《福建省电力有限公司ERP项目业务手册》(第一辑_汇总)

1、 福建省电力有限公司ERP项目业务手册（第一辑） 福建省电力有限公司ERP项目业务手册22目 录前 言2一、财务管理模块31财务模块系统基础设置31.1背景介绍31.2具体系统设置说明32项目类付款流程及相关要求42.1背景介绍42.2具体流程及相关职责要求43月结相关操作及要求63.1背景介绍63.2具体流程及相关职责要求6二、项目管理模块111项目验收转资方案111.1方案背景介绍111.2具体方案说明112项目创建和概预算的集中管理152.1方案背景介绍152.2具体方案说明15三、设备管理模块161输变配电资产层级划分方案161.1方案背景介绍161.2具体方案说明162补充设备台帐资

2、产清理解决方案172.1方案背景介绍172.2具体方案说明173固定资产报废、公司内部转移解决方案173.1方案背景介绍173.2具体方案说明18四、物资管理模块191物资采购执行流程191.1方案背景介绍191.2具体方案说明192项目新料退库解决方案202.1方案背景介绍202.2具体方案说明213采购申请归口管理部门审批解决方案223.1方案背景介绍223.2具体方案说明22前 言根据福建电力各项管理制度执行情况，为更好的支持ERP系统应用，ERP项目组经与省公司各相关业务部门讨论，确定编写福建省电力有限公司ERP项目业务手册（以下简称“手册”）。此手册旨在弥补管理制度和ERP系统最终用

3、户操作手册间的业务规范断层；针对重点业务，规范工作流程，指导具体业务操作人员开展具体工作。本次手册是第一辑，收录了财务管理、项目管理、设备管理及物资管理等四个业务模块的关键业务问题。ERP项目组将根据基层单位业务运行情况，不定期收集整理突出业务问题，连续编写并发布业务手册。各业务单位在手册执行过程中有何疑问，还请及时与ERP项目对应专业组顾问联系。 一、财务管理模块1 财务模块系统基础设置1.1 背景介绍为规范福建电力有限公司ERP系统上线后的财务管理工作，实现全省范围内财务核算和管理的统一，在试点蓝图设计阶段，结合福建电力有限公司自身的具体情况，确定了系统中与会计核算和成本管理相关的系统基础

4、设置，并要求各上线单位按照设计原则进行日常业务处理。1.2 具体系统设置说明1.2.1 会计科目管理原则为确保福建电力全省范围内科目体系的统一，系统内科目表层科目由省公司财务部会计信息核算处统一管理。各上线单位任何调整科目表层会计科目主数据的变更需求，均需向省公司财务部提请科目主数据变更申请，由省公司财务部统一进行科目表层科目的调整。在公司代码层下进行科目表层科目的扩展，可由各单位财务部自行处理。1.2.2 成本中心设置原则根据业务流程优化阶段的咨询成果，成本中心设置到各单位的部门层级，以进行成本费用的归集和考核，成本中心主数据的管理由各单位财务部负责。1.2.3 农电所类内部订单设置原则对于

5、在“其他应付款-农村低压建设维护费”中核算的相关费用，按照明细核算的供电所在ERP系统中建立相应的非统计型内部订单（订单类型ZN01），农电所内部订单主数据的管理由各单位财务部负责。核算过程中，任何作为农维费核算的费用均应计入相应的内部订单中。2 项目类付款流程及相关要求2.1 背景介绍为规范项目流程操作，保证福建省电力有限公司ERP顺利高效实施，保证ERP系统中项目数据的完整、准确，现对项目类付款流程及相关部门职责加以明确，以实现项目核算流程的顺畅流转，为资产和设备的全生命周期管理打下良好的基础。2.2 具体流程及相关职责要求该流程针对的是与供应商签订合同并根据合同在系统中创建采购订单的相关

6、项目款项的支付（不签订合同的费用支出，如差旅费等按照费用报销流程处理）。根据项目款项支出的情况，将项目付款分为物资款和服务款两类，其具体付款流程如下：21具体关键操作流程及相关职责如下：1、业务部门收到供应商发票，与系统中对应的采购订单和相应的收货情况进行核对，确认无误后，在系统中进行预制发票的操作。进行完预制发票操作后，业务部门需按照各单位规定进行付款申请。 业务部门在进行付款申请时必须提供如下信息：项目定义号（WBS号）、采购订单号以及预制发票号，若为大修项目，还需提供大修工单的工单号。2、财务部门收到业务部门的付款申请后，应根据原始发票对预制发票进行审核，检查项目定义号（WBS号）、采购

7、订单号、预制发票号以及大修工单的工单号等信息是否均已提供且准确无误。审核完毕后，在系统中对预制发票进行过账，确认应付账款，再根据资金安排进行付款清账。12具体关键操作流程及相关职责如下：1、业务部门收到供应商发票，与系统中对应的采购订单和相应的服务确认情况进行核对，确认无误后，在系统中进行预制发票的操作。 进行完预制发票操作后，业务部门需按照各单位规定进行付款申请。业务部门在进行付款申请时必须提供如下信息：项目定义号（WBS号）、采购订单号以及预制发票号，若为大修项目，还需提供大修工单的工单号。2、财务部门收到业务部门的付款申请后，应根据原始发票对预制发票进行审核，检查项目定义号（WBS号）、

8、采购订单号、预制发票号以及大修工单的工单号等信息是否均已提供且准确无误。审核完毕后，在系统中对预制发票进行过账，确认应付账款，再根据资金安排进行付款清账。 具体系统相关操作可详见项目操作简化操作手册 3 月结相关操作及要求3.1 背景介绍 为推进福建省电力有限公司ERP系统在企业管理中的实用化工作，规范各单位的月结操作，保证福建省电力有限公司ERP顺利高效实施，现对财务月结的相关流程和操作加以规范，以确保ERP系统中核算数据的完整准确，保证法定报表的及时准确出具。3.2 具体流程及相关职责要求 该流程针对的是各单位每月月底财务结帐过程中，各部门的具体工作及相应时间要求。详细月结流程如下所示：

9、月结工作相应时间节点建议方案（各单位可以根据本建议方案设定本单位具体的月结工作制度及相应的时间节点要求）： 1、月结开始前一天（即每月最后一个财务记账工作日） 编号具体操作步骤责任部门1截止当月工程项目物资收发货项目筹建部门/物资公司2截止当月备品备件及低值易耗品收发货各业务部门3截止当月工程费用（服务成本）确认各业务部门4截止当月购电成本确认营销部/计划部5创建支付请求并完成预制发票各业务部门6截止当月工程项目转资及大修工单结算各业务部门7截止当月员工薪酬计提和发放人资部8截止当月售电收入的确认营销部/计划部9完成当月的货币资金收付业务处理财务部10本月项目转资（结算）材料准备完毕各业务部门

10、11本月工单结算材料准备完毕各业务部门12本月资产调拨和报废材料准备完毕各业务部门 2、月结第一天 编号具体操作步骤责任部门1审核物资相关报表、单据，对于需调整的事项与各部门协商后加以调整财务部/项目筹建部门/物资公司2与银行核对余额，编制余额调节表财务部3关闭上月物料帐，开启下月物料帐财务部4开始核对ERP与FMIS中相关科目的科目余额财务部 3、月结第二天 编号具体操作步骤责任部门1审核预制发票并完成发票校验财务部2完成本月固定资产调拨和报废业务处理财务部3计提固定资产折旧，完成无形资产和长期待摊费用的摊销财务部4核对ERP与FMIS中相关科目的科目余额财务部 4、月结第三天 编号具体操作

11、步骤责任部门1结转WBS、工单以及内部订单，并对结转结果进行检查财务部2完成本月可转资的各类项目的转资操作财务部3根据营销部的售电报表，结转当月销售收入财务部4完成其他成本费用的核算及结转财务部5核对ERP与FMIS中相关科目的科目余额财务部 5、月结第四天 编号具体操作步骤责任部门1完成本月各类账务处理财务部2完成相关调整凭证的录入财务部3完成ERP与FMIS中科目余额的核对财务部4开始汇编FMIS报表、生成ERP报表并进行核对财务部5出具相关报表，进行报表会审及审批财务部说明：若本单位不涉及售电收入、大修工单等业务，上述月结过程中的相关步骤可以略去。二、项目管理模块1 项目验收转资方案 1

12、.1 方案背景介绍 项目竣工后，进行验收转资是实现项目帐、卡、物一致，保证资产、设备和价值一一对应的前提条件。但整个项目转资过程存在流程复杂，完成周期长，现阶段操作不规范等情况，具体表现在以下两个方面：一、 整个转资过程较长，涉及实物清点，资产卡片创建，设备台帐创建等多个步骤，同时，需要多个部门配合完成，包括各个筹集部门，设备使用部门等。二、 现阶段操作流程不规范，造成帐、卡、物无法一一对应。 为规范转资流程操作，提高转资效率，保证福建省电力有限公司ERP顺利高效实施，现制定项目验收转资操作方案,从而解决资产卡片和设备台帐不一致的问题，实现本单位资产与设备集中管控的模式，保证资产和设备的准确性

13、和严谨性，为资产和设备的全生命周期打下良好的基础。1.2 具体方案说明 根据设备类型，将转资流程分成四类，包括输变电生产类设备验收转资流程，非生产类设备验收转资流程，配电新增生产类设备验收转资流程和配电非新增资产生产类设备用流程。基本流程如下图所示：注：图上第七步骤和第十二步骤所写的生技部，由于在各单位该部门名称不一致，所以在这重点强调一下，这里的审批环节是由生产口下的固定资产管理中心进行审批的。一、输变电生产类设备验收转资流程：1. 在该项目竣工后，由项目经理打印第一版的”设备验收清单”（见附录）。2. 项目经理、设备使用部门的固定资产专责和设备主人共同进行实物清点后，判断是否需要新增功能位

14、置，如果需要新增功能位置，设备主人在GPMS中增加功能位置（含功能位置码）。项目经理根据项目情况按规范在GPMS里填写设备异动单，并更新”设备验收清单”（见附录）中的字段。3. 项目经理填写设备验收清单完毕后，由各单位生产口固定资产管理中心与财务部的固定资产专责审核表格已经填写的部分，并把该”设备验收清单”（见附录）导入到ERP系统。4. 导入完毕后，由设备使用部门的固定资产专责创建资产卡片并产生资产号。5. 资产卡片形成后，由固定资产专责打印第二版的”设备验收清单”（见附录）（含有资产卡片号码），提交给设备主人。6. 设备主人依据第二版的”设备验收清单”（见附录）和“设备异动单”在GPMS建

15、立设备台帐并产生设备号，同时系统通过接口在SAP中创建对应的设备（GPMS）。7. 设备主人创建设备台帐结束后，最后由设备使用部门的固定资产专责打印第三版的”设备验收清单”（见附录），经生产口固定资产管理中心的固定资产专责审核后提交给财务部门进行费用分摊。二、非生产类设备验收转资流程1. 在该项目竣工后，由项目经理打印第一版的”设备验收清单”（见附录）。2. 项目经理、使用部门固定资产专责和设备主人共同进行实物清点后，判断是否需要新增功能位置，如果需要新增功能位置，设备主人在SAP中增加功能位置。项目经理更新”设备验收清单”（见附录）中的字段。3. 项目经理填写设备验收清单完毕后，由各单位生产

16、口固定资产管理中心与财务部的固定资产专责审核表格已经填写的部分，把该”设备验收清单”（见附录）导入到ERP系统。4. 导入完毕后，由使用部门的固定资产专责创建资产卡片并产生资产号。5. 资产卡片形成后，由使用部门的固定资产专责打印第二版的”设备验收清单”（见附录）（含有资产卡片号码），提交给设备主人。6. 设备主人依据第二版的”设备验收清单”（见附录）建立设备台帐并产生设备号。7. 设备主人创建设备台帐结束后，最后由设备使用部门固定资产专责打印第三版的”设备验收清单”（见附录）（含有资产信息和设备信息），经生产口固定资产管理中心固定资产专责审核后提交给财务部门进行费用分摊。三、配电新增生产类设

17、备验收转资流程：1. 在该项目竣工后，由项目经理打印第一版的”设备验收清单”（见附录）。2. 项目经理、设备使用部门的固定资产专责和设备主人共同进行实物清点后，并更新”设备验收清单”（见附录）中的字段。3. 项目经理填写设备验收清单完毕后，由固定资产管理中心和财务资产管理专责审核表格已经填写的部分，并把该”设备验收清单”（见附录）导入到ERP系统。4. 资产卡片形成后，由设备使用部门的固定资产专责打印第二版的”设备验收清单”（见附录）（含有资产卡片号码），提交给设备主人。5. 设备主人将第二版的”设备验收清单”（见附录）上的资产编号填入GIS系统设备台帐中，GIS自动生成设备编号。在SAP系统

18、中根据GIS所提供的设备编号和原资产编号，在SAP系统再次新建设备台账 。（注：如果GIS没有使用，就直接在ERP系统进行资产和设备的创建）6. 设备主人创建设备台帐结束后，最后由设备使用部门的固定资产专责打印第三版的”设备验收清单”（见附录）， 经固定资产管理中心固定资产管理专责审核后提交给财务部门进行费用分摊。四、配电非新增资产生产类设备用流程：1. 是配网工程或者是“非新增资产” ,项目经理在设备验收清单“非新增资产”标注“X”. 使用部门固定资产专责填写好已有的设备台账编码和资产卡片编码，等相关信息。2. 填写设备验收清单完毕后，由固定资产管理中心和财务资产管理专责审核表格已经填写的部

19、分，并把该”设备验收清单”（见附录）导入到ERP系统。3. 最后由设备使用部门的固定资产专责打印第三版的”设备验收清单”（见附录）， 经固定资产管理中心资产管理专责审核后提交给财务部门进行费用分摊。附录：各部门的填写职责，已在如下的“设备验收清册”使用说明中标注，请参考如下的EXCEL表格： 2 项目创建和概预算的集中管理2.1 方案背景介绍 在原设计方案中，由各业务条线下达项目计划。即由省公司的项目计划小组先将项目计划下达给省公司的各业务部门，再由省公司的业务部门将项目计划下达给地市局以及直管县的对口业务部门，地市局对控股县或二级局的项目计划下达也是通过对口的业务部门进行。 这种方案存在的弊

20、端在于不能集中地进行项目计划管控。各个业务部门只针对本部门的投资计划进行管控，无法从整个资金盘子的全局观进行统筹安排。2.2 具体方案说明 为保证ERP顺利运转并提升管理水平，新设计方案中，项目创建与概预算下达均集中到计划归口管理部门进行管控。即省公司各业务条线均将计划下达给市局、直管县计划部门，由其再将项目分配给各业务条线；同样，市局计划部门下达计划给控股县和二级局计划部门，由其分配项目给各业务条线。 采用新设计方案的好处在于：1. 由省公司各业务条线将计划下达给市局、直管县计划归口管理部门，再由这些计划归口管理部门将项目计划统一规划安排给本局的业务部门，增加了统一性和灵活性。2. 对于自控

21、项目，在原设计方案里各业务部门进行调整的范围仅限于本部门，而新设计方案则将由计划归口管理部门从整个投资盘子的角度进行统筹安排。3. 对于ERP系统中项目创建和项目调概的操作都将统一集中在各单位的计划归口管理部门，真正体现计划的集中统一管理，并把该管理思想固化在ERP系统中。三、设备管理模块1 输变配电资产层级划分方案 1.1 方案背景介绍输变配电资产层级细分的意义主要包括：1、统一设备实物管理部门与财务管理部门的资产管理维度，为实现资产卡片、实物、设备台帐的一致提供基础。2、通过资产和设备的关联，实现输配变电成本的精细化管理，明晰输电、变电、配电的运行和维护成本，资产折旧成本等。1.2 具体方

22、案说明输变配电资产的划分方式：1、输电设备的资产层次划分： 输电设备资产层级划分原则：以输电线路建立资产，如：铁塔（杆）输电线路、水泥杆输电线路等。线路资产的附属设备主要包括输电线路、架空导线、架空地线、砼杆、绝缘子、金具、接地装置、基础、拉线、光缆、线路避雷器、辅助塔、其他附属设备。2、变电设备的资产层次划分方式： 变电设备中的主变压器、站用变（含接地变）、保护屏、隔离开关、接地刀闸、断路器、电容器、电抗器、阻波器、耦合电容器、电流互感器、电压互感器、避雷器、测控柜（含远动屏）、蓄电池、母线、站用电屏、GIS（隔离开关、断路器、电流互感器、电压互感器、避雷器）、开关柜做为资产级的设备进行管理

23、。3、配电设备的资产层次划分方式配电资产层级划分总体原则：以馈线打包做资产，主设备建立单独资产。（1） 将馈线下的主设备做为资产进行管理，包括：架空线、电缆线、配电站房（配电站、开闭所、配电室、环网柜、箱变）、电缆走廊（2） 按馈线将架空线和电缆线路分别打包成资产，与主设备均做为单独的资产管（3） 将主设备的明细设备在GPMS中进行管理。2 补充设备台帐资产清理解决方案 2.1 方案背景介绍在部分试点单位中，存在部分用户计量设备、农网配电设备以及库存备用设备，在ERP系统中存在有资产卡片 ，无设备台帐的情况。针对此问题，需要提供相关解决方案。2.2 具体方案说明补充设备台帐资产清理解决方案：1

24、.用电计量设备台帐目前在营销系统中统一进行管理，为保证台帐数据正确、唯一，在ERP系统中只进行计量设备的资产价值管理，不进行设备台账管理。2. 对于由省公司直接投资形成的县公司农网资产，在资产清理过程中，只做设备主数据收集，其资产卡片县公司不做收集。对于此类设备，不做设备和资产的对应，其资产价值继续按原折旧方法进行折旧直至资产残值为止。3.对于县公司农网资产中由县公司独立投资的形成的设备，在资产清理过程中，既要做资产卡片与设备台帐的清理，也要做设备与资产的清产核资工作，从而保证设备和资产的帐实相符。4.个别地市局、县公司中，部分自有农网配电资产及库存备用设备由于未在GPMS配电系统中进行管理，

25、造成未进行资产清理工作。目前，GPMS配电系统正在改造，因此对于此类数据，在完成资产清理的基础上，可先由ERP手工编码纳入系统进行管理。待GPMS配电系统改造完成后再纳入GPMS配电系统，其使用的设备编码与ERP手动生成的设备编码保持一致，并以GPMS系统为设备台帐数据源头进行管理，ERP不再手工生成设备编码。3 固定资产报废、公司内部转移解决方案 3.1 方案背景介绍由于启用了工作流管理模式，固定资产报废及固定资产公司内部转移的流程和工作流上线之前形成的设备管理模块操作手册有部分出入，为保证系统中的设备台帐的报废状态与资产卡片报废状态一致，在此需要重新梳理。现就这两个流程，结合工作流的审批操

26、作，总结解决方案。工作流的具体操作内容可参见工作流操作手册。3.2 具体方案说明固定资产报废流程：1. 设备主人在ERP设备台帐中更改设备状态为“待报废”。2. 设备主人发起设备报废工作流，并填写报废原因。如是部分设备报废，需填写附属设备的细项，并估算待报废部分的价值比例。3. 依次需经过使用部门领导审批、报废鉴定人、生技部固定资产专责审批、财务部固定资产专责审批、分管局长审批、物资公司（或者废旧物资回收部门）废旧物资回收经办人审批和物资公司（或者废旧物资回收部门）领导审批。4. 审批环节结束之后，工作流流回到财务部固定资产专责和设备主人处，通知在系统中分别做价值报废和实物报废工作，并分别设定

27、资产卡片及设备台帐状态为“报废”。如是部分报废，则将资产卡片及设备台帐状态改回为“在用”。固定资产公司内部转移流程：1. 设备主人在ERP设备台帐中更改设备状态为“调出”，并拆卸功能位置。2. 设备主人发起设备调拨工作流，并填写转入部门及调拨原因。如是部分设备转移，需填写附属设备的细项。3. 依次需经过转出部门领导审批、转入部门领导审批、生技部固定资产专责审批、生技部领导审批、财务部固定资产专责审批、财务部领导审批。4. 审批环节结束之后，工作流流回到设备主人处，通知在系统中做功能位置变更，并重新设定设备状态为“在用”。四、物资管理模块1 物资采购执行流程1.1 方案背景介绍物资采购涉及各级单

28、位、部门多个环节，且业务量大，每个环节执行后需线外通知下一步操作人员，影响执行效率。ERP系统工作流上线后，物资采购申请的业务流程通过工作流进行流转，每一环节操作完成后由系统自动发送通知给下一步待办人，衔接采购申请执行过程中的各个环节。1.2 具体方案说明1.2.1 采购申请创建和提报通过项目构造器创建项目物资采购申请、或手工创建采购申请后，申请创建者通过ERP待办中的工作项，检查采购申请并无误后，选择部门领导进行审批。1.2.2 采购申请驳回修改在采购申请处理流程中（包括本部门领导审批、招投标处理、采购执行单位审批、采购订单创建），都可对采购申请进行驳回，驳回时需输入审批或处理意见。采购申请

29、被驳回后，采购申请提报人员会接收到修改的代办项，并能查看审批或处理意见。如需修改采购申请，则在相应调整后再次触发工作流，从选择部门领导审批开始执行；如需求取消，则删除采购申请，流程结束。1.2.3 部门领导审批部门领导通过ERP待办中的工作项，对采购申请进行一级审批。如需驳回，则填写审批意见。1.2.4 招投标部门处理采购方式根据需求物资的类型，由各级招投标部门分别处理，执行相应地招投标或询价等流程，并维护处理状态。如需驳回，则填写审批意见。1.2.5 采购执行单位审批招投标部门处理结束后，根据需求物资的类型及采购策略，采购申请流转到采购执行单位，并由采购执行单位进行二级审批，确认物资采购需求

30、。如需驳回，则填写审批意见。1.2.6 采购执行单位创建订单并提报采购申请二级审批通过后，由采购员创建采购订单。订单创建后，通过ERP待办中的工作项，检查采购采购订单并选择部门领导进行审批。1.2.7 采购订单审批采购执行单位的部门领导对采购订单进行审核。如需驳回，则填写审批意见，采购订单将退回给订单创建人员。1.2.8 采购订单驳回修改采购订单被驳回后，采购订单提报人员会接收到修改的代办项，并能查看审批意见。如需修改采购订单，则在相应调整后再次触发工作流，从选择部门领导审批开始执行；如需修改采购申请，则删除采购订单，并由采购执行部门、部门依次取消审批，由需求提报人员进行修改。2 项目新料退库解决方案 2.1 方案背景介绍Ø ERP系统上线前的管理模式：主业在进行项目建设时，只通知物资公司将其所需的大致物资数量，送到主业的项目上，并不对所送物资的具体数量进行详细地考察，也不对所送物资的金额进行结算；在项目竣工后，主业只对项目所使