课件04-时间管理

1、第一章 管理办公室任务四 时间管理任务四 时间管理知识目标：1、掌握时间管理的含义 2、掌握管理个人时间和上司时间的方法技能目标：能合理有效地管理个人时间和上司的时间让我们展开想象n你是一个运气很好的人！n银行决定每天无偿向你的帐号拨款86400元。你在这一天内可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何规定。n条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己。无论你的钱是否用完，第二天你又有86400元了。n运气真的太好了，那么，你会怎么办呢？怎样在每天花掉这笔钱？3任务四 时间管理 回到现实吧，现实中你能够等到这样的财富只有一样时间。每天，时间都会给你的账户上存入86400秒；每

2、晚，又会清除账户上的余额。你如果没有用尽当天的时间存款，不要妄想今天的时光可以留到明天备用；或预支第二天的时光。这些时间你如不利用，最后也不会回来。你把时间用于什么，你就会在什么方面等到相应的回报！任务四 时间管理 管理时间实际就是在投资自己的人生 时间是世界上最稀缺的资源 无论男女老少，贫穷富贵，每个人每天都只有24小时任务四 时间管理 一、时间管理的含义 时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。时间管理的目的效果达到期望的最佳结果，目标法则效率用最少的时间获得结果，速度法则效能以最小的成本、时间或其他资源获得收益最大化，投资回报率7 小测试：小测试：你会

3、掌握时间吗你会掌握时间吗? ? 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答Yes”Or“No”Yes”Or“No”。 1.1.你通常学习很长时间吗？你通常学习很长时间吗？ 2.2.你通常把作业带回家吗？你通常把作业带回家吗？ 3.3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到学习有很多压力？即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到学习有很多压力？ 6.6.你

4、的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.7.你时常在做重要工作时被打断吗？你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.8.你在教室用餐吗？你在教室用餐吗？ 9.9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？8小测试：小测试：你会掌握时间吗你会掌握时间吗? ? 10.10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？它们？ 11.11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？你总

5、是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.14.你常无暇阅读与学习有关的书籍？你常无暇阅读与学习有关的书籍？ 15.15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与目标一你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？致的大事？ 16.16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？未来？9 总结你的时间掌控总结你的时间掌控10任务四 时间管理 时间不断与我们匆勿擦身而过，时间对每个人来说都是公平的、有限的，关键在于我们能否很好地利用它。每个星期有

6、168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么，每天13个小时。管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。案例：案例：李经理的烦恼李经理的烦恼 李经理在工作中常常面临着要处理一些问题，他也经常为这些问李经理在工作中常常面临着要处理一些问题，他也经常为这些问题而烦恼。某题而烦恼。某周一周一，李经理要对他所面对的问题做出一个紧急，李经理要对他所面对的问题做出一个紧急/ /重要性重要性分析。他认为周一他应该处理上周人力资源部门提出的员工因薪资的分析。他认为周一他应该处理上周人力资源部门提出的员工因薪资的问题提出要加薪、增加各种福利，否则

7、他们就要罢工或辞职；问题提出要加薪、增加各种福利，否则他们就要罢工或辞职；周二周二他他认为应该处理工会提出的建立一个学习型团队的问题，但是他觉得这认为应该处理工会提出的建立一个学习型团队的问题，但是他觉得这种团队建设的事情是急不来的，缓缓再说。所以他周二就处理了几个种团队建设的事情是急不来的，缓缓再说。所以他周二就处理了几个客户投诉的问题。客户投诉的问题。周三周三上午他又对老客户进行电话拜访，下午对是否上午他又对老客户进行电话拜访，下午对是否招聘新员工的问题开了一个会。招聘新员工的问题开了一个会。周四周四他又处理了一些突发性的设备故他又处理了一些突发性的设备故障问题障问题, ,下午下午4 4点

8、去参加儿子小学毕业典礼；点去参加儿子小学毕业典礼；周五，周五，召开夏日高温条件召开夏日高温条件下的安全生产保障的会议。他对工作做总结时，发现自己这一周的时下的安全生产保障的会议。他对工作做总结时，发现自己这一周的时间怎么过得那么快，但是他又觉得他什么事情都没干。才想起人力资间怎么过得那么快，但是他又觉得他什么事情都没干。才想起人力资源部的通知，要尽快将高级工程师职称评定的报告交过去，今天是最源部的通知，要尽快将高级工程师职称评定的报告交过去，今天是最后截止日期，公司里目前就是李经理可能性最大！后截止日期，公司里目前就是李经理可能性最大！ 李经理的问题出在哪里？李经理的问题出在哪里？12二、个人

9、时间管理二、个人时间管理 1、要明确目标和自己的工作任务及职责。 目标是人们努力和奋斗的方向，明确目标有助于人们分清各种事情的轻重缓急，把握重点，从而有效地安排时间。要事要事第一，忙要忙得有意义 时间管理的关键不是排出你日程表上的优先次序而是排出你要的那个优先次序。 你个人认为最值得去做的重要的事情， 它有利于你价值观的体现， 有利于达成你的目标。 重要事情是来自你的内在需求 包括： 工作， 学习， 家庭， 个人 每个人的价值观不同因此对“要事”的判断也会存在差异。14 价值观是决定我们如何做出选择和行动的关价值观是决定我们如何做出选择和行动的关键因素，所以如果你不知道自己的价值观，就会键因素

10、，所以如果你不知道自己的价值观，就会像无头苍蝇一样乱冲乱撞，这是对资源的最大浪像无头苍蝇一样乱冲乱撞，这是对资源的最大浪费。费。 如果你希望自己获得不凡的成就，创造卓越如果你希望自己获得不凡的成就，创造卓越和美满的人生，那么一定要找出自己生命中最重和美满的人生，那么一定要找出自己生命中最重要的价值，然后确实依照自己的核心价值来过好要的价值，然后确实依照自己的核心价值来过好每一天、每一刻，这正是效率管理的根本所在，每一天、每一刻，这正是效率管理的根本所在，同时也是最容易被忽略的部分。同时也是最容易被忽略的部分。15 【训练和练习】【训练和练习】下面，提供了一些有关价值观的形容词，你可以从下面，提

11、供了一些有关价值观的形容词，你可以从 中选择那些对你重要或你感觉不错的词。把那些你觉得应该选的词和你中选择那些对你重要或你感觉不错的词。把那些你觉得应该选的词和你 真正想选的词都画出来。你也可以把自己认为重要但没有出现的词或词真正想选的词都画出来。你也可以把自己认为重要但没有出现的词或词 组加进去。在选择的时候，要保持轻松愉快的心情，不要想得太多，你组加进去。在选择的时候，要保持轻松愉快的心情，不要想得太多，你 可以闭上眼睛做几次深呼吸后再开始。可以闭上眼睛做几次深呼吸后再开始。 创新创新 成功成功 富有富有 卓越卓越 挑战挑战 冒险冒险 亲情亲情 健康健康 自由自由 美丽美丽 勇气勇气 自信

12、自信 幸福幸福 关心关心 学习学习 服务服务 奉献奉献 真诚真诚 真实真实 兴奋兴奋 爱爱 尊重尊重 尊严尊严 安全安全 稳定稳定 活泼活泼 智慧智慧 伟大伟大 权利权利 幽默幽默 高雅高雅 高尚高尚 和谐和谐 正义正义 简洁简洁 乐趣乐趣 活力活力 公平公平 和平和平 自律自律 毅力毅力 诚信诚信 体贴体贴 吸引吸引 热情热情 忠诚忠诚 舒适舒适 享受享受 完美完美 娱乐娱乐 独立独立 耐心耐心 浪漫浪漫 感激感激 激情激情 家庭家庭 同情同情 发明发明 鼓舞鼓舞 控制控制 休闲休闲 平静平静 造诣造诣 教导教导 公正公正 认同认同 助人为乐助人为乐 成就感成就感 创造力创造力16 相信你已

13、经选出了很多重要的词，现在，请重新评估一相信你已经选出了很多重要的词，现在，请重新评估一 下你所选的词，然后从中选出下你所选的词，然后从中选出8 8个你认为的确重要的词，个你认为的确重要的词， 然后写下来：然后写下来：1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 8. 8. 请仔细看一下你所选择的请仔细看一下你所选择的8 8个词，注意一下内心的感个词，注意一下内心的感受，它们是否代表着你内心真正的自我。受，它们是否代表着你内心真正的自我。 17 下面，从这下面，从这8 8个词中再选择个词中再选择5 5个对你来说最重要的词，你可以个对你来说最重要的词，你可以

14、考虑一下，哪些价值观实际上表达的是同一个意思，只是以不同的考虑一下，哪些价值观实际上表达的是同一个意思，只是以不同的方式表达？是否还有更广泛的价值观可以涵盖这些及其他意义相近方式表达？是否还有更广泛的价值观可以涵盖这些及其他意义相近的价值观？对于以上你所选的的价值观？对于以上你所选的8 8个价值观，问如下几个问题：个价值观，问如下几个问题： 为什么我觉得这个价值观如此重要？为什么我觉得这个价值观如此重要？ 为什么我会在与这个价值观有关的事物上花钱？为什么我会在与这个价值观有关的事物上花钱？ 为什么我在这个价值观上只花了这么少的时间或精力？对这为什么我在这个价值观上只花了这么少的时间或精力？对这

15、些问题的回答可能对你非常有价值。在问这些问题后，你会发现，些问题的回答可能对你非常有价值。在问这些问题后，你会发现，有些价值可能并不像你原来想像的那样重要；相反，有些你原来认有些价值可能并不像你原来想像的那样重要；相反，有些你原来认为不那么重要的却可能是你真正看重的价值观。为不那么重要的却可能是你真正看重的价值观。 18 现在把选择出的现在把选择出的5 5个价值观写下来：个价值观写下来：1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 看着这看着这5 5个经过精心挑选的价值观，你的内心是个经过精心挑选的价值观，你的内心是否感觉到兴奋？是不是你对这几个价值观所代表的否感觉到兴奋？是不是

16、你对这几个价值观所代表的人有种似曾相识的感觉？它是否代表着你内心深处人有种似曾相识的感觉？它是否代表着你内心深处渴望成为的人或渴望过的生活？如果是的话，它们渴望成为的人或渴望过的生活？如果是的话，它们就是你的主导价值观，代表着你的核心自我。就是你的主导价值观，代表着你的核心自我。19价值观准则价值观准则 我们可以选择相同的价值观，但是真正的差别在价值观我们可以选择相同的价值观，但是真正的差别在价值观的准则不同。的准则不同。 什么是价值观准则呢？价值观准则就是用来判断我们所什么是价值观准则呢？价值观准则就是用来判断我们所重视的价值观是否已经实现的规则。举例来说，假设我所重重视的价值观是否已经实现

17、的规则。举例来说，假设我所重视的价值观是视的价值观是“爱爱”，那么价值观准则就是：当我付出爱心而不图回报，那么价值观准则就是：当我付出爱心而不图回报时，我就感觉到了爱。时，我就感觉到了爱。 你会发现很多人拥有相同的价值观，但他们对价值观的你会发现很多人拥有相同的价值观，但他们对价值观的定义定义( (价值观准则价值观准则) )是不同的，这才是真正的区别。例如，同是不同的，这才是真正的区别。例如，同样是拥有样是拥有“关心关心”这个价值观，有人认为这个价值观，有人认为“如果你关心我，就让我一个如果你关心我，就让我一个人安静地呆会儿人安静地呆会儿”，而有人则认为，而有人则认为“如果你关心我，就应该在我

18、伤心如果你关心我，就应该在我伤心时来安慰我一下时来安慰我一下”。价值观准则像一个审判长一样，决定着我们的行。价值观准则像一个审判长一样，决定着我们的行动是否会满足自己所重视的价值观。动是否会满足自己所重视的价值观。 20二、个人时间管理 2、制定工作计划。明确了目标之后，就可以按各项工作的轻重缓急程度安排工作计划。计划是你将各项工作付诸实施的保证，必须提前对各项工作作出安排，越是重要的工作，越要及早作出计划。情景演示：情景演示：鹅卵石与瓶子鹅卵石与瓶子启示：启示：最重要的信息是最重要的信息是如果你不先将大的如果你不先将大的“鹅鹅卵石卵石”放进瓶子里去，你放进瓶子里去，你也许以后再也没有机会把也

19、许以后再也没有机会把它放进去了。它放进去了。 要事第一法则：有要事第一法则：有效地作重要的事情效地作重要的事情时间管理的最高原则时间管理的最高原则22B B重要但不紧迫重要但不紧迫准备预防措施准备预防措施规划审议规划审议产品创新产品创新人才培养组织协调人才培养组织协调寻找新的机会寻找新的机会应投入充分的注意力应投入充分的注意力A A紧迫而且重要紧迫而且重要危机危机紧迫情况紧迫情况期限临近的项目期限临近的项目急待解决的重要问题急待解决的重要问题必须迅速加以解决必须迅速加以解决D D不重要也不紧迫不重要也不紧迫琐事，闲事琐事，闲事闲聊的电话闲聊的电话不必参加的应酬不必参加的应酬无关紧要的邮件无关紧

20、要的邮件消磨时间的事消磨时间的事休闲放松获调剂休闲放松获调剂C C不重要但紧迫不重要但紧迫批阅日常文件批阅日常文件工作例会工作例会接打电话、电子邮件接打电话、电子邮件临时急事、群众活动临时急事、群众活动仅为了他人要求仅为了他人要求紧紧迫迫的的任任务务不不紧紧迫迫的的任任务务不重要的任务不重要的任务重要的任务重要的任务 时间管理矩阵图时间管理矩阵图23时间的四个象限时间的四个象限 你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? ? 管理时间时，你应把重点放在哪个象限管理时间时，你应把重点放在哪个象限上。上。 你可以把要做的事情列出来，分门别类你可以把要做的事情列出来，分门

21、别类地划入四个象限，然后决定为它们花费多地划入四个象限，然后决定为它们花费多少时间。少时间。 不不紧紧迫迫不重不重要要重重要要紧迫紧迫BAD C24 时间有效管理的三原则时间有效管理的三原则 诊断自己的时间诊断自己的时间时间资源是如何消耗的？用精力最时间资源是如何消耗的？用精力最好的时间干最重要的事。好的时间干最重要的事。 分析无效的时间分析无效的时间做了哪些根本不需要做的事情？做了哪些根本不需要做的事情？ 哪些事做了是白费功夫？哪些事做了是白费功夫？ 做了哪些能够由别人、并应该由别人做的事情？做了哪些能够由别人、并应该由别人做的事情？ 做了哪些浪费别人时间的事情？做了哪些浪费别人时间的事情？

22、 做了哪些耗时过长的事情？做了哪些耗时过长的事情？ 排除浪费的时间排除浪费的时间哪些事是不能带来效益的？哪些事是不能带来效益的？25技能与训练技能与训练 把以下事情分成把以下事情分成“不紧急不重要不紧急不重要”、“不紧急重要不紧急重要”、“紧紧急不重要急不重要”、“紧急重要紧急重要”排序：排序： A.A.明天给领导汇报的文案、明天给领导汇报的文案、B.B.回复老朋友一个月前来的电子邮件回复老朋友一个月前来的电子邮件C.C.家中下水道不畅家中下水道不畅D.D.给堂弟打电话祝他们乔迁之喜给堂弟打电话祝他们乔迁之喜E.E.替朋友写规划书替朋友写规划书 学会将事情按照轻重缓急进行排序，利用管理时间的方

23、法学会将事情按照轻重缓急进行排序，利用管理时间的方法安排自己的生活，提高办事效率。安排自己的生活，提高办事效率。26二、个人时间管理3、善于利用有效管理时间的工具。有多种管理时间的辅助手段，这些辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如时间表、值班表、工作记录本、效率手册、墙上计划图表、布告板等。秘书时间管理的方法 墙上计划板 “在不在”布告板 效率手册 台历 时间表 商务编制时间表是管理时间重要而有效的手段！二、个人时间管理 4、养成好习惯。如：把握时间结束点，控制好通电话的时间和聊天的时间；对那些不重要的事情和不属于自己的事情说“不”；安排“不被打扰”时间；严格规定事情完成期限等。 你的

24、你的“工作工作”效率如何？效率如何？ 关于你工作的问题，如果回答关于你工作的问题，如果回答“是是”，就在问题的前面画，就在问题的前面画“”。、你约会经常迟到吗？、你约会经常迟到吗？、你是否对工作所需要的时间做出错误判断？、你是否对工作所需要的时间做出错误判断？、你是否总因为起动太晚而不能在规定的期限内完成工作？、你是否总因为起动太晚而不能在规定的期限内完成工作？、你是否需要设定最后期限来促使你动手做某事？、你是否需要设定最后期限来促使你动手做某事？、你是否把每件事都拖到最后才做但通常还是能按时完成任务？、你是否把每件事都拖到最后才做但通常还是能按时完成任务？、你喜欢挑战危机吗？、你喜欢挑战危机

25、吗？、你是否经常因为感到信息不足而推迟决策？、你是否经常因为感到信息不足而推迟决策？、在开始一项工作之前，你是否需要时间考虑、调研和规划你的工作？、在开始一项工作之前，你是否需要时间考虑、调研和规划你的工作？、对于令你生气的事，你总推迟处理并且希望它们自行消失？、对于令你生气的事，你总推迟处理并且希望它们自行消失？ 、在事情开始时不假思索立即着手，然后逐渐泄气，最后发现难以完、在事情开始时不假思索立即着手，然后逐渐泄气，最后发现难以完成？成？30 、你是否喜欢一气呵成地将一件事做完，如果不能，是否就会丧失兴趣？、你是否喜欢一气呵成地将一件事做完，如果不能，是否就会丧失兴趣？ 、你是否在一件工作

26、和另一件工作之间跳来跳去，结果毫无进展？、你是否在一件工作和另一件工作之间跳来跳去，结果毫无进展？ 、你的精力是否容易被分散，虽然嘴上埋怨而实际上喜欢被打断？、你的精力是否容易被分散，虽然嘴上埋怨而实际上喜欢被打断？ 、你是否在打电话、给同事发电子邮件或聊天上用的时间太多？、你是否在打电话、给同事发电子邮件或聊天上用的时间太多？ 、你是否愿意计划好每一天，但如果没能恪守计划就会感到有压力？、你是否愿意计划好每一天，但如果没能恪守计划就会感到有压力？ 、你是否愿意在某一断时间内持续工作？、你是否愿意在某一断时间内持续工作？ 、你是否有时因为在某个环节投入太多时间而不能按时完成全部工作？、你是否有

27、时因为在某个环节投入太多时间而不能按时完成全部工作？ 、你是否有时卷进不属于你份内的事？、你是否有时卷进不属于你份内的事？ 、你是否眉毛胡子一把抓，结果忙不过来？、你是否眉毛胡子一把抓，结果忙不过来？ 、你是否从来没有时间从事案头工作？、你是否从来没有时间从事案头工作？31工作效率低下的几种表现工作效率低下的几种表现 时间观念差（问题）时间观念差（问题） 需要压力才能行动（问题）需要压力才能行动（问题） 拖拉推延（问题）拖拉推延（问题） 虎头蛇尾（）虎头蛇尾（） 过于忙碌（过于忙碌（5） 整理整顿不足（不少的人的时间都浪费在找东西上。）整理整顿不足（不少的人的时间都浪费在找东西上。）32 时间

28、管理的十大关键点时间管理的十大关键点 第一、设立明确的目标。成功等于目标。第一、设立明确的目标。成功等于目标。 第二、一张清单，把每年要做的每件事都列出来，并进行目标分第二、一张清单，把每年要做的每件事都列出来，并进行目标分 解到月、到周、到日。每天晚上把第二天要做的事情列出来。解到月、到周、到日。每天晚上把第二天要做的事情列出来。 第三、坚持第三、坚持20/8020/80原则，用你原则，用你80%80%时间来做时间来做2020最重要的事情。最重要的事情。 第四、每天至少留出半个小时第四、每天至少留出半个小时“不被干扰不被干扰”的时间。的时间。 第五、按价值分配时间，每分每秒做最有效率的事情。

29、第五、按价值分配时间，每分每秒做最有效率的事情。 。 第六、保持工作效率与效果、工作与生活等方面的良好平衡。第六、保持工作效率与效果、工作与生活等方面的良好平衡。 第七、学会利用零散时间。第七、学会利用零散时间。 第八、在一件事没做完前不要考虑第二件事。第八、在一件事没做完前不要考虑第二件事。 第九、做好第九、做好“时间日志时间日志”。 第十、时间大于金钱，用你的金钱去换取别人成功的经验。第十、时间大于金钱，用你的金钱去换取别人成功的经验。33 积攒时间的小盒子积攒时间的小盒子 在美国造币厂金粉处理车间，有一个木制的盒子，每天下班在美国造币厂金粉处理车间，有一个木制的盒子，每天下班前清扫时，这

30、个盒子就会被拿起来，里面细小的金粉随之被积攒起前清扫时，这个盒子就会被拿起来，里面细小的金粉随之被积攒起来。日积月累，每年可因此为造币厂节约数万美元。来。日积月累，每年可因此为造币厂节约数万美元。 每一个成功的人士的心里也都有这样一个盒子，用于积攒哪些每一个成功的人士的心里也都有这样一个盒子，用于积攒哪些被分解得支离破碎的时间，把那些常人不注意的零碎时间都收集利被分解得支离破碎的时间，把那些常人不注意的零碎时间都收集利用起来，日积月累，将会有惊人的成效。用起来，日积月累，将会有惊人的成效。 达尔文每天只能工作一个小时，却创造了令人类生生不息的达尔文每天只能工作一个小时，却创造了令人类生生不息的

31、“进化论进化论”，成为世界著名的生物学家。，成为世界著名的生物学家。 一小时能做什么？可以看一小时能做什么？可以看2020页有用的书，一年下来可看页有用的书，一年下来可看73007300页，页，1010年你可读年你可读7300073000页书，可以成就一个学者。你也可以搓四圈麻将，页书，可以成就一个学者。你也可以搓四圈麻将，打几盘打几盘“斗地主斗地主”。是打麻将、斗地主，还是珍惜时间成就一番事。是打麻将、斗地主，还是珍惜时间成就一番事业？这全看我们的选择。业？这全看我们的选择。34训练与练习：训练与练习：学会说学会说“NO”NO” 内容介绍：快速情景设置，内容介绍：快速情景设置，3030秒内用

32、上下类似的方法拒绝别人，秒内用上下类似的方法拒绝别人， 不能重复。不能重复。给我一点考虑的时间给我一点考虑的时间 这个建议真吸引人这个建议真吸引人我很尊敬你我很尊敬你我原则上是不会去做这样的事的我原则上是不会去做这样的事的我真的很遗憾我真的很遗憾这在眼下刚好行不通这在眼下刚好行不通恩。不行。恩。不行。情景情景1 1：你是公司公司经理办的秘书，你是公司公司经理办的秘书，如果经理要你将刚刚开完会的会议纪如果经理要你将刚刚开完会的会议纪要今天下午下班前整理出来交给他，要今天下午下班前整理出来交给他，但你眼下还有其他更重要的事情要处但你眼下还有其他更重要的事情要处理，那你该怎么应对呢？理，那你该怎么应

33、对呢？情景情景2 2：周末，你正忙着处理一项工作周末，你正忙着处理一项工作，同事邀请你一起去踢足球。，同事邀请你一起去踢足球。35【训练与练习】【训练与练习】如何计划一周的工作如何计划一周的工作 小练习：假设现在是星期天的晚上，你要计划下周一的日程，面前小练习：假设现在是星期天的晚上，你要计划下周一的日程，面前是明天要做的事情：是明天要做的事情： 1 1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2 2星期二是一个好朋友的生日星期二是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你还没有买礼物和生日卡 3 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话你有好几个月没有回家，也没有写

34、信或打电话 4 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期一或星期二晚上去面试（有一份夜间兼职不错，但你必须在星期一或星期二晚上去面试（1919点点以前），估计要花以前），估计要花1 1小时。小时。 5 5明晚明晚8 8点有个点有个1 1小时长的电视专题节目，与你的工作有密切关系小时长的电视专题节目，与你的工作有密切关系 6 6明晚有一场明晚有一场TFBOYTFBOY的演唱会的演唱会 7 7你在图书馆借的书明天到期你在图书馆借的书明天到期 8 8外地一个朋友邀请你周日去玩外地一个朋友邀请你周日去玩9 9你要在星期三交工作计划书之前把它复印一份你要在星期三交工作计划书之前把它复印一份 1010明天下午

35、明天下午2 2点到点到4 4点车间有一个安全工作会议点车间有一个安全工作会议 361111你欠某人你欠某人200200元钱元钱-他明天也将参加那个会议他明天也将参加那个会议 1212车间通知你明天晚上车间通知你明天晚上7 7点到点到8 8点参加一场数控技术讲座点参加一场数控技术讲座 1313你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 1414你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 1515你想好好洗个澡你想好好洗个澡 1616你负责的技术革新项目小组将在明天上午你负责的技术革新项目小组将在明天上午9 9点钟开会，预计点钟开会，

36、预计1 1小时小时 1717你身上只有你身上只有5 5块钱，需要取钱块钱，需要取钱 1818班组安排大家明天晚上聚餐，庆祝班组获得全国班组安排大家明天晚上聚餐，庆祝班组获得全国“学习型班组学习型班组”荣誉称号荣誉称号 1919你错过了星期五的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录你错过了星期五的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 2020这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需1 1小时小时 2121你收到一个朋友的信你收到一个朋友的信1 1个月了，没有回信，也没有打电话给他个月了，没有回信，也没有打电话给他 2222

37、星期二下午下班后，要给班组员工作一次公司生产经营形势报告会，预计星期二下午下班后，要给班组员工作一次公司生产经营形势报告会，预计准备报告会要花费准备报告会要花费1 1个小时，而且只能用业余时间个小时，而且只能用业余时间 2323你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 2424下个星期二，你要参加一次业务技能考试下个星期二，你要参加一次业务技能考试 37制作一周工作安排表制作一周工作安排表 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订

38、一个按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个日工作时间安排表。日工作时间安排表。 在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：请： 1 1把要做的事情全部看一遍把要做的事情全部看一遍 ，将诸多事项先分类。，将诸多事项先分类。 2 2确定每件事情的重要等级确定每件事情的重要等级 。 3 3根据重要程度把事情重新排序。根据重要程度把事情重新排序。 38 编好时间表以后，请考虑回答下列问题：编好时间表以后，请考虑回答下列问题： 你是依据

39、什么标准分类的？你是依据什么标准分类的？ 哪些事情被放弃不做？为什么？哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？你会高兴地执行这个计划吗？ 39时间管理的五个步骤时间管理的五个步骤 任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤： 1 1 明确你的价值观明确你的价值观 2 2 确定你的目标确定你的目标 3 3 对你的目标按优先级排序对你的目标按优先级排序 4 4 明确你的任务明确你的任务 5 5 对任务按优先级排序对任务按优先级排序 40判断事物轻重的原则判断事物轻重的原则 上一

40、节练习中的事件可以分为几个类别：上一节练习中的事件可以分为几个类别： 健康健康看牙医，洗澡等等看牙医，洗澡等等 家庭家庭给家里打电话等等给家里打电话等等 友谊友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友等等买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友等等 爱情爱情准备烛光晚餐等等准备烛光晚餐等等 工作工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试等等简报，电视节目，会议，整理材料，考试等等 金钱金钱夜间兼职的面试等等夜间兼职的面试等等 兴趣兴趣看音乐会等等看音乐会等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的一项放

41、在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。价值观。41任务四 时间管理三、领导时间的管理 让领导整天陷于忙乱而被动浪费大量时间和精力那是秘书的失职！案例： 办公室张主任去中央党校学习，赵秘书接手安排领导活动。开始他还能按张主任教给他的办法，按程序安排，未出大错，后来却逐渐松懈了。一天，他参加同学聚会，尽兴之后，才想起领导活动安排尚未作出，按程序办已经来不及了。他忙翻开领导活动需求的登记薄、请柬等，随意填写了安排表：一把手到机场迎接美国来华旅游团、二把手出席公司庆典忙乱了一个小时总算安排完毕，赶上了发出通知的时间。 可是安排通知发出十分钟后，一把手就打电话到办公厅，说：“老山乡有二十名

42、农民集体中毒，人命关天，我必须马上去！哪有功夫去迎接什么旅游团！”二把手来电话说：“今天有个农业产业化专家咨询会，是我主持的，我必须去，不去参加公司庆典”，管工业的领导人打电话问：“你们安排活动怎么乱点将？不让我出席今天的工业企业改制研讨会，却要我出席名人游园活动？”管文教的领导人急急忙忙来到办公厅，说：“赶快改变安排，我要去郊区参加素质教育现场会，不能按你们的安排办。”许多领导人对此安排强烈不满，强调要更改安排。急得市府秘书长满头大汗。他召集了紧急协调会，快速作了重新安排，采取了相应的补救措施。 灵活自负的秘书小赵此刻呆若木鸡，后悔不已。 情景案例情景案例 周四下班前一小时，宏利公司肖总把经

43、理助理李强叫进办公室，对他说明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作内容，吩咐李助理做好一份计划表，务必明天下午三点交由自己审阅。李强一边听一边认真做着记录，末了肖总要求李强在拟定计划时多与相关部门沟通协调。李助理所做的肖总下周工作内容记录如下： 1、公司部门经理例行的碰头会； 2、出席营销部的季度工作动员会； 3、迎接周三上午市工商局、环保局的检查； 4、组织各部门负责人学习新的企业法； 5、安排与新世纪公司黄总进行商务谈判； 6、参加公司女员工的“三八”节纪念活动（庆祝晚宴）； 7、去两个不同省份的分公司进行基层调查，参加其中某分公司举行的客户联谊会； 8、主持召开上一年度公司工作总结大

44、会。项目任务项目任务 如果你是宏利公司的总经如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将如何拟制理助理李强，你将如何拟制这份工作时间表，作好办公这份工作时间表，作好办公室时间的管理工作？室时间的管理工作？任务分析任务分析为上司安排工作日程是要花费秘书很大一部分的精力的，它不是把上司的诸多工作仅仅作个简单的排列，或者想当然的自作主张地安排，它需要秘书动脑筋，想办法，这就需要有很强的协调能力、沟通能力和制作表格的工作技能。从上述情景案例中不难看出，肖总一周的工作内容是繁杂的：既有单位内部必须要出席的各类会议，也有与客户的商务谈判、迎接政府相关部门的工作检查，还有奔波在外的工作差旅等等，作为经理助理的李秘

45、书应该如何为上司拟定一份科学可行的一周工作日程安排呢？任务分析任务分析 首先要明确目标。一个单位在某个时间段（年、季度、月或周、日）都会有明确的工作目标，工作目标明确工作效率才会高，工作成果才会大，否则就会浪费宝贵的时间。肖总在这一周工作中也会有一个具体的工作目标，李秘书应该围绕这个工作目标合理分配时间，注意工作的轻重缓急。 其次要作好协调。肖总在本周的工作安排会牵涉到公司的相关部门，为使各部门的工作不发生“撞车”现象，李秘书应提前与相关部门及时沟通，作好协调工作。 再次是弹性安排。李秘书必须考虑到在本周可能发生的特殊情况和偶然因素，因此在安排时间时要有弹性，要给肖总一定的机动时间以处理和应付

46、突发事件。在时间上留有充分的余地也有利于肖总的的身体健康，充分做到劳逸结合。 另外要充分利用时间。要把时间看成一个多层次、整体化、综合化的开放系统，利用一切可以利用的时间以延长上司可利用的工作时间，只有这样，李秘书才能在一周的工作时间中科学合理地安排好肖总所有的工作内容。 每个人都有不同的生物钟，脑力活动都有不同的最佳工作时间，李秘书还要根据人的生物钟规律安排好工作时间以达到最佳的工作效率。领导相关工作时间管理一般程序领导相关工作时间管理一般程序领导审定通知到人作好准备现场服务领导活动需求汇总筛选分轻重缓急按领导分工作时序安排方案征求领导意见修改初步方案程序很重要！工作时间表的概念和类型工作时

47、间表的概念和类型 它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而保证完成任务的有效方法。时间表时间表类型类型会议时间表会议时间表约见时间表约见时间表旅行时间表旅行时间表年度年度季度时间表季度时间表月月周时间表周时间表工作日志工作日志工作时间表的编制步骤工作时间表的编制步骤 1 1、根据工作需要确定编制时间的周期；、根据工作需要确定编制时间的周期； 2 2、将该阶段所有的工作、活动或任务收集汇总；、将该阶段所有的工作、活动或任务收集汇总； 3 3、如果活动安排有矛盾，主动与相关部门或人员协调、如果活动安排有矛盾，主动与相关部门或人员协调

48、沟通，及时调整；沟通，及时调整； 4 4、按照时间顺序将任务排列清晰；、按照时间顺序将任务排列清晰； 5 5、绘制表格，标明日期、时间和适合的项目；、绘制表格，标明日期、时间和适合的项目； 6 6、用、用简明简明的文字将信息填入工作表格；的文字将信息填入工作表格； 7 7、将工作表交由领导审定。、将工作表交由领导审定。工作时间表的编制步骤工作时间表的编制步骤领导审定确定周期收集汇总协调沟通及时调整时间顺序排列任务绘制表格填入信息程序！记住关键句!不同时间表的编制方法 秘书可以参照上一年 的时间表和新一年工作部署来编制该表，注意收集新一年工作部署中计划安排的主要活动，根据领导的意见确定一个适当的

49、时间制成表格即可内容要求简明概括!一目了然!年度时间表年度时间表企业在新的一年中重要活动的时间企业在新的一年中重要活动的时间安排计划，它给领导和各部门负责安排计划，它给领导和各部门负责人提供一年中主要工作安排的一览人提供一年中主要工作安排的一览表，以明确有哪些工作与自己或本表，以明确有哪些工作与自己或本部门有关，以便提前做好准备。部门有关，以便提前做好准备。方法!不同时间表的编制方法宏利公司宏利公司20072007年度工作安排表年度工作安排表 月份 日期及工作内容 备注 一月 15日 召开职工代表大会 25日 董事会 二月 2日 科技人员座谈会 三月 10日 召开股东大会 15-16 新产品订

50、货会 2428 赴上海参加某博览会 十二月 20日 年终总结大会 秘书可秘书可利用单位专项利用单位专项工作会议收集工作会议收集月工作时间表的月工作时间表的相关信息相关信息并制成表格；秘书也并制成表格；秘书也可可在月底请各位领导将下月的安排在月底请各位领导将下月的安排或活动口头或书面交给自己综或活动口头或书面交给自己综合整理，合整理，有矛盾冲突的加以沟有矛盾冲突的加以沟通调整，然后编制成表通调整，然后编制成表内容比年度时间表要详细内容比年度时间表要详细! ! 月工作时间表月工作时间表领导在一个月内重要工作、活动的领导在一个月内重要工作、活动的时间安排计划，如每月一两次的工时间安排计划，如每月一两

51、次的工作例会，预先通知的上级检查，商作例会，预先通知的上级检查，商务洽谈，工作旅行等务洽谈，工作旅行等方法!不同时间表的编制方法 宏利公司四月份工作安排宏利公司四月份工作安排 日期日期 星期星期 工作内容工作内容 备注备注1二某产品促销活动工作筹备会议 在5楼会议厅 2三肖总赴美国某公司考察 3四人力资源部工作会议 在3楼会议厅 4五下午 李副总约见星月商城罗副总商务洽谈 晚宴在福林大厦 30四迎接市质量监督局工作小组检查 秦主任负责 31五公司拨河比赛 行政办负责组织 不同时间表的编制方法 常常常常在上周五下班前在上周五下班前或周一上午或周一上午由主要领导提供由主要领导提供相关信息或开会碰相

52、关信息或开会碰头协商活动安排内容，由秘书头协商活动安排内容，由秘书统一协调然后制成表格统一协调然后制成表格内容内容更加详细具体！更加详细具体！时间时间要求更加精确！要求更加精确！地点地点也要准确注明！也要准确注明！ 领导一周之内经常性工作和业领导一周之内经常性工作和业务等活动的时间安排计划，它务等活动的时间安排计划，它是是在月工作时间表的基础上制在月工作时间表的基础上制定的。它定的。它既是领导一周之内具既是领导一周之内具体工作安排的基本依据，也是体工作安排的基本依据，也是办公室提供相关服务的依据。办公室提供相关服务的依据。周工作时间表周工作时间表方法!不同时间表的编制方法周次时间星期一星期二星

53、期三星期四星期五上午9：00 工作例会，小会议室11：00 科达公司刘部长来访 出差广州，9：30南航某某次航班，刘助理随行 下午3：30与天玺公司签约，楚维宾馆八楼会议厅不同时间表的编制方法 内容内容应尽可能详细具体！应尽可能详细具体！有很大的有很大的可操作性可操作性 ！ 工作日志通常要准备两本，一本为领导使用，另一本为自己使用，应在前工作日志通常要准备两本，一本为领导使用，另一本为自己使用，应在前一天下班前制定，秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天的工作和活动的一天下班前制定，秘书可根据周工作时间表提前了解领导第二天的工作和活动的信息，在两份工作日志上填入，送领导本人审定，看是否需要再

54、次调整和补充。信息，在两份工作日志上填入，送领导本人审定，看是否需要再次调整和补充。 领导工作日志和秘书工作日志可单独编制，也可结合在一起，两者要注意领导工作日志和秘书工作日志可单独编制，也可结合在一起，两者要注意互相协调配合，如领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内，秘书单互相协调配合，如领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内，秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活动的时间内，当领导工作日独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活动的时间内，当领导工作日志内容发生变化，秘书应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。志内容发生变化，秘书应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。工作日志工作日志根据周工作时间表编制的一天时间根据周工作时间表编制的一天时间内公司内公司领导和自己领导和自己活动的具体工作活动的具体工作安排。拟定工作日志有利于处理一安排。拟定工作日志有利于处理一些经常性的日常事务些经常性的日常事务方法!示例示例 秘书工作日