HJSJ_AP_发票录入操作手册V12

1、发票录入操作手册目录一、录入外部供应商发票（路径：应付模块下发票发票）31. 输入发票头信息：如贸易伙伴（即供应商）、发票日期、发票编号、发票额等信息。32. 查询需要匹配的采购订单：点击“匹配”后，在如下界面可查询出需要进行匹配的采购订单。33. 匹配采购订单：勾选“匹配”，输入开票数量、单价（单价为实际发票上的不含税单价）等信息后，点击匹配。44. 对发票进行计税：点击“计税”，系统会自动计算出此发票的税额，如果系统自动算出的税额与实际发票上的税额有误差，可在“税详细信息”中进行修改。45. 验证发票：点击“活动”，勾选“验证”后，点击确认。66. 验证成功后，状态栏显示“已验证”，若此时

2、，状态栏显示“需要重新验证”，可能存在如下几个错误：67. 创建会计分录：点击活动，勾选“创建会计分录”，选择“最终过账”。（只有状态为“已验证”的发票才能成功创建会计分录）。88. 查看会计分录：点击“报表”查看会计科目，如下图所示。8二、录入运营商充值发票（路径：应付模块下发票发票）91. 录入空中充值预付款发票并对该发票进行付款：（详细操作见预付款、质保金操作手册）92. 待空中充值到账后，录入一张虚拟发票，匹配相应的空中充值采购订单（同普通外部供应商发票匹配）。93. 在税详细信息中将税率名称改为“VAT0”。94. 核销对应的预付款发票（详细见预付款、质保金操作手册）105. 验证发

3、票、创建并查看会计分录。10三、录入内部供应商发票（路径：应付模块下发票发票）101. 输入发票头信息。发票额为发票上的总金额（折扣后的总金额）102. 输入发票行信息：金额为不含税金额（折扣前金额）。103. 输入分配行信息：点击“分配”，进入分配界面。11（1）金额与行上的金额一致，并选择相应的暂估账户。11（2）以上信息输入完成后点击保存并关闭分配窗口。114. 录入折扣行：在行标签页中新增一行，录入折扣金额，分配相应科目为“主营业务成本内部交易折扣折让”，选择相应的部门段为“205（营销部）”，产品段为“0101（手机类）”125. 计税。136. 验证发票、创建并查看会计分录。13四

4、、采购退货发票录入（外部供应商）13（一）供应商开具红票的情况下131. 录入贷项通知单头信息：选择“类型”为贷项通知单，发票额输入负数金额。132. 匹配采购订单退货信息：勾选“匹配”，填写开票数量为负数，若有需要可修改单价（此为不含税单价）143. 计税（同普通发票）154. 验证发票、创建并查看会计分录（同普通发票）15（二）供应商不开具红票、与下次采购合并开票的情况下151. 录入贷项通知单头信息：选择“类型”为混合，发票额可正可负。152. 匹配采购订单以及退货信息：勾选“匹配”，在需要匹配的退货一行填写开票数量为负数，在需要匹配的采购接收一行填写开票数量为正；若有需要可修改单价（此

5、为不含税单价）。163. 计税（同普通发票）174. 验证发票、创建并查看会计分录（同普通发票）17五、采购退货发票录入（内部供应商）（开具红票的情况下）171. 录入贷项通知单头信息：选择“类型”为贷项通知单，发票额输入负数金额。172. 录入行信息：在“行”标签页，输入金额（为不含税金额）173. 录入分配行信息：点击“分配”，输入账户，选择科目段为“应付账款应付暂估款应付内部供应商暂估”，并选择相应的往来段；输完相关信息后，点击保存。174. 计税（同普通发票）185. 验证发票、创建并查看会计分录（同普通发票）18一、录入外部供应商发票（路径：应付模块下发票发票）1. 输入发票头信息：

6、如贸易伙伴（即供应商）、发票日期、发票编号、发票额等信息。2. 查询需要匹配的采购订单：点击“匹配”后，在如下界面可查询出需要进行匹配的采购订单。3. 匹配采购订单：勾选“匹配”，输入开票数量、单价（单价为实际发票上的不含税单价）等信息后，点击匹配。4. 对发票进行计税：点击“计税”，系统会自动计算出此发票的税额，如果系统自动算出的税额与实际发票上的税额有误差，可在“税详细信息”中进行修改。5. 验证发票：点击“活动”，勾选“验证”后，点击确认。6. 验证成功后，状态栏显示“已验证”，若此时，状态栏显示“需要重新验证”，可能存在如下几个错误：（1）没有点击“计税”，此种错误表现为“税”一栏金额

7、为空。此种情况下，点击“计税”按钮后，再重新验证发票；（2）发票行上的“合计”金额与发票头上的“发票额”两者不相等。此种情况下，若“发票额”输错了，则修改之；若合计金额错误（如匹配数量或者单价输错了），则需要在“2行（2）”标签页点击“放弃行”（如下第二张图所示），使得项目和税的金额变为0，再重新进行匹配（匹配需要先点“1一般（1）”，才能点击匹配按钮）；（3）如果是因为在匹配时修改了单价导致发票被“暂挂”，若在系统外确认了此差异后，可在“3暂挂（3）”标签页中点击释放（如下第三张图所示）。7. 创建会计分录：点击活动，勾选“创建会计分录”，选择“最终过账”。（只有状态为“已验证”的发票才能成

8、功创建会计分录）。8. 查看会计分录：点击“报表”查看会计科目，如下图所示。二、录入运营商充值发票（路径：应付模块下发票发票）1. 录入空中充值预付款发票并对该发票进行付款：（详细操作见预付款、质保金操作手册）2. 待空中充值到账后，录入一张虚拟发票，匹配相应的空中充值采购订单（同普通外部供应商发票匹配）。3. 在税详细信息中将税率名称改为“VAT0”。4. 核销对应的预付款发票（详细见预付款、质保金操作手册）5. 验证发票、创建并查看会计分录。三、录入内部供应商发票（路径：应付模块下发票发票）1. 输入发票头信息。发票额为发票上的总金额（折扣后的总金额）2. 输入发票行信息：金额为不含税金额

9、（折扣前金额）。3. 输入分配行信息：点击“分配”，进入分配界面。（1）金额与行上的金额一致，并选择相应的暂估账户。（2）以上信息输入完成后点击保存并关闭分配窗口。4. 录入折扣行：在折扣前金额下新增一行，录入折扣金额，分配相应科目为“主营业务成本内部交易折扣折让”，选择相应的部门段为“205（营销部）”，产品段为“0101（手机类）”5. 计税。（若税额有差异，请参考“一、录入外部供应商发票”处理）6. 验证发票、创建并查看会计分录。四、采购退货发票录入（外部供应商）（一）供应商开具红票的情况下1. 录入贷项通知单头信息：选择“类型”为贷项通知单，发票额输入负数金额。2. 匹配采购订单退货信息：勾选“匹配”，填写开票数量为负数，若有需要可修改单价（此为不含税单价）3. 计税（同普通发票）4. 验证发票、创建并查看会计分录（同普通发票）（二）供应商不开具红票、与下次采购合并开票的情况下1. 录入贷项通知单头信息：选择“类型”为混合，发票额可正可负。2. 匹配采购订单以及退货信息：勾选“匹配”，在需要匹配的退货一行填写开票数量为负数，在需要匹配的采购接收一行填写开票数量为正；若有需要可修改单价（此为不含税单价）。3. 计税（同普通发票）4. 验证发票、创建并查看会计分录（同普通发票）五、采购退货发票录入（内部供应商）（开具红票的情况下）1. 录入贷项通知单头信息：选择“类型