新形势下项目建设档案管理面临的困境与发展探究

1、    新形势下项目建设档案管理面临的困境与发展探究    牛莉莉+李静摘 要：近年来，随着国家经济的进一步快速发展，各种工程建设项目也在不断的推动中。在大大小小的工程建设项目中，各项工程建设的资料信息构成了整个项目建设的档案信息资料，成为了企业在项目建设过程中形成的具有重要意義的文献资料，也为后期项目建设出现的相关事项，做好“证据”的罗列。本文笔者就当前项目建设档案管理的现状，结合自身的工作经验，谈谈新时期项目建设档案管理过程中遇到的问题及其发展对策，希望对当前项目建设档案管理事业的发展提供一些浅显的帮助和参考。关键词：新时期；项目建设；档案管理；困境

2、；探究1 引言项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的方法加以保证。工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负

3、责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。2 当前项目建设档案管理面临的困境2.1 思想认识不足，工作积极性不够存在一部分项目建设档案管理工作人员，其自身对于项目建设档案管理的工作重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中，不重视一手档案信息资料的采集，缺乏对整个项目建设档案资料的管理意识和认识，制约了项目建设档案管理成效的有效提高，也对后期项目建设完成后的审核、验收、评估等一系列工作的完成埋下了“隐患”。2.2 相关的制度需要进一步细化档案管理在我国虽然经过多年的发展，其制度和规范相对较为成熟，然而在实际的运行过程中，很多企业不能因地制宜、因人而异的利用档案管理的

4、制度进行自我化、自主化的改变和适应，甚至很多档案管理的制度体系都是从其他企事业单位“copy”过来的，没有实现与本企业、单位的实际情况相结合，所以对于很多企事业单位，尤其是项目建设单位的档案管理制度和规范，需要进一步的细化。2.3 高效的人才队伍亟待建设很多企业，尤其是中小企业，其在档案管理的过程中，对于档案管理人员的录取和聘用没有一个科学的标准，在一些中小企业中甚至项目建设档案管理人员是由行政部门的人员来兼职的，以此带来的后果就是，由于非科班或者专业出身的人员，对于项目建设档案管理工作缺乏一定的经验和认识，导致的项目建设档案资料管理过程混乱，信息内容不完善，甚至有档案资料存在损毁和丢失的风险

5、，高效的人才管理队伍也是制约项目建设档案管理成效提供的重要因素。2.4 现代化的档案管理模式还没有形成档案管理作为一项严谨的工作内容，是很多企业在发展过程中需要去完善的内容。然而，很多企业负责人或领导，对于档案管理的现代化缺乏一定的战略眼光，导致了很多企事业单位项目建设档案管理工作依然过于传统化和“纸上谈兵”，现代化的档案管理模式和基础设施需要企事业单位进行重视和资金投入。3 新时期提高项目建设档案管理成效的几点思考和想法3.1 转变认识，提高档案管理人员的责任心和积极性转变认识，就是从每一个项目建设档案管理人员的工作思想认识入手，切实的转变其对于项目建设档案管理的“偏见”，从而提高每一个档案

6、管理人员的工作责任心和工作积极性，切实的激发每一个档案管理人员的主观能动性，为项目建设档案管理工作的开展和发展打下坚实的基础。企事业单位，应该充分的联系党建部门，定期的对项目建设档案管理部门的工作人员进行思想教育和岗位疏导，进一步的提高每一个档案管理人员自身的工作认识和岗位责任心，从基础做起、从思想教育开始，最后落实到实际的行为过程中去。此外，还应该重视对每一个档案管理人员进行有效的培训和再教育，重视对专业技能塑造和提高的过程，定期的开展相关培训活动和讲座，帮助每一个档案管理人员拓展工作视野、增强工作信心和积极性，这对于项目建设档案管理事业的发展至关重要。21世纪，是人才与科技的时代，重视人才

7、培养与科技应用，是21世纪各项工作开展的前提和基础。3.2 重视投入，推动信息化时代档案管理事业的发展重视投入，就是企事业单位在档案管理现代化的过程中，重视对基础档案管理的硬件和软件更新，切实的转变传统过程中“纸上谈兵”的过程，加强数字化、电子化、信息化档案管理的应用，切实的推动信息化时代档案管理事业的发展。信息化时代档案管理模式不仅仅是从思维上进行转变，更是从整个档案管理模式上发生了翻天覆地的变化。比如，在过去对于档案信息的保存，需要一个专门的档案室进行温度、湿度的保障，而信息化时代，档案信息的资料可以通过电子化和数字化的档案资料来实现对原材料的一次性利用，终身保存的作用，减少了纸质档案在调

8、阅、运输过程中带来的损毁的风险，也进一步提高了档案资料在企业发展中的利用率和成效性，这对于项目建设档案管理部门来说至关重要。3.3 完善制度，坚持用制度与规范推动档案管理工作的开展首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做

9、到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障，坚持用制度与规范推动档案管理工作的成效性开展与发展。4 结语总之，全面提高项目建设档案管理成效至关重要。作为企业档案管理人员，应该切实的立足当前项目建设的实际情况，直面档案管理事业所面临的困境和难题，充分的利用新时期科技与信息的优势，为项目建设档案管理工作的开展打下坚实的基础。最后，项目建设档案管理人员，还应该从自身的思想认识和行为规范做起，充分的发挥自身的主观能动性，为项目建设档案管理工作的健康、稳定发展做出努力。参考文献1国家科技计划项目档案管理现状分析及对策研究j.张爱霞，沈玉兰.科技进步与对策.2008（12）2浅谈公路行业中新闻档案管理存在的问题与对策j.张倩倩.东方企业文化.2015（23）3如何做好工程建设项目档案的管理j.王琴琴.中小企业管理与科技（上旬刊）.2012（01）4工程档案的有效管理建设工程质量的保障j.聂博仑.价值工程.20