情况而制订。3、分类原则：3.1本馆的城建竣工档案分类原则是以本

2、馆接收的城建竣工档案为对象，依据城市建设档案分类大纲要求，结合本区实际情况，便于科学管理和利用。3.2分类后的档案，分别用英文字母按序编大类代字。3.3本分类方案适用本馆接收的城建竣工档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类，无类空类。4、类别设置：4.1本馆接收的城建竣工档案原则上分为十八大类，即：（1）综合类（代字：A）；（2）城市勘测类（代字：B）（3）城市规划类（代字：C）；（4）城市建设管理类（代字：D）；（5）市政工程类（代字：E）；（6）公用设施类（代字：F）；（7）交通运输工程类（代字：G）；（8）工业建筑类（代字：H）；（9）民用建筑类（代字：I）；（10）名胜古迹、园林绿

3、化类（代字：J）；（11）环境保护类（代字：K）；（12）城市建设科学研究类（代字：L）；（13）县（村）镇建设类（代字：M）；（14）人防、军事工程类（代字：N）；（15）水利、防灾类（代字：O）；（16）工程设计类（代字：P）；（17）地下管线类（代字：Q）；（18）声像类（代字：R）。5、分类方法：城建竣工档案的三级属类,按建设项目设置,即按大类、属类、小类划分。6、编号方法：城建竣工档案的编号方法按工程类别、属类、小类号（区、镇代号或项目）、案卷顺序号组成，其结构模式为大类代字+属类+小类号+案卷顺序号。H 1· 1 1| | | 案卷号| | 小类号（镇、区代号）| 属类（

4、动力） 大类（工业建设类） 7、镇（区）代号大良：1 容桂：2 伦教：3 北滘：4陈村：5 乐从：6 龙江：7 勒流：8杏坛：9 均安：10本文有3个附件：1、城建竣工档案分类编号表；2、城建竣工档案整理工作单；3、城建竣工档案整理登记表。二、城建竣工档案整理原则、要求1、整理原则：城建竣工档案整理工作的原则是：依照工程建设程序、遵循城建文件材料的形成规律、保持案卷内城建文件材料的系统联系，结合保管期限划分，适当将永久、长期、短期分开，以便于安全保管和提供利用。2、组卷要求：（1）不同工程项目要求分开组卷，例如在城建档案整理清单出库清单中写有“华宝精细化工厂车间、电房，8卷”，整理时要求将车间

5、与电房分为两个工程整理。若两个或以上的工程施工过程资料按小工程分开组卷，但共用一套前期文件和竣工验收资料，则按照一个大工程进行整理。如在城建档案出库清单中写有“华宝精细化工厂车间、电房，8卷”，车间和电房的前期文件与竣工资料共一份，排序好前期文件与竣工资料后，施工过程中的资料先排序车间的，再排序电房，最后排序图纸（车间图纸在前，电房图纸在后）（2）勘察报告、施工日志及竣工图纸均应单独组卷。若在实体案卷中，该工程勘察报告与施工日志的页数太少，小于15mm，可与综合管理资料或施工资料合成一卷。（3）其余材料按工程建设程序组卷，即按依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。（4

6、）案卷厚度控制在1.54cm范围之内。（5）拆卷与合卷。档案整理的过程中，原则上不允许拆卷。如有以下情况可以进行拆卷：前期文件或者竣工资料及综合管理资料中，有勘察报告或者施工日志需要单独组卷的；原始案卷厚度超过40mm的。拆卷过程中，尽量保持文件的完整与统一，不可在一份中间进行拆卷。如有以下情况可以合卷：在原始案卷厚度小于10mm的情况下，可考虑与前后的资料进行合卷。合卷后新的案卷厚度不能超过40mm三、城建竣工档案整理方法城建竣工档案整理的全过程是紧紧围绕着“城建竣工档案整理工作单”（详见本文附件2）进行的，其内容在整理过程中需要逐项填写。整理工作单应置于重新组卷后的案卷首页，作为对原案卷拆

7、分的标记及下一步电脑录入的依据。下面以城建竣工档案的整理流程为次序进行解释。具体参见以下流程图打印页码城建档案整理流程图：电脑录入卷内目录编排档号案卷分类，重新组卷，拟写案卷题名，鉴定保管期限档案出库，接收档案折叠图纸盖图纸档号章打印卷内目录装订编辑分类目录，并打印分类目录城建档案著录印盒写卷内备考表入库、上架，归还案卷入盒每一环节完成之后，都要求在“城建竣工档案整理登记表”（详见本文附件3）上对应栏签名。1、重新组卷重新组卷是以工程项目为单位，依照城建竣工档案的整理原则及要求而进行的。在组卷的过程当中，应注意卷内文件的排列顺序。（1）建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即按依据性文件材料

8、、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。（2）案卷排列及卷内文件顺序，参照建筑工程施工技术资料目录及保管期限、顺德区市政工程资料整理目录表。（3）竣工图按建筑、结构、水、暖、电等不同专业排列，同一专业图纸按图号顺序排列。（4）既有文字材料又有图纸的案卷，应文字材料排前、图纸排后。不同类别的图纸登记表跟在同类别的图纸前面。如一个案卷里有建筑竣工图和结构竣工图，建筑竣工图登记表放在建筑竣工图纸最前面，结构竣工图登记表放在结构竣工图纸最前面。（5）各种文字材料排列应印本在前、定稿在后，审批文件在前、申请文件在后。（6）在整理过程中，如发现有A3规格的文件，需折叠成装订版A4规格。如发现比A

9、4规格小的文件，无法正常装订的，在背面无文字的情况下，需用白乳胶粘贴在A4白纸上进行装订，如产品合格证。（7）存在重份文件的处理方法：两份文件均为原件或复印件：将其中一份取出来，在首页用铅笔写上新的档号。一为原件一为复印件：保留原件，将复印件取出来，在首页用铅笔写上新的档号。重复文件于档案入库时一并归还给档案局。2、编排档号馆藏竣工档案的编号（即档号）的结构模式为“大类代字+属类+小类号+案卷顺序号”。其中大类代字+属类+小类号=分类号，馆藏每项竣工档案均已编好分类号，整理过程中，需要编排的是案卷顺序号（案卷号）。（1）每次均按城建档案整理清单出库清单的工程项目列出顺序，根据工程的备案日期，依

10、次编排档号，档号=分类号+案卷号，案卷号为所整理案卷在其所属小类中的顺序号。 （2）同一项工程，其案卷号可按如下顺序依次排列：土建竣工资料、水工程资料、电工程资料、施工日志、监理资料、竣工图纸。整理过程当中，大体可按原来各案卷顺序排列。（3）同一小类，其案卷号从“1”开始，当中不能断开、不能重复、不能跳号。一个工程项目案卷号编排完成后，下一个工程项目第1卷案卷号应紧接上项工程的最后案卷号。一个小类完成，下一小类案卷号再从“1”开始。（4）一项工程档号编排完后，需在原卷盒正面写上档号，并在城建档案整理清单出库清单对应的工程项目旁边加注案卷号及重新组卷后的案卷数。3、拟写案卷题名（1）案卷题名应简

11、明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括区域名称、工程名称、卷内主要文件材料内容，一般为“顺德区”+“工程名称”+“主要材料名称”，总字数（包括标点符号）不超过五十字。例如：顺德市华宝精细化工厂车间地质资料、工程合同、施工方案、桩基础施工记录、工程检验资料、质量评定表、材料试验、竣工验收证明（如果工程名称有顺德或者佛山的，可不需要再加顺德区，直接写工程名称。）（2）工程名称按卷内“竣工备案表”中的工程名称填写，如果所整理的工程项目没有竣工备案表的，则按原案卷卷盒封面上所题写工程名称拟写。（3）案卷题名一般包含如下几项关键词 ：“地质资料”、“工程合同”、“许可证”、“施工方案”、“桩基础施工

12、记录”、“工程检验资料”、“验收记录”、“质量评定表”、“材料试验”、“施工日志”、“竣工验收证明”、“备案表”等。4、鉴定保管期限保管期限分为永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷的保存期限为卷内文件材料最高保管期限。如：含有“土建工程合同”、“地质资料”、“竣工验收证明”、“备案表”、“竣工图纸”及有关“地基与基础”施工文件的案卷，其保管期限为永久；材料试验保管期限为长期；施工日志保管期限为短期。卷内各种文件材料的保管期限将在第五部分详细说明。5、折叠图纸（1）不同幅面的工程图纸应折叠成A4

13、幅面的尺寸（297×210）标准，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面。（2）竣工图纸需加盖“档号章”，档号章为红色，加盖的档号及序号为黑色。档号章包含两个内容：档号、序号。档案章应盖在折叠好图纸的右上角。档号为案卷题名时所编写的号码，即：分类号+案卷号。序号是以一份文件为单位，序号即为图纸在卷内目录中的序号。（3）折叠后的图纸一律在其右下角订页号，页号为黑色。图纸目录也需要订页号，打印的图纸卷内目录不需要订页号。6、重新打印页号在组卷的过程中，使用号码机打印页号。如果某些案卷卷内文件材料位置发生变动，其页号需要重新打印。打印页号需遵循如下规则：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号，每

14、卷单独编号，页号从“1”开始，页号颜色为黑色；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。例如，施工日志另组一卷，页号从“1”开始。（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。（3）对卷内页号发生改变的，要求重新打印页号。因为在重新组卷时，将某卷的文件材料重新归至另一卷，则需从页号发生变更处开始重新订页号，页数紧接发生变更前的最后一页。7、电脑录入及打印电脑录入主要是将前期整理过程中所题写的内容输入电脑，录入的同时要认真检查“城建竣工档案整理工作单”内容的正确性，确保录入的信息准确，并无错别字句。电脑录入及打印的内容主要有：卷内目录编辑及打印、分类目录

15、编辑及打印。城建档案卷内目录：指卷内文件目录，在每一卷文件的最前面，都必须有卷内文件目录，用以介绍卷内文件的内容和成分。城建档案分类目录：以保管单位为著录对象，严格按照城建档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录，主要用于固定城建档案分类、排列次序、揭示城建档案的内容与成分。城建档案整理入库清单（详见城建档案整理清单入库清单）：城建档案整理入库清单是按照城建档案整理顺序排列的，以保管单位为著录对象的著录条目的总登记账，主要是便于统计，掌握馆藏城建档案的总数，同时也能起到检索的作用。整理人员需根据城建档案整理清单-入库清单，在每次交接时以EXCEL电子表格形式上交，同时需提交纸质版，并签名确认。

16、（1） 卷内目录编辑卷内目录要求输入的项目有：档号、分类号、案卷号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、密级、文件日期、页号、保管期限。档号、分类号、案卷号、卷内顺序号只需输入分类号及案卷号，则自动生成档号，分类号为城建档案整理清单出库清单中所编分类号，案卷号为本卷在此小类中的顺序号，分类号+案卷号=档号；卷内顺序号是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注，每卷只需输入第一份文件的卷内顺序号，其余卷内顺序号程序自动递增。文件编号、题名、责任者文件编号栏一般填写文件材料的文号或图样的图号、设备或项目代号等。文件题名即文件标题，需输入文件材料标题的全称；责任者项需输入文件材料的直接编制部门

17、或主要责任者。输入时，主要看每份材料所加盖的公章。如：地质资料责任者为地质勘察公司，各种许可证责任者为发证机关，材料试验及技术资料核查情况等责任者一般为顺德区建筑工程质量监督检测站，设计图纸及修改通知单责任者为设计单位，工程合同、施工文件责任者为施工单位（工程合同中的乙方）。前期文件中的所有资质文件合并成一条内容录入，责任者是建设单位。文件日期输入此份文件的形成日期，日期形式必须是yyyy-mm-dd。如：2004-02-06表示二零零四年二月六日。页号页号项需输入每份文件材料首页上标注的页号，每卷最后一份文件则标注此份文件的起止页号，如：“245-361”，表示最后一份文件从245页至361

18、页，整卷材料共361页。密级、保管期限密级项暂不输入；每份文件的保管期限请参照本文第五部分“建筑工程施工技术资料和市政工程施工技术资料的基本内容及保管期限”输入。（2） 卷内目录打印卷内目录编辑完毕后，需要及时套打一式一份卷内目录。需要输入的项目有：分类号、案卷起止号、卷内顺序起止号。因为打印时是一卷卷打印，故案卷起始号相同；卷内目录纸每页可打印15个顺序号，故卷内顺序号填写方式为：1至100，（一般卷内目录不会超过100条）会将该卷的目录条数全部显示出来，系统自动分页，实现连续打印）（3） 分类目录编辑分类目录要求输入的项目有：档号、分类号、案卷号、编制单位、工程名称、起始日期、终止日期、页

19、数、竣工日期、建设单位、施工单位、保管期限、年度、所属类别、总卷数、卷序号、镇区代号。档号、分类号、案卷号此三项与卷内目录输入中对应三项相同，即：分类号为城建档案整理清单出库清单中所编分类号，案卷号为本卷在此小类中的顺序号，分类号+案卷号=档号。确定编制单位编制单位应填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位（工程合同中的甲方），勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位，监理文件的编制单位一般为监理单位，施工文件编制单位一般为施工单位（工程合同中的乙方）。工程名称工程名称项输入内容与“城建竣工档案整理工作单”所题写案卷题名时采用的

20、工程名称一致。即：按卷内“工程合同”中的工程名称填写，如果没有工程合同，则按原案卷盒封面上所题写工程名称。确定编制日期、起始日期、终止日期、页数案卷的编制日期为卷内全部文件材料形成起止日期。为方便以后检索，一般需保证同一工程项目编制日期相同。竣工图的编制起始日期为设计日期，终止日期为“竣工图章”上的加盖日期；若水、电工程资料单独组卷，则其起止日期一般为“开工报告”日期和“水、电工程验收”日期；其余案卷材料起止日期一般与本项工程第一卷起止日期相同，即：起始时间一般为“工程合同”的签订日期，如果有“地质资料”、“许可证”等，则为其中最早时间，终止时间一般为竣工验收日期或备案日期。可通过打印好的卷内

21、目录来进行查询起止日期。起始日期和终止日期编制日期相同，在网络版软件中，起止日期可根据档号自动生成；页数为案卷的总页数，亦即每案卷的最后页号数。竣工日期、建设单位、施工单位竣工日期项输入时需查询“竣工验收证明”中的竣工日期；建设单位为“工程合同”中的甲方，施工单位一般为“工程合同”中的乙方。保管期限、年度、所属类别、密级保管期限项与“城建竣工档案整理工作单”所题写保管期限相同；年度项为此项工程的竣工年代；所属类别项为“本文附件1-城建竣工档案分类编号表”中的大类项；密级项暂不填写。总卷数、卷序号总卷数为每一个单项工程的案卷总数，卷序号为本卷处于此项工程的第几卷。具体输入与“城建竣工档案整理工作

22、单”所填写的“共X卷“、”之X“相同。（4）分类目录打印分类目录打印分为打印分类目录、打印封面和打印案卷背脊。其中，分类目录使用套打，一式一份，用科技目录夹装订成册；打印案卷软封面使用套打，一式一份；打印案卷盒封面和案卷背脊需打印蜡纸，再油印；打印案卷背脊需要选择案卷背脊厚度，共有四个选择：1.5cm、2cm、3cm和4cm。所有项目打印完毕之后，需要将“城建竣工档案整理工作单” （详见“本文附件2”）按类别保存，以备查考。8、装订案卷的装订是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。（1）装订的形式及要求案卷可采用装订与不装订两种形式，竣工图可不装订，文字材料卷

23、必须装订。装订时采用线绳三孔左侧装订，不同幅面的文件需要统一裱糊或折叠成A4规格，以求整齐、美观、牢固，便于保管和利用。三孔距离标准：距左侧15mm，上下两孔与上下两边距离5mm，中间一孔居中。具体的整理要求：整理之前必须去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件；必须检查卷内材料，注意不要有倒置、脱漏文件；不同规格大小的文件材料装订时，需要保持所有文件材料左侧及下侧两个方向对齐，以求整齐、美观。（2）排列顺序案卷各部分的排列顺序为：案卷软封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表。除卷内备考表为手工填写外，案卷软封面、卷内目录均为电脑打印（套印）。装订时需用新卷内目录替换原卷内目录。在原卷内目录上书写档

24、号，再按类别另外装订起来，以备日后检查案卷材料整理后的完整性。（3）卷内备考表装订前必须填写“卷内备考表”并签名，将其排列在文件材料的尾页之后。卷内备考表主要标明案卷文件材料的总页数、各类文件材料（图纸、照片）页数以及立卷单位对案卷完整、准确情况的审核说明。卷内备考表中的“说明”，主要说明卷内文件复印件情况、页号错误情况、文件的更换情况等，没有需要说明的事项可不必填写说明。9、印盒、装盒在打印、案卷装订完毕和打印蜡纸之后，需要用蜡纸油印档案盒，待所印档案盒凉干之后，再将案卷装入盒内。此项工作如有需要可现场辅导。如果中标人有条件，可直接在档案盒的封面和脊背进行套打，但要保证档案盒面的清洁和完整，

25、打印字迹要端正，清晰鲜明，笔划饱满，持久耐磨。10、入库、上架前期工作完成之后，需要将整理完成的案卷搬回档案馆，协助消毒后放回库房，按类别依次排列上架。档案须用箱子按重新整理好的顺序装好，保护案卷，也方便上架。11、城建档案著录根据城市建设档案著录规范（GB/T50323-2001）对已整理案卷进行工程项目级著录。样式见城建档案整理清单项目级著录单。12、编制检索工具城建竣工档案整理的目的，是为了实现对城建竣工档案进行规范化、标准化管理，方便向社会公众提供利用。要实现这一目的，还必须编制城建竣工档案检索工具。城建档案检索工具的作用城建竣工档案检索工具，是揭示城建竣工档案内容与特征，指引索取和组

26、织城建档案信息传递的工具，是揭示城建档案馆藏的重要手段。利用者可以借助城建档案检索工具了解馆藏城建档案的内容和特点，以便迅速、准确地查找出所需档案资料。城建档案检索工具的编制要求城建竣工档案检索工具要求“迅速准确、全面系统、方便实用、标准规范”。城建档案检索工具的检索形式电脑检索：在整理的过程中，已经形成“卷内目录”和“分类目录”两种检索工具，整理过程所用的“档案管理系统”，就有“卷内目录查询”及“分类目录查询”两大检索功能，可以实现电脑模糊检索。人工检索：人工检索主要采用档案目录检索。将整理过程中所打印的分类目录，依照“本文附件1-城建竣工档案分类编号表”分类顺序，用科技目录夹装订起来，形成

27、城建档案分类目录。按类别设置档案目录，其厚度控制在3cm之内。分类目录须编目录号，目录号=分类号+目录顺序号，如H1·1·1表示工业建筑类电子小类大良镇的第1本目录。中标人在整理完毕交接时需提供所整理城建档案的分类目录并装订成册。城建档案目录夹内容包括“目录夹、顺德区档案馆城建档案情况登记表（详见城建档案整理清单档案情况登记表）、分类目录”。“档案情况登记表”置于分类目录前，用以说明目录中案卷的类别、案卷数量及保管期限的统计情况。要根据档案馆原有档案目录夹的目录情况对其进行重新装订整理，超过3cm另起新目录夹装订。科技目录夹的封面和背脊标签含有如下几项：类别、类别号、案卷起

28、止号、起止年度、保管期限。其中，案卷起止号只填写起始卷号“1”，终止卷号不填写，以便日后增加目录内容；保管期限需注明目录中所有案卷保管期限情况，比如同一目录内案卷保管期限有永久、长期、短期，则此处保管期限填写：永久、长期、短期。四、城建竣工档案整理质量要求:1、各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。2、档号无重复，案卷顺序号规范、统一。3、档案著录格式规范，数据准确。4、案卷题名书写规范，编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。5、每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。6、图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。7、数据录入准确、无错别字。电子数据格式正确，可顺利导入

29、区档案馆城建档案数据库。8、案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。9、案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。五、建筑工程施工技术资料和市政工程施工技术资料的基本内容及保管期限详见建筑工程和市政工程施工技术资料目录及保管期限、顺德区市政工程资料整理目录表。六、附件附件一：城建竣工档案分类编号表一、综合类 A 2· 3 1| | | 案卷号| | 小类号（项目）| 属类（会议） 大类（综合类）1、政策、法规2、会议3、计划、统计4、外事5、城建档案工作二、城市勘测类B 2 · 1 1| | | 案卷号| | 小类号（项目）| 属类（水文地质） 大类（城市勘测类）1、工程

30、地质2、水文地质3、控制测量4、地形测量5、摄影测量6、地图三、城市规划类C 5 1| | 案卷号| 属类（县镇规划） 大类（城市规划类）1、国土规划2、总体规划3、分区规划4、详细规划5、县镇规划6、规划基础材料四、城市建设管理类D 1 · 1 1| | | 案卷号| | 小类号（项目）| 属类（土地管理） 大类（城市建设管理类）1、土地管理2、建设用地规划管理3、建筑工程管理4、房地产管理5、地名管理五、市政工程类E 1 1| | 案卷号| 属类（道路、广场） 大类（市政工程类）1、道路、广场2、桥梁3、涵洞4、隧道5、排水6、环境卫生7、其他六、公用设施类F 5 1| | 案卷号| 属类（供电） 大类（公用设施类）1、给水2、供气3、供热4、公共交通（含地铁）5、供电6、电信七、交通运输工程类G 3 1| | 案卷号| 属类（水运） 大类（交通运输工程类）1、铁路