电子信息化管理模式在档案管理中的作用

1、电子信息化管理模式在档案管理中的作用广东省河源市517000【摘要】电子信息化管理模式在档案管理中的应用正处于发展阶段，很多新功 能也需要继续的研发和开展。但毋庸置疑，在全社会信息化建设步伐不断加快的 今天，档案的信息化管理会继续发展。在摸索计算机功能的过程中，可能会同时 遇到机遇与挑战，如何利用电子信息化管理模式的优势来为社会提供高质量、全 方位的档案信息服务；如果规避电子信息化管理模式的劣势来保证档案信息的安 全性和利用性，这都是摆在当前的重要任务。从纸质化的信息管理向数字化我的 档案转变，会给档案部门和其他部门带来极大的便利。合理利用计算机，有效利 用现代化，档案管理势必走向一个高效率的

2、成熟阶段。【关键词】电子信息化；管理模式；档案管理；作用引言：档案管理作为企事业单位管理工作中的重要组成部分,在任何 企事业单位中，档案管理都是反映企事业单位和领导者管理能力的重要标准。因 为档案不仅是记录着这些企事业单位的发展过程，而且对企事业单位的未来发 展提供一定的启示和参考。所以，档案是企事业单位中最宝贵的财富,这是企 事业单位积累下来的经验，也是企事业单位展工作的有效保障，更是提高企事 业单位水平和开展研究的重要基础。木文就电子信息化管理模式在档案管理中的 作用展开探讨。1档案电子信息化管理模式和建设当前各领域中的信息化管理的主要内容包含了 ：实现档案的信息化管理、 实现档案管理的网

3、络化以及档案信息管理和运用的一体化。1.1档案管理的数字化建设。数字化信息的变革是当前档案管理信息化 建设的基木环节，从表面上来看，数字化的档案信息就是指完全脱离已有的文件、 图像以及图标等纸质的实物资料资源，取而代之的是通过扫描等现代化信息技术 的转换方式来完成档案的有效管理，将传统的实物以及信息资料转变成电子信息 的资料库。这种方式可以有效避免了传统档案在管理方式和操作方法上出现的效 率较低、操作较为复杂和繁琐的状况，信息数据库的建立可以大幅度提升档案信 息的查询速度和运用效率。1.2档案管理的网络化。在传统的档案管理模式中，对档案的管理工作 很难可以达到每个档案相互间的信息沟通。而档案的

4、信息化管理就很好的解决了 这种问题。档案管理的网络化其实就是指将所有的档案的信息存到相应的局域网 当中，进而形成一种整体性的文档管理体系，这不仅有效的减少了人力、物力以 及财力方面的占用率，同时还可以形成较为完整的信息管理系统。1.3档案管理和运用一体化。如上所述，档案的信息化管理，通过其用 途可以分成两大方面，即信息资料的有效整合与信息资料的运用和开发。其中后 者是档案管理的主要价值的表现，档案管理信息对一体化方式的应用，有效的节 省了档案信息的开发和运用的效率，同时还省略了很多不必要的操作环节，从实 现了资源的高度共享，在档案的信息开发以及使用者的使用方面都提供了很大的 便捷性。2.电子信

5、息化管理模式在档案管理中的作用企事业单位档案管理能够实现档案信息化的管理，已经打破了传统档案 管理，也只有充分发挥当今计算机技术所带来的优势，建立多功能管理的信息 化档案室,才能为企事业单位提供准确、及吋、全面、系统、高效、权威的档 案信息，并且与传统纸质档案相结合，加以改善档案利用方式，以满足医疗、 教学、研究等多方面的需要。自动化的信息档案管理，有利于促进企事业单位 内部的信息管理工作的开展，减少工作环节,还可以有效降低管理成本,提高 企爭业单位档案管理部门的工作效率，更重要的是能够确保企爭业单位信息管 理的安全，有效提高服务质量，从而进一步提高企事业单位的整体形象。同吋, 改进档案管理工

6、作模式，发挥档案的作用职能,为企事业单位领导决策、管理 提供依据与参考。2.1实现档案资源共享。利用计算机工作具有一个明显的优势在于其可 以实现网络化，而网络化带来的资源共享表现出了令人极其满意的效果。一个地 区的档案管理不可能固步自封，只限制于本地区的查询和应用。随着城市之间交 流、合作的加强，以及经济全球化的需要，档案管理也需要实现与其它地区的资 源共享。利用计算机网络，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发 展为智能网络检索，实现各地方的档案信息通过网络来进行传递，扩人社会影响， 拓宽服务范围。2.2档案查询便捷化。计算机具有高效的信息处理能力，能够快速的输 入数据、存储及输出信

7、息，并口能够通过编程实现逻辑推理和判断。这对档案信 息资源的分类、提取、分析和加工都有极大的好处。通过计算机的查询功能，可 以有效的避免传统管理方法中查找资料费时费力，且查询的内容不全准确率不高 的弊端。利用计算机的优势，档案管理部门就能够实现准确、快速提取档案信息 及资料，这无疑会提高部门的工作效率，有利于档案效益的发挥，缩短查询吋间， 提高档案信息的时效性。2.3信息存储量大。档案资料的数量随着人们的生活和工作会越来越庞 大，仅凭档案管理人员的手动整理已经变得十分困难，且纸制档案浪费大量的人 力和纸张。相比起大规模的人工管理作业和数量庞大的档案资料保存工作，计算 机凭借其自身存储量大的优势

8、，很大程度上解决了大规模档案资料的管理问题。 一张光盘或是一个硬盘，就可以将以前需要用一屋子来保存的档案资料全部记录。 几千万的文字信息，因为应用了计算机技术，就可以极大地减少档案占用的空间 及存储价值的投入，整合和提高了资源利用率。2.4档案管理规范化。在档案管理工作中，会面对数量庞大的行政文件、 各部门的技术信息以及图纸、图片和珍贵的影像资料。如果依照传统的人工管理 方法，极易在工作中出现分类不明确，管理不妥善等问题。而经由应用计算机的 方式，可以将文字资料或图纸资料转化为计算机所识别的文本文件，并且直接存 储到计算机内方便管理。与此同吋，计算机存储的信息相比于传统的纸质存档来 说，清晰度

9、较高、资料的完整性较强，保存吋间也会因此而增长。在档案的修改、补充、输岀、复制工作方面，计算机的数字化管理更有利于信息输入及存储的规 范化。3 提高我国屯子信息化档案管理水平的策略3.1利用好现代化手段管理档案资料。随着我国目前信息化的发展，档 案的管理也是出现了一些新的变化，电子档案的使用不仅仅是在高校中以及在人 口管理中有非常大范围的使用，在档案资料的管理中也开始尝试也能用。将档案 资料存入到相应的软件中或者是使用移动设备，光盘以及移动硬盘进行存储，一 方面对于调用档案来说非常方便，另外一方面能够节约空间。因此对于工厂和一 些企业而言，采用计算机进行当管理是未来发展的趋势。3.2统一的档案

10、管理标准。随着我国档案管理行业相对而言较为细化， 现有的管理制度标准和模式无疑存在诸多的差异，这就导致了产生的标准不一, 当前各个部门之前无疑事情缺乏有效的交流，特别是个人和企业档案管理中，各 个部门直接不能有效的协调工作，导致了档案管理之间存在节奏不相同的情况。 另外，计算机技术的更新目前非常迅猛，各个单位的经济水平也是存在很大的差 异，因此技术上目前无法实现有效的同意，档案管理的标准化目前还在实施中。3.3重视创新，提升管理。对于现代化的档案管理而言，在管理的过程 中不仅仅需要有较高的管理水平，在档案管理中还需要有专业的技术知识，因此 复合型的人才是目前在档案管理中需要的人才，只有懂的计算机只是，才能够更 好地理解档案管理的内涵，在管理的过程中才能够不断的创新，在创新中不断的 寻求进步和发展。4 结论档案管理工作是企事业单位工作中的重要部分，实现档案信息化建设 能够有效提高企爭业单位档案管理的工作效率。档案信息化管理对于企事业单位 的日常管理具有非常重要的作用,并口使得档案能够长期为社会服务。简而言 之，电子信息化管理模式是现代企事业单位档案管理的过程中的重要内容，也 是现代