浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策

1、浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策摘要：中职学校学生档案管理工作是学生工作的一个 重要组成部分，学生档案是用人单位选拔使用、培养人才 的最基本依据，它记述和反映一个学生在校的学习情况和 德才表现的文件载体，使用人单位做出知人善任、选贤举 能，既是考察和了解学生的重要依据，又是做好学生管理 工作的重要手段。但是，目前中职学校学生档案管理还存 在一些问题，所以，应完善学生档案管理相关制度，加快 学生档案网络化管理的建设，充分挖掘档案的利用价值， 为毕业生就业服务。关键词：中职学校学生档案管理问题对策 0引言中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种 社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会

2、关系、经济状 况的主要原始材料，也是中职学生就业及今后各级组织选 拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社 会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，中职 学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代 的作用。1中职学校学生档案管理存在的问题中职学校学生档案管理旨在对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提 供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管 理等工作。长期以来，由于诸多原因，中职学校学生档案 未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高, 不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，甚至出现档案 丢失等现象。当前中职学校学生档

3、案管理主要存在以下几 个方面的问题:学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学 校档案的一个分支，但是，中职学校往往只重视教学和其 它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识 到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管 理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监 督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的 业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作 缺乏领导重视，管理体制明显不完善。学生档案的收集整理不规范。目前中职学校学生档案 的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案 的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职 人员，加上学校缺乏

4、监督检查和业务指导，导致学生档案 在收集整理过程没有走上标准化、规范化，岀现这样或那 样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆 珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材 料缺失等等。学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案只成 为“废纸” 一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于 中职学校教师了解学生，对学生因材施教。毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。目前， 中等职业教育学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心 保管，成人档案仍由学校管理，这两种方法都有相同的弊2加强中职学校学生档案管理的对策针对以上存在的几个问题，笔

5、者认为应该着力进行以 下几方面的工作：狠抓组织和人员落实工作。中职学校学生档案的管理 要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明， 要搞好中职学校学生档案管理，首先必须理顺管理体制， 做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何 种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管 理组织机构；不论学生档案是放在何处，必须有专人负责 学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量，配备适当 编制的专业人员。笔者认为，为了确保学生档案的管理质 量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处 下，并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综 合档案馆，那么学生档案可应归综合档案馆统一管理

6、。对 于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保 证学生档案的归档和整理质量。加大学习宣传力度，强化师生档案意识。通过学习宣 传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生 档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全 面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业 的大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱 惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写, 做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合 要求。同时，在校期间努力争取创造优良的业绩，书写自 己的历史。建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定， 归

7、档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字 迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、 红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归 档，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要 求的，必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。建立归档材料收集制度。虽然中职学校学生档案材料 的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的, 只要你留心去观察，是不难掌握的。如中职学校学生的档 案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段 是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料，这些 档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集。 第二个阶段档案材料的收集，除了平

8、时有规律地收集学生 在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种 竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集 他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收 集评优评奖等材料。第三阶段是最重要的收集阶段，即毕 业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料, 大致可形成的材料有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成 绩总表和积分表、中职学生体育合格登记卡、毕业生体检 表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成 收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人, 负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有 利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过 程中

9、的保密与安全。严格毕业生档案转递制度。一方面必须认真执行档案 转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单 填写转档登记一一严密包封一一通过机要转递一一检 查收存回执一一回执未退的及时催查（应在一月之内）。同 时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县（团）级 以上的组织、人事部门或县级（含县）以上人才服务中心” 等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件 的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样 就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。 另一方面，对中职学校毕业生档案中能够体现在学期间德 智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕 业生基本情况表

10、（积分总表）等材料形成一式二份，其中一 份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档 案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重 新建档（即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件 来重新建档），同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的 机会弄虚作假，如做假材料、开假证明，涂改成绩等的现 象发生。加速学生档案工作现代化的步伐。随着信息化社会的 到来与办公自动化的普及，随着中职生数量的剧增和档案 内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应 现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进, 不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新, 充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档 案管理工作标准化、规范化、信息化。学生档案管理人员 应该积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息 系统，加速档案管理的现代化的步伐。总之，中职学校学生档案管理工作是学校基础工作的 重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作 的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体 现。档案人员既要熟悉室藏档