商务秘书素质要求及培养

1、商务秘书的素质要求与培养姓 名： 郝胜 专 业： 商务秘书 准考证号： 030111600834 联系电话：联系地址：深圳龙华华源大厦A栋705邮政编码： 518109 摘要3一、素质的含义及和重要性3（一）素质的含义3（二）素质的分类3（三）素质的重要性5二、素质培养6（一）要有真确的自我认识与正确的角色认知6（二）明确的目标6（三）积极的心态（PMA黄金定律）7（四）构建良好的知识结构8宝塔型知识结构8蜘蛛网型知识结构9幕帘型知识结构9（五）提高信息处理能力9（六）人际交往能力10（七）提高自身意识111.创新意识112.创新意识123.独立意识134.现代意识1

2、3摘要素质是一个人教育结果的体现，是一个人在社会上攀爬的阶梯，成功的多少就要看你的阶梯有多高了。中国就是一个你看别人，别人也在看你的社会，作为一个企业、公司的专职人员，你能带给公司的不仅仅是业绩，还有整个群体的素质层次。一、素质的含义及和重要性（一）素质的含义“素质”是一个综合概念，通常指个人的才智、能力和内在修养，又称“能力”、“资质”、“才干”等，是判断一个人能否胜任某项工作，决定并区别绩效差异的个人特征。所以，素质是在人的先天生理基础上受后天的教育训练和社会环境的影响通过自身的认识和社会实践逐步形成的比较稳定的身心发展的基本品质。主要包括以下4方面的内容： 1、素质首先是教化的结果。它是

3、在先天素质的基础上，通过教育和社会环境影响逐步形成和发展起来的。 2、素质是自身努力的结果。一个人的素质的高低，是通过自己的努力学习、实践，获得一定知识并把它变成自觉行为的结果。 3、素质是一种比较稳定的身心发展的基本品质。人的素质一旦形成就具有内在的相对稳定的特征，显示出较为一贯的人格“品质”个性和才能。 4、素质是动态的，可变的，素质的提高是一个在不断积累、不断渐变，最终达到一定境界的过程。日常生活中日积月累，人的素质会逐步提高和改善。（二）素质的分类现在我们已知的素质可分为三大类七小种，广义三类素质即自然素质，心理素质和社会素质；狭义七种素质是指政治素质、思想素质、 道德素质、

4、业务素质、审美素质、身体素质、心理素质。三大类（广义）自然素质：自然素质即先天遗传的生理素质，例如神经系统、身高、体重、骨骼的特点；运动素质、负荷限度、适应和抵抗能力等生理机能的特征。这是一个人身心发展的物质基础，为人的身心发展提供极大的可能性。心理素质：心理素质是人的整体素质的组成部分。以自然素质为基础，在后天环境、教育、实践活动等因素的影响下逐步发生、发展起来的。心理素质是先天和后天的合金。换种说法则是在遗传基础之上，在教育与环境影响下，经过主体实践训练所形成的性格品质与心理能力的综合体现。其中的心理能力包括认知能力、心理适应能力与内在动力。对内制约着主体的心理健康状况，对外与其他素质一起

5、共同影响主体的行为表现。社会素质：社会素质是人的整体素质的组成部分，是组成这个社会的人群的普遍的修养程度、进步程度、文明程度、道德程度，以及精神状态的总和，反映这个社会的发育程度和现代化程度。社会素质主要包括以下具体内容：1、社会科学学科知识、自然科学知识和生产技术。学校开设的各种课程，组织的各种活动，就是要让学生即掌握科学文化知识，又提高实际动手能力。懂知识，有理想，敢实践，是叫人们学真。因为在科学技术上不允许有半点虚假，必须实事求是，踏实认真。2、思想情操和道德行为。学校把德育工作放在首位，强调教师要教书育人，就是要让学生不仅在道理上懂得要有好的思想品质，而且在生活中也能有良好的道德行为。

6、思想情操和道德行为是叫人们学善。因为只有善待自己、善待他人、善待社会，才能和谐一致、协调发展。3、文化修养和艺术水平。学校开设的各种艺术教育课程，开展的各种艺术活动，就是要激发学生热爱美、追求美的兴趣，提高学生的文化修养和艺术水平。文化修养和艺术水平是叫人们学美。因为能够欣赏美、鉴别美的人才能创造美。总之，社会素质是让人具有真、善、美的品质。七小种（狭义）政治素质：政治素质是指政治主体在政治社会化的过程中所获得的对他的政治心理和政治行为发生长期稳定的内在作用的基本品质,是社会的政治理想、政治信念、政治态度和政治立场在人的心理中形成的并通过言行表现出来的内在品质。它是人们从事社会政治活动所必需的

7、基本条件和基本品质,是个人的政治方向、政治立场、政治观念、政治态度、政治信仰、政治技能的综合表现。思想素质：思想素质是指人对社会善美丑恶以及其他现象的认识、行为和做法。包括思想认识、思想觉悟、思想方法、价值观念等方面的素质。道德素质：道德素质是人们的道德认识和道德行为水平的综合反映，包含一个人的道德修养和道德情操，体现着一个人的道德水平和道德风貌。业务素质：从事业务的人员在完成业务活动的过程中所具备的综合能力体现，是客户对业务员的主客观认知与认可。良好的业务素养，可以促成业务交往与客户情感往来。通常包括主观心理特征，专业业务技巧等。审美素质：审美素养指人所具备的审美经验、审美情趣、审美能力、审

8、美理想等各种因素的总和。审美素养既体现为对美的接收和欣赏的能力，又转化为对审美文化的鉴别能力和审美文化的创造能力。身体素质：通常指的是人体肌肉活动的基本能力，是人体各器官系统的机能在肌肉工作中的综合反映。身体素质一般包括力量、速度、耐力、灵敏、柔韧等。身体素质经常潜在地表现在人们的生活、学习和劳动中，自然也表现在体育锻炼方面。一个人身体素质的好坏与遗传有关，但与后天的营养和体育锻炼的关系更为密切，通过正确的方法和适当的锻炼，可以从各个方面提高身体素质水平。心理素质：心理素质是人的整体素质的组成部分。以自然素质为基础，在后天环境、教育、实践活动等因素的影响下逐步发生、发展起来的。心理素质是先天和

9、后天的合金。心理素质是在遗传基础之上，在教育与环境影响下，经过主体实践训练所形成的性格品质与心理能力的综合体现。其中的心理能力包括认知能力、心理适应能力与内在动力。对内制约着主体的心理健康状况，对外与其他素质一起共同影响主体的行为表现。（三）素质的重要性 在当代世界性的经济竞争与市场竞争中，表象是商品的竞争，而实质是人才的竞争。高素质的经营管理人才的拥有量与使用量，已成为一个国家、一个企业在竞争中致胜的主要因素。经济发达国家的企业，越来越注重在激烈的市场竞争中网罗、吸引各种优秀人才和注重人才的培训，增加智力投资，提高人才素质。商务秘书和总经济师、总会计师、总工程师等都是企业领导身边的辅助力量、

10、经营管理人才，商务秘书人员的素质，是影响工作质量和效率的关键因素。由于商务秘书人员存在着差别，即使在同样管理环境和条件下也会产生不同的工作效果。因此，强化商务秘书的职业训练和素质高低至关重要。二、素质培养（一）要有真确的自我认识与正确的角色认知正确地认识自己，是保持心理健康的重要标准，也是进行心理调节的有效方法，这就是心理素质的要求。实验证明，许多不良心理的产生，如自负、自卑、嫉妒等，都与不能正确认识自己有关。因此，只有清醒、客观而辩证地评价自己，既不妄自尊大，自命不凡，也不妄自菲薄，自轻自贱，才能缩小或消除个人与环境的差距，预防和消除各种心理失调。正确的角色认知，是进行心理调节约有效方法之一

11、。所谓角色认知，就是商务秘书对自己工作性质、职责和任务的认识。首先，要正确认识商务秘书工作的辅助性，认清自己的角色位置，摆正与领导者的关系，即主与辅的关系。其次，要正确认识商务秘书的服务性，认清自己的社会地位和作用，把个人价值同社会价值联系在一起，克服轻视服务的思想。再次，要正确认识商务秘书工作的被动性，认清官己的角色位置，摆正被动与主动的关系，充分发挥自己的主动性和创造性。（二）明确的目标目标不是现实，只是存在人头脑中的一种想法，它为什么如此重要？因为这种想法能给你很多东西： 目标能给你指引方向，知道自己该做什么不该做什么。立志进入清华的学生在选择文理科的时候不会犹豫不决，把短期目标定为提高

12、英语成绩的人知道他该把大量时间放到英语上，把人生目标定为做一名政界领袖的人就会主动的去阅读历史、政治和人物传记方面的书籍、关心时事政治。没有目标的人则在面临多种选择的时候摇摆不定，难以取舍，无法专心从事某一件事情，最终一事无成。所以，当你经常感到琐事太多，难以取舍的时候，你就要想想：我的目标是什么，做那件事情最有利于我的目标的实现？这样你就很容易做决定了。 目标能给你提供动力。看不见海岸是查德威克放弃的主要原因，在荒漠或草原中行走的人往往会寻找远处的一颗小树、一块石头或一片绿洲作为目标，走到之后再寻找下一个目标，只有这样才能坚持不懈的走完。当你定下自己希望考取某所大学之后，立刻就会觉得学习是一

13、件很有意思的事情，为了这个目标而受一些苦是完全值得的，即使遇到挫折，也不会半途而废。所以，当你感到学习的辛苦难以忍受、或者某一次考试没有考好、生活中遇到意想不到的困难的时候，你就要想想：我的目标是什么，为了这个目标，眼前的痛苦和困难是否值得我去忍受或努力克服？这样，就很少有什么东西能阻碍你前进了。（三）积极的心态（PMA黄金定律）生活中，工作中，失败平庸者多，主要是心态观念有问题。遇到困难，他们只是挑选容易的倒退之路。“我不行了，我还是退缩吧。”结果陷入了失败的深渊。成功者遇到困难，仍然是积极的心态，用“我要！我能！”“一定有办法”等积极的意念鼓励自己，于是便能想尽办法，不断前进，直至成功。爱

14、迪生试验失败几千次，从不退缩，最终成功在创造了照亮世界的电灯。因此世界上最伟大的励志成功大师拿破仑.希尔说，一个人能否成功，关键在于他的心态。成功人士与失败人士的差别在于成功人士有积极的心态，即PMA（Positive.Mental Attitude）。而失败人士则运用消极的心态去面对人生。消极心态，即NMA（Negative Mental Attitude）(在美国成功学领域PMA与NMA已成为替代积极心态和消极心态的专有名词)。成功人士运用PMA黄金定律支配自己的人生，他们始终用积极的思考，乐观的精神和辉煌的经验支配和控制自己的人生，失败人士是受过去的种种失败与疑虑所引导和支配的。他们空虚

15、、猥琐、悲观失望、消极颓废，最终走向了困难。运用PMA支配自己人生的人，拥有积极奋发、进取、乐观的心态，他们能乐观向上地正确处理人生中遇到的各种困难、矛盾和问题。运用NMA支配自己人生的人，心态悲观、消极、颓废，不敢也不去积极解决人生所面对的各种问题、矛盾和困难。有些人总喜欢说，他们现在的境况是别人造成的。环境决定他们的人生位置。这些人常说他们的想法无法改变。但是，我们的境况不是周围环境造成的。说到底，如何看待人生，由我们自己决定。纳粹德国某集中营的一位幸存者维克托. 弗兰克尔说过：“在任何特定的环境中，人们还有一种最后的自由，就是选择自己的态度。”成功是运用PMA的结果。一个能够飞多高，并非

16、由人的其它因素，而是由他自己的心态所制约。（四）构建良好的知识结构所谓合理的知识结构，就是既有精深的专门知识，又有广博的知识面，具有事业发展实际需要的最合理、最优化的知识体系。建立起合理的知识结构，培养科学的思维方式，提高自己的实用技能，以适应将来在社会上从事职业岗位的要求。知识结构是指一个人经过专门学习培训后所拥有的知识体系的构成情况与结合方式。大学生建立知识结构，一定要防止知识面过窄的单打一偏向。当然，建立合理的知识结构是一个复杂长期的过程，必须注意如下原则：（1）、整体性原则，即专博相济，一专多通，广采百家为我所用。（2）、层次性原则，即合理知识结构的建立，必须从低到高，在纵向联系中，划

17、分基础层次、中间层次和最高层次，没有基础层次较高层次就会成为空中楼阁，没有高层次，则显示不出水平。因此任何层次都不能忽视。（3）、比例性，即各种知识在顾全大局时，数量和质量之间合理配比。比例的原则应根据培养目标来定，成才方向不同知识结构的组成就不一样。（4）、动态性原则，即所追求的知识结构决不应当处于僵化状态，而须是能够不断进行自我调节的动态结构。这是为适应科技发展知识更新、研究探索新的课题和领域、职业和工作变动等因素的需要，不然跟不上飞速发展的时代步伐。人才成长离不开教育，教育是成材的基础，也是建立现代知识结构的重要途径，从人才成长的规律来看，高等教育是人的先天素质和后天育才有机结合的最佳完

18、成。当今学术界对人才的知识结构主要提出了三种模式：宝塔型知识结构这种知识结构形如宝塔，包括基本理论基础知识；专业基础知识；专业知识；学科知识；学科前沿知识构成。基本理论、基本知识为宝塔型底部，学科前沿知识为高峰塔顶。这种知识结构的特点是强调基本理论、基础知识的宽厚扎实、专业知识的精深，容易把所具备的知识集中于主攻目标上，有利于迅速接通学科前沿。现今中国学校大多是培养这样知识结构的人才。蜘蛛网型知识结构蜘蛛网型知识结构是以所学的专业知识为中心，与其他专业相近的、有较大相互作用的知识作为网状连接，形如蜘蛛网。这种知识结构，是以自己的专业知识作为一个“中心点”，与其它相近的，作用较大的知识作为网络的

19、“纽结”相互联结，形成一个适应性较大的，能够在较大范围内左右驰骋的知识网。这种蜘蛛网型知识结构的特点是：知识广度与深度的统一，这种人才知识结构呈复合型状态。随着社会生产的高速发展，这种知识结构的人才非常受社会用人单位的欢迎，进入中国的外资机构尤其重视此类人才。如北京经济技术开发区的外资机构在招聘人才时，有的就提出了要各类复合型人才，搞贸易的，要有莫斯科的基础知识，学工科的要有六级的英语水平。幕帘型知识结构这种知识结构是指一个具体的社会组织对其组织成员在知识结构上有一个总的要求，而作为该组织的个体成员，将依其在组织中所处的层次，在知识结构上又存在一些差异。以一个企业为例，企业对其成员的整体知识结

20、构要求是，具有财会、安全、商业、保险、管理等知识。而对企业中处于不同层次的个人来说，要求掌握上述知识的比例是截然不同的，从而组成各自不同的知识结构。这种知识结构强调个体知识结构与组织整体知识结构的有机结合，它对于求职者的启示是，在求职择业的过程中，不但要注意所选职业类型在整体上对求职者的知识结构的要求，同时还要了解所选职业类型在整体上对求职者的知识结构的要求，同时还要了解所选职业岗位在社会组织中的位置及具体层次，以此来调整自己的知识结构，增强就业后的适应性。（五）提高信息处理能力信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。秘书辅助决策等职能的发挥，很大程度上取决于其分析、

21、综合处理信息的能力。在广博的信息中，充斥着大量的信息垃圾、信息干扰，如果不能对其进行筛选，去粗取精、去伪存真，准确无误地识别、理解信息的含义，将失去信息的价值和意义，甚至导致决策的失误。所以秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界，运用科学的方式方法和技术手段对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，使其及时参与其他信息综合利用。 （六）人际交往能力人际交往能力就是在一个团体、群体内的与他人和谐相处的能力，人是社会的人，很难想象，离开了社会，离开了与其他人的交往，一个人的生活将会怎样？所以，我们在校学习期间，就要培养自己与同学、与教师、与领导、与职工打交道的

22、能力。与同学交谈，可以论争不同的学术观点，可以谈对社会现象的不同认识，在论辩中提高自己的思辩能力；与老师交谈，可以交流读书心得，理清不同的思想认识，可以从中受到启迪；与领导交谈，可以充分交流自己对问题的不同见解，也许可以锻炼自己在领导面前不怯场；与职工打交道，你可以了解到他的工作状况和不同的心态。善于与人交际，你会从中学到很多书本上学不到的东西。人际交往的核心部分，一是合作，二是沟通。但是，我们在人际交往的过程也要秉承五大原则：（1） 平等的原则：社会主义社会人际交往，首先要坚持平等的原则，无论是公务还是私交，都没有高低贵贱之分，要以朋友的身份进行交往，才能深交。切忌因工作时间短，经验不足，经

23、济条件差而自卑，也不要因为自己是大学毕业生、年轻、美貌而趾高气扬。这些心态都影响人际关系的顺利发展。（2） 相容的原则：主要是心理相容、即人与人之间的融洽关系，与人相处时的容纳、包含、以及宽容、忍让。主动与人交往，广交朋友，交好朋友，不但交与自己相似的人、还要交与自己性格相反的人，求同存异、互学互补、处理好竞争与相容的关系，更好的完善自己。（3） 互利的原则：指交往双方的互惠互利。人际交往是一种双向行为，故有"来而不往、非理也"之说，只有单方获得好处的人际交往是不能长久的。所以要双方都受益，不仅是物质的，还有精神的，所以交往双方都要讲付出和奉献。（4） 信用的原则：交往离不

24、开信用。信用指一个人诚实、不欺、信守诺言。古人"有一言既出、驷马难追"的格言。现在有以诚实为本的原则，不要轻易许诺，一旦许诺、要设法实现，以免失信于人。朋友之间，言必信、行必果、不卑不亢、端庄而不过于矜持，谦虚而不矫饰诈伪，不俯仰讨好位尊者，不藐视位卑者显示自己的自信心，取得别人的信赖。（5） 宽容的原则:表现在对非原则性问题不斤斤计较，能够以德报怨，宽容大度。人际交往中往往会产生误解和矛盾。大学生个性较强，接触又密切，不可必免产生矛盾。这就要求大学生在交往中不要斤斤计较，而要谦让大度、克制忍让，不计较对方的态度、不计较对方的言辞，并勇于承担自己的行为责任，"做到

25、宰相肚里能撑船"，他吵，你不吵；他凶，你不凶；他骂，你不骂。只要我们胸怀宽广，容纳他人，发火的一方也会自觉无趣。宽容克制并不是软弱、怯懦的表现。相反，它是有度量的表现，是建立良好人际关系的润滑剂，能"化干戈为玉帛"，赢得更多的朋友。（七）提高自身意识1.创新意识秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。 哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变

26、”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。2.创新

27、意识秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此，秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角

28、色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至，受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学