浅谈如何加强电子档案管理及利用

1、浅谈如何加强电子档案管理及利用摘要现在，纸质档案逐渐被电子档案取代了，电子档案 的时代已经来临。人们的日常工作中使用电子的档案数量也 在逐渐的增多，为了使得人们的工作可以正常的进行，对于 电子档案的管理工作也在逐渐引起人们的重视。加强对电子 档案的管理就是为了方便以后工作中对电子档案的利用，为 了使得电子档案可以最大化地发挥它的作用，一定要做好相 关的工作。关键词电子档案管理利用目前在人们的工作中，电子档案的作用越来越重要，人 们对于电子档案的建立也是非常的简单的，这是这种简单方 便快捷的优势，使得电子档案的数量正在逐渐的增多。电子 档案是电子文件以及相关的资料，并且是具有保存价值的电 子文件

2、。正因为电子档案的重要性，所以一定要做好电子档 案的管理的工作。现在正处于信息技术快速发展的时代，档 案的电子化正在越来越明显。但是由于人们对于电子档案的 管理和利用并没有给与充分的重视，在电子档案的管理理念 和管理的方法上一定就存在着一些问题，为了解决这些问 题，在电子档案的管理工作中，一定要及时发现问题，并解 决好出现的问题，使得电子档案的管理可以更好的实现。、关于电子档案的用途相对于传统的纸质档案，电子档案更具有一些优势，人 们在使用电子档案的过程中，可以体验到电子档案的方便与 快捷的特点。而且，电子档案在查找资料的时候具有纸质资 料无法可比的优越性，电子档案在查找资料的时候，可以对 要

3、查找的资料的准确率给与保证。电子的建立和使用都是需 要使用相应的信息技术的基础之上，所以，要想使用电子档 案就一定要熟练的掌握必要的计算机知识。现在，人们对于 电子档案的利用主要体现在以下的几种。1提供复制。电子档案的利用，主要体现在电子档案的 复制的功能，电子档案的复制，主要是档案的管理部门向档 案的使用者提供原始档案的复制品，这种复制的过程既不会 使档案的管理部门失去档案，还可以使档案的使用者获得原 始的数据。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时 候应该使得档案的模式可以使使用者可以充分的利用。2通信传输。电子档案的通信传输是指电子档案的使用 者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的

4、电子档案，可 以通过网络在网上进行电子档案的传输工作，这样不但可以 省去电子档案使用者到达档案管理部门的时间，还可以促进 电子档案在不同的部门之间的利用效率。3直接利用。电子档案的利用，不一定要在档案管理部 门复制或者是在网上就行传输，档案的使用者可以直接登录 档案管理部门的网站，在网上直接找到要用的档案，这样就 可以对档案进行直接的利用，这样做不但可以电子档案的安 全性得到保证，还可以使得电子档案的使用者在使用电子档 案的时候，更加的方便，节省了去档案管理部门的时间和档 案的传输时间。二、电子档案管理的意义在一些单位只重视纸质档案的管理工作，对于电子档案 的管理工作根本就没有给与充分的重视，

5、这样就使得一些企 业缺乏对电子档案的管理工作的重视态度。对于企业来说， 做好电子档案的管理工作是十分的必要的。1使用电子档案，可以减少企业的开支。对于传统的档 案管理而言，电子档案的使用，可以明显减少企业在档案管 理方面的开支，这主要是因为，传统的档案管理中，可能会 有很多特殊材料的档案资料，例如一些易碎的档案资料，这 些资料在管理的时候，就必须安排很多的人员进行管理，而 且，在管理的时候还要做好档案在损毁方面可能出现的风 险，这样就使得传统的档案管理十分的复杂。在现在，人们 利用计算机和网络等技术，就可以实现档案的管理工作，这 样就可以使得在企业的档案管理方面有了快捷的管理手段， 利用计算机

6、和网络技术对于档案进行管理，可以快速的找到 要使用的档案，而且还省掉了档案的在立卷和查找方面的困 难，这样对于档案的管理人员来说是一件非常好的事情，这 样不但可以减轻管理人员的劳动强度还可以减少企业在这 方面的人力和物力的投入。2企业使用电子档案，可以提高企业的服务质量。企业 实行档案的管理的目的就是为了给档案的使用者提供高效 和快捷的服务，电子档案的出现可以使得传统的档案管理工 作有一个质的变化，电子档案相比较传统的档案管理而言， 有着很大的变化，电子档案可以实现大量的信息都存储在计 算机里，而不需要进行纸质档案的建立，这样就使得在对档 案的使用方面可以非常的快速，使得企业在进行服务的时候

7、更加的快速。三、做好电子档案管理和利用的主要方法1建立档案利用制度。要建立档案利用审批制度，相关 人员需要查阅和利用档案时，档案收藏部门可利用网络技术 来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子 档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做 到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新 档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。2规范档案利用方式。电子档案的利用不能够无原则， 应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级 层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电 子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过 程必须在有效的监控下进行。采用

8、网络方式提供利用时，有 密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的密码要进行 定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的 损失。3提高档案人员的保护意识。电子档案由于提供利用方 式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂 化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上 认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作 的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又 能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提 高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于 职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件 原始性、真实性的根本措施。四、结束语现在，人们对于电子档案的利用程度在不断的提高中， 这主要是因为现在人们正处在信息化的时代中，人们在学习 和工作中会不断的使用计算机和网络，这样就会导致越来越 多的电子档案的出现。对于电子档案的管理和利用工作一定 要得到企业的重视，而且企业在进行电子档案的管理的过程 中一定要及时发现问题，并且要把发现的问题及