CFG 15XXX-2016(企业档案管理规定)

1、Q/CFG 15xxx-2011南京长风新能源股份有限公司管理标准企业档案管理规定 编号：Q/CFG 15XXX-2011代替： 版本： 1 范围本标准规定了公司档案的管理机构，档案的分类编号方法、档案管理的工作程序以及档案的保管与利用等方面的内容。本标准适用于公司在生产、经营、管理等各项活动中形成并具有保存查考价值的文件材料的管理及建档工作。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB 9705 文书档案案卷格式GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求D

2、A/T 1 档案工作基本术语DA/T 13 档号编制规则 DA/T 22 归档文件整理规则 中华人民共和国档案法国营企业档案管理暂行规定3术语与定义DA/T 1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 档案信息化运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。4 职责4.1 档案部门是公司档案工作的专职管理机构，负责对公司活动中归档文件材料实行集中统一管理，并对文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行业务指导和检查监督。4.2 档案部门应

3、指定专人负责公司档案的保管和借阅。4.3 有关职能部门或档案分级保管单位应设专、兼职档案人员，负责本部门形成的文件材料的收集、整理和移交归档或分级保管工作。部门专（兼）职档案人员业务上接受档案部门指导。4.3.1 总裁办应配备兼职档案管理人员，负责文书类和人事类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。4.3.2 技术处应配备兼职档案管理人员，负责产品类、科研类和知识产权类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。4.3.3 计划运行处应配备兼职档案人员，负责基建类和设备类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。4.3.4 质保处应配备兼职档案人员，负责仪器类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。4.3

4、.5 财务处应配备兼职档案管理人员，负责财会类文件材料的收集、整理、立卷与归档工作。4.3.6 各形成电子、声像类材料的部门必须指定专人负责本部门电子、声像类材料的制作、整理、编辑及归档工作。5 档案的分类编号5.1 类目设置本公司各类档案共设置一级类目九个，即文书类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、财会类、人事类、知识产权类、电子声像类。5.2 分类编号（设备仪器类除外）5.2.1 本公司参照DA/T 13 的规定，采用隶属编号方法，即由档案类号、属类号和保管单位顺序号组成。5.2.2 一级类目用一位阿拉伯数字表示，即0、1、28、9；二级类目用两位阿拉伯数字表示，即01、0

5、298、99；三级类目视具体情况而定；顺序号根据需要用两位或三位阿拉伯数字表示，即01、0298、99或001、002998、999。5.3 分类方案5.3.1 一级类目设置表类号名 称类号名 称0文书类5财会类1产品类6人事类2科学技术研究类7知识产权类3基本建设类8电子声像类4设备仪器类5.3.2 二、三级类目设置表5.3.2.1 文书类（按问题设置）一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称0文书类01党务02组织03工会04综合类05劳资06企业管理编号示例：0.02.05 案卷顺序号 组织工作（二级类目） 文书类（一级类目）5.3.2.2 产品类（按品种系列设置）一级类目二级类目三级类

6、目类号类目名称类号类目名称类号类目名称1产品类01同步电动机及发电机按设计令号02异步电动机03风力发电机04其它类说明：各产品通用部件三级类目均为000三位阿拉伯数字。编号示例： 1.02.Y112.03 案卷顺序号 设计令号（三级类目） 异步电动机（二级类目） 产品类（一级类目）5.3.2.3 科学技术研究类（按课题或项目设置）一级类目二级类目三级类目类号类目名称类号类目名称类号类目名称2科学技术研究类01上级下达课题按工程项目顺序，取三位数字（001999）02本公司确定项目03论文著作材料04重大专题考察报告05重大关键革新编号示例：2.02.004.018 案卷顺序号 课题/项目顺序

7、（三级类目） 本公司确定项目（二级类目） 科学技术研究类（一级类目）5.3.2.4 基本建设类（按工程性质设置）一级类目二级类目三级类目类号类目名称类号类目名称类号类目名称3基本建设类01公司区域综合建筑按工程项目顺序，取三位数字（001999）02公司区域生产建筑03公司区域生活建筑04其他编号示例：3.01.008.002 案卷顺序号 工程项目顺序（三级类目） 公司区域综合建筑（二级类目） 基本建设类（一级类目）5.3.2.5 设备仪器类（按设备编号设置） 为了便于管理，设备仪器类采用特殊编号，即用设备仪器自身的编号代替一级类目和二级类目的编号。编号示例：212-106 / 04 案卷顺序

8、号 设备仪器的编号（一级类目和二级类目） 5.3.2.6 财会类（按类型设置）一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称5财会类01凭证02帐簿03报表04其他编号示例：5.02.058 案卷顺序号 帐簿（二级类目） 财会类（一级类目）5.3.2.7 人事类（按类型设置） 一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称6人事类01干部档案02工人档案03离退休职工档案04死亡职工档案编号示例：6.01.098 案卷顺序号 干部档案类（二级类目） 人事类（一级类目）5.3.2.8 知识产权类（按类型设置） 一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称7知识产权类01专利档案02商标档案03著作权档案04反不

9、正当竞争档案05各类证书、奖状、奖杯等编号示例：7.01.098 案卷顺序号 专利档案类（二级类目） 知识产权类（一级类目）5.3.2.9 电子声像类（按类型设置） 一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称8电子声像类01电子档案02声像档案编号示例：8.01.068 案卷顺序号 电子档案类（二级类目） 电子声像类（一级类目）6 工作程序6.1 企业档案工作与业务活动6.1.1 本标准贯彻执行了中华人民共和国档案法的规定。6.1.2 根据国营企业档案管理暂行规定的要求，企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员

10、的经济责任制或岗位责任制。6.1.3 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、准确、系统。6.1.4 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。6.2 文件材料的形成与积累6.2.1 文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营、等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。6.2.2 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动中形成的文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机

11、磁带等），由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交归档或分级保管工作。6.2.3 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。6.2.4 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门或项目组专、兼职档案工作人员保管。6.2.5 归档文件的整理应符合GB 9705、GB/T 11822、DA/T 22等标准的要求。6.3 归档范围6.3.1 企业各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料应列入归档范围。（参见附录A）6.3.2 归档文件的主要来源有： 本企业内部形成的文件材料； 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业派出机构（包括境外机构）应报

12、本企业的文件材料；本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料； 企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；本企业执行、办理的外来文件材料。6.4 保管期限6.4.1 保管期限分为永久、长期和短期三种（长期30年、短期10年）。6.4.2 凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌，具有科学研究和历史意义的档案，应定为“永久”保存。6.4.3 凡是反映本公司一定职能活动，在较长时间内有查考利用价值的档案，应定为“长期”保存。6.4.4 凡是反映本公司的活动，在一定时期内需要查考利用的档案，应定为“短期”保存。6.4.5 企业文件材料的保管期限参见附录

13、A。6.5 归档时间6.5.1 党务工作、组织工作、工会工作、劳资工作、企业管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年第二季度内向档案部门移交归档。6.5.2 产品研制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内，将应归档的文件资料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。新品鉴定、科研成果鉴定、基建工程项目竣工验收等须有档案部门参加，文件资料应齐全、准确、系统。6.5.3 公司新购重大设备仪器和引进项目的文件资料到达时，有关部门应通知档案部门参加开箱验收，原件必须归档。6.5.4 会计文件材料在会计年度终了后由会

14、计部门整理归档，在第二年第二季度内向档案部门移交。6.5.5 人事档案材料由人事部门负责收集、整理、立卷、归档，在第二年第二季度内向档案部门移交。6.5.6 知识产权类文件材料由有关职能部门负责收集、整理、立卷、归档，在第二年第二季度内向档案部门移交。6.5.7 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。6.5.8 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。6.5.9 归档的电子声像材料必须经过整理，并且附有归档说明，详细记录时间、地点、人物（产品）、拍摄人和拍摄内容。6.5.9 更新、补充的文件材

15、料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。6.6 归档要求6.6.1 归档的文件资料应保持完整性。将公司活动中形成的有保存价值的文件资料，按产品、课题、工程项目或专业等进行成套归档。6.6.2 归档的文件资料应保持准确性。所归档的文件资料应属原件并能反映反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。6.6.3 归档的文件资料应保持系统性。将文件资料按形成的规律或时间顺序组成系统保管单位。6.6.4 文件的拟稿和签发，须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁使用圆周珠笔、铅笔或

16、复写纸书写。6.6.5 归档的各类档案，必须填写案卷封面、卷内目录与备考表，卷内文件要在正面右下角编写页号，反面在左下角编写页号。6.6.6 案卷装订材料应符合国家档案局颁发的规范要求，卷内不得有金属物。6.6.7 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。6.6.8 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。6.6.9 需要归档的文件资料一般归档一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。案卷与案卷目录要同时移交归档，并填写移交目录一式两份，交接双方应清点核对，履行签字手续。

17、6.7 档案保管6.7.1 档案部门接收案卷后，应在移交部门立卷的基础上，及时按照要求进行必要的分类和编制档号，案卷按年度、类目分别存放。6.7.2 档案库房严禁吸烟且应有防盗、防火、防潮、防虫、防光、防鼠、防尘等安全措施。6.7.3 定期检查与清点案卷库藏情况，做到帐物相符，发现问题应及时查处。6.8 档案利用6.8.1 档案部门应组织对各类档案进行标引和计算机数据录入工作，编制专题汇编、目录索引等检索工具，提高服务效果。6.8.2 职能部门人员办理查阅登记手续后，方可查阅本职范围内的文件。查阅本职范围以外的文件，需经有关部门主管领导批准。查阅档案文件一般在档案室阅览。6.8.3 借阅档案必

18、须办理审批手续，永久与长期保管的档案一般不得借出。属特殊原因借阅时，须经档案部门领导批准并办理借阅手续后方可借出。6.8.4 公司以外单位需借用档案的，要经公司领导批准，并出具单位介绍信与注明借阅期限后准予借出。6.8.5 档案的借阅期限不得超过一个月。逾期不还时，档案部门有权收回。档案若有损坏或遗失时，对责任者及主管部门按经济责任制予以考核处理。6.8.6 查阅和借阅档案时，严禁私自涂改、拆卷、勾划等行为。6.9 鉴定销毁6.9.1 公司每隔三至五年对保管期限已满的档案进行鉴定。档案的鉴定应在公司鉴定委员会的主持下，由总裁办、档案部门和有关职能部门组成的鉴定小组进行鉴定。6.9.2 对需要销

19、毁的档案应提出销毁注册，经鉴定小组和公司分管领导批准后，由两人监销并在销毁清册上签字。7 检查与考核7.1 该标准的贯彻执行情况，按公司制定的考核办法进行检查与考核。7.2 将检查考核结果作为各处、室季度考核依据。附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限表表A.1 文书类序号类目名称基本范围保管期限1党务工作党务工作上级党组织有关党的工作决定、批复、通知长期党委会、党委扩大会记录、纪要、决议永久党员代表大会形成的文件材料（决议、报告、总结、议程、选举结果、大会文件、上级批文、现场录音、录像、照片）永久宣传工作上级对宣传工作的方针、政策、指示、决定、通知短期本公司宣传、政治、思想理论教

20、育计划、总结长期文明单位活动中形成的材料长期统战工作上级对统战工作的方针、政策、规定、通知短期本公司统战工作年度计划、总结、报表长期纪检工作上级有关党纪检查工作的决定、规定、通知短期本公司党纪检查工作的请示、报告、决定、规定永久党员、干部违纪案件审理与处分材料永久共青团工作上级有关共青团工作的决定、批复、通知长期本公司共青团工作年度计划、总结、年报长期本公司团代会形成的材料（大会总结、报告、决议、选举结果、会议文件、上级批示、会议照片、录音、录像）永久团委会工作记录、纪要短期团内各项竞赛活动计划、总结、评比材料短期团员与团费管理材料短期上级有关共青团工作的决定、批复、通知长期法纪监察上级机关有

21、关法纪、监察工作的来文、批复长期对党员、干部政纪检查的总结报告、处理结果材料永久审计工作本公司审计工作的年度工作计划、总结、规定长期审计任务文件、通知书长期审计调查报告、意见书、处理决定永久2组织工作组织工作上级党组织对组织工作的指示、规定、批复、通知长期本公司组织工作计划、规定、总结、报告永久党员民主评议、整党学习计划、总结、先进表彰长期党员统计报表、组织关系转移介绍信及存根永久党务干部任免、处分决定、通报、报告、批复长期党员名册永久行政事务上级有关行政管理的文件材料短期本公司行政工作年度计划、总结永久行政办公会议、厂务会议、专题会议记录、纪要、决议永久机构成立、撤消、合并、调整、更名、公章

22、启用、停用的请示报告、批复、决定、通知永久表A.1 文书类（续表）序号类目名称基本范围保管期限行政事务公司领导在重大会议上的讲稿、记录、照片、录音、录像长期上级领导来公司视察、检查工作的讲话记录、照片、录音、录像短期受市级机关表彰的证书、文件永久文秘与保密工作形成的文件材料长期3工会工会工作上级有关工会工作的规定、通知短期本公司工会年度计划、总结、报告、决定长期本公司职代会形成的材料（工作报告、总结、决议、选举结果、提案、大会文件、上级批示、会议照片、录音、录像）永久职工劳动竞赛、评比、总结短期集团公司级先进集体、个人名册、事迹材料长期工会劳动保险、退休职工管理、生活福利、民事调解工作总结、报

23、告、制度、规定长期工会宣传、文件活动计划、安排、总结、报告长期工会组织建设、会员管理总结、计划、报告、报表长期协会工作科协活动形成的文件材料短期各专业技术学会、群众团体活动形成的文件材料短期4综合公安保卫本公司治安、保卫、综合管理、防火工作制度、规定、办法长期有关刑事案件处理报告、批复永久人武工作、治安保卫工作计划、总结长期教育工作本公司干部、工人培训计划、方案、总结及中长期教育规划长期各类学校招生、入学与毕业工作形成的材料（计划、简章、大纲、名册、证书登记）长期年度统计报表永久医疗卫生本公司医疗卫生制度、办法、规定长期职工医疗工作年度计划、总结、统计报表长期重大医疗事故调查报告及处理结果永久

24、计划生育管理制度、计划、报告、报表长期后勤福利有关生活福利的制度、报告、批复长期第三产业管理办法、签定的合同长期其它长期外事工作外宾接待工作计划、报告、总结短期涉外活动的重要来往函电、洽谈记录、备忘录、照片、录像长期出国考察、学习、谈判等人员报告、批件长期5劳资人事劳动管理上级有关人事、劳动工资、奖金的规定、通知、批复短期本公司有关人事、劳动工资管理办法、规定、方案、实施细则长期人事、劳资工作计划、总结、年报、规划长期组织机构、人员编制材料永久表A.1 文书类（续表）序号类目名称基本范围保管期限5劳资人事劳动管理干部任免、调配、考核、奖惩、职称评定、晋级等材料永久工人招聘、录用、调配、考核、奖

25、惩、晋级等材料永久干部离休、退休、退职及复转军人安置、死亡抚恤等材料长期工人退休、退职及富余人员安置、死亡抚恤等材料长期劳动定员、定额材料长期调整工资方案、办法、总结材料及调资人员名册永久劳动纪律管理规定、办法、制度长期6企业管理经营决策公司重大经营战略决策、可行性研究长期企业发展规划、年度计划长期计划工作目标管理计划长期经济活动分析材料长期统计工作经济计划指标完成统计报表永久工业普查统计报表永久财务管理财务、成本年度计划、总结、报告、批复长期财务工作管理制度、办法、规定长期经济活动综合分析报告短期物资管理物资供应年度工作计划、总结、报告、批复长期物资供应统计报表永久产品销售产品销售、服务年度

26、计划、总结、报告长期市场预测及调研材料长期销售合同及合同执行情况材料（重要的往来信函、协议等）永久企业管理企业整顿、升级达标工作计划、总结、报告、批复长期经济责任制方案及考核执行情况材料长期企业现代化管理计划、成果材料长期对外贸易企业进、出口涉外经营与技术活动中形成的材料长期与外商签定的项目协议及执行情况材料长期生产调度公司生产调度会、协调会会议纪要、决议、通知短期质量管理质量管理工作计划、总结、制度、办法长期产品质量升级创优申报材料、上级批复、获奖证书、奖状永久行业质量检查、评比的报告、总结材料长期质量认证工和中形成的材料（报告、质量手册、上级审核意见、批复等）永久能源管理能源工作管理制度、

27、制度、办法长期能源消耗定额材料、年度统计报表永久安全管理安全工作报告、批复长期安全检查活动计划、总结长期环境、劳动保护有关环境与劳动保护工作计划、总结、报告、批复长期本公司劳动保护制度、条例、办法、规定、安全规程长期人身事故鉴定处理报告、通报、决定永久重大人身事故现场照片、录像、记录永久职业病分析检查记录、规定、办法长期表A.1 文书类（续表）序号类目名称基本范围保管期限6企业管理环境、劳动保护统计报表永久科技管理公司科技发展规划、技术改造计划、总结、报告、批复长期新产品发展规划、上报材料、报告、批复长期科技进步、科技攻关项目鉴定、成果上报及获奖材料永久合理化建议评定表长期计量工作计量器具购置

28、、更新、报废计划、总结、报告、批复长期本公司制定的计量手册、计量程序文件永久计量升级、复查工作形成的材料长期标准化工作标准化工作制度、办法、规定长期企业技术标准、管理标准、工作标准及有关国际标准、国家标准材料长期档案与信息管理档案目标管理工作上报、评审、批复材料长期档案、图书、期刊编目与编研材料短期本公司科技情报及专题汇编材料长期基建管理在基建管理中形成的综合性管理文件长期设备管理有关设备管理工作的报告、批复长期设备管理行业检查评比、升级材料长期A.2 产品类序号基本范围保管期限1指示性文件（上级有关规定）、通知、报告、批复长期2技术任务书、建议书、可行性报告长期3全套产品设计图样、技术文件、工艺文件、明细表永久4试验、试车大纲永久5试制总结（设计、工艺、试验）永久6产品鉴定书、合格证书、获奖材料永久7专题会议纪要、决议长期8质量记录（产品质量证明书、材料质量控制卡、重要零部件各项检验记录、重要零部件回用申请单、返修记录）长期A.3 科学技术研究类序号基本范围保管期限1课题审批文件、计划任务书、委托书、协议书、合同长期2选题报告、行业调研报告、国内外考察报告长期3课题研究计划、方案、大纲长期4课题投资概算、预算、决算材料长期5设计图样、文件及关键工艺文件永久6课题总结报告、论文、专著长期7成果鉴定、获奖材料永久8成果专利登记、技术转让材料永久A.4