浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理

1、浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整 理景诗莉景博书贵州永润煤业有限公司贵州宏益房地产开发有限责任公司摘要：建筑工程文件在工程施工过程中会产生很多种形式的信息记录，涉及工程准备、 监理、施工、竣工等环节。建筑工程竣工档案的管理效果可能会对建筑工程竣工 文件的质量产生直接或间接的影响。建筑工程竣工文件是工程竣工验收的条件， 需要保证其完整性、齐全性和准确性，能够将建筑工程施工、竣工验收的真实情 况反映出来，使得图物相符，技术数据更加可靠。此外也需要做好归档工作。如 果建筑工程档案验收不合格就无法进行竣工验收。因此需要采取有效的措施对竣 工文件档案进行整编和整理。关键词：建筑工程;竣工文件;档案;整

2、编整理;收稿日期：2017-9-9received： 2017-9-9建筑工程竣工档案记录着整个建筑工程项目的所有信息，强化档案管理不仅仅 能够方便后期的维护，而ii还便于对建筑工程质量检验，因此，相关部门应该 重视建筑工程竣工档案管理工作。1建筑工程竣工档案管理中存在的问题1.1对建筑工程资料管理的重视度不足我国在2002年期间便发布并推行了房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验 收备案管理暂行办法、建设工程质量管理条例等章程，其冃的是为了能够 使得建筑企业在执行资料管理时起到有效促进的作用，帮助建筑工程得到更好 地发展。可是，当前依然有一些资料管理人员在执行资料管理工作的过程中没有 认真对待

3、，例如，建筑企业在工程施工过程中进行监管时不够认真，也没有认识到监管的重要性，使得建筑工程竣工资料不齐全、不完整。这就导致所递交的 建筑工程档案资料存在不足，同时也无法对建筑工程的施工质量进行有效的反 馈。1. 2建筑工程资料的丢失量过多工程资料的丢失现象在资料管理工作中会频繁出现，这都是因为管理人员在进 行档案资料管理时没有认真对待该项工作，导致进度缓慢且回档率不高，并且 在这过程中存在借阅或者易手现象时没有进行妥善的管理，使得档案资料因此 丢失。例如，存在相当多的建筑企业在工程竣工后，觉得工程都已经完工了，这 些相关资料就等于是废纸，资料归不归档也不会有什么事，因此使得建筑工程 资料出现丢

4、失的现象。这就导致建筑工程的进度以及质量受到一定的影响，同时 竣工工程工作的推迟验收，将会使建筑企业的名誉和发展在一定程度上受到相 关的影响。1.3建筑工程资料管理保存问题多建筑工程的相关档案资料在进行收集后，没有对档案资料根据比较规范的方法 进行装订与管理，使得建筑工程的档案资料无法进行相应的保存，因此导致建 筑工程档案资料出现混乱，甚至丢失的现象。例如，当前我国的建筑企业在对建 筑工程档案资料进行保存工作时没有真正做到位，并且存在工程资料需要进行 页码排序的地方或者是需要装订的相关文件无法进行有序的排放，资料的原件 与复印件放在同一区域或者放在同一个文件夹屮进行保存，这就导致需要用到 相关

5、资料时进行资料选取的过程变得十分繁琐，因此造成不必要的麻烦，从而 使得建筑工程的有效开展受到一定的影响，甚至给企业带来严重的经济损失。1.4建筑工程资料管理管理机制不全建筑工程资料管理管理机制的不完善，很有可能会使得建筑工程的相关资料与 工程进度无法一致，并且还会使得建筑工程的相关资料因此造成严重的缺失。例 如，因为各个建筑企业的管理水平存在高低不平的现象，并且存在部分建筑企 业没有建立一个较完善的档案管理机制，导致在进行归纳以及整理建筑工程档 案资料的过程中产牛一系列的问题。这就使得在进行建筑工程资料的管理工作时 在一定程度上受到了制约，且建筑工程的建设与进度也因此受到了一定的影响。2建筑工

6、程竣工文件整编整理不当的影响要素(1) 项目文件的h常管理不规范在建筑工程中，施工企业需要花费一定的人力 和物力，结合项目的实施进展，对文档进行分类管理。但事实上，项目施工和竣 工阶段的工程数据管理不到位，规范性不强。(2)建设文件和数据管理体系不 健全，虽然建设单位已经建立了档案管理制度，但还不够完备，不能保证完成 建设文件的顺利完成和数据整编。没有统一的管理文件、技术通知等，规范也存 在着大小不一的现象，使重组工作的难度相对较大。竣工文件的移交和保管没有 专门的制度，由于施工项目周期长，人员变动频繁，如果相关信息交接程序不 到位，也会岀现信息丢失，档案管理十分困难。在施工企业中最后的知识和

7、技术 档案管理人才的缺乏，虽然很多施工单位配备一定的档案管理人员，档案管理 人员的培训和知识，但他们对建设知识了解不多，不懂工程技术。有一些建筑工 程人员对档案管理的相关要求缺乏了解，档案知识不够，使竣工和竣工文件受 到影响。3建筑工程竣工文件档案整编与整理的有效策略3. 1提高工程资料管理意识，加强建筑工程资料保护全面提高资料管理相关人员的管理意识，能够使得建筑工程资料因此得到完善， 所以，应当充分建立一套能够有效提高建筑工程资料的相关知识与法律法规体 系，同时述可利用各种宣传方式进行相应的宣传，使得人们的思想意识能够因 此得到有效的改变，并严格按照规范行为约束自己，从而提高工程资料管理意

8、识。例如，企业可在进行建筑工程施工前，进行宣传关于档案资料的法规知识， 可充分运用各种有效的途径对档案资料的法规知识进行宣传，使得建筑工程档 案资料管理人员能够有效提高工程资料管理的意识。此外，建筑工程档案资料管 理人员不仅要提高工程资料的管理意识，同时也需要对建筑工程资料进行有效 的保护，从而使得在后期需要用到工程档案资料的时能够提供相关资料进行参 考，使建筑工程的质量与使用功能得到有效的保证。3. 2做好施工技术资料的记录和收集，完善建筑工程资料建筑企业应当培养专门的人才严格根据建筑工程的进度整理、收集相关资料，并 根据资料进行相应的质量评估，从而使得建筑工程的进度与档案资料能够同时 进行

9、，确保内容能够起到连贯性的作用。比如，根据施工的进度对资料进行相应 的收集，倘若发现错误的或者是遗漏的资料信息应及时进行补救，使得建筑工 程资料得到有效的完善，现场技术人员应根据每天所发生的数据资料进行相应 的记录，并多次检查并多次检查，从而防止出现建筑工程资料错误或者遗漏现 象。33加强工程管理资料的分类，提高建筑工程资料管理的效果通常而言，建筑工程属于系统工程，然而系统工程的相关文件是非常多的，这 就需要我们在进行建筑工程资料管理工作的过程中，对相关资料进行分门别类、 细化分类，这样不仅能够提高建筑工程资料的整理与归纳，还能有利于后期需 要查询建筑工程资料时得到便利。例如，建筑企业可将建筑

10、工程资料根据施工资 料、竣工图纸等进行相应的区分，将这些与建筑工程相关的材料按照分类存放， 为后期查阅资料时提供便利，还可对建筑工程资料进行相应的装订，从而防止 建筑工程资料存在缺页、少页的情况。3. 4健全工程资料管理机制，提高建筑工程资料管理的质量建筑工程档案管理工作的有效提高，需要建筑工程资料管理机制进行不断的改 进、完善，同时这也是最肓接、最有效的途径。比如，建筑企业在建立工程资料 的相关机制过程中，应当充分围绕档案资料管理进行，将管理机制不断进行完 善，并严格要求建筑工程档案资料管理人员能够全面根据管理机制的相关内容 实施管理，并把工程资料管理的详细事宜落实好，充分将建筑工程的相关资

11、料 进行加强管理，并告知收集、整理建筑资料的相关人员该资料的重要性，使得他 们能够正确规范自身的行为，从而充分促进工程资料管理的质量得到有效的提 高，为建筑工程资料管理的质量提供有效的保障。4结论建筑工程施工中，竣工文件是极为重要的组成部分，存在于整个工程建设的始 终，需要将其放到与工程质量同等的高度。竣工文件的立卷归档等是十分系统的 工作，需要对其进行全过程的管理，并做好竣工文件的编制归档，加强相关部 门的协调配合，使得建筑工程施工单位的管理水平得到提升。参考文献1 朱儒刚.建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略研究j.建设监 理,2015 (11) :49532 陈宁，王之勇.建筑工程档案管理中