办公自动化系统运行管理规定

1、办公自动化系统运行管理规定 1.目的 为了提高公司工作效率，有效降低和节省成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，依据公司的实际，制定本规定。 2.适用范围 2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。 2.2oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。 3.相关部门职责 3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必需具有符合规范的文件头和文件主体。 3.2集团人力资源部负责协作集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。 3.3集团办公室信息技术处负责

2、oa系统操作技术的培训，oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。 3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。 4.文件发送与接收 4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（oa）发送，特别状况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。 4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人，并依据实际需要打印若干份存档和上报。 4.3电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。 4.4全部oa用户每天

3、上、下午上班后都必需准时登录oa系统查看文件，并始终使oa系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。 4.5电子文件发送后，工作人员应依据公文的缓急程度对所发公文的接收状况进行检查，催办、督办，发觉问题准时与有关人员联系。 4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oa系统管理体制，指定专人负责oa系统文件的管理。 5.用户注册和注销 5.1总部新进符合使用oa系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前，

4、须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后，方可办理离职手续。 5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oa系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oa用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后，方可办理离职手续。 5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oa用户，要合理支配电脑共用。 6.系统安全与维护 6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流

5、中心）的网络服务器在工作时间内必需始终保持在线，oa系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。 6.2集团办公室信息技术处须指定管理员特地负责文件上传及系统维护。全部配置信息要由专人保管，留意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。 6.3密级的文件不入oa系统，根据现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。 6.4全部oa系统应保管好用户密码口令，不得随便泄漏给无关人员。 7.文件共享与归档 7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将全部的

6、实用文件在oa系统上发布，供用户学习、使用。 7.2集团办公室对oa系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。 8.附则 8.1本规定自2021年1月1日起试行，原有关规定同时废止。 8.2在试运行期间，公司除利用oa系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。 8.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和 意见、建议，请准时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。 篇2：×局办公自动化管理方法 为加快我局办公自动化建设的深入开展，各部门要充分运用高科技手段，为科研、

7、行政及后勤管理服务，提高办公效率，优化办公质量。现对我局办公自动化管理作如下规定（试行）： 一、总则 办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、掌握、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务快速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的掩盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。 加快全局办公自动化建设是当前的一件大事，是非常重要和特别必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特殊是领导干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。 各级领导要高度重视，加强领导，将

8、此项工作列入工作日程，立足于现代化办公管理，从自身做起，从身边做起，发挥局内网功能，实现办公自动化、标准化管理。 各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素养欠缺的实际，协作局信息中心采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培育、提高，使他们把握办公自动化的基本学问和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员把握办公自动化技术，努力促进全局办公自动化人才培育的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。 二、办公自动化范围 、日常办公 1、能快速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理； 2、能收集、生成报表统计、账目计

9、算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询； 4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。 、环境管理、科研 1、制作多媒体（cai）课件及数据库的开发与利用； 2、合理使用局内网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入机关领导及有关行政、科研、管理部门的办公桌面； 3、充分利用信息技术和发挥局内网的作用，实现全局的资源共享，为全局办公自动化系统服务； 4、通过tnterent实现局内网与各个部门、

10、上级部门的互连，实现政务信息和科研成果资源共享。 三、安全保密要求 安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必需保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着担心全因素，这些担心全既有系统自身的，也有人为地，因此全局在办公自动化建设过程中，必需做到： 1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系。 2、局成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘隐秘载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消退环境担心全因素。 3、完善保密配套设备和保密工作督察制度，转变传统办公方式

11、，实现标准化、规范化管理，建立起新的科学的工作秩序。 要以加快办公自动化建设为契机，带动全局信息化建设，在工作中，做到运行提高再运行再提高，使各项系统发挥实效，依据局机关管理系统设置、信息流量、人员素养、工作环境等方面的条件，坚持实事求是，科学规范，合理简化，分工协作，职责落实，使之能够便利地利用交互式多媒体系统，准时了解第一手资料，完成有关办公事务和程序，并为局领导做出科学决策供应依据的办公自动化系统，从根本上推进全局管理思想和管理方法的科学化，提高管理水平和工作效率。 篇3：公司办公自动化管理规定 1目的 为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息准时处理和反馈。对电子公

12、文精确、规范、安全、准时地进行处理，提高工作效率。 2适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。 3术语和定义 电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（打算、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘部落 4职责 4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密状况。 4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，

13、对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。 4.3人力资源开发室负责人员流淌、用户变更信息的准时供应。 4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密状况。 4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密状况。 5管理要求 5.1电子公文管理规定。 5.1.1电子公文与纸质公文关系。 5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文办理

14、程序处理电子公文。 5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。 5.1.1.3除特别注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。 5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本全都，包括：公文版头、隐秘等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。 5.1.2上机操作人员必需熟记本人的用户代码和口令，并保守隐秘，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应准时退出该系统。上机人员调离工作岗位应准时通知办公室和电算调整业

15、务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。 5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。 5.1.4使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜"，并签署意见。 5.1.5国家隐秘级以上（含隐秘级）和集团公司机密级隐秘公文不得以电子公文形式在网上传递。 5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复

16、制单位、日期、份数，然后连续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。 5.1.7电子公文处理和存储，必需采用专用的计算机和存储设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的安全。 5.1.8电子公文介质应按下列要求管理： 5.1.8.1电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。 5.1.8.2电子公文介质的维护和修理，由公司电算室负责。 5.1.8.3电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。 5.1.9用户认证管理。 5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。 5.1.9.2

17、建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。 5.1.10用户管理。 5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。 5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。 5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特别需要时，请填写用户权限变更表（附后）。 5.1.10.4用户变更：人员流淌时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）供应给电算室，由电算室对这些用户 变更所属部门。 5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注

18、销表（附后）供应给电算室，由电算室注销用户。 5.1.11用户组管理。 5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。 5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。 5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。 5.1.11.4用户组信息的发布：为便利查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。 5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。 5.1.13系统操作要求。 5.1.13.1要求每天早8：00打开oa办公系统，下班时触发按

19、钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。 5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。 5.1.13.3各模块的主管理单位负责准时更新信息。 5.1.14信息管理要求。 5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100m。 5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。 5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。 5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。 5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。 5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责怪份

20、。 5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份 5.2经销商电子公文管理规定。 5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。 5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应准时更改用户设置。 5.2.3上机操作人员必需熟记用户名和密码，并保守隐秘。 5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应准时退出该系统。 5.2.5不许将ie浏览器设置成“表单自动提示密码”。 5.2.6上机人员不得在邮件系统中向全部用户群发邮件，一经发觉，作为劣迹记入经销商综合考评。 5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一

21、次，并准时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。 5.3服务商电子公文管理规定。 5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。 5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。 5.3.4公共服务为各服务站供应资

22、料和服务，资料内容由服务管理部整理更新后供查询、使用。 5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站使用，主要由贸易公司电算室负责。 5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进行编写，以供服务站查看。 5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、保用标准等。主要由服务管理部负责。 5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服务站均可发布。 5.3.5直接发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。 5.3.6关于磁盘上机使用的规定。 5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必需由有关服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检