第三章__办公室常规管理工作_第1页
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文档简介

1、将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件。准备记录查清楚对方的电话号码，再拨打电话（把常用的电话号码整理好）当对方接听电话时，先问好 ，接着告知自己单位的名称、本人姓名，并询问对方的姓名或身份在电话已拨通，对方尚未讲话时，将话筒交给领导；如对方开始讲话，就道歉地说：“对不起，请稍等一下”（代领导给上级或长辈打电话）说明事由；“我想与您谈些关于某某方面的事，不知是否方便”再打或留言：告知简要的内容；方便的话，请对方回电；告知自己的姓名，并问清传话人的姓名（对方不在时）打外线电话的流程（接后）将要讲的话，简明扼要地告知谈完话，将重点部分重复一遍，或请对方复述一遍最后，说些礼貌的结束语然后

2、，再轻轻地挂上电话。双方无论哪一方再打，都应表示：“对不起，刚才电话突然断了”（电话中途断线）（接上）接听外线电话的流程电话铃响三声内立即接听，如没能立即接听，应向对方致歉：“对不起，让你久等了”左手持话筒，右手准备记下对方的留言接听其中一个电话，让打来的另一方稍等或再打；待接听第一个电话完毕，向打来的另一电话方表示：“刚才在接电话，很抱歉，让您久等了”拿起话筒，先说出自己的单位的名称和自己的姓名，使对方确知是打对了号码1、把这种情况告诉对方：“抱歉，听不清楚请再说一遍好吗？”或“请稍等，我换一个电话接听”。2、如周围很吵，切换到安静的分机收听。3、如由于电话本身的问题则改用另一线电话。4、请

3、对方调整说话的音量。很少用重新拨打方式解决（听不清对方声音时）（两个电话同时响起时）（接下）根据对方来电，给予适当、合理的解答，不失礼貌告诉对方自己的电话号码，以确定对方是否打错。对方致歉时则回答：“不用客气”（对方打错电话时）接到给领导打来的电话，留心确认对方的目的，不遗漏要点，如不清楚，应再加确认对方要求留言时，需要问清留内容，需否回电，回电给谁，联系对象，并复述内容以便确认，并报上自己的姓名。如领导在开会或面谈中有紧急电话可用便条传递给领导（领导不在时）将对方来电目的简要汇报给领导，以省却对方复述确认对方身份，并询问理由，不可随意告知（对方问领导私事）（接下）如领导不能立即接听，则请对方：”他现在有事，要稍等片刻才能接听，可否请你稍等或请他回电“电话结束，以结束语致意等对方挂上电话后再轻轻挂机（接上）电话记录单来（去）电单位：来（去）电号码：编号：对方姓名：电话内容记录办理情况记录人来（去）电时间： 年 月 日 时 分介绍信使用申请单用 印 登 记 表印章类型： 公章 光敏印、原子印、渗透印*公司国庆假期轮流值班表值班职责：1、负责来人接待工作。2、负责对全厂生产安全进行监督。3、处理来电、来信、来文。4、

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