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文档简介

1、x地产公司档案管理实施细则 地产公司档案管理实施细则 第一条档案文件的日常管理 1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应准时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必需说明原因),并在文件资料发放、借用记录表签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。 2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在文件资料发放、借用记录表上做登记。 3.发文由部门资料员填写文件资料移交记录表,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并准时让接收人签字确认。 4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于准时查

2、找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。 第二条档案文件借用及移交规定 1.借用文件必需严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在文件资料发放、借用记录表上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。 2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必需预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。 3.文件资料借出后,出借部门的资料员应依据文件资料发放、借用记录表的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间准时收回,防止遗失。 4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写文件资料移交记录表,双方部门

3、资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。 5.文件资料归还时,必需当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。 6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,准时填写文件资料发放、借用记录表文件资料移交记录表,更新文件保存记录。 第三条文件资料目录定期上交 每月初第一个工作日,部门资料员须将发文记录表和文件资料收存、借用记录表整理清楚后,填写部门文件档案目录并校对,部门经理须确认是否交公司存档、估计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。 第四条各部门文件资料归档范围和移交时间 1.各部门文件资料根据各部门文件资料归档范围和移交时间进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。 2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同合同审批表一并交总经理办公室统一保存。 第五条对于工程各类图纸、文件资料等,根据工程资料管理指引执行。 附表1:文件资料收存、借用记录表 附表2:发文记录表 附表3:部门文件资料目录 附表4:案卷总目录 附表5:卷内备考表 附

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