商务中心操作程序与工作办法

1、复印程序：1、迎接客人：早上好/下午好，先生/女士，有什么能够帮到你？2、认真倾听客人要求3、记下以下信息：（1）客人名字及房号（2）复印页数及规格4、为客人复印5、把复印件给客人，假如客人不中意，就为客人再复印一次6、开立帐单，感谢客人的光临7、填写“商务中心报表”复印机的使用及操纵：为幸免过频使用复印机，特设了一本复印机数目记录本，目地是 操纵复印数量及纸张的白费，复印机使用由商务中心全权负责，各 部门如需复印，须征得其部门方管同意后方能去复印，复印完毕后 在记录本按要求记下复印的数目和数量，并签名。在每日前厅部工作例会上，商务中心主任须携记录本与前厅部经 理汇报每日复印数目情况。打字程序

2、：1、迎接客人：早上好下午好， 先生女士，有什么能够帮到你？2、认真倾听客人要求3、记下客人的姓名及房单号码4、认真查看一遍所需打的文件， 假如有什么不明白的地点， 应及时与客人查询5、通知客人所需时刻、 费用并问清客人付款方式 （现付或入房帐）6、依照相馆客人的要求认真打印文件（尽快）7、打印完后，认真检查，幸免出错8、请客人查看一下，所打的文件是否有错，假如有，要尽快更改xx 先生，女士，您的文件已打印好，请您看看是否有修改这处9、将打好的文件交客人，依照打字张数，为客人开单收费，请客 人签名10、多谢客人的光临11、填写“商务中心报表” 文件装订程序：1、迎接客人：早上好/下午好，先生/

3、小姐，有什么样能够帮到 你？2、认真倾听客人要求3、记下以古的信息：（1）客人名字及房间号码（2）装订格式4、通知客人装订费及问清客人如何付款（现付或入房帐）5、依照客人的要求装订文件6、订完后，为客人开付帐单，收取费用7、多谢客人的光临， ：感谢， xx 先生女士，过得愉快 发传真之程序：1、迎接客人：早上好下午好， 先生女士，有什么能够帮到你？2、认真倾听客人要求记下以下的信息：（1） 客人名字及房间号码（2） 传真区域及传真号码3、查看客人提供的国家、地区号码、确认无误4、告知客人所需费用5、保证传真顺利发出并把传真报告给客人看6、感谢客人的光临7、客人多或线路不通临时发不出去时， 应礼

4、貌地向客人解释。若 客人不急发， 告诉客人发出后将通知房间，请客人先签单；若非住店客人，应 先付出 100%押金，发出后通知客人来取。8、填写“商各中心发送传真报表”收传真之程序：1、收到传真后，记录下所收 FAX的时刻/号码/部门等2、看清传真所送的办公室/客人的名字3、如传真上没注明客人的房号， 请与接待处联系，以确保正确的 房号4、与客人联系：（1） xx 先生女士， 商务中心有一份传真， 请问是否现在给 您送上上去（要求主动提出给客人送上去，而不应该让客人下来拿）5、假如客人不在房间，就留言给客人，应写道： 商务中心有您的传真，请与我们联络，分机号码 YYYY6、送一份留言到前台（尽快

5、）7、当客人来取传真时，友好的迎接客人8、客人取走传真后，要立即通知前台取消留言单9、问清客人付款方式（现付或挂帐），开立帐单10、多谢客人的光临代拔长途电话之程序：1、迎接客人：早上好/下午好，先生/女士，有什么能够帮到你?2、认真倾听客人要求3、记下以下的信息：（1）什么性质的电话（2）问清所打拭目以待地区号码、电话号码（3）客人名字及房间号码4、告知客人收费标准5、通知电话房打电话，准确报出信息6、电话接通后，有礼貌的请客人接听电话7、通话完毕，应向总机询问应收费用，并告知客人8、问清客人付款方式（现付或入房帐），开立帐单9、多谢客人的光临代购机票程序：1、迎接客人；早上好下午好， 先生

6、女士，有什么能够帮到你?2、认真倾听客人要求3、记下以下的信息：（1）客人名字、房间号码、联系电话（2）客人所需订机票的时刻、航班、所乘的仓位（头等、公 务、一般），所需取票的时刻、是否需购买保险或使用机场 交通车等。4、若客人需预订国内航段机票， 国内客人需提供身份证或身份证复印件， 未满 18 岁的乘客， 应有户口本或独生子女证， 国外客人应出示护照或回乡证。5、若客人需预订国际航段机票，需有客人英文名字或汉语拼音， 特不要注意香港台湾地区的汉语拼音与大陆不同。6、电话联络邮电代办处，询问有关所需机票的航班、 起始及到达 时刻及可取票的时刻等。7、向客人确认机票的时刻、航班，并告知客人票价

7、、取票时刻。8、请客人需要使用交通车，告知客人交通车费用，并通知车务部 所需车辆的时刻及客人人数。9、机票送抵后立即通知客人或送票到客人房间。10、立即通知客人或送票到客人房间。11、再次与客人核实机票，以防出错。12、交付客人机票，告知客人交通车辆的候车时刻及地点，请客人 准时候车。13、客人订金，多谢客人光临，祝客人旅途愉快。翻译服务：1、迎接客人：早上好/下午好，先生/女士，有什么能够帮到你?2、认真倾听客人要求3、扫瞄资料，记下以下信息：(1) 客人名字、房号、联系电话(2) 翻译资料的要求和规格、何种语言、所需取件时刻等4、向客人解释收费，征求客人意见。5、与翻译公司联系，告知所需服

8、务的要求，取得完成翻译时刻等6、告知客人取件时刻，请客人交付押金并开立收据。7、电话联系客人，将翻译完毕的资料交客人，请客核查。8、收回收据，归还客人押金，开立帐单，感谢客人的光临。9、填写“商务中心报表”。设备租赁程序：1、迎接客人：早上好下午好， 先生女士，有什么能够帮到你？2、认真倾听客人要求3、记下以下的信息(1)客人名字及房间号码(2)什么时刻需要租什么样的设备4、通知客人所租用设备的价格5、问清客人租用的时刻，如须延长时刻，则另加收费用6、尽快安排客人所需的设备7、告知客人使用设备的注意事项及租赁规则8、请客人交纳押金，并出付收据9、待客人用完设备后， 检查归还设备是否完好无损10

9、、收据，归还客人押金，开立帐单11、填写“商务中心每日营业报表”办公室租赁程序：1、迎接客人：早上好下午好， 先生女士，有什么能够帮到你？2、认真倾听客人要求3、记下以下的信息(1)客人名字及房间号码(2)租赁办公室的要求和时刻4、查看办公室租赁记录，查看是否可按时供给5、与客人确认办公室租赁时刻，询问是否需要租赁设备及其它服 务6、通知客人所租用办公室或其它服务的价格，征求客人的意见7、确认客人租用的时刻，如须延长时刻，则另加收费用8、尽快安排客人所需的各项服务9、告知客人使用设备的注意事项及租赁规则10、客人交纳押金，并出付收据11、待客人用完办公室或设备后，检查归还设施或设备是否完好无损

10、12、收回收据，归还客人押金，开立帐单13、填写“商务中心每日营业报表” 特快专递服务程序：此项服务不加收服务费，因此只为酒店客人服务1、迎接客人：早上好/下午好，先生/女士，有什么能够帮到你？2、预备不同面值的邮票，依照客人的要求，出售给客人所需的面 值、图案和数量的邮票3、每天早上与前厅交接昨晚或当日所收客人交寄的信件，核对邮费和信件是否相符4、关于挂号信、快递、小包裹等，客人需亲自填托付单，并同客 人核对所填内容，在确认地址、人名等准确无误后，请客人交足 押金，方可通知合作公司来取件或送去邮局寄出5、告知客人所需费用， 请客人交纳欠款或领回剩余额， 交付客人 邮局回执6、邮局回执、收据复印件留底，并记下以下人信息，以备发生问题时查找1)客人名字、房间号码、联系电话2)寄去地址3)寄回地址4)所寄对象登记现金核算之程序：1、填写“商务中心”的帐单2、请客人付现金，当着客人的面数清钞票数3、找回客人的零钞票，并将第一联给客人4、留下蓝联，连同中班所做的“当日营业报表”交前台收银商务中心工作中的注意事项1、保养商务中心设备使之处于良