公司接待策划方案.doc

1、接待考察人员方案中江国际将于 年 月 日，一行 6人来我公司进行为期 2 天的访问，主要是为加强进一 步的了解。 为了促进中江国际和我公司的进一步合作， 树立良好公司形象， 以及促进我公司 又好又快的发展， 公司各部门员工必须重视此次的接待工作， 做好全方位的准备。 为此特别 精心安排与制定了本次商务接待方案。一接待准备（一）接待信息 ：1. 接待对象：中江国际一行 6 人2. 接待时间：3. 接待地点：接机地点送机地点 下榻酒店昆明索菲特大酒店参观地点：4. 接待规格：对等接待5. 接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度6. 接待小组： （二）接待前期准备： 1信息收集。a 中江国际的基本信

2、息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；b 中江国际来访人员基本情况c 过去来访情况；d 抵达时间和交通工具；e 来访期间天气状况； 2询问对方意见，是否需要预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定； 3住宿安排。提前预定房间；4迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好， 司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；5公司迎宾。参观人员到达前 5-10 分钟，提醒相关人员做好迎宾工作； 6拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员。7. 资料准备。欢迎词，欢送词，公司宣传材料，会议洽谈资料；1、接待工作任务分配部门人员事项提前预订酒店，协助来

3、宾办理酒店入住手续宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付）来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数公司迎宾联系工地协调参观事宜制发会议通知及会议议程、 总结会议纪要， 会场布置， 会议物品准备，会间服务摄影摄像车辆协调安排接送机、大厅集合物品采购办理2、来访人员详细信息及安排姓名职务年龄性别房号喜好禁忌二相关事项1. 整体流程 第一天： 确认参观人员需求 办理票务 预定宾馆 安排接待人员及车辆 事先再次确认 布置接待环境 机场（车站）接参观人员 安排住宿休息 午餐项目部介绍 致欢迎词现场情况介绍 视察工地 听取工作汇报 项目部全体就餐 回酒店住 宿休息 第二天：项目部送党课 - 慰问各个办公

4、室员工 与业主的见面会 在傣族人家聚餐 第三天：11： 50飞成都 下午 2 点半到天府机场 安排住宿 第四天：成都交通轨道二标项目部视察工作 12 点的飞机回杭州2. 整体流程第一天(1) 接机后(2) 先去酒店放置行李后(3) 就餐(午餐)(4) 休息两个小时候(5) 下午三点去项目部视察工地现场(6) 下午四点半听取工作汇报(7) 晚上 7 点半与项目部全体就餐第二天1) 早餐2) 早上( 8： 30-10 ：00)给项目部送党课3) 10： 30-12 ：00)慰问各个办公室员工4) 下午 3： 30 与业主的见面会5) 晚上 7： 30 在傣族人家聚餐第三天(1) 9:50 集合去机

5、场(2) 11：50 的飞机去成都(办理登记牌 +登机)(3) 下午 2 点半到天府机场(4) 安排住宿(5) 吃晚饭。 川上人家第四天(1) 集合(2) 10 点去成都交通轨道二标项目部视察工作(3) 午餐(4) 晚餐(5) 到达机场办理登机送别(6) 晚上 12 点的飞机回杭州 三、各接待环节说明与要求1. 确认参观人员级别及需求接待专干在接到 参观人员考察申请表 后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括参 观人员单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目 的、重点考察内容、 住宿要求、 其他行程安排以及陪同人员等等， 然后根据参观人员重要程 度按公司接待

6、标准安排相应的接待。责任人员2. 办理票务 接待专干根据与申请人的沟通结果， 办理飞机或火车预定事宜。 飞机票以折扣票为主， 时间 不宜过早或过晚。责任人员 ：3. 预定宾馆 接待专干根据参观人员的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆(详见表 2)? 对于特殊要求的参观人员应事先了解，妥善合理安排。责任人员 ：4. 安排接待人员及车辆(1) 接待专干开具车辆使用申请单，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。(2) 接待专干同时协调好参观人员考察当日所需的接待人员产品推介员、相关领导等。(3) 根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见 表 2责任人员 ：5. 飞往成都事先再次确认(1) 参观

7、前，与参观人员再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、参观人员姓名， 联系方式和人数等信息。(2) 与车队确认接参观人员的司机安排是否落实。(3) 与预定的宾馆再次确认客人入住房间。责任人员 ：6. 党课环境 党课教室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉 盆景、 字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。7. 机场(车站)接参观人员(1) 根据接待专干事先确认的信息， 按预计时间通知车队司机接参观人员， 接参观人员司机 与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，可准备鲜花等。(2) 按照身份对等的原则安排接待人员，

8、 对较重要的客人， 安排身份相当、 专业对口的人士 出面迎送； 也可根据特殊需要或关系程度， 安排比客人身份高的人士破格接待； 对于一 般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。(3) 接待人员在机场、 车站出口处手举迎宾牌， 遇到参观人员应主动上前握手表示欢迎主动 帮助提取行李。(4) 在接参观人员车辆回程途中， 接待人员应主动和参观人员寒暄交流， 并大概介绍一下这 次参观人员来访的行程安排，切忌冷落参观人员。责任人员 ：8. 安排住宿休息 参观人员抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息， 并提供茶水等； 若是远道而来的参观人员， 应先把参观人员引进事先安

9、排的客房休息。 并与 参观人员约定时间，再行安排下一步事宜。责任人员 ：9. 工地参观参观人员从宾馆抵达参观地点后，接待人员先大概介绍一下公司情况及项目情况责任人员 ：接待专干、营销经理或分管经理10. 党课接待专干将参观人员引导至党课教室， 为参观人员倒好茶水， 准备好将要播放的宣传片等影 音资料。接待人员进行简短的欢迎词，然后接待专干开始播放上课内容。 (整个介绍时间控 制在 30 分钟之内) 。责任人员 ：接待专干、营销经理或分管经理、产品推介员11. 慰问工作人员 提前布置现场介绍被慰问人员责任人员 ：12. 参观人员参观礼品(1) 礼品由公司监管。(2) 申请人提出申请营销部核准总经理审批(3) 市场部凭“礼品领用申请表”核发责任人员 ：13. 合影留念来公司考察的所有参观人员都要举行合影留念这一事宜， 根据参观人员级别安排不同等级的 领导进行合影。责任人员 ：14. 商务洽谈(1) 对当场有合作签约意向的参观人员， 安排商务洽谈环节， 建议由营销经理或分管经理主 谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜， 接待专干做好商务洽谈前水果点心等相应 的准备工作。(2) 招待客人所需的水果、 点心之物品行政办公室负责安排采购并监督， 接待专干按审批标 准领取并摆放到位。责任人员 ：15. 预定返程票