附：自贸区建立公司秘书制度思考

1、附：自贸区建立公司秘书制度思考为建设具有国际水准的投资贸易便利、监管高效、法制环境规范的自贸试验区，在公司制度中引入英美法系的公司秘书制度有助于“自贸区”内企业适应国际贸易投资规则。公司秘书制度在英美法系下的意义及功能l 渊源公司秘书制度源于19世纪的英国。1844年，英国政府通过法例允许注册设立有限责任公司，为公司管理和保护有限公司交易相对人所需，通过条例规定每家公司都必须聘用一名公司秘书，公司秘书的主要职责是确保公司遵守有关法例，并对公司董事提供适当的支援和指引。Ø 英国1948年公司法明确规定“当缺乏明确的授权时，公司秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。”Ø 1971

2、年判例，在“巴罗那马发展公司诉费德利斯装饰织品公司”案中，法院承认：1887年以来，公司秘书的地位已经有了很大的改变，秘书作为公司管理方面的主要高级职员，现在已具有广泛的义务和责任，明显地包括代表公司签订行政事务合约的权力。Ø 英国公司法第445条(1)规定：公司的高级职员包括董事、经理或秘书在内。公司秘书同董事一样，通常有权代理公司执行董事会决议，如签署文件。l 功能和价值公司秘书制度的功能价值体现在现代公司决策架构和安全层面。Ø 公司决策架构：按照现代公司的运作模式，董事会成员负责除由股东会行使的必要决策权外的其他所有公司事务的决策，公司决策的执行由董事会任命的总裁等高

3、级职员完成，除此之外的事务性工作都由公司秘书来完成。Ø 安全价值：² 对内，公司几乎所有重要决策、文件的记录、制作及保管，公司印章的使用，对法定文件和登记册的认证以及其他的重要事务都由秘书完成，有效、正确行使这些事务能确保公司内部按照既定程序安全运作。² 对外，公司秘书在信息披露方面是公司的代表人，签署和公布公司年报、财务会计文件、代表公司向公司主管机关提出申请、代表公司作出法定声明、确保公司遵守市场规则、向公司主管机关及时准确地提供和披露相关文件和信息，公司秘书规范地行使其对外的这些职权是公司在市场中安全运行的基础。境外公司秘书制度的立法l 简述英美法系国家公司

4、法项下公司秘书制度的立法概况如下：Ø 法定要求² 英国的公司条例第271条规定，公众公司必须有一名公司秘书。² 澳大利亚的公司条例第204条a(2)规定，公众公司必须最少有一名公司秘书。² 新加坡的公司条例第171(1)条规定，每家公司应当有一名或者多名公司秘书。Ø 任职资格² 英国的公司条例第273条规定，任职公司秘书需要适当的学识和经验，会计师和律师等专业人士被认为满足上述要求。² 澳大利亚的公司条例第204条c(1)规定，年满18周岁且居住于澳大利亚，若多个自然人担任公司秘书的话，必须有一个居住于澳大利亚。²

5、 新加坡的公司条例第171(1)条规定，公司秘书只可由居住在新加坡的自然人且需具有适当的学识和经验，会计师和律师被认为满足上述要求。Ø 禁止性规定² 新加坡公司条例第171(1e)条规定若该公司只有一个董事，则该董事不得兼任公司秘书。Ø 辞职² 英国公司条例第276条规定，公司秘书得以在任何时候离任，但是任何的公司秘书变更必须进行相应的变更登记。Ø 秘书登记册制度² 英国公司条例第275-278规定公司秘书的任何变更之后，公司必须及时做出相应的变更登记，且公司秘书无论是由法人还是自然人担任，其基本信息也必须进行登记。² 新加

6、坡公司条例第171(3)条规定公司至少将一名公司秘书的信息进行登记，且该信息能够为公众所查询。l 香港的公司秘书制度解读香港的公司秘书制度上沿袭了英美法系的传统。香港作为国际化的自由贸易港，在地位、环境、功能方面与上海自贸区有着一定的相似性，香港的公司秘书制度对上海具有借鉴性。香港公司条例对公司秘书制度的规定主要体现在第10部分(董事及公司秘书)-第4分部(公司秘书的委任和辞职)，以及条例第12部分(公司管理及议事程序)-第2分部-第4次分部(秘书登记册)。Ø “公司秘书”制度为法定要求条例第474条规定，所有公司都必须有一名公司秘书，且首任秘书须在公司成立时所提交给公司注册处的法团

7、成立表格中指定。Ø 任职资格在香港公司条例项下，自然人或者法人团体均可担任公司秘书。实践中多由会计师事务所或者律师事务所之法人团体担任。² 自然人担任公司秘书的，要求该自然人通常居于香港且具有相应的民事行为能力和民事权利能力。² 法人团体担任公司秘书的，该法人团体的注册办事处需设于香港或者在香港设有营业地点。² 公司秘书发生空缺时的替代性措施：若发生公司秘书职位空缺或者无法有效行使职权的情况下，可由助理公司秘书或者副公司秘书代为行使。若未设助理公司秘书或者副公司秘书，可由董事或者经授权的高级管理人员代为行使。Ø 职权² 筹备董事会会议

8、和股东会会议，负责会议记录，并保管会议的文件和记录；² 管理公司的登记事宜，负责填报和办理公司应登记事项，并就登记资料的真实性和有效性向登记机关负责；负责公司咨询服务，确保公司股东、债权人及主管部门能及时得到公司法定代表人及其他组织机构方面的准确资料；² 保管公司印鉴，确保公司印鉴的合法使用；² 经董事或者公司秘书签署的有关决议可被视为有效通过的决议文件。Ø 禁止性规定公司董事可以兼任公司秘书，但当该私人公司仅有一名私人董事时，该董事以及以该董事为唯一董事的另一私人公司均不可担任该私人公司的公司秘书。 若出现违反该禁止性规定的情形时，公司注册处处长可以指

9、示该公司委任适格的公司秘书，并处以罚款。Ø 辞职在不违反公司章程的前提下，公司秘书随时可以辞职，但辞职通知必须有效通知注册处。若该通知不符合公司章程规定或者未成功登记在注册办事处的，该辞职无效。Ø 公司秘书登记册公司秘书在香港的公司运作中为公司的管理人员，因此条例专门规定了“公司秘书登记册”，要求将公司的历任秘书信息、委任、改任等任职详情登记在册，并存放在指定地点，以便查询。公司秘书有责任将相关信息予以披露。公司秘书制度在我国的实践l 上市公司的董事会秘书我国1993年的公司法没有任何关于公司秘书的规定。2005年修订公司法时以法律的形式确立了董事会秘书的法律地位，将其作为

10、公司的高级管理人员，规定了具体的职权。l 非上市公司的公司秘书制度在国内的探索非上市公司设立公司秘书制度在国内也有不同形式、不同程度的试验。Ø 深圳和苏州的探索2010年深圳试点兴办电子商务秘书企业，为入驻的电子商务企业提供住所托管服务及其他配套商务秘书服务；在中新合作的苏州工业园区也推行了“公司秘书服务”，代理公司注册、变更、注销、年检等法定登记事项。但这类“公司秘书”从职责范围以及在公司的法律地位、法律效力来看，并不属于公司秘书制度范畴，仅具有提供中介服务的代理性质。Ø 珠海商事登记制度中的“公司秘书制度”² 基本内容2013年2月，珠海出台了商事登记条例和商

11、事登记条例实施办法(下称“实施办法”)，从行政理念、行政程序、行政责任、信用监督等四个方面对商事登记进行了改革。实施办法第八章专门规定了“公司秘书制度”，内容包括：有限责任公司应当设立公司秘书、公司秘书可以由自然人或者依法成立的秘书公司担任、不得担任公司秘书的四种情形、有限责任公司聘请公司秘书后应向商事登记机构进行备案，并予以公示、公司秘书的职责：包括依照规定在商事登记平台上公示企业信息、接受有关部门的依法查询、筹备公司股东会议和董事会议、管理股东材料和公司文件、档案。在自贸区内设立公司秘书制度的基础和立法建议l 国际环境近年来，以美国为主导的tpp（跨太平洋)贸易与投资伙伴关系协定、ttip

12、（跨大西洋)贸易与投资伙伴关系协定的谈判以及中美bit（中美双边投资保护协定）中,国际贸易规则正在进行重构。作为中国在新形势下推进改革开放的重大举措，上海自贸区担负着应对国际规则变迁、积极参与国际规则变革和制定的重任。将发源于英美法系的公司秘书制度纳入到公司登记中，正是顺应了这一国际规则环境。l 国内环境国务院机构改革和职能转变方案力推“宽进严管”为主要特征的商事登记。l 现实需求自贸区的设立是对在岸思维的突破，因此商事登记需要对固定场所、固定人员、固定资金的传统模式进行改革。自贸区内的企业设立登记制度已有所改进，对资金、人员、场所等做了宽松安排，这为公司秘书制度的引进提供了支持，同时也缓解虚

13、拟注册物理空间的紧张需求。l 引入公司秘书制度的内容要求引入公司秘书制度，由社团法人作为担任公司秘书的主导方式，通过专业的第三方中介组织担任公司秘书，既能有效增强信息披露和监管职能，使公司运行透明化，作为相对独立的第三方，更能发挥社会监督的作用，满足了公司治理、保护交易相对方以及市场监管的各项需求。l 立法建议基于此，建议在中国(上海)自由贸易试验区条例(下称“条例”)中增加 “公司秘书制度”。内容如下：Ø 根据条例征求意见稿的现有结构，可在第三章“投资开放”章节中加入“公司秘书制度”的相关内容。具体可在第十五条“先照后证”条款之后(在第十六条“境外投资备案管理”前)。Ø 条款建议在自贸区内设立的公司应建立公司秘书制度，公司秘书可由自然人或者社团法人担任。公司秘书的主要职责有：(1)公司登记事宜，包括根据行政管理机构的要求申报和办理公司应登记和公示事项；(2)公司管理事宜，安排公司股东会/董事会、保存会议记录和会议资料、经公司/董事会授权签署一定职权范围内的文件等；(3)公司咨询服务，确保公司股东、交易相对方及主管部门能及时查询公司相关资料，利于公司日常经营和监管；(4)在公司有权机构的授权下，保管公司重要文件和公章，确保公司的安全。在自贸区条例引进公司秘书制度，并建议由社团法人来完成，通过高效、安全、专业的服